En el acelerado entorno empresarial actual, la gestión eficiente de las cuentas por cobrar (AR) y cuentas por pagar (AP) es crucial para mantener un flujo de caja saludable. Las facturas son una parte esencial de esto. La creación y el procesamiento de facturas son pasos críticos en estos procesos.

de NetSuite El sólido sistema de gestión de facturas ofrece una poderosa solución para automatizar y agilizar el proceso de facturación, aumentando la eficiencia y mejorando sus resultados.

Esta guía completa profundiza en las capacidades de NetSuite tanto para AR como para AP, permitiéndole tomar el control de sus operaciones financieras. También discutiremos NetSuite y la automatización habilitada por IA para simplificar algunos de los procesos manuales en AR y AP.

Facturación NetSuite – Cuentas por cobrar (AR)

Cobrar los pagos de los clientes puede ser una lucha constante para muchas empresas. Las funciones AR de NetSuite le brindan las herramientas para acelerar el proceso y mejorar su tasa de cobranza:

Creación de facturas

Genere facturas de forma rápida y sencilla convirtiendo los pedidos de venta directamente en facturas. Esto elimina la necesidad de introducir datos duplicados, lo que garantiza la precisión y ahorra un tiempo valioso.

En Transacciones-> Ventas-> Haga clic en 'Crear facturas'

Haga clic en 'Nueva transacción'

• En la pantalla de arriba, puede seleccionar el formulario. Ingrese el Cliente y la fecha de la factura.
• Tiene la opción de seleccionar varias monedas y el tipo de cambio correspondiente.
• En la sección de artículos, puede incluir los artículos de línea que se facturan. En las pestañas siguientes, puede agregar direcciones de facturación y detalles fiscales adicionales.
• Ofrezca a sus clientes una forma cómoda y sencilla de recibir facturas. NetSuite le permite enviar facturas electrónicamente por correo electrónico u ofrecer un portal en línea seguro para acceso y opciones de autoservicio.

Plantillas de facturas NetSuite personalizables

Diseñe plantillas profesionales que reflejen la identidad de su marca y comuniquen información esencial como detalles del producto, precios, condiciones de pago y fechas de vencimiento.

Puede seleccionar varias plantillas de factura en Personalización->Formularios->Formularios de transacción.

Puedes ver las distintas plantillas accesibles aquí. Filtrar por tipo de factura. Puede crear una nueva plantilla y seleccionar el tipo como Factura.

Puede elegir entre la plantilla existente y presionar Personalizar para editar

En la plantilla de impresión, puede seleccionar plantillas HTML personalizadas que permitan modificaciones y diseños ampliados.

Puede elegir varias plantillas de factura desde la pantalla de inicio en Personalización->Formularios->Plantillas PDF/HTML avanzadas.

Así es como se ve la pantalla del editor.

• Puede presionar el botón '+' para incluir campos en NetSuite.
• Los campos pueden incluir el nombre de su empresa, factura, líneas de pedido, etc.
• Cuando se crea una factura, los campos de la plantilla se completan automáticamente según la factura.

Esto crea una manera perfecta de predefinir plantillas y visualizar cómo se verían. También puede importar plantillas HTML.

Tiene más opciones de personalización para incluir imágenes, dividirlas en varias columnas, agregar números de página y más.

Hay otras funciones que facilitan las cuentas por cobrar y las facturas en NetSuite.

• Múltiples opciones de entrega: Puede guardarlos y descargarlos como archivos PDF o enviar facturas por correo electrónico directamente a los clientes.
• Recordatorios de pago automatizados: No deje que las facturas pendientes pasen desapercibidas. NetSuite le permite configurar recordatorios de pago automáticos que notifican a los clientes sobre pagos vencidos. Puede personalizar el momento y la frecuencia de estos recordatorios para impulsar a los clientes a realizar un pago puntual.
• Visibilidad de pago en tiempo real: Obtenga información en tiempo real sobre el envejecimiento de su AR. NetSuite proporciona informes detallados que clasifican sus cuentas por cobrar según sus fechas de vencimiento, lo que le permite identificar pagos vencidos y priorizar los esfuerzos de cobro.

Más personalizaciones con SuiteApp

El Suite de Factura ElectrónicaApp está diseñado para admitir las siguientes personalizaciones:

• Métodos de envío personalizados—Un administrador debe crear métodos de envío de documentos electrónicos disponibles para su selección en el registro de transacciones y el registro del paquete de documentos electrónicos. Los métodos de envío deben implementarse como complementos personalizados en lugar de scripts.
• Programación de generación de documentos electrónicos salientes—La aplicación SuiteApp de facturación electrónica permite a un administrador implementar un script para generar múltiples documentos electrónicos simultáneamente en lugar de generar documentos electrónicos manualmente para cada transacción.
• Programación de envío de documentos electrónicos salientes – Al igual que el script para la generación masiva de documentos electrónicos, la SuiteApp Factura Electrónica también cuenta con un script para el envío automático programado de documentos electrónicos salientes. El script envía sólo documentos electrónicos salientes cuyo estado sea Listo para enviar.

Procesamiento de facturas: cuentas por pagar

Para muchas empresas, la gestión de cuentas por pagar implica una montaña de papeleo y una tediosa entrada de datos.

• En Transacciones->Cuentas por pagar->Facturas, puede agregar una nueva factura y ver las existentes.
• Realizada manualmente, la factura necesita información adicional sobre partidas, monto, impuestos, etc.
• Una vez agregada la factura, puedes revisarla y aprobarla.

Esto también estaría relacionado con las solicitudes de pago y podría aprobarse como una factura pagada. Sin embargo, este es un proceso bastante manual que también es propenso a errores. Ahí es donde entra la necesidad de automatización y procesos impulsados ​​por IA.

Las tareas de AP que probablemente se beneficiarán más de la automatización son aquellas en las que se puede reducir el tiempo de procesamiento o aumentar la precisión, ahorrando dinero. En comparación con el procesamiento manual, Automatización AP Puede mejorar significativamente los siguientes pasos:

• Entrada de datos. Automatización captura de datos de facturas y otros documentos fuente es más rápido y menos propenso a errores que ingresar datos manualmente.
• Conciliación de facturas. Las facturas se pueden cotejar automáticamente con los documentos de respaldo, como órdenes de compra y documentos de recepción (combinación de tres vías). Esta comparación automática es más rápida y precisa que la comparación manual, especialmente para empresas que, de otro modo, tendrían que comparar documentos almacenados en diferentes ubicaciones.
• Codificación de facturas. Puede establecer reglas que establezcan automáticamente la configuración general correcta. código de libro mayor para cada factura, eliminando el tiempo y las inconsistencias inherentes a la codificación manual.
• Ruta de aprobación. El envío electrónico a todos los aprobadores necesarios es más rápido que enviar documentos manualmente a cada uno de ellos y también proporciona un mejor seguimiento durante todo el flujo de trabajo.

La aplicación Payment Automation Suite le permite automatizar los pagos a proveedores y administrar sus flujos de trabajo de conciliación y cuentas por pagar de manera eficiente. La automatización de pagos es parte del Módulo pago de automatización AP. Esta SuiteApp tiene sus limitaciones, y ahí es donde las integraciones de terceros y otras SuiteApps entran en juego y brindan beneficios adicionales:

Esta SuiteApp tiene sus limitaciones, y ahí es donde las integraciones de terceros y otras SuiteApps entran en juego y brindan beneficios adicionales:

• Integre y obtenga facturas, órdenes de compra, etc., de más fuentes. No más arrastrar y soltar, enviar correos electrónicos o conectar su Google Drive, etc.
• Configuraciones de aprobación complejas con recordatorios de aprobación y seguimiento
• IA para hacer coincidir facturas, órdenes de compra y todos los diseños que presentan.
• Más opciones de pago e integraciones con Stripe, Wise, Revolut y ACH.

Nanonetas: Su campeón de automatización AP

Nanonets es una poderosa solución de automatización de AP que aprovecha la magia de la Inteligencia Artificial (IA) para agilizar el procesamiento de facturas y se integra perfectamente con NetSuite y otras integraciones.

Con la confianza de más de 10,000 marcas, Nanonets viene con el mejor software de inteligencia artificial y reconocimiento de facturas para un reconocimiento y procesamiento precisos de AP.

A continuación se muestra cómo Nanonets automatiza el flujo de trabajo AP:

1. Recibos de facturas automatizados: Importar facturas a Nanonets de múltiples fuentes es el mejor de su clase 
2. Entrada de datos automatizada: Nanonets extrae datos estructurados de sus facturas, independientemente del formato de la factura y de si la factura está escaneada o digital.
3. Verificación automatizada: Coincidencia bidireccional y más allá. Haga coincidir la información de la factura con órdenes de compra, notas de entrega y otros documentos AP abiertos.
4. Ruta de aprobación de varias etapas: Enviar notificaciones automáticas a la persona adecuada en la organización para revisar las facturas antes de su aprobación.
5. Programación y procesamiento de pagos automatizados: Pague facturas utilizando cualquier método de pago
6. Sincronización en tiempo real: Importe su plan de cuentas de NetSuite y cree reglas para codificar documentos de sus proveedores.

Al automatizar estas tareas críticas, Nanonets reduce significativamente el esfuerzo manual, minimiza los errores y acelera el proceso de AP, lo que permite a su equipo centrarse en tareas más estratégicas.

Liberando el poder de la integración

La integración de Nanonets con NetSuite ofrece muchos beneficios para empresas de todos los tamaños. Estas son algunas de las ventajas más convincentes:

• Esfuerzo reducido: Nanonets automatiza el procesamiento de facturas, liberando a su equipo de AP.
• Precisión mejorada: La integración reduce los errores y garantiza la integridad de los datos.
• Procesamiento más rápido: Automatice tareas para aprobaciones y pagos más rápidos.
• Mayor visibilidad: Obtenga información valiosa con paneles de control en tiempo real.
• Cumplimiento mejorado: Garantiza un proceso de AP optimizado y auditable.

La integración de Nanonets con NetSuite puede automatizar y optimizar las operaciones de cuentas por pagar. Esta combinación puede agilizar el proceso de AP, reducir costos y capacitar al equipo para concentrarse en iniciativas más estratégicas.

Dando el primer paso hacia la automatización AP

Las nanoredes automatizan las cuentas por pagar, impulsando la eficiencia, la precisión y un proceso financiero sólido. Aproveche la IA y el aprendizaje automático para liderar la gestión financiera. Elimine errores, automatice tareas e integre AP sin problemas. Vea cómo Nanonets adapta las soluciones con una demostración gratuita. Adéntrate en el futuro de las finanzas con Nanonets.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-in-netsuite/