Oletko koskaan ollut tilanteessa, jossa yksikin palaute on muuttanut elämääsi? Minulla on! Työskentelin vuosia kokopäiväisenä työntekijänä startup- ja teknologiayrityksissä.

Sitten eräänä päivänä pomoni huomasi, että tein muutaman sisältömarkkinoinnin sivukeikan tunnin jälkeen (mikä ei ollut salaisuus). Aluksi he olivat huolissaan ja pyysivät minua valitsemaan, työskentelenkö heille vai keskitynkö freelance-työhön.

Hetken pohdittuaan he kuitenkin kertoivat minulle, että – uraasenteesta – oli järkevää siirtyä kokopäiväiseksi sisältömarkkinoinnin freelancerina, koska monet yritykset tarvitsivat tällaisia ​​palveluita, eikä heillä ollut ketään, jonka kanssa tehdä yhteistyötä.

Tämä vakuutti minut siitä, että siirtyminen freelancerina oli oikein, enkä ole katsonut taaksepäin sen jälkeen.

Mitä kuulin sinä päivänä tuottavaa palautetta parhaimmillaan. Tässä artikkelissa kerron sinulle, mitä se on, kuinka se jaetaan, ja annan esimerkkejä johtajilta, jotka tarjoavat rakentavia neuvoja työntekijöille päivittäin.

Mitä on tuottava palaute?

Kuinka antaa tuottavaa palautetta

Esimerkkejä tuottavasta palautteesta.

Tehokkaan tuottavan palautteen antaminen

Mitä on tuottava palaute?

Tuottava palaute toimii rakentavana kritiikkinä. Se annetaan kasvun ja parantamisen tukemiseksi tietyllä alueella. Tuottavuusnäkökulma viittaa siihen, että palautteen tulee olla hyödyllistä, toimivaa ja motivoivaa.

Palautteen tuottavuuden varmistamiseksi sen tulee sisältää seuraavat elementit.

spesifisyys

Palautteen tulee keskittyä tiettyyn käyttäytymiseen tai alueeseen. Selitä palautteen vastaanottajalle, mitä hänen pitäisi tehdä parantaakseen ja miten se pitäisi tehdä. Kommentit eivät voi olla epämääräisiä.

Toimivuus

Palautteen tulee sisältää selkeät ohjeet, kuten käytännön neuvoja, resursseja tai esimerkkejä seuraavista toimista, joita henkilön tulisi tehdä suorituskyvyn parantamiseksi.

positiivisuus

Palautteen tulee antaa positiivista motivoidakseen jotakuta toimimaan sen sijaan, että he alentavat heitä. Varmista, että parannusehdotukset ovat tasapainossa jonkun vahvuuksien ja saavutusten kanssa.

aikatauluja

Kaikenlainen palaute ei voi odottaa tulevaan työntekijän arviointiin. "Ajantasaisuus" tarkoittaa, että henkilö, jolle puhut, voi muistaa tarkan tilanteen yksityiskohdilla, jotta hän voi viitata siihen tai esittää näkökulmansa.

Merkitys

Palautteesi tulee liittyä johonkin heidän työn osa-alueeseensa - tavoitteen saavuttamiseen, työn laatuun tai tiimin viestintä. Työntekijä voi olla hämmentynyt, jos palautteesi ja hänen työnsä välinen yhteys ei ole epäselvä.

Avoimuus

Tuottava palaute ei ole monologia; se on kaksisuuntainen katu. Kun jaat näkökulmasi, on tärkeää kuulla työntekijää ja keskustella siitä, miten edetä seuraavaksi.

rakentavuus

Kun johtaja ja työntekijä lopettaa keskustelun, hänen tulisi kokea, että palautetilaisuus oli rakentava ja tavoitteena oli, että työntekijä parantaa työtään, ei tuoda esiin puutteitaan.

Kuinka antaa tuottavaa palautetta

Vaihe 1. Selvitä tarkoitus.

Vaikka joskus spontaani palaute on hyvä asia, useimmiten se on parempi suunnitella. Ennen kuin lähestyt jotakuta antamassa palautetta, sinun on tiedettävä sen tarkoitus. Tässä on muutamia kysymyksiä, jotka voit kysyä itseltäsi selvittääksesi sen:

• Kärsiikö tiimisi tai yrityksesi tietyn työntekijän käyttäytymisestä tai toiminnasta?
• Millä tuulella olet? Tunnetko olosi rauhalliseksi vai stressaantuneeksi ja vihaiseksi?
• Oletko paikassa, jossa voit antaa palautetta yksityisesti, jotta voitte molemmat tuntea olonsa mukavaksi?
• Tiedätkö tarkalleen, mitä haluat kommunikoida?

Muista, että tuottavan palautteen tulee aina olla hyödyllistä ja se on annettava empatialla ja kunnioituksella. Jos olet epävarma aikeistasi tai tunnet olosi ärtyisäksi, on parasta pitää se, mitä haluat sanoa itsellesi.

Vaihe 2. Valitse oikea aika ja paikka.

Ajoitus on ratkaisevan tärkeää tuottavaa palautetta annettaessa, sillä työntekijän tulee olla oikeassa mielentilassa ja riittävästi aikaa kuulla, mitä sanot.

Jos mahdollista, sinun tulee aina varata tapaaminen. Laura Grant, markkinointipäällikkö osoitteessa BlueSky Solutions, ehdottaa puolimuodollista asetusta. Tämä tarkoittaa, että sävyn tulisi olla kattava, mutta muodollinen.

"Sinun tulee varata aikaa kunnolliselle keskustelulle ja antaa kaikkien osapuolten suunnitella ja asettaa tavoitteita", hän sanoo.

Katharina Larikka, suorituskykymarkkinoija klo Droppe, on samaa mieltä ja lisää: ”Olemme nähneet, että suurin osa palautteesta on tuottoisinta, kun vastaanottaja on sille avoin. Käytännössä tämä tarkoittaa sen jakamista neljännesvuosittaisissa katsauskokouksissamme, jolloin jokainen pyrkii antamaan ja vastaanottamaan palautetta.

Jos palautteen tulee olla enemmän tapauskohtaista, Larikan tiimi kysyy, onko hyvä hetki antaa palautetta ennen sitä.

”Jos haluat työtoverin kehittyvän, on ensin varmistettava, että he kuulevat sinut, eikä niin tapahdu, jos he ovat päivän peräkkäisissä tapaamisissa ja lukevat viestisi välissä”, Larikka sanoo.

Vaihe 3. Vältä syytöksiä ja kuvaile tilannetta rauhallisesti.

Kultainen sääntö tuottavan palautteen antamisessa on tulla kokoukseen "hyvässä uskossa". Vaikka tämä koskee johtajaa ja työntekijää, ensimmäinen johtaa yleensä kokouksen ja asettaa sävyn.

Koska kaikissa palautekokouksissa ei ole esityslistaa, muista, että palautteen vastaanottaja saattaa yllättyä ja olla tunteellinen.

”On lähes mahdotonta ennustaa, kuinka vastaanottaja vastaa. Sinun tulee tarkkailla ja kuunnella heidän reaktioitaan ymmärtääksesi, mitä he kuulivat ja mitä he kokivat siitä”, sanoo John Butterworth, yhtiön toimitusjohtaja ja perustaja. 10 koulua.

Jos heistä tulee tunteita, Butterworth sanoo, että huomaa se, ota yhteyttä ja anna sen mennä ennen kuin palaat palautekeskusteluun.

"Jos he eivät vastaa tai sinusta tuntuu, että ongelma on syvemmällä, kysy avoimia kysymyksiä selvittääksesi", Butterworth sanoo.

Hän huomauttaa myös tärkeästä näkökohdasta – sen tunnustamisesta, kuinka kauan työntekijät tarvitsevat parannusten toteuttamiseen.

”Käyttäytymisen muuttaminen on vaikeaa. Anna vastaanottajalle riittävästi aikaa, huomiota ja tukea. Jos huomaat parannuksia, anna positiivista palautetta”, hän sanoo. "Jos edistystä ei tapahdu, kysy heiltä, ​​kuinka toimintasuunnitelma toimii, ja katso, mitä muuta voit tehdä auttaaksesi."

Butterworth sanoo kuitenkin myös, että palautteesi sävyn pitäisi muuttua ajan myötä, jos suorituskykyongelmat jatkuvat.

Vaihe 4. Pysäytä ja anna heille mahdollisuus vastata.

Kun olet sanonut kaiken mitä haluat, sinun tulee antaa työntekijällesi mahdollisuus esittää näkökantansa tai versionsa tapahtumista. Voit kysyä: ”Millaista sinulle on ollut?” tai "Mitä luulet tapahtuneen?"

Mark Damsgaard, perustaja Globaali asuinpaikkaindeksi, sanoo rakentava kritiikki tuottaa hedelmää, jos tulet huolenaiheesta ja haluat aidosti työntekijöiden olevan parempia.

”Hänen puolensa kuunteleminen voi auttaa, kun olet jo antanut palautteen. Mikä oli heidän virheensä syy? Miksi he olivat aina myöhässä viime aikoina? Sitten kun kuuntelet aktiivisesti heidän puoltaan ja tiedät, mistä he tulevat, voit tarjota apua ja ehdotuksia”, Damsgaard sanoo.

Damsgaard huomauttaa, että nämä ehdotukset voivat saada heidät tuntemaan olonsa tuemmaksi ja että työpaikkasi on turvallinen paikka.

Damsgaard lisää, että tällainen lähestymistapa parantaa työntekijöiden edistymistä. Mahdollisuus tuntea olevansa tiimissä, joka tukee heitä, rohkaisee heitä työskentelemään kovemmin ja paremmin.

Voit myös sallia heidän jakamisen ylöspäin suuntautuva palaute — Saatat saada tietoa asioista, joista et ole ollut tietoinen, mikä parantaa yhteistyötäsi.

Vaihe 5. Keskustele seuraavista vaiheista.

Mainitsin, että tuottavan palautteen pitäisi olla toimivaa. Siksi sinun tulee antaa työntekijöillesi muutamia ehdotuksia parannuskeinoon ennen kokouksen lopettamista.

Vaihtoehtoisesti voit kysyä heiltä, ​​onko heillä ideoita käyttäytymisensä muuttamiseksi tai suorituskyvyn parantamiseksi.

Esimerkkejä tuottavasta palautteesta

Katsotaanpa joitain tosielämän esimerkkejä saadaksesi paremman käsityksen siitä, mitä tuottava palaute on.

Quorassa jaettu henkilökohtainen tarina

Ensimmäinen tuottava palaute esimerkki tulee Life Coachilta, Sara Rosseelilta, joka jakoi kokemuksensa aiheesta Quora.

Tarinassaan hän kuvaa työtä kansainvälisessä yrityksessä, jossa hän johti useita projekteja Latinalaisessa Amerikassa ja Karibialla. Hän oli tiimin nuorin ja teki mielellään töitä 50-60 tuntia viikossa.

Rosseel sanoo, että hänen pomonsa oli "kynsien sitkeä, järjetön nainen".

Suoritusarvionsa aikana Rosseelin manageri oli huolissaan siitä, ettei Rosseelia haastettu. Rosseel sanoo ottaneensa rutiinitehtävät, joita projektipäälliköt eivät halunneet hoitaa.

”Joten hän kysyi minulta, minkälaisesta työstä olin eniten kiinnostunut, ja rohkaisi minua pyytämään projektipäälliköitä ottamaan minut mukaan. Hän selitti, että kokemus ei olisi vain arvokas tulevalle uralleni, vaan myös täyttävämpi minulle”, Rosseel kirjoittaa.

Johtaja antoi Rosseelille hänen tukensa ja kuuden kuukauden aikajanan siipien levittämiseen.

”Kaikki organisaation johtajat – etenkään ylemmissä tehtävissä olevat – eivät ole kiinnostuneita nuoresta juniorihenkilöstöstä. Pidän itseäni onnekkaana ja siitä lähtien minulla on ollut mahdollisuus välittää samat neuvot muille”, Rosseel kirjoittaa.

Mikä teki tästä tuottavasta palautteesta?

• Ensinnäkin se tuli vanhemmalta henkilöltä, jolla oli paljon auktoriteettia. Hän kiinnostui nuoremmasta työntekijästä ja ilmoitti selvästi Rosseelille, että hän näki hänessä paljon potentiaalia ja halusi auttaa häntä levittämään siipiään.
• Johtaja käytti tikku ja porkkana -lähestymistapaa – hän sanoi auttavansa Rosseelia hänen urakehityksessään edellyttäen, että hän antaa parhaansa. Johtaja ehdotti myös karkeaa määräaikaa (eli kuusi kuukautta), johon mennessä Rosseelin oli osoitettava merkittävää parannusta. Lisäksi hän kertoi hänelle tarkalleen, mitä hänen pitäisi tehdä.
• Lisäksi johtaja ei ohjannut Rosseelin uraa, vaan varmisti, että hänen neuvonsa ja urasuunnitelmansa olivat Rosseelin tavoitteiden ja toiveiden mukaisia.

Lopuksi, mutta mikä tärkeintä, palautteen saaja piti neuvoja hyödyllisenä ja arvokkaana. Sen jälkeen Rosseel pääsi edistymään työssään.

Tuottavan palautteen saaminen – oma kokemukseni

Aiemmassa työelämässä työskentelin projektipäällikkönä ohjelmistokonsulttiyrityksessä. Tulin yritykseen kolmen vuoden kokemuksella digitaalisen tuotteen hallinnasta startupissa.

Joten vaikka ymmärsin, kuinka projektinhallintatyökalut, kuten JIRA, toimivat, käytin vain työkalun perustoimintoja.

Kuitenkin, kun tulin uuteen yhtiöön, aloin johtaa noin neljää tai viittä projektia samanaikaisesti, ja mukana oli yli 20 henkilöä. Huomasin nopeasti, että minun oli mukautettava joitain projektilevyjä.

Pyysin apua vanhemmalta projektipäällikköltä, ja he näyttivät minulle, kuinka edistyneiden sääntöjen avulla asettelun ja toiminnot voidaan mukauttaa tarpeisiini.

Yritys painottaa paljon avointa, tuottavaa palautetta. Ei siis ollut yllätys, että löysin kuvauksen tästä tilanteesta laskentataulukosta, jolla esimieheni keräsi palautetta kuukausittaista suoritusarviointiani varten.

Pääministeri mainitsi, etten ole vielä kokenut projektipäällikkö, joten minun ei tässä urani vaiheessa tarvinnut tietää edistyneitä JIRA-toimintoja.

Mutta jos haluaisin tehdä tästä pitkän aikavälin urani, minun on tultava päteväksi.

Syy siihen, miksi tämä oli niin mieleenpainuva palaute, on se, että pääministeri korosti, etteivät he halunneet minun tuntevan olevani huonompi.

He ottivat tämän esille saadakseen minut esille taidosta, joka minun pitäisi olla esimerkiksi kuuden kuukauden kuluttua.

Tämä antaisi minulle runsaasti aikaa aloittaa JIRAn oppiminen omaan tahtiini.

He varmistivat myös, että he antavat positiivisen arvion meneillään olevasta työstäni, minkä pidin mukavana taputuksena ja rohkaisuna jatkamaan.

Tehokkaan tuottavan palautteen antaminen

Tiedä milloin kannattaa luopua klassisesta "voileipämenetelmästä".

Jos et ole perehtynyt siihen, sandwich-menetelmä on tekniikka, jossa palautekokouksen positiivisen alun ja rohkaisevan lopun välillä tarjotaan rakentavaa kritiikkiä.

Vaikka se on erittäin suosittu, joillakin tiiminjohtajilla on oma näkemyksensä, mukaan lukien Amit Raj, yrityksen perustaja ja toimitusjohtaja Linkkien kaveri.

"Mielestäni on tehokasta aloittaa ja lopettaa istunto aidosti arvostaen ja rohkaisemalla, mutta käsitellä parannuskohteita erillisessä, omistautuneessa keskustelussa. Tämä erottaa positiivisen vahvistamisen rakentavasta kritiikistä, jolloin tiimin jäsenet voivat omaksua molemmat täysin ilman, että he tuntevat olonsa hämmentyneeksi tai hämmentyneeksi", hän sanoo.

Esimerkiksi Rajilla oli kerran tiimin jäsen, joka kamppaili määräaikojen noudattamisen kanssa.

Sen sijaan, että hän olisi jättänyt tämän kritiikin kohteliaisuuksien väliin, hän järjesti erillisen kokouksen keskustellakseen ajanhallintastrategioista ja tarjosi käytännöllisiä parannusvaiheita.

"Tämä menetelmä auttoi ylläpitämään positiivista ilmapiiriä ja käsittämään suoritusongelmia rakentavasti, mikä johti yksilön ja koko tiimin merkitykselliseen edistymiseen ja kasvuun", Raj sanoo.

Valitse viestintäväline viisaasti.

Jotkut meistä oppivat paremmin äänestä tai kuvista, kun taas toiset ovat parhaita syntetisoimaan tietoa tekstimuodossa. Gary Gray, yksi perustajista ja toimitusjohtaja KuponkiVakuutus, sanoo, että meidän tulee muistaa tämä myös palautetta annettaessa.

Hallitessaan yli 30 työntekijän etätiimiä Gray havaitsi, että hajallaan olevat tiimin jäsenet reagoivat paljon paremmin palautteeseen, kun vaihdat mediaa ja harkitset heidän oppimistyyliään.

”Osa tiimistäni on audiovisuaalisia oppijoita, kun taas toiset pitävät tekstistä. Joten käytän asiakirjoja, sähköposteja, äänimuistiinpanoja ja jopa asynkronisia videoviestejä antaakseni palautetta ja antaakseni kaikille aikaa sulatella tietoa omaan tahtiinsa”, Gray sanoo.

Grayn mukaan yritys sekoittaa tarkoituksella näitä viestintävälineitä ja valitsee ne kontekstin mukaan.

Hän toteaa esimerkiksi, että äänimuistiinpanot yhdessä kirjallisen palautteen kanssa välittävät sävyä ja tunteita paremmin kuin pelkkä teksti. Tästä on hyötyä, kun käsitellään arkaluonteisia aiheita tai monimutkaisia ​​ideoita.

"Kaikki tämä vähentää väärintulkintojen mahdollisuuksia ja luo hyödyllisen viittauksen, jota voimme tarkastella uudelleen pohtiaksemme, mikä toimi ja mikä ei", Gray sanoo.

Varmista, että empatiasi näkyy keskustelussasi.

Vaikka johtajat ovat vastuussa osastonsa tuloksista, heidän on myös puolustettava tiiminsä jäseniä. Tämä tarkoittaa, että heidän tulee osoittaa empatiaa henkilölle, jolle he puhuvat, vaikka heillä olisi muutama terävä huomautus kerrottavanaan.

Alex Freeburg, johtava asianajaja ja perustaja Freeburgin laki, sanoo, että hänen kokemuksensa mukaan empatialla on ratkaiseva merkitys.

”Aloitan tunnustamalla työntekijän ponnistelut ja sen, missä he voisivat saada lisätukea. Yksinkertainen lause, kuten "Ymmärrän, että tämä projekti on ollut haastava, ja uskon, että voimme tehdä siitä paremman yhdessä" on paljon tehokkaampi kuin suoraan kritiikkiin hyppääminen", Freeburg sanoo.

Freeburg sanoo, että empatian avulla kiinnität enemmän huomiota siihen, kuinka palautteesi vastaanotetaan – ovatko työntekijäsi ylikuormitettuja ja tarvitsevatko he jonkin aikaa ymmärtääkseen, mitä olet sanonut.

"Keskustelussa käyminen uudelleen mahdollistaa käsittelyajan ja seurannan, mikä auttaa palauteprosessilla vaikuttamaan mielekkäästi", Freeburg huomauttaa.

Anna palautetta yksityisesti.

Oikean paikan valitseminen palautteen antamiseen on yhtä tärkeää kuin se, mitä aiot sanoa. Palautteen vastaanottajan tulee tuntea olonsa turvalliseksi ja mukavaksi; Siksi sitä ei suositella julkisilla paikoilla.

James Wilkinson, Balance One Supplementsin toimitusjohtaja, jakaa tarinan siitä, kuinka hän antoi palautetta työntekijälle asiakaspalvelun epäonnistumisen jälkeen.

Wilkinson muistaa asiakaspalvelun epäonnistumisen, kun asiakkaan kokemus oli vähemmän kuin loistava.

"Juttelin yksityisesti tiimin jäsenen kanssa antaakseni hänelle palautetta heti ja yksityisesti", Wilkinson sanoo. "Jaoin, mikä toimii, hajoin väärinkäytökset ja yhdessä määritin strategioita, kuinka voimme estää ne tulevaisuudessa."

Wilkinson huomauttaa, että työntekijää ei häpäisty julkisesti tapahtuman aikana.

Sen sijaan "Sain myös kouluttaa enemmän kuin vain virheiden korjaamisessa: palautteen antaminen osoittaa, että panostit heidän ihmisyytensä ja kehitykseensä", Wilkinson sanoo.

Wilkinson mainitsi, että hyvä palaute ei ole koskaan vain tapa korjata virheitä. Se saa myös tiimin uskomaan potentiaaliinsa ja kykyynsä kasvaa ja kehittyä tiimiyhteistyötä.

Kerää palautetta omista havainnoistasi ja kokemuksistasi.

Vältä kuulostamasta siltä, ​​että syytät heitä. Et halua vastustaa työntekijöitäsi, vaan kerro heille, että heidän pitäisi tehdä jotain toisin.

Lilia Tovbin, toimitusjohtaja ja perustaja osoitteessa BigMailer.io sanoo: "Kehittele palautetta havainnoistasi ja kokemuksistasi, jotka voit saavuttaa käyttämällä "minä"-näkökulmaa. Näin vältytään syyttävältä ja mahdollistaa rakentavamman keskustelun.

Tovbin kertoo käyttäneensä tätä tekniikkaa hiljattain antaessaan palautetta tiimin jäsenelle, joka oli jatkuvasti myöhässä virtuaalisista kokouksistaan.

"Sen sijaan, että sanoisin: 'Olet aina myöhässä ja se on epäkunnioittavaa', lähestyin asiaa toteamalla: 'Olen huomannut, että tapaamisemme alkavat hieman suunniteltua myöhemmin, ja se vaikuttaa toisinaan tuottavuutemme. Voimmeko keskustella siitä, kuinka voimme varmistaa, että kaikki tulevat ajoissa tuleviin tapaamisiin?” hän selittää.

Tämä lähestymistapa avasi vuoropuhelun tekemättä henkilöä puolustavaksi, mikä mahdollisti positiivisemman ja tuottavamman lopputuloksen.

Tuottavaa palautetta ja uran kasvua

Edistyminen ei ole mahdollista ilman palautetta – onko se suunnattu työntekijälle tai esimiehelle. Tärkeintä on muistaa, että palautteesi on oltava toimivaa ja empaattista.

Tietävätkö ihmiset, joiden kanssa puhut, miten edetä? Ja tunnetko, että olet saanut heidät takaisin, jos he tarvitsevat lisäapua?

Rakentavan palautteen antaminen on tyypillistä parhaille esimiehille – niille, jotka osaavat asettaa odotuksia ja osoittavat samalla valmiutta tukea henkilöstöään heidän urakehityksessään.

• SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
• PlatoData.Network Vertical Generatiivinen Ai. Vahvista itseäsi. Pääsy tästä.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
• PlatoESG. hiili, CleanTech, energia, ympäristö, Aurinko, Jätehuolto. Pääsy tästä.
• PlatonHealth. Biotekniikan ja kliinisten kokeiden älykkyys. Pääsy tästä.
• Lähde: https://blog.hubspot.com/marketing/how-to-give-productive-feedback