En el competitivo entorno empresarial actual, las empresas se enfrentan al desafío de lograr más con menos. Si quieren prosperar y sobrevivir en el mercado, deben ganar eficiencia, generar ahorros y proporcionar más valor que sus competidores.

Por lo tanto, un número creciente de empresas buscan ahorrar costos en tareas que requieren mucho tiempo y son rentables. Las tareas administrativas se ajustan perfectamente a esta descripción y, a menudo, suponen una gran carga para los empleados.

Afortunadamente, la automatización del back office puede hacerles la vida más fácil. Con los desarrollos tecnológicos más recientes en OCR y aprendizaje automático, las empresas pueden reducir sustancialmente la necesidad de introducir datos manualmente, lo que permite a los empleados concentrarse en tareas más valiosas.

¡Este blog lo ayudará a comprender el concepto de automatización de back office, explicará sus ventajas y describirá cómo puede transformar su negocio!

¿Qué es la automatización de back office?

Para que comprenda mejor qué es la automatización de back office, señalemos primero qué son las tareas de back office. Algunos de los ejemplos más comunes de tareas de back office son principalmente aquellas que brindan funciones administrativas como ingreso de datos, clasificación de documentos, contabilidad, recursos humanos y soporte de TI.

En general, las tareas que ocurren con frecuencia, son repetitivas o requieren mucha mano de obra pueden automatizarse. La automatización de back office tiene la intención de reducir estos procesos manuales y hacer el trabajo con mayor precisión.

¿Cuáles son las ventajas de la automatización de back office?

La implementación de la automatización de back office en su empresa tiene muchas ventajas, por lo que ahora le presentaremos las 4 ventajas principales y le explicaremos cómo la automatización de procesos puede beneficiar a su empresa.

• En ahorro de costes
• Optimice la velocidad y la precisión
• Aumento de la productividad
• Escalable

En ahorro de costes

La mayor ventaja de la automatización de back office es la reducción de las horas de trabajo de los empleados. Obtiene más eficiencia por menos costos, como en términos de salario, pero también en términos de alquiler de oficinas y otros costos involucrados.

Optimice la velocidad y la precisión

Las tareas que requieren mucho tiempo siempre son susceptibles a errores. Cuando se utiliza software automatizado, con un simple clic de un botón, los empleados podrán trabajar más rápido y habilitar datos mejores y más precisos.

Aumento de la productividad

Los ordenadores nunca se enferman, nunca llegan tarde y no se cansan de una semana laboral 24 horas al día, 7 días a la semana. Además de eso, pueden realizar múltiples tareas a la vez. Esto permite flujos de trabajo más rápidos donde los empleados pueden concentrarse en tareas más importantes para la empresa.

Escalable

Con el software automatizado, puede escalar automáticamente sus servidores a pedido sin ningún reclutamiento, contratos, espacio de oficina adicional, etc.

Cómo la automatización de back office puede transformar su negocio

La automatización de back office puede transformar su empresa de maneras increíbles. Las tareas que incluyen la entrada de datos, la clasificación de documentos, la verificación o aprobación de datos son buenos ejemplos de tareas que pueden automatizarse.

Ahora echemos un buen vistazo a algunos ejemplos prácticos del uso de la automatización de back office.

A continuación, puede encontrar 3 de los casos de uso más comunes:

• Los programas de fidelización
• Soluciones de cuentas por pagar
• Procesos KYC

Los programas de fidelización

Las campañas de fidelización ofrecen a los clientes ventajas o promociones adicionales, como un producto gratuito o un descuento. Así es como funciona normalmente: un cliente compra un producto promocional y envía su recibo. El recibo debe ser verificado y validado por el vendedor e ingresado en un sistema. Después de una aprobación final, se libera la recompensa para el cliente.

Estas campañas siempre implican mucho trabajo manual y, en ocasiones, estos procesos pueden tardar días o incluso semanas en completarse.

Con una solución automatizada, los clientes pueden simplemente usar su teléfono para tomar una foto del recibo y el software hace el resto del trabajo por usted. Los datos de los recibos se analizan, interpretan y procesan automáticamente en solo unos segundos.

Cual es el resultado? Procesos más rápidos y clientes más satisfechos son las principales ventajas de utilizar una solución de fidelización automatizada. También resultará en menos incidentes de fraude, como la aceptación de recibos duplicados.

Soluciones de cuentas por pagar

Algunas empresas procesan cientos o incluso miles de facturas por mes. Las facturas suelen ser verificadas por los empleados y luego enviadas a los responsables que autorizan el pago del monto solicitado. Cada factura debe clasificarse para que se envíe a la persona correcta para su posterior autorización.

Al mismo tiempo, todas estas facturas se verifican individualmente para detectar errores e incoherencias. Luego, alguien debe asegurarse de que esté realmente autorizado dentro de la fecha de vencimiento de la factura. Una vez que esto se completa, el pago puede procesarse, agregarse a la descripción financiera y archivarse.

Con la implementación de una solución automatizada, este proceso se puede simplificar. Una vez recibidas las facturas, se categorizan automáticamente y se envían al responsable que generalmente autoriza las facturas. Luego, la factura se agrega automáticamente a la base de datos en línea y la solicitud de pago se envía automáticamente al departamento de finanzas. Además, se pueden procesar varias facturas al mismo tiempo y sin problemas.

Procesos KYC

Muchas empresas de la industria de servicios financieros deben cumplir con las regulaciones de Conozca a su cliente (KYC). Los requisitos pueden diferir de un país a otro, pero los clientes generalmente deben proporcionar una identificación emitida por el gobierno como prueba de identidad.

Hace algún tiempo, los clientes iban a un banco, presentaban su identificación y firmaban algunos formularios. Luego, el empleado del banco verificaría manualmente los datos y los ingresaría en el sistema del banco y se confirmaría al cliente como la persona que abre la cuenta.

Automatizar el proceso descrito anteriormente puede ahorrarle a una empresa mucho tiempo y también activos. Se pueden extraer todos los datos de una cédula de identidad o pasaporte. Por lo general, los datos se colocan en una posición similar en la tarjeta y se complementan con una descripción en varios idiomas. Esto significa que todos los datos se pueden extraer de forma fácil y precisa.

También se pueden extraer datos no textuales: la identificación con foto, la firma y la zona legible por máquina (MRZ). Esto hace que sea mucho más fácil confirmar la identidad del cliente.

El poder de la automatización de back office

¿Quiere llevar su negocio al siguiente nivel? Ahora que sabe más sobre la automatización de back office, el siguiente paso es encontrar un software inteligente que se adapte a las necesidades de su negocio.

klippa es uno de los proveedores líderes en el mercado y puede ayudarlo con todos los casos mencionados en este blog y mucho más.

Escrito por: Yeelen Knegtering
Biografía del autor: Yeelen Knegtering, CEO y cofundador de Klippa, es un apasionado del desarrollo de productos digitales que ayudan a las personas a ahorrar tiempo en problemas administrativos y dedicar tiempo a las cosas que aman. Con un título en Tecnología de la Información en la Universidad de Groningen, comenzó Klippa con la idea de que tenía que haber una mejor manera de organizar y administrar los recibos. Ahora, Klippa es una empresa de digitalización de documentos con un enfoque en la digitalización y automatización de flujos de documentos para empresas.