Sähköposti on tärkeä viestintäväline nykymaailmassa. Olitpa yrityksen omistaja, työntekijä tai freelance-työntekijä, saat todennäköisesti kymmeniä, ellet satoja sähköposteja joka päivä. Kaikkiin näihin sähköposteihin vastaaminen voi olla aikaa vievää ja toisinaan edellyttää toistuvien tehtävien tekemistä. Tästä tulee vaivalloista varsinkin työaikana, jolloin sinulla on muita tärkeitä tehtäviä hoidettavana.

Onneksi Gmail tarjoaa "Auto Reply" -toiminnot, jotka voivat yksinkertaistaa sähköpostin hallintaa ja säästää aikaa. Tässä blogissa keskustelemme siitä, mitä automaattiset vastaukset ovat, kuinka ne otetaan käyttöön ja käytetään Gmailissa sekä hyödyt ja käytännön esimerkkejä tämän ominaisuuden käytöstä.

Menemme myös askeleen pidemmälle ja tutkimme Nanonets-työnkulkuja. Tekoälyyn perustuvana työnkulun automaatioalustana Nanonets Workflows tarjoaa laajennetun automaation tason nostaen sähköpostisi tehokkuuden uudelle tasolle. Selvitämme, kuinka tämä alusta voidaan integroida Gmailin automaattisen vastausominaisuuden kanssa ja luoda kehittyneitä "Auto Reply" -työnkulkuja, jotka voivat kuratoida henkilökohtaisia ​​automaattisia sähköpostivastauksia, jotka noudattavat käyttötapaasi ja vastaavat kirjoitustyyliäsi ja etikettiäsi.

Mitä ovat automaattiset vastaukset?

Automaattiset vastaukset ovat automaattisia vastauksia, jotka lähetetään kaikille, jotka lähettävät sinulle sähköpostia milloin tahansa

• et voi vastata henkilökohtaisesti. Nämä automaattiset vastaukset tulevat käyttöön, kun olet lomalla, osallistut konferenssiin tai et yksinkertaisesti pysty vastaamaan sähköposteihin tietyn ajanjakson aikana.
• haluat automatisoida sähköpostivastaukset toistuviin tehtäviin. Sähköpostivastausten automatisointi toistuviin tehtäviin edellyttää ennalta määritettyjen vastausten lähettämistä sähköposteihin sisällön ja lähettäjän tietojen perusteella. Tämä lähestymistapa vastaa tehokkaasti yleisiin tiedusteluihin, kuten usein kysyttyihin kysymyksiin, vahvistaa sähköpostikuittaukset ja tarjoaa tietoja, kuten aukioloajat. Se säästää aikaa, varmistaa johdonmukaisen ja nopean viestinnän ja on erityisen hyödyllinen tiimeille, jotka saavat useita samanlaisia ​​sähköpostikyselyjä.

Kuinka ottaa automaattiset vastaukset käyttöön Gmailissa?

Automaattisten vastausten ottaminen käyttöön Gmailissa on yksinkertainen prosessi, joka voidaan tehdä vain muutamassa vaiheessa. Tämä prosessi käyttää sähköpostimalleja automaattisina vastauksina.

Otetaan esimerkkinä myyntihenkilö, joka määrittää automaattisen vastauksen kaikkiin liidien ajoittamiin myyntipuheluihin.

• Sähköpostimallien aktivointi Gmailissa: Aloita kirjautumalla Gmail-tilillesi. Siirry oikeaan yläkulmaan ja napsauta hammaspyörän muotoista Asetukset-kuvaketta. Valitse "Näytä kaikki asetukset" ja siirry sitten sivun yläreunassa olevaan "Lisäasetukset"-välilehteen. Täältä löydät "Mallit"-osion; muista kytkeä se päälle.

• Automaattisen vastausmallin luominen: Kun mallit on otettu käyttöön, palaa Gmailin pääsivulle ja luo uusi sähköposti painamalla "Kirjoita". Kirjoita aiottu automaattinen vastausviesti tähän sähköpostiluonnokseen. Myyjämme John Doe kirjoittaa alla olevan kaltaisen sähköpostin.

• Mallin tallentaminen: Napsauta sen jälkeen kolmen pisteen valikkoa sähköpostiikkunan alaosassa, valitse "Mallit", sitten "Tallenna luonnos mallina" ja valitse "Tallenna uutena mallina". Anna uudelle mallillesi nimi ja tallenna se.

• Suodattimen valitseminen automaattista vastausta varten: Lopuksi luomme suodattimen varmistaaksemme, että automaattinen vastauksesi lähetetään tietyissä olosuhteissa. Aloitamme napsauttamalla Gmail-sivun yläreunassa olevaa hakupalkkia. Suodatamme sitten useiden kriteerien, kuten aiheen, lähettäjän tai viestin tekstissä olevien avainsanojen, perusteella. Johnin myyntipuhelut ajoitetaan aiheeseen "Intro Call:" ja kokouksen osallistujien nimet.

• Suodattimen tallentaminen: Kun olet suorittanut haun varmistaaksesi, että suodatin toimii tarkoitetulla tavalla, palaa hakuasetuksiin ja valitse "Luo suodatin". Valitse suodatinasetuksista toiminto "Lähetä malli" ja valitse aiemmin luomasi malli. Viimeistele asetukset napsauttamalla "Luo suodatin".

Näiden vaiheiden avulla John on onnistuneesti määrittänyt automaattisen vastauksen Gmailissa, mikä varmistaa, että liidit saavat valmiiksi määritetyn viestin ja ovat paremmin perillä myyntipuheluistaan.

Automatisoi sähköpostien automaattiset vastaustehtävät ja työnkulut tekoälypohjaisella työnkulun rakennustyökalullamme, jonka Nanonets on suunnitellut sinulle ja tiimillesi.

Käytännön esimerkkejä automaattisten vastausten käyttämisestä Gmailissa

Tässä osiossa tutkimme muutamia käytännöllisiä, todellisia esimerkkejä automaattisten vastausten määrittämisestä Gmailissa. Nämä esimerkit esittelevät tämän ominaisuuden monipuolisuutta ja kuinka se voidaan räätälöidä erilaisiin skenaarioihin.

1. Poissaolo Vastaa kaikkiin sähköposteihin

Käyttötapa: Ilmoittaa automaattisesti yhteyshenkilöille, jos et ole tavoitettavissa loman tai loman aikana.

Suodattaa: Käytä kaikkiin saapuviin sähköposteihin. Suodatinehtoa ei lisätty suodatinta luotaessa.

Mallin sähköpostiteksti:

Subject: Out of Office: [Your Name]

Hello,

Thank you for your email. I am currently out of the office with no access to email. I will be returning on [Return Date]. If you need immediate assistance during my absence, please contact [Alternate Contact Name] at [Alternate Contact Email].

Best regards,
[Your Name]

2. Salasanan palautusohjeet

Käyttötapa: Automaattisten ohjeiden tarjoaminen käyttäjille, joiden on nollattava salasanansa.

Suodattaa: Sähköpostit, joiden aiherivit sisältävät "Password Reset" tai "Forgot Password".

Mallin sähköpostiteksti:

Subject: Password Reset Instructions

Hello,

We received your request to reset your password. Please follow the instructions in the link below to set a new password:

[Password Reset Link]

If you did not request a password reset, please ignore this email or contact support@email.com for assistance.

Best regards,
[Your Company's Support Team]

3. Automaattinen vastaus työhakemuksiin ansioluetteloliitteillä

Käyttötapa: Automaattisen kuittauksen lähettäminen ansioluettelonsa lähettäville työnhakijoille.

Suodattimen kokoonpano:

• Siinä on sanat: "työhakemus", "ansioluettelo", "CV"
• Sisältää liitteen: tarkistettu

Mallin sähköpostiteksti:

Subject: Job Application Received

Dear [Applicant's Name],

We have received your job application and resume. Thank you for your interest in joining our team. We are currently reviewing applications and expect to begin the interview process within the next two weeks. If your qualifications meet our needs, we will contact you to schedule an interview.

Best regards,
[Your Company's HR Department]

4. Automaattinen asiakaspalautteen kuittaus

Käyttötapa: Asiakaspalautteen vastaanottaminen ja jatkotoimien varmistaminen.

Suodattaa: Sähköpostit, joiden aiheina ovat "Palaute", "Arvostelu" tai "Asiakaskokemus".

Mallin sähköpostiteksti:

Subject: Thank You for Your Feedback

Hello,

We appreciate you taking the time to provide your valuable feedback. Your insights are important to us, and we are committed to using them to improve our services. A member of our team will review your feedback and, if necessary, follow up with you shortly.

Thank you for helping us improve.

Best regards,
[Your Company's Customer Service Team]

5. Automaattinen vastaus asiakkaiden viittaussähköposteihin

Käyttötapa: Nopea ja henkilökohtainen kuittaus viittauksia lähettävien asiakkaiden sähköpostiviesteihin korostaen arvostusta ja seuraavia vaiheita.

Suodattimen kokoonpano:

Mallin sähköpostiteksti:

Subject: Thank You for Your Referral

Dear [Client's Name],

I'm grateful for the trust you have placed in us by referring [Referral's Name]. It's clients like you who help our business grow. We will reach out to [Referral's Name] promptly and ensure they receive the same high standard of service that you've experienced with us.

As a token of our appreciation, we would like to offer you [any referral benefits, if applicable].

Thank you once again for your support.

Warm regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company's Name]

Jokainen näistä esimerkeistä havainnollistaa Gmailin automaattisen vastausominaisuuden tehokkuuden virtaviivaistaa viestintää ja varmistaa oikea-aikaiset ja asianmukaiset vastaukset erilaisiin sähköpostikyselyihin.

Automaattisten vastausten käytön edut Gmailissa

Automaattiset vastaukset Gmailissa ovat olennainen työkalu yhteydenpidossa yhteyshenkilöiden kanssa, kun et voi vastata välittömästi. Tässä on yleiskatsaus niiden tarjoamiin etuihin:

1. Aikatehokkuus

Automaattiset vastaukset säästävät aikaasi vastaamalla automaattisesti saapuviin viesteihin. Tämä on erityisen hyödyllistä yleisissä tiedusteluissa tai ollessasi poissa postilaatikostasi, jolloin voit keskittyä muihin tehtäviin jättämättä sähköposteja kuittaamatta.

2. Johdonmukainen viestintä

Käyttämällä automaattisia vastauksia varmistat johdonmukaisen vastauksen sähköposteihin. Tämä johdonmukaisuus auttaa hallitsemaan odotuksia ja ylläpitämään ammattimaista imagoa. Se myös varmistaa, ettei sähköposti jää ilman vastausta, mikä voi olla ratkaisevaa asiakaspalvelun ja asiakassuhteiden kannalta.

3. Ehdolliset vastaukset

Yrityksille automaattiset vastaukset voivat lähettää vastauksia lähettäjän tai aiheen perusteella. Esimerkiksi sähköpostit VIP-asiakkailta tai sisältävät tiettyjä avainsanoja voivat laukaista välittömän automaattisen vastauksen, mikä varmistaa, että nämä kontaktit tietävät viestinsä olevan tärkeitä ja että ne käsitellään viipymättä.

4. Lead Nurturing

Automaattiset vastaukset voivat kasvattaa liidejä tarjoamalla välitöntä sitoutumista. Myyntikyselyn tai hakemuksen vastaanottamisen vastaanotto voi antaa positiivisen ensivaikutelman ja pitää johdon lämpimänä, kunnes voit vastata henkilökohtaisesti.

5. Vähentynyt työmäärä

Käsittelemällä toistuvia tehtäviä automaattiset vastaukset vähentävät henkilöstön työtaakkaa. Useita samankaltaisia ​​tiedusteluja saaville asiakasryhmille automaattiset vastaukset varmistavat, että jokainen asiakas saa välittömän ja asianmukaisen vastauksen, mikä vähentää tiimin painetta vastata jokaiseen viestiin erikseen.

6. Parempi asiakastyytyväisyys

Nopeat vastaukset, jopa automaattiset, voivat parantaa merkittävästi asiakastyytyväisyyttä. Tietäminen, että heidän viestinsä on vastaanotettu ja että heistä huolehditaan, voi helpottaa asiakkaiden huolenaiheita ja parantaa heidän kokonaiskokemustaan ​​yrityksestäsi.

8. Virheiden vähentäminen

Inhimilliset virheet viestinnässä voidaan minimoida automaattisilla vastauksilla. Varmistamalla, että oikeat tiedot lähetetään vastauksena tiettyihin laukaisimiin, vähennät riskiä siitä, että vääriä tietoja välitetään tai tietyt sähköpostit jäävät huomiotta.

Gmailin automaattisen vastausominaisuuden avulla yksityishenkilöt ja yritykset voivat hyötyä näistä eduista, mikä parantaa tehokkuutta, asiakastyytyväisyyttä ja ammattimaisempaa viestintästandardia.

Automatisoi sähköpostien automaattiset vastaustehtävät ja työnkulut tekoälypohjaisella työnkulun rakennustyökalullamme, jonka Nanonets on suunnitellut sinulle ja tiimillesi.

Henkilökohtaisten vastausten ja ihmisten välisen vuorovaikutuksen merkitys

Vaikka automaattiset vastaukset Gmailissa tehostavat sähköpostin hallintaa, henkilökohtaisen viestinnän arvo on edelleen ensiarvoisen tärkeä. Näistä automaattisista viesteistä, jotka ovat tehokkaita rutiinivastauksiin, puuttuu henkilökohtainen kosketus, joka on ratkaiseva syvempien yhteyksien luomisessa.

• Mukauttaminen. Räätälöidyt sähköpostivastaukset osoittavat huomiota yksilöllisiin tarpeisiin, mikä lisää luottamusta ja uskottavuutta. Tämä henkilökohtainen kosketus on avainasemassa vahvistettaessa suhteita asiakkaiden, asiakkaiden ja kollegoiden kanssa.
• Inhimillinen kosketus viestinnässä. Henkilökohtainen vuorovaikutus sähköposteissa, jolle on ominaista empatia ja ymmärrys, resonoi syvemmin vastaanottajien kanssa. On erittäin tärkeää käyttää automaattisia vastauksia ensimmäisissä yhteydenotoissa ja perustiedusteluissa, mutta vaihda henkilökohtaisiin vastauksiin monimutkaisissa tai arkaluonteisissa asioissa.
• Tasapainottaa automaatiota ja personointia. Tehokas sähköpostin hallinta sisältää automaattisten vastausten käyttämisen tehokkuuden lisäämiseksi ja henkilökohtaisten vastausten varaamisen skenaarioihin, joissa tarvitaan inhimillistä kosketusta. Tämä tasapaino varmistaa, että viestintä ei ole vain nopeaa, vaan myös mielekästä ja kiinnostavaa.

Näin ollen automaattiset vastaukset Gmailissa ovat tehokas työkalu hallintaan

• suuria määriä sähköposteja tehokkaasti.
• sähköpostit, kun et pysty vastaamaan.

Niitä tulee kuitenkin käyttää harkiten. Henkilökohtaiset vastaukset, joissa on inhimillistä kosketusta ja empatiaa, ovat edelleen korvaamattomia vahvojen ja kestävien suhteiden rakentamisessa. Tasapainottamalla automaattisten vastausten käytön henkilökohtaisen viestinnän kanssa voit optimoida sähköpostistrategiasi sekä tehokkuuden että tehokkaan suhteen rakentamisen kannalta.

Auto Reply AI -työnkulut nanonettien avulla

Digitaalisella aikakaudella tehokas sähköpostin hallinta on ratkaisevan tärkeää tuottavuuden ylläpitämiseksi ja nopean viestinnän varmistamiseksi. Vaikka Gmailin automaattinen vastausominaisuus tarjoaakin perusautomaation, siitä puuttuu personointi, ja tämän toiminnon parantamiseen on valtavasti potentiaalia käyttämällä generatiivisia tekoälyjä ja LLM:itä sähköpostien analysointiin ja kirjoittamiseen.

Anna Nanonets Workflows – työnkulun automatisointialusta, joka mullistaa sähköpostin käytön. Integroimalla tekoälyyn perustuvan teknologian Nanonets Workflows mahdollistaa kehittyneiden, kontekstitietoisten automaattisten vastausten työnkulkujen luomisen, jotka voivat olla vuorovaikutuksessa eri sovellusten kanssa tarjoten saumattoman ja älykkään vastausmekanismin.

Katsotaanpa, kuinka Callum, toinen Johnin tiimin myyntihenkilö, käyttää sitä automatisoidakseen manuaalisen toistuvan tehtävän luomalla Nanonets-työnkulun.

Nanonets Workflows tarjoaa edistyneitä ominaisuuksia sähköpostin hallinnan ja automatisoinnin yhteydessä. Katsotaanpa joitain käytännöllisiä, todellisia esimerkkejä siitä, kuinka Nanonets Workflows voi nostaa Gmailin automaattisen vastauskokemuksen uusiin korkeuksiin.

Automatisoitu asiakaspalautteen hallinta

1. Gmail – Uusi sähköposti: Käynnistyy, kun asiakas lähettää palautetta antamaasi sähköpostiosoitteeseen.
2. Nanonets AI – Sentiment Analysis: Analysoi sähköpostin sisällön määrittääkseen asiakkaan tunteen (positiivinen, negatiivinen, neutraali).
3. Salesforce – Tallenna palaute: Kirjaa palautteen tiedot ja mielipideanalyysit Salesforceen kirjaamista ja trendianalyysiä varten.
4. Gmail – Lähetä vastaus: Luo henkilökohtaisen vastauksen palautteen tunteen perusteella ja kiittää asiakasta hänen panoksestaan.

Gmail + Salesforce: Nanonets-integraatiot

Virtaviivaista työnkulkuasi saumattomalla Salesforce Gmail -integraatiolla. Yhdistä Gmail Salesforceen vaivattomasti parantaaksesi tuottavuutta ja yhteistyötä.

Virtaviivainen työhakemusten käsittely

1. Gmail – Uusi sähköposti: Aktivoituu, kun se havaitsee uuden sähköpostin työhakemuksen muodossa ja ansioluettelon liitteenä.
2. Nanonets OCR – Pura tiedot: skannaa ansioluettelon poimiakseen asiaankuuluvat hakijan tiedot, kuten nimen, taidot ja kokemuksen.
3. Airtable – tietokantasyöttö: Syöttää poimitut tiedot Airtable-pohjaan, jotta hakijoiden seuranta ja lajittelu on helppoa.
4. Gmail – Lähetä vastaus: Lähettää hakijalle automaattisen kuittauksen, jolla varmistetaan, että hän on tietoinen hakemuksensa vastaanottamisesta.

Gmail + Airtable: Nanonets-integraatiot

Integroi Gmail saumattomasti Airtablen kanssa tehokkaaseen työnkulun automatisointiin. Tutustu Gmail-Airtable-ratkaisuihimme sähköpostien synkronoimiseen ja tietojen hallintaan helposti.

Dynaaminen liidien luomisen seuranta

1. Gmail – Uusi sähköposti: Alkaa, kun sähköposti saapuu mahdolliselta liidiltä.
2. Nanonets AI – Analysoi sähköpostin sisältöä: Arvioi sisällön ymmärtääkseen liidin vaatimukset tai kyselyt.
3. HubSpot – Päivitä CRM: Päivittää liidin tiedot ja heidän kyselynsä luonteen HubSpot CRM:ssä.
4. Gmail – Lähetä vastaus: Laadi räätälöidyn vastauksen liidille ja vastaa hänen erityistarpeisiinsa tai kysymyksiin Johnin lataaman tietokannan avulla ja sisältää toimintakehotuksen. Sillä välin John löytää aikaa ja vastaa yksityiskohtaisesti.

HubSpot + Gmail: Nanonets-integraatiot

Virtaviivaista sähköpostitehtäväsi saumattomalla HubSpot Gmail -integraatiolla! Synkronoi ja hallitse yhteystietoja vaivattomasti Gmailista HubSpotiin työnkulkujen parantamiseksi.

Tehokas ongelmanratkaisu asiakastuelle

1. Gmail – Uusi sähköposti: Käynnistyy sähköpostitse lähetetystä asiakastukipyynnöstä.
2. Zendesk – Luo tukilippu: Luo automaattisesti uuden lipun Zendeskissä asiakkaan kyselyn perusteella.
3. Nanonets AI – ongelmaanalyysi: Analysoi sähköpostissa kuvatun ongelman luokitellakseen ja priorisoidakseen sen.
4. Slack – tiimin ilmoitus: Varoittaa asianomaista Slackin tukitiimiä ja antaa heille lipputiedot.
5. Gmail – Lähetä vastaus: Lähettää asiakkaalle alustavan vastauksen, jossa vahvistetaan kyselyn vastaanottaminen ja annetaan arvioitu aika ratkaisulle.

Gmail + Zendesk: Nanonets-integraatiot

Virtaviivaista asiakastukeasi saumattomalla Zendesk Gmail -integraatiolla. Yhdistä Gmail Zendeskiin vaivattomasti ja tehosta työnkulkuasi jo tänään.

Henkilökohtaiset tapahtumakutsuvastaukset

1. Gmail – Uusi sähköposti: Aktivoituu, kun vastaanotetaan tapahtumaan liittyvä vastausviesti.
2. Google-kalenteri – Tarkista saatavuus: Tarkistaa Google-kalenterisi aikatauluristiriitojen varalta.
3. Nanonets AI – Intent Analysis: Ymmärtää tapahtuman luonteen ja osallistumistodennäköisyytesi aiempien vastausten perusteella.
4. Gmail – Lähetä vastaus: Kirjoittaa ja lähettää vastauksen joko vahvistaen osallistumisesi tai kieltäytyen kohteliaasti saatavuudestasi ja kiinnostuksestasi.

Gmail + Google-kalenteri: Nanonets-integraatiot

Virtaviivaista aikataulusi Nanonetsin Google-kalenterin Gmail-integroinnin avulla. Synkronoi saumattomasti Gmailin ja Google-kalenterin välillä helpottaaksesi suunnittelua ja järjestämistä.

Toimittajaviestintä hankinnoissa

1. Gmail – Uusi sähköposti: Laukaisee, kun vastaanotetaan laskuun liittyvää viestintää toimittajalta.
2. Nanonetien OCR: Jos saapuvassa sähköpostissa on laskun liite, Nanonets OCR poimii laskun tiedot.
3. Quickbooks – Taloustarkastus: Ota yhteyttä Quickbooksiin poimittujen tietojen perusteella tarkistaakseen toimittajan kanssa tehtyjen tapahtumien nykyisen tilan ja historian.
4. Nanonets AI – Sisältöanalyysi: Analysoi sähköpostista tärkeimmät tiedot, kuten tilausnumerot, toimituspäivät tai maksuehdot.
5. Gmail – Lähetä vastaus: Luo automaattisesti vastauksen sähköpostin kuittaamiseksi ja antaa asiaankuuluvia tietoja tai suoritettuja toimia.

Gmail + Quickbooks: Nanonets-integraatiot

Yhdistä QuickBooks vaivattomasti Gmailiin, jotta tiedonkulku on saumatonta. Yksinkertaista laskutuksen ja sähköpostin hallinta QuickBooks-Gmail-integraatiollamme. Aloita nyt!

Näissä esimerkeissä Nanonets Workflows synergisoituu eri sovellusten, kuten Gmailin, Salesforcen, Airtablen, HubSpotin, Zendeskin ja Quickbooksin, kanssa virtaviivaistettujen, tehokkaiden ja kontekstitietoisten automaattisten vastausten työnkulkujen luomiseksi. Tekoälyn ja luonnollisen kielen käsittelyn ansiosta nämä työnkulut voivat ymmärtää, analysoida ja vastata sähköposteihin erittäin osuvasti ja personoidusti. Integroimalla Nanonets Workflows -sovelluksen Gmailin automaattisen vastausasetuksiin voit parantaa merkittävästi sähköpostiviestintästrategioiden tehokkuutta.

Automatisoi sähköpostien automaattiset vastaustehtävät ja työnkulut tekoälypohjaisella työnkulun rakennustyökalullamme, jonka Nanonets on suunnitellut sinulle ja tiimillesi.

• SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
• PlatoData.Network Vertical Generatiivinen Ai. Vahvista itseäsi. Pääsy tästä.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
• PlatoESG. hiili, CleanTech, energia, ympäristö, Aurinko, Jätehuolto. Pääsy tästä.
• PlatonHealth. Biotekniikan ja kliinisten kokeiden älykkyys. Pääsy tästä.
• Lähde: https://nanonets.com/blog/auto-reply-in-gmail/