La gestion des dépenses s’avère souvent être une tâche herculéenne pour de nombreuses organisations. Les systèmes traditionnels de gestion des dépenses sont souvent semés d'embûches : la saisie manuelle des données prend du temps et est sujette aux erreurs ; des réclamations frauduleuses peuvent passer entre les mailles du filet ; et garantir le respect des politiques de l’entreprise et des lois fiscales peut donner l’impression de naviguer dans un champ de mines. Ces inefficacités non seulement drainent des ressources précieuses, mais détournent également l’attention des activités commerciales essentielles, étouffant ainsi la croissance et l’innovation.

L’intelligence artificielle (IA) est aujourd’hui devenue un pouvoir transformateur dans le domaine de la gestion des dépenses. Les technologies d’IA offrent des solutions prometteuses à ces problèmes séculaires, en automatisant les tâches banales, en améliorant la précision et en rationalisant les processus.

Cas d'utilisation de l'IA dans la gestion des dépenses

À la base, l’intelligence artificielle (IA) est la simulation de l’intelligence humaine dans des machines programmées pour penser comme les humains et imiter leurs actions. Les solutions d’IA suivantes sont pertinentes dans le contexte de la gestion des dépenses –

Automatisation du flux de travail de gestion des dépenses

1. Traitement des reçus et des factures: Les algorithmes d'IA peuvent extraire automatiquement les données des reçus et des factures, réduisant ainsi la saisie manuelle des données. Cette fonctionnalité rationalise les processus de déclaration des dépenses et de remboursement, minimisant ainsi les erreurs et la fraude.

2. Catégorisation des dépenses et codage GL: L'IA améliore l'efficacité en catégorisant automatiquement les dépenses et en les attribuant aux bons codes du Grand Livre (GL). Il réduit les efforts manuels, augmente la précision et garantit la cohérence des rapports financiers.

3. Flux de travail d'approbation automatisés: L'IA peut appliquer les politiques de l'entreprise en catégorisant automatiquement les dépenses et en les acheminant via les flux de travail d'approbation appropriés. Cela garantit que les dépenses sont examinées et approuvées plus rapidement, avec un respect cohérent des politiques.

4. Intégration avec les systèmes financiers: L'IA peut intégrer de manière transparente les systèmes de gestion des dépenses avec d'autres logiciels financiers, tels que les systèmes comptables ou les solutions ERP. Cette intégration facilite l'analyse financière en temps réel et permet de maintenir des dossiers financiers précis.

5. Détection et prévention des fraudes : En analysant les tendances et les anomalies dans les notes de frais, l’IA peut identifier les fraudes potentielles ou les violations des politiques. Cette approche proactive aide les organisations à atténuer les risques et à appliquer la conformité plus efficacement.

Tirer parti de l’IA générative

6. Chatbots pour les requêtes de dépenses : Les chatbots basés sur l'IA peuvent fournir une assistance instantanée aux employés ayant des questions sur les politiques de dépenses, les processus de soumission ou l'état des remboursements. Cela améliore l’expérience utilisateur et réduit la charge de travail des équipes financières.

7. Catégorisation prête à l'emploi : Tirer parti de GenAI pour classer automatiquement les transactions financières dans des catégories prédéfinies sans formation approfondie, personnalisation ou intervention manuelle. Cette approche fournit une solution rapide, précise et évolutive pour catégoriser les dépenses.

Mettre en œuvre l'IA pour la gestion des dépenses

Maintenant que nous comprenons les cas d’utilisation qui peuvent être résolus à l’aide de l’IA, explorons comment les mettre en œuvre pour votre entreprise.

Automatisation du flux de travail de gestion des dépenses

Cela peut être fait en utilisant le bon logiciel de gestion des dépenses pour gérer vos dépenses de bout en bout.

Évaluez les besoins spécifiques de votre organisation, en tenant compte de facteurs tels que la taille, le volume des dépenses et les fonctionnalités spécifiques requises (par exemple, OCR, configuration de l'approbation, accessibilité mobile, intégration avec un logiciel de comptabilité, etc.).

Examinez ensuite les différentes options de logiciels de gestion des dépenses, en comparant les fonctionnalités, les avis des utilisateurs, les prix et la facilité d'intégration avec les systèmes existants.

Nous avons dressé une liste des meilleurs logiciels de gestion des dépenses sur le marché aujourd'hui. Lisez-le en cliquant sur le lien ci-dessous.

15 meilleures solutions logicielles de gestion des dépenses en 2024

Explorez le monde des logiciels de gestion des dépenses en 2024. Découvrez les meilleures solutions et apprenez à choisir celle qui convient à votre entreprise.

L'étape suivante consiste à configurer votre flux de travail dans votre logiciel de gestion des dépenses.

Avant cela, revenons rapidement à quoi ressemble un flux de travail manuel sans IA ni automatisation.

1. Dépenses encourues : Les employés accumulent les dépenses – déplacements, repas, etc. Ils s'accrochent aux reçus comme à des objets précieux qui, avouons-le, finissent souvent par être emportés après une expédition de lessive.

2. Saisie manuelle des données : Les employés enregistrent manuellement leurs dépenses. Pensez aux feuilles de calcul, aux reçus froissés et aux taches de café occasionnelles. Il s'agit d'un processus minutieux, criblé d'erreurs humaines et aussi efficace qu'une course sur une jambe.

3. Génération de notes de frais : Le processus consistant à essayer de compiler ces feuilles de calcul en quelque chose qui ressemble à une note de frais.

4. Approbations lourdes : Les managers entrent alors dans l’arène pour lutter contre le respect et le caractère raisonnable des politiques. Ce processus implique souvent plus d’allers-retours qu’un match de ping-pong.

5. Remboursements lents : Une fois approuvés, les salariés entrent dans l’étape des délais d’attente pour le remboursement. C'est un vide où le temps s'arrête et où le moral en prend souvent un coup.

6. Saisie des données dans un logiciel ERP/comptable : Saisie de données – le fléau de l'existence de l'équipe financière revient à nouveau. Saisir manuellement les données dans les systèmes comptables avec une catégorisation et un codage corrects est aussi passionnant que de regarder la peinture sécher.

7. Des idées ? Plutôt du recul : Des rapports périodiques sont générés, offrant des informations souvent aussi actuelles que les journaux d’hier.

L’automatisation et l’intelligence artificielle ont transformé ce sombre paysage.

Un logiciel moderne de gestion des dépenses comme nanonets utilise ces avancées technologiques pour rendre la gestion des dépenses transparente, efficace et sans erreur.

Voyons maintenant à quoi ressemble le flux de travail automatisé de gestion des dépenses avec Nanonets.

1. Dépenses encourues : Mêmes vieilles dépenses, mais c’est ici que la magie opère. Les reçus sont capturés plus rapidement qu'une balle rapide, grâce aux merveilles de la technologie mobile et aux intégrations transparentes pour importer des reçus à partir de vos applications et bases de données.

2. Enregistrement automatique-magique : La technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) intervient, extrayant les données structurées des reçus en données numériques plus rapidement que vous ne pouvez dire « dépensées ».

3. Catégorisation des dépenses et codage GL : Nanonets offre la flexibilité de personnaliser les règles et les catégories en fonction de vos besoins spécifiques. Vous pouvez allumer Catégorisation intelligente des dépenses, personnalisez les catégories et sous-catégories de dépenses en fonction des besoins de votre entreprise, et Nanonets attribue automatiquement les dépenses aux catégories et sous-catégories appropriées et détecte les anomalies pour un examen plus approfondi. De plus, cette fonctionnalité fonctionne immédiatement sans nécessiter de données d'entraînement !

L'affectation du code GL peut être exécutée efficacement par –

• Formation sur les données passées : Avec Nanonets, vous pouvez entraîner un modèle d'apprentissage automatique pour reconnaître et catégoriser les transactions financières. Cela implique le téléchargement de documents financiers historiques et de transactions étiquetées avec des codes GL historiquement corrects. Le modèle apprend de ces exemples pour prédire avec précision les codes GL pour les nouvelles transactions.

• Génération IA prête à l'emploi : En utilisant Nanonets GenAI, notre logiciel peut interpréter le texte des documents financiers d'une manière qui imite la compréhension humaine. Cela lui permet d'extraire des informations, un contexte et une sémantique pertinents afin d'appliquer un raisonnement complexe pour attribuer des codes GL avec précision, même dans les cas où les détails des transactions sont ambigus ou rares.

4. Rapports en temps réel : Les rapports sont générés d'un simple clic – c'est comme si vous aviez votre propre assistant personnel, sans les courses de café. Des données en temps réel sont présentes dans le système, garantissant une visibilité complète sur les dépenses de l'entreprise, sans décalage ni erreur.

5. Approbations faciles : Les contrôles de conformité pilotés par le système interviennent en premier, signalant uniquement les valeurs aberrantes. Les managers peuvent se concentrer sur les vrais problèmes au lieu de jouer à Whack-a-Mole avec chaque rapport. Vous pouvez ensuite ajouter des humains dans la boucle pour garantir que les factures sont envoyées pour approbation à la bonne personne au bon moment. De plus, vous pouvez appliquer votre politique d'approbation et vos contrôles de validation personnalisés.

6. Conformité du régulateur de vitesse : Les audits continus et automatisés facilitent la vie. Les anomalies ressortent comme un pouce endolori et l’application des politiques est plus stricte qu’un tambour.

7. Remboursements de la vitesse de la lumière : Les remboursements s'effectuent à une vitesse fulgurante, ce qui remonte le moral des employés jusqu'à la stratosphère.

8. La Symphonie de synchronisation : L'intégration transparente avec votre logiciel de comptabilité et d'autres applications transforme la saisie et le rapprochement des données en une symphonie harmonieuse plutôt qu'en une cacophonie chaotique.

9. L'analyse à la vitesse de la pensée : Des informations en temps réel sont à portée de main, offrant une boule de cristal sur les habitudes de dépenses et les opportunités d'épargne.

Chatbots pour les requêtes de dépenses

Cela implique la création d'un chatbot personnalisé qui ingère votre politique de dépenses et répond aux requêtes liées aux dépenses en fonction de celle-ci. Grâce aux progrès de l’IA générative, sa mise en œuvre est aussi simple que de télécharger votre politique de dépenses.

Pour ce faire, vous pouvez –

• Utilisez un compte ChatGPT d’espace de travail.
• Déployez votre propre Chatbot.
• Utilisez un logiciel Chatbot qui crée ce chatbot pour vous.

En savoir plus dans notre article ci-dessous.

Discutez avec des PDF à l'aide de ChatGPT et de l'API GPT

À l'aide de l'API GPT de ChatGPT et OpenAI, ce didacticiel de code explique comment discuter avec des PDF, automatiser les tâches PDF et créer des chatbots PDF.

Avantages de l'IA dans la gestion des dépenses

L'intégration de l'intelligence artificielle (IA) dans les systèmes de gestion des dépenses apporte de nombreux avantages qui révolutionnent la façon dont les organisations gèrent leurs finances.

1. Efficacité et productivité améliorées

L'IA automatise les tâches fastidieuses et chronophages telles que la saisie des données, la catégorisation des dépenses et le processus d'approbation. Cette automatisation libère du temps aux employés, leur permettant de se concentrer sur des tâches plus stratégiques plutôt que de s'enliser dans des tâches administratives. La vitesse de traitement des dépenses et des remboursements augmente considérablement, réduisant ainsi le temps de cycle depuis la soumission jusqu'à l'approbation et le paiement.

2. Précision accrue et erreurs réduites

La saisie manuelle des données est sujette aux erreurs humaines, ce qui peut entraîner des inexactitudes dans les registres financiers. Les systèmes basés sur l'IA utilisent la reconnaissance optique de caractères (OCR) et des algorithmes d'apprentissage automatique pour extraire et traiter les données des reçus et des factures avec une grande précision. Cela minimise les erreurs, garantit l’exactitude des notes de frais et maintient l’intégrité des données financières.

3. Amélioration de la conformité et de la détection des fraudes

Les systèmes d’IA peuvent être programmés pour comprendre et appliquer automatiquement les politiques de l’entreprise et les exigences réglementaires. Ils peuvent détecter les anomalies, les modèles de dépenses inhabituels et les activités frauduleuses potentielles en analysant de grandes quantités de données en temps réel. Cette approche proactive de la conformité et de la détection des fraudes aide les organisations à atténuer les risques et à éviter les pertes financières potentielles et les problèmes juridiques.

4. Expérience employé améliorée

Les chatbots basés sur l'IA et les interfaces intuitives permettent aux employés de soumettre plus facilement leurs dépenses, de se renseigner sur les politiques et de suivre l'état de leurs remboursements. Cette approche conviviale améliore l'expérience globale des employés, conduisant à une plus grande satisfaction et à un plus grand respect des procédures de déclaration des dépenses.

5. Réduction des coûts

L'adoption de l'IA dans la gestion des dépenses entraîne des économies de coûts directes et indirectes. L'automatisation des tâches de routine réduit les coûts de main-d'œuvre, tandis qu'une précision améliorée et une détection des fraudes évitent les pertes financières. De plus, les informations stratégiques fournies par l’IA peuvent aider les entreprises à optimiser leurs dépenses, conduisant ainsi à une utilisation plus efficace de leur budget.

6. Évolutivité et flexibilité

Les systèmes d’IA peuvent facilement s’adapter à l’évolution des besoins de l’entreprise et évoluer pour gérer des volumes croissants de transactions de dépenses sans augmentation correspondante des erreurs ou du temps de traitement. Cette évolutivité garantit que les entreprises peuvent croître et évoluer sans être contraintes par leurs processus de gestion des dépenses.

Même si le passage de la mise en œuvre manuelle à la gestion automatisée des dépenses peut sembler un pas de géant, il s'agit en réalité d'une série de petites étapes pratiques vers l'efficacité, la clarté et, en fin de compte, une rentabilité accrue.

Voici quelques études de cas d'entreprises qui ont mis en œuvre avec succès la gestion et l'automatisation des dépenses à l'aide de l'IA :

1. SaltPay utilise des Nanonets pour s'intégrer à SAP afin de gérer les factures des fournisseurs.
2. In2 Project Management aide Water Supply Corporation à économiser 700,000 XNUMX AUD grâce à Nanonets AI.
3. Comment Happy Jewellers, une PME, a bénéficié des NanoNets.
4. Nanonets AI aide ACM Services à automatiser l'extraction des documents de dépenses, permettant ainsi à l'équipe des comptes fournisseurs de gagner 90 % de temps.
5. Tapi automatise les factures d'entretien immobilier à l'aide de Nanonets.
6. Puma automatise son processus de gestion des dépenses avec Zoho Expense.
7. SWISS a amélioré l'efficacité du traitement des notes de frais de 80 % grâce à Rydoo.
8. Suncommon gère les dépenses de son entreprise et lui fait gagner du temps en tirant parti de la carte Expensify.

Conclusion

En automatisant les processus, en améliorant la précision, en garantissant la conformité et en fournissant des informations stratégiques, les technologies d'IA transforment la gestion des dépenses en un atout stratégique plutôt qu'en une charge administrative.

Les organisations qui adoptent des solutions de gestion des dépenses basées sur l'IA se positionnent pour accroître leur efficacité opérationnelle, leur contrôle financier et leur avantage concurrentiel sur le marché.

• Contenu propulsé par le référencement et distribution de relations publiques. Soyez amplifié aujourd'hui.
• PlatoData.Network Ai générative verticale. Autonomisez-vous. Accéder ici.
• PlatoAiStream. Intelligence Web3. Connaissance Amplifiée. Accéder ici.
• PlatonESG. Carbone, Technologie propre, Énergie, Environnement, Solaire, La gestion des déchets. Accéder ici.
• PlatoHealth. Veille biotechnologique et essais cliniques. Accéder ici.
• La source: https://nanonets.com/blog/7-ways-ai-can-streamline-expense-management/