Samalla kun jatkamme liiketoimintaa digitaalisesti yhdistetyssä maailmassa, yhä useammat datalähtöiset organisaatiot asettavat tiedon hallinnoinnin etusijalle ja noudattavat parhaita käytäntöjä parantaakseen tiedon laatua ja hallintaa. Datanhoitajat ylläpitää ja suojata tietoresursseja, jotka tarvitsevat erityistä huolenpitoa, ei vain kyberturvallisuuden vuoksi, vaan myös paremman liiketoiminnan ymmärtämisen ja tietoisemman päätöksenteon vuoksi.

Esityksessään äskettäin Tiedonhallinta- ja tiedonlaatukonferenssi, Jimm Johnson, HireRightin vanhempi Data Governance -päällikkö, keskusteli tärkeimmistä tiedonhallinnan parhaista käytännöistä, joihin hän on kääntynyt aikanaan. Yli 25 vuoden kokemus useilla IT-aloilla ja -alueilla, mukaan lukien datan hallinta "kauan ennen kuin Data Governancesta tuli todellinen asia."

Lue lisää Johnsonin testatuista tekniikoista, joiden avulla pääset alkuun, varmistat menestyksen ja rakennat yhteisöllisyyttä tehokasta tiedonhallintaa. 

Ymmärrä tietojen hallinnoinnin roolit ja vastuut 

Pohjimmiltaan tiedonhallintaan kuuluu "tiedoista huolehtiminen jonkun puolesta" ja muodollinen vastuu siitä, Johnson sanoi. Organisaatiossaan hän pitää parempana yksinkertaisia ​​nimikkeitä erilaisille tyyppiset hoitajat: "Analytics stewards" keskittyy business intelligence -raportteihin ja kojetauluihin, "sovellusten valvojat" työskentelevät IT-järjestelmissä ja "tietoluottamusmiehet" ottavat laajemman yritystason lähestymistavan tiedonhallintaan. Jokaisella on tärkeä rooli organisaatiossa Tiedonhallintaohjelma.

Riippumatta siitä, mitkä nimikkeet valitset, muista määritellä yksityiskohtaisesti, mitä tietoturvanhoitajasi tekevät:

"Voit antaa luottamusmiehillesi mitä tahansa nimikkeitä", sanoi Johnson. "Jos haluat keksiä teeman – Star Wars -teeman, Disneyn tai minkä tahansa – se on hienoa, se saattaa herättää kiinnostusta, mutta kerro vain hyvin, hyvin selkeästi heidän vastuunsa ja prosessit, joita haluat heidän noudattavan."

Tutkiessaan tietojen hallinnointia uudenlaisena liiketoimintatoimintona Johnson korosti neljä tunnistetta, joiden avulla voit auttaa kaikkia organisaatiossa ymmärtämään taloudenhoitajarooleja ja -vastuita:

• Tietämyksen ylläpitäjät: Tietojenhoitajat toimivat aiheen asiantuntijoina ylläpitäen ja jakaen sisäpiiriläistä "heimon" tietoa institutionaalisista dataprosesseista. He auttavat edustamaan tiimejä ja liiketoimintayksiköitä yhteistyön työnkuluissa ja voivat myös valmentaa tai kouluttaa muita.
• Ystävälliset portinvartijat: Tietojen ylläpitäjien tulisi tietää paljon tietojen ylläpitoa koskevista säännöistä ja standardeista. He voivat tutkia, kuinka osastokohtaiset tarpeet sovitetaan yhteen yrityksen standardien kanssa tai miten eri tietovarat luokitellaan ja suojataan.
• Laaduntarkastajat: Tietojen valvojien tulee soveltaa näitä sääntöjä ja sovittaa ne päätöksiin, jotka pitävät yrityksen vaatimustenmukaisena ja standardien tasalla. Tämä voi tarkoittaa tietojen ilmoittamista ja korjaamista tai mittaamista ja parantamista tiedon laatu.
• Vaihda agentit: Tässä tiedonhoitajat osallistuvat muutosprosessiin, joka hyödyttää yritystä tai yritystä. Kun tarvitaan uusia aloitteita ja arviointeja, datanhoidon ammattilaiset voivat auttaa muita, omaksua tietotaito, ja viljellä sisäänostoa, jota tarvitaan projektien viemiseksi aktiiviseen vaiheeseen.

Tunnista tietovastaavien tärkeät ominaisuudet ja taidot 

Yritysjohtajien on ymmärrettävä, mikä tekee tietovastaajista menestyviä, jotta he voivat löytää ihanteelliset ehdokkaat tehtävään. Johnson hahmotteli joitain ominaisuuksista, jotka soveltuvat parhaiten luottamusmiehille.

Tulevat sekä liiketoiminnasta että IT:stä: Usein tietoluottamusmiehet pärjäävät parhaiten, kun heillä on tausta sekä tekniikan että toimialaosaston työstä. Johnson kutsui heitä "violetteiksi ihmisiksi" – heillä oli taitoja ja kokemusta kahdesta eri työpaikasta. Tietojen valvojien tulee olla monitaitoisia sekä "kaksikielisiä" ja "kaksikulttuurisia", kun on kyse hyvin erilaisista maailmoista esimerkiksi tuotekehityksen ja pilvien hallinta. 

Toimii siltana: Tietojen valvojien tulee pystyä kääntämään sekä yksinkertaista että monimutkaista tietoa ja välittämään se kirjallisesti tai suullisesti. Johnson suositteli, että heillä on myös hyvä objektiivisuuden taju, joka erottaa tosiasiat fiktiosta ja että he pystyvät näkemään, millaisia ​​haasteita ja ongelmia yritys saattaa kohdata tulevaisuudessa.

Datasta innostunut: Globaalisti ajateltuaan ja vaikuttamiskulttuuriin osallistuvien tietojen ylläpitäjien tulisi uppoutua hyvään tiedonhallintaan ja parempaan tiedonkäsittelyyn liittyviin ideoihin. "Kun puhut jonkun kanssa, ja hän todella innostuu tiedoista ja heidän silmänsä kirkastuvat, ja he ovat kaikki täynnä energiaa ja muuta sellaista, se on hyvä merkki – he saattavat sopia taloudenhoitajan rooliin", Johnson sanoi.

Tietojen valvojat ovat muutosagentteja, Johnson muistutti yleisöä, mikä hyödyttää viime kädessä työnantajia, jotka luottavat heihin kehittäessään parhaita käytäntöjä tietopolitiikan ja prosessien hallinnointiin.

”Tietojen ylläpitäjät haluavat ottaa muutoksen vastaan ​​ja olla osa tätä muutoshäiriötä organisaatiossasi. Jos jatkat status quossa, et todennäköisesti saavuta haluamiasi tuloksia. Joten sinun on muutettava jotain, ja taloudenhoitajasi tulee olemaan osa tätä muutosprosessia."

Auta tietojen valvojia saavuttamaan menestystä

Kun olet löytänyt organisaatiostasi pätevät tietovastaavat, sinun on aktiivisesti sijoitettava heidät menestykseen. "Luo erittäin läpinäkyvä luettelo niin monista tietoongelmista kuin työskentelet – ongelmista, kysymyksistä jne.", Johnson suositteli. Varmista seuraavaksi, että tietovastaajillasi on pääsy työkaluihin, jotka paitsi organisoivat puitteita, myös näyttävät niiden arvon sidosryhmille. Organisaatiot voivat tukea tietojen ylläpitäjiä seuraavilla toimenpiteillä:

• Tietoisuuden lisääminen datan haasteista: Luottamusmiehet voivat käyttää tiedonlaadun seurantalaitetta erityyppisten tehtävien tai vaatimusten lajitteluun, arviointiin, luokitteluun ja lajitteluun ja jakaa tulokset sidosryhmien kanssa.
• Tietojen luokittelu herkkyystunnisteilla: Tietojen merkitseminen luottamuksellisiksi tai julkisiksi voi auttaa tietovastaajia arvioimaan tietovarat ja työskentelemään niiden kanssa edellä mainituilla tavoilla. 
• Sääntelyn läpinäkyvyyden kasvattaminen: Ensinnäkin yrityksen tulee luetteloida sovellettavat osavaltion, liittovaltion ja kansainväliset sääntely-ohjelmat, kuten Kalifornian Consumer Privacy Act -laki, liittovaltion HIPAA-standardi ja Euroopan unionin GDPR. Sen jälkeen tiedonhoitajat voivat auttaa yritystä tekemään vaatimustenmukaisuudesta läpinäkyvää dataraportointityökalujen avulla. 
• Ohjelman arvon esittely: Käyttäen tunnisteita, kuten ihmisiä, prosesseja, dataa ja teknologiaa, tietojenhoitajat voivat muodostaa raportteja, jotka osoittavat toimien arvon ja lisäävät sisäänostoa silloin, kun sitä eniten tarvitaan.

Mikä tärkeintä, edistää yhteisöllisyyden tunnetta, joka kokoaa datanhoitajat yhteen, juhlii heidän onnistumisiaan ja dokumentoi heidän tarinansa tunnustaakseen heidän saavutuksensa ja vahvistaakseen heidän uskottavuuttaan yrityksessä.

"Jaa tietoluottamusmiesten onnistumisia valtuuston kokouksissa - ehkä tee videoita ja julkaise ne kerran vuodessa sisäisten tiimien kautta", Johnson ehdotti. "Anna datanhoitajille heidän ansaitsemansa kunnianosoitus ja tuo se hyvin julkisuuteen yrityksessäsi, jotta ihmiset ovat tietoisia kaikesta heidän tekemästään työstä."

Sidekudoksen rakentaminen ihmisten ja osastojen välille auttaa saavuttamaan tukevan yrityskulttuurin, jolloin datanhoitajat voivat hallita tietoresursseja oikein ja varmistaa, että ne ovat turvallisia, luotettavia ja hyödynnettävissä organisaatiossa.

Haluatko tietää lisää DATAVERSITYn tulevista tapahtumista, mukaan lukien DGIQ kesäkuussa? Tutustu nykyiseen online- ja face-to-face -konferenssivalikoimaamme tätä.

Tässä on video Data Governance & Information Quality Conferencen esityksestä:

Kuvaa käytetään Shutterstock.com-lisenssillä

• SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
• PlatoData.Network Vertical Generatiivinen Ai. Vahvista itseäsi. Pääsy tästä.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
• PlatoESG. hiili, CleanTech, energia, ympäristö, Aurinko, Jätehuolto. Pääsy tästä.
• PlatonHealth. Biotekniikan ja kliinisten kokeiden älykkyys. Pääsy tästä.
• Lähde: https://www.dataversity.net/data-stewardship-best-practices/