El comercio electrónico se ha disparado en la última década, aprovechando la ola digital para simplificar las compras como nunca antes. ¡Es mejor que las industrias se pongan en forma o realicen envíos para mantenerse al día con esta ola de compras en línea!
El procesamiento eficiente de pedidos en el comercio electrónico es la clave para mantenerse al día con las altas expectativas de los clientes. Para ir más allá, las empresas deben bailar un tango hábil en el procesamiento de pedidos.
Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre el procesamiento de pedidos y cómo mejorarlo.
¿Qué significa procesamiento de pedidos?
Algunos se preguntarán: ¿qué significa procesamiento de pedidos? Simplemente, procesar pedidos significa aceptar, gestionar y cumplir con los pedidos de los clientes. Es la serie de pasos que aseguran que un pedido llegue exitosamente al cliente que realizó la compra.
Pasos del proceso de orden de compra
Los métodos de procesamiento de pedidos varían según el tipo y la escala de la empresa. Sin embargo, los pasos fundamentales para el procesamiento de pedidos siguen siendo consistentes en todas las empresas en línea y de cumplimiento. A continuación se ofrece una descripción general amplia de los pasos del proceso de orden de compra.
El cliente realiza un pedido
El cliente solicitará un producto a través de una tienda en línea, correo electrónico o con un representante de ventas de la empresa.
La empresa recibe el pedido
La empresa recibirá el pedido del cliente, incluidos detalles como el producto solicitado, el monto, los detalles de envío, los datos de procesamiento de pago y la información de entrega.
Dependiendo del tamaño de la empresa, una persona puede recibir este pedido a través de un correo electrónico de ventas, una tienda en línea o un sistema de gestión de pedidos. Esta información debe verificarse manual o automáticamente para garantizar una orden ejecutada correctamente.
En el caso de empresas con múltiples ubicaciones o almacenes, el sistema de gestión de pedidos determinará qué ubicación manejará el pedido.
Selección de inventario
Luego viene la recogida del inventario. Aquí es cuando se recogerán los artículos y la cantidad especificados del stock actual para satisfacer el pedido del cliente.
La parte del proceso de selección debe optimizarse en todos los sentidos posibles para un procesamiento eficiente de los pedidos. Cuanto antes se asignen y seleccionen los artículos, más rápido se podrán preparar y enviar a la siguiente parte del proceso: el embalaje.
Embalaje de pedidos
Aquí es donde los artículos se empaquetan en cajas de envío para prepararlos para enviarlos al cliente.
El procedimiento de embalaje implica pesar las cajas y colocar las etiquetas requeridas, los detalles de la dirección y las instrucciones de entrega.
Envíos
Tras el proceso de embalaje, el siguiente paso consiste en enviar el pedido al cliente.
Las empresas más pequeñas suelen enviar pedidos directamente a los clientes, mientras que las empresas más grandes suelen consolidar y enviar lotes de pedidos a ubicaciones cercanas simultáneamente. Luego, estos pedidos se distribuyen a ubicaciones específicas según sea necesario, lo que puede ayudar a reducir costos al reducir la cantidad de envíos realizados.
Notificacion al cliente
Después de enviar el producto, es fundamental informar al cliente que su pedido está en camino con información de seguimiento. Este enfoque proactivo los mantiene actualizados y aumenta significativamente la satisfacción del cliente.
Si bien estos pasos varían según los diferentes tipos y tamaños de empresas, cada paso es esencial. No importa la empresa, se debe seguir cada paso para garantizar un proceso de pedido sin problemas.
Consejos para mejorar el procesamiento de pedidos
Ahora, analicemos algunos consejos para mejorar el procesamiento de pedidos. Estas estrategias ayudan a agilizar el proceso y hacerlo más eficiente tanto para la empresa como para el cliente.
Implementar un sistema claro y organizado
Tener un sistema bien organizado para el procesamiento de pedidos es crucial. Incluye tener un área designada para almacenar y organizar pedidos, crear pautas claras que los empleados deben seguir y usar tecnologías como Barcode Escáneres para rastrear pedidos.
Usar herramientas de automatización
La automatización se está volviendo cada vez más popular en el mundo empresarial, y con razón. Las empresas pueden ahorrar tiempo y reducir errores automatizando ciertas partes del proceso de pedido, como enviar notificaciones o generar etiquetas de envío.
Optimizar el embalaje
La optimización del packaging es una de las áreas que resulta imprescindible optimizar. Ya sea que una empresa utilice cajas prefabricadas, plantillas o empaques personalizados, debe tener las mejores dimensiones y ser rentable.
Empaque debe tener el tamaño adecuado para adaptarse y proteger los productos y, al mismo tiempo, ser lo suficientemente asequible como para no reducir demasiado las ganancias del producto.
Haga que el envío sea rentable
El envío asequible y eficiente es fundamental a la hora de gestionar pedidos. Los costos de envío pueden aumentar rápidamente si no se hacen bien. Tomemos como ejemplo una pequeña empresa de comercio electrónico: pueden comenzar a enviar productos por su cuenta, pero a medida que aumentan los pedidos, también aumentan esos costos.
Todo suma cuando se tiene en cuenta el tiempo dedicado a recoger materiales como cinta adhesiva, cajas y embalaje, y luego el tiempo y el combustible para transportar los envíos al transportista.
A medida que una empresa crece y los pedidos se acumulan, podría tener sentido comenzar a asociarse con un servicio de distribución para manejar su carga de envío.
Para reducir los costos de envío, considere comprar suministros con descuento, optar por envíos con tarifa plana o utilizar materiales de embalaje livianos y personalizados.
Obtenga más información sobre cómo reducir los costos de envío en este artículo:
Utilice el software de gestión de pedidos
Durante las etapas iniciales de un negocio, manejar algunos pedidos no es gran cosa. Pero a medida que aumenta el tráfico, las cosas pueden complicarse y provocar más errores. Entonces es cuando podría ser prudente considerar la posibilidad de adquirir algún software de gestión de pedidos de primer nivel.
Este software puede ayudar a realizar un seguimiento de los pedidos entrantes y salientes, los pedidos en procesamiento, los niveles de inventario y mucho más. Ofrece más transparencia sobre el proceso de pedido, mejora la precisión y puede ayudar a aumentar significativamente la eficiencia. También libera una cantidad considerable de personal para centrarse en otras áreas y hacer crecer el negocio.
Supervisar los KPI de procesamiento de pedidos
Cada negocio de comercio electrónico debe determinar su Indicadores clave de rendimiento (KPI) durante todo su proceso de envío. Estas métricas se pueden monitorear para determinar la eficacia y eficiencia del proceso de cumplimiento de pedidos.
Las métricas más críticas a este respecto son el tiempo de respuesta de un pedido, la satisfacción del cliente, la tasa de cumplimiento y la tasa de precisión.
Aprendamos más sobre ellos:
- Tiempo de respuesta del pedido: El tiempo que transcurre entre la realización de un pedido y su entrega al cliente. Cuanto menor sea este número, más eficiente será el proceso. Para mejorar su tasa de respuesta, una empresa puede realizar un seguimiento de los tiempos de los pasos para identificar ineficiencias en etapas específicas del proceso.
- Tasa de precisión: El número o porcentaje de pedidos completados y cumplidos sin errores. Ayuda a identificar errores comunes y encontrar formas de solucionarlos, lo que genera una tasa mucho mejor de pedidos precisos.
- Tasa de satisfacción del cliente: Mide cómo los clientes perciben el negocio y su satisfacción con él. Para recopilar datos, pedir comentarios a los clientes a través de encuestas o correos electrónicos de seguimiento. Los comentarios de los clientes son vitales para identificar cualquier problema en la cadena de procesamiento de pedidos, como tiempos de entrega prolongados, productos dañados, artículos incorrectos u otras inquietudes.
- Tasa de cumplimiento: La tasa de cumplimiento es la cantidad de pedidos que se han completado en comparación con la cantidad que aún están en progreso. Puede ayudar a identificar rápidamente problemas o ineficiencias en el proceso de cumplimiento e identificar áreas de demanda clave para productos específicos. Toda empresa debe esforzarse por mantener una alta tasa de cumplimiento para garantizar que los clientes reciban sus productos con prontitud.
Algunas empresas también pueden considerar algunas métricas adicionales o más detalladas. Aún así, estos son los básicos que deben monitorearse periódicamente para garantizar un proceso de cumplimiento de pedidos fluido y eficiente.
Manténgase al tanto del inventario
Otro aspecto crítico del procesamiento de pedidos es la gestión de inventario. Realizar un seguimiento de los niveles de inventario es crucial para garantizar la entrega oportuna de los productos. Las empresas necesitan tener suficiente stock disponible para cumplir con los pedidos, pero no tanto como para que se convierta en una carga para el espacio de almacenamiento y las finanzas.
Una buena práctica es realizar auditorías de inventario para realizar un seguimiento periódico de los niveles de existencias. También puede ayudar a identificar problemas potenciales, como exceso de existencias o productos de baja rotación.
Habilitación alertas de stock bajo También ayuda a mantenerse al tanto de los niveles de inventario. Permite a las empresas reabastecerse y cumplir con los pedidos sin demoras.
Al mantenerse al tanto de la gestión de inventario, las empresas pueden evitar desabastecimientos y pedidos pendientes, lo que genera clientes insatisfechos y pérdida de ventas.
Mantenga informados a los clientes
La transparencia y el estado de los pedidos se encuentran entre las mejores formas que tiene una empresa de mejorar la satisfacción del cliente. Los clientes deben ser informados periódicamente sobre el estado de su pedido o poder consultar el sitio web de la empresa para obtener información.
No estará de más notificar al cliente sobre los siguientes pasos:
- Orden en proceso: La empresa recibió el pedido y actualmente está siguiendo los pasos anteriores, como verificación, selección, embalaje y preparación para el envío.
- Orden procesada: Esto significa que el pedido está recogido, empaquetado y listo para ser enviado.
- Orden enviada: El pedido ha sido enviado al cliente. También debe incluir información de seguimiento para que el cliente pueda controlar su pedido.
Esta información ayuda a los clientes a sentirse en control y a mantenerse involucrados con sus compras. Puede marcar la diferencia en su satisfacción con el proceso de compra.
Esto no sólo contribuye a que se conviertan en clientes recurrentes, sino que también será más probable que recomienden la empresa a otros.
Gestión de pedidos simplificada con Ecwid
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Ecwid le ayuda a mejorar su procesamiento de pedidos y manejar sin problemas todo el ciclo de vida del pedido, desde realizarlo hasta recibirlo a tiempo.
Estas son solo algunas de las herramientas que facilitan el procesamiento de pedidos con Ecwid:
- Realice un seguimiento de los pedidos de todos los canales de ventas en un solo panel, con filtros útiles para el estado de pago y cumplimiento, la fecha y más.
- Mantenga a sus clientes informados sobre sus pedidos actualizando los estados desde espera hasta procesado, enviado y entregado.
- Asegúrese de que su equipo se mantenga actualizado sobre cualquier cambio de estado para acelerar el procesamiento de pedidos.
- Manténgase al tanto de su inventario con alertas de existencias bajas para realizar un seguimiento de todos sus productos y asegurarse de que nunca se quede sin existencias.
- Proporcione información de seguimiento a sus clientes para que sepan cuándo esperar la llegada del pedido.
- Utilice otras herramientas para un cumplimiento eficiente de los pedidos, como alertas de nuevos pedidos, notas del personal, comentarios sobre los pedidos y exportación de listas de pedidos.
- Compre etiquetas de envío con descuento directamente desde el administrador de Ecwid.
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- Fuente: https://www.ecwid.com/blog/improve-order-processing-in-online-store.html
