Kun jokapäiväiset työkalut ja palvelut muuttuvat yhä enemmän tilauspohjaisiksi, myös yleinen automaatiostrategiamme liikkeenjohdon osalta muuttuu. Mutta aivan kuten tilauksen pitäminen automaattisella uusimisella ilman valvontaa voi olla kallis virhe, niin myös toistuvien ACH-tapahtumien huono hallinta voi olla.

QuickBooks, yksi suosituimmista kirjanpito ja markkinoilla olevat kirjanpitoalustat, tarjoaa melko yksinkertaisen tavan hallita toistuvia ACH-maksuja varmistaakseen, ettei yllätyksiä tule sovinnon aika.

Mitä ACH-maksut ovat?

Vaikka termi kutsutaan yleensä vain ACH-maksuiksi tai ACH-siirroiksi, termi viittaa tarkemmin kansalliseen maksuverkostoon, johon pankit ja muut laitokset luottavat käsitelläkseen maksuja turvallisesti ja tarkasti osapuolten välillä. Yksinkertaisimmassa muodossaan ACH-verkko on kuin luotettava kolmas osapuoli, joka vastaanottaa rahat maksajalta ja käsittelee sen heidän puolestaan ​​ennen kuin tallettaa ne maksunsaajan tilille.

ACH-maksut ovat yleensä nopeita työviikon aikana, mutta eivät välittömiä. Sen sijaan, että ACH-verkko reitittäisi maksun suoraan maksunsaajalle maksun yhteydessä, kuten maksusovellukset ja vastaavat käsittelytyökalut, se ryhmittää ja reitittää maksut päivittäin yksittäisen sijaan. Tästä syystä ACH-maksujen suorittaminen kestää yleensä 1–3 arkipäivää, vaikka ACH-maksut ovat yhä useammin samana päivänä, kun ne lähetetään arkisin riittävän aikaisin.

ACH-maksut kuuluvat yleensä johonkin kahdesta ensisijaisesta luokasta:

Suora maksu: Tämäntyyppinen ACH-maksu kuvaa, kuinka ostaja maksaa tavaroista tai palveluista. Esimerkkejä ovat suorat ACH-maksut sähkölaskuista, ystävälle vaihtoehtona pankkisiirrolle ja luottokorttiyhtiöllesi kuukausittaisen tiliotteen maksamiseen.

Suora talletus: Useimmat tuntemamme ACH-maksut, suorat talletukset, viittaavat yrityksiin, työnantajiin ja julkisyhteisöihin, jotka tarjoavat ACH-maksuja vastaanottajille palkanlaskennasta, valtion oikeuksista ja eduista sekä jopa veronpalautuksia.

Näissä kahdessa laajassa nimikkeessä, riippuen roolistasi pörssissä, tapahtumasi luokitellaan seuraavasti:

ACH-hyvitys: Jos olet vastaanottopäässä, tilillesi hyvitetään maksusaldo lähettäjän tililtä. ACH-luottotapahtumat voivat sisältää palkanlaskennan, valtion etuuksien maksut, veronpalautukset tai laskutetut maksut urakoitsijoilta.

ACH-veloitus: Lähettäjän tapahtuma on ACH-veloitus, koska rahat veloitetaan hänen tililtään, kun ne lähetetään vastaanottajalle. Jos maksat asuntolainasi ACH-maksulla, kyseessä on ACH-veloitustapahtuma.

Mitä ovat toistuvat ACH-maksut?

Usein ennustettavissa olevia ja jatkuvia kuluja varten määritämme toistuvia ACH-maksuja helpottaaksemme henkistä taakkaa ja välttääksemme laskun menettämisen. Toistuvat maksut tapahtuvat ohjelmoidusti ja veloittavat tarkan ilmoitetun summan; ne ovat yleensä parhaita kiinteisiin kuluihin, kuten tilauksiin, asuntolaina- tai leasingmaksuihin ja jäsenmaksuihin. Vaikka palkanmaksuvähennykset vaihtelevatkin, ne luokitellaan tyypillisesti toistuviksi kitkan vähentämiseksi palkanlaskennan käsittelyn ja henkilöstön palkan saamisen välillä.

Toistuvat vs. automaattiset ACH-maksut

Vaikka toistuvat maksut ovat automaattisia, kaikki automaattiset maksut eivät ole toistuvia. Se, luokitellaanko ACH-maksun toistuvaksi, riippuu maksutiheydestä – jos maksu suoritetaan suunnitellussa aikataulussa säännöllisesti eli kuukausittain, se on toistuva. Jos se on ennalta suunniteltu ja ohjelmoitu ACH-maksu, joka on asetettu suoritettavaksi tulevaisuudessa, mutta kertaluonteisesti, se on yksinkertaisesti automaattinen ACH-maksu.

Kuinka toistuvat ACH-maksut toimivat QuickBooksissa?

Jos aiot käyttää toistuvia ACH-maksuja QuickBooksissa, huomaa, että vain QuickBooks Online tarjoaa ominaisuuden – koska QuickBooks lopettaa työpöytäalustan, odota, että uudet integraatiot ja ominaisuudet ovat vain Online-alustalla; toistuvat ACH-maksut eivät ole poikkeus.

Toistuvat maksut asiakkailta

Ennen kuin voit vastaanottaa ACH-maksuja QuickBooksissa, sinulla on oltava aktiivinen QuickBooks Online- ja QuickBooks Payments -lisenssi. Ennen kuin aloitat, tarvitset myös asiakkaan valtuutuksen laskutukseen. Olipa kyseessä suullinen tai kirjallinen suostumus, sen vahvistaminen, että asiakkaasi tietää ACH-tapahtuman saapuvan, on vain hyvää asiakaspalvelua.

Sieltä saat:

Lisää toistuvat tapahtumat valitsemalla Toistuvat liiketoimet asetusten pudotusvalikosta.

Napauta UusiValitse Kuitti Pudotusvalikosta.

Täytät sitten kaikki asiakas- tai asiakastiedot.

 Ja siinä se! Sen lisäksi, että pidät silmällä toistuvia ACH-maksuja, vahvista vielä viimeisen kerran ennen kuin painat liipaisinta, jonka asiakkaasi tietää ja hyväksyy toistuvan ACH-maksun. muuten olet hyvä!

Maksut myyjille

Noudatat samoja vaiheita kuin yllä, valinnan sijaan Kuitti, napsautat Bill:

Täytä sieltä vain toimittajan tiedot tai valitse olemassa oleva toimittaja ja toistuva maksuväli – se on niin helppoa!

Kuinka lopettaa toistuvat ACH-maksut QuickBooksissa

Kun olet määrittänyt toistuvan ACH-maksun QuickBooksissa, joko luotto- tai veloitus, voit seurata sen tilaa Toistuvat liiketoimet kojelauta:

Toistuvan ACH-maksun peruuttaminen tai pysäyttäminen on yhtä helppoa kuin valita muokata alasvetovalikosta Toiminta sarake ja valitseminen Poista. Voit myös keskeyttää toistuvat ACH-maksut tai ohittaa seuraavan toistuvan ACH-maksun.

Toistuvien maksujen haitat QuickBooksissa

Vaikka mikään järjestelmä ei ole täydellinen, toistuvien maksujen luomisessa ja käyttämisessä QuickBooksissa on joitain ainutlaatuisia haittoja:

• Päivittäiset rajat: Jos aloitat ACH:n (luotto tai veloitus) ulkoisesta pankista, olet rajoitettu 500,000 100,000 dollarin päivittäiseen talletusrajaan (QuickBooksiin) ja 20,000 40,000 dollarin viikoittaiseen veloitusrajaan (QuickBooksista lähetettävä raha). Jos aloitat ACH-siirron QuickBooksista, voit siirtää jopa XNUMX XNUMX dollaria päivittäin ja XNUMX XNUMX dollaria viikoittain tulee QuickBooks ja jopa 50,000 XNUMX dollaria päivittäin ulos QuickBooksista.
• Käsittelyviiveet: Vaikka ACH-verkko on nopeutunut viime vuosina, ei ole takeita siitä, että ACH-maksu suoritetaan kokonaan samana päivänä. Tämä pätee erityisesti, jos aloitat tapahtuman normaalin aukioloajan ulkopuolella.
• Riittämätön rahastoriski: Vaikka et ole sidottu erityisesti QuickBooksiin, sinulla on aina riski ylittää tilejä tai maksaa riittämättömiä rahastomaksuja, jos et valvo veloitettua tilisi saldoa. Jälleen, ei luontainen riski tai haittapuoli, mutta sellainen, joka voi olla turhauttavaa ja kallista.
• Kansainväliset maksut: QuickBooks puuttuu natiivi rajat ylittävä ACH-maksuintegraatio; vaikka kolmannen osapuolen lisäosat täyttämään aukon, yritysten kanssa työskentelevät laajasti kansainväliset myyjät tai ostajat voivat löytää parempia ratkaisuja muualta.

Vaihtoehtoja ACH-maksuille QuickBooksissa

Jos et halua käyttää QuickBooksia ACH-maksuihin – tai haluat välttää ACH-tapahtumia kokonaan – monet vaihtoehdot antavat sinulle joustavuutta valita järjestelmät, jotka sopivat parhaiten työnkulkuihisi. Joitakin yleisiä vaihtoehtoja ovat:

1. QuickBooks GoPayment: QuickBooks-käyttäjille tämä mobiilimaksusovellus toimii vaihtoehtona ACH-tapahtumille ja sisältää automaattisen synkronoinnin ensisijaisen tilisi kanssa.
2. Muut sovellukset: Monet mobiilimaksujen käsittelysovellukset tarjoavat joustavuutta ja helppokäyttöisyyttä liikkeellä ollessasi, mukaan lukien Venmo, PayPalja CashApp.
3. Maksujen käsittelijät: Jos tarvitset tehokkaampia tapahtumien hallintatyökaluja, maksujen käsittelijät kuten Square ja Raita tarjota all-in-one-maksuratkaisuja.
4. Tilisiirtoja: Vaikka pankkisiirrot ovat useimmissa tapauksissa kalliimpia, ne ovat suosittuja kansainvälisissä ja rajat ylittävissä tapahtumissa.

Yhteenveto

Vaikka vaihtoehtoja on olemassa, toistuvien ACH-tapahtumien hallinta suoraan QuickBooks-alustalla on yleensä turvallinen veto käyttäjille, jotka ovat kiinnostuneita pitämään yrityskirjanpitonsa keskitetyllä alustalla ilman, että heidän tarvitsee oppia ja hallita useita tuotteita. Toistuvat ACH-tapahtumat ovat yksinkertainen, turvallinen ja helppo tapa pitää käteistä sisään ja myyjät iloisia – ja QuickBooks yksinkertaistaa prosessia entisestään.

• SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
• PlatoData.Network Vertical Generatiivinen Ai. Vahvista itseäsi. Pääsy tästä.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
• PlatoESG. hiili, CleanTech, energia, ympäristö, Aurinko, Jätehuolto. Pääsy tästä.
• PlatonHealth. Biotekniikan ja kliinisten kokeiden älykkyys. Pääsy tästä.
• Lähde: https://nanonets.com/blog/recurring-ach-payments-quickbooks/