De repente, los equipos distribuidos (trabajadores remotos) son más que una rareza. Son una fuerza de trabajo a tener en cuenta.

Según un estudio de IWG, el 53% de todos los trabajadores globales lo hacen de forma remota al menos la mitad de la semana. Eso es un gran problema y está listo para crecer. Si nunca antes ha trabajado de forma remota en un equipo distribuido, o uno gestionado, esperamos que eso cambie en el futuro cercano. Y gracias a Internet, las restricciones geográficas anteriores en la contratación están fuera de la ventana.

Pero este nuevo paradigma de un entorno de trabajo global no viene sin desafíos. A medida que los equipos distribuidos se convierten en la regla en lugar de la excepción, especialmente en las industrias relacionadas con la tecnología, los gerentes y los trabajadores se encuentran jugando un juego para el que no se les dijeron todas las reglas.

Si eres nuevo en administrar o trabajar en un equipo distribuido, es probable que encuentres estos cinco desafíos inesperados.

Traducción de las habilidades de Direct Manager en supervisión indirecta

En un entorno de oficina tradicional "co-ubicado", un gerente puede evaluar el estado del equipo simplemente caminando, observando y hablando con los empleados. Esto le permite estar al tanto de los problemas en desarrollo mediante la observación directa e intervenir antes de que se salga de control.

Pero estas habilidades de gestión directa pueden ser inadecuadas para tratar de domar a la bestia salvaje conocida como equipo distribuido. Aquí está el problema: un gerente solo puede inferir indirectamente lo que está sucediendo realmente con un equipo en función de los resultados y, para un gerente directo que no está acostumbrado a depender de la inferencia, confiar en los instintos de administración directa puede llevarlo a uno terriblemente por mal camino.

Por ejemplo, en una situación de ubicación conjunta, digamos que un empleado está enojado con el gerente por un desaire percibido. Pronto se hace evidente a través del lenguaje corporal, como miradas, murmullos y portazos. Un buen gerente directo traerá al empleado para conversar e intentará solucionar el problema.

Con un equipo distribuido que se comunica principalmente por chat instantáneo, correo electrónico y, tal vez con menos frecuencia, video chat, es difícil captar el mismo tipo de señales descontentas hasta que es demasiado tarde y el "¡Dejo este trabajo para siempre! " llega un correo electrónico, aparentemente fuera del campo izquierdo.

¿Qué se puede hacer?

Un gerente de equipo distribuido debe tener como objetivo crear condiciones de trabajo que se aproximen a la mayor intimidad de un lugar de trabajo tradicional. Haga esto practicando una versión remota de gestión directa. Toque la base con cada miembro del equipo individual y colectivamente, como si estuviera caminando por la oficina todos los días.

La naturaleza del trabajo remoto es aislar. La vinculación no es fácil para los equipos virtuales. Un gerente necesita reconocer eso y trabajar para crear una camaradería virtual. El objetivo es fomentar el mismo tipo de construcción de relaciones interpersonales entre los empleados que se lleva a cabo en una sala de descanso tradicional. El truco es lograr esto sin ser un micromanager dominante.

Contratar trabajadores "junior" puede conducir al caos del proyecto

Al principio de mi carrera trabajé para una empresa de desarrollo web que parecía estar obsesionada con los desarrolladores junior. No tengo ninguna queja, porque yo era uno, y entendí el atractivo de atrapar a un nuevo codificador en el camino (con un salario menor), pero que ya tenía un conjunto de habilidades bastante bueno. El problema con esta forma de pensar no se materializó hasta que se profundizó en un proyecto, cuando se hizo evidente que todo se salió de los rieles hace un tiempo, pero las preguntas críticas no se formularon.

No, no fue mi culpa. Era mi amigo, umm, Bob.

En un entorno de trabajo tradicional, los desarrolladores junior se sientan lado a lado con los desarrolladores senior y pueden hacer preguntas durante el tiempo de inactividad sin ser vistos como una plaga. El trabajo remoto no es tan propicio para este toma y daca.

En este caso, los desarrolladores junior en el equipo distribuido sintieron que no había tiempo de inactividad y dudaron en hacer preguntas, prefiriendo confundirse hasta que alguien mayor notó que el proyecto había tomado un giro equivocado en el pasado reciente. Hacer una pregunta simple antes hubiera mantenido todo en la dirección correcta.

Dado que no es probable que las empresas remotas dejen de contratar desarrolladores junior, el deber recae en el gerente de crear un entorno virtual donde los nuevos empleados no tengan miedo de hacer preguntas. De lo contrario, tiene trabajadores sin experiencia. pretendiendo que saben más de lo que saben y tomando malas decisiones. ¿El resultado? Costarle dinero a la compañía y eventualmente ser despedidos.

¿Cómo se puede interrumpir este ciclo?

Sencillo. Un gerente debe estar disponible de manera proactiva para los nuevos trabajadores, incluso más que si se tratara de un equipo de ubicación conjunta donde los juniors podrían hacer preguntas a los seniors. Con un equipo distribuido, el gerente toma el lugar de los empleados superiores en el campo de las preguntas y, lo que es más importante, asegura que los empleados con menos experiencia sientan que pueden hacer preguntas sin ser despedidos.

Los altos ejecutivos de la compañía también deberían pensar mucho en establecer un programa de tutoría que relacione a los nuevos empleados con un empleado o gerente de más edad de una manera organizada que reproduzca el entorno de ubicación conjunta tanto como sea posible. Parte de esto tutoría podría incluir un método incentivado para alentar a los empleados a mejorar su conjunto de habilidades. Todos se benefician de esto. Los empleadores obtienen trabajadores más calificados y los trabajadores tienen una manera de demostrar que merecen ascender en la escala salarial y la escalera de la responsabilidad.

La realidad de la fricción comunicativa

La fricción de la comunicación es cuando los significados de los mensajes se vuelven confusos como resultado de deficiencias en el medio en lugar de cualquier falta de los participantes. La comunicación en un equipo distribuido se enfrenta a desafíos mucho más allá de la de una oficina compartida donde un empleado puede simplemente dirigirse a la persona a su lado y decir: "Oye, tengo una idea".

Los equipos remotos tienen un universo de opciones sobre cómo hablar entre ellos: chat instantáneo, correo electrónico, teléfono, mensajes de texto, videollamadas. Este último debería ser lo mismo que estar allí, ¿verdad? No exactamente.

Si bien la tecnología de videollamadas es una herramienta increíble, no puede sustituir la conversación cara a cara en una habitación con compañeros de trabajo. Por un lado, el estado de la tecnología es tal que solo un micrófono funciona a la vez, por lo que terminas con una serie de mini conferencias en lugar de una conversación real. Luego está el problema de estado latente, lo que deja a las personas hablando entre sí.

Lo que sufre en tales casos es la creatividad y la productividad. Si su equipo distribuido sufre incluso una disminución del 20% en este último, en comparación con un equipo tradicional, terminará teniendo que contratar a más personas solo para mantenerse equilibrado. Necesita encontrar una manera de aumentar la productividad en esa cantidad.

Su kilometraje puede variar, pero aquí hay algunas ideas:

• Declare las horas de silencio diarias para las herramientas de comunicación de su equipo donde nadie envía mensajes pero solo trabaja.

• Incentivos! Es sorprendente lo que puede lograr un poco de soborno: las tarjetas de regalo y las recompensas inmediatas entregadas por PayPal son un buen comienzo.

• Evite cargar a los empleados con tareas pequeñas que requieren mucho tiempo y que les quitan su disponibilidad para cosas más importantes.

Ponga en movimiento suficientes de este tipo de cosas y podrá superar los problemas de fricción de la comunicación.

Poner confianza en alguien que nunca conociste

Hay una dificultad inherente para alcanzar el mismo nivel de confianza con una persona cuando nunca te has parado en la misma habitación. Esto no quiere decir que un equipo distribuido no pueda lograr un nivel de producción impresionante, pero existen barreras para lograr niveles de sinergia similares a los que se encuentran en un lugar de trabajo tradicional.

Siempre que haya comunicación, van a suceder conflictos y desacuerdos (y a veces incluso puede ser una buena manera de despejar el aire y comenzar de nuevo). Pero hay algo desconcertante en un desacuerdo en línea con el espectro siempre presente de que la parte perjudicada simplemente desaparecerá, para que nunca más se sepa de él.

Es más difícil para un empleado realizar este tipo de acto de desaparición en el lugar de trabajo tradicional. Lo más probable es que el gerente hable con las partes ofendidas, juntas y por separado, y descubra una forma para que todos vivan felices para siempre.

Entonces, ¿qué haces con el problema de confianza cuando el equipo está disperso geográficamente? No hay respuestas fáciles, pero un buen comienzo es crear una cultura de confianza desde el principio y liderar con el ejemplo:

• Establezca objetivos claros con pasos intermedios y exprese la fortaleza de cada miembro y lo que contribuirán en el camino.

• Debería ser evidente que la confianza del equipo no tiene ninguna posibilidad si el gerente es un flake. Ponte los pantalones para adultos y asegúrate de ser confiable y receptivo. Hazlo lo suficiente y los dividendos fluirán.

• No tengas miedo de ponerte un poco personal. Todos los negocios y ningún placer dejan poco tiempo para generar confianza.

• Considere algo tan simple como crear un canal "divertido" en la aplicación de mensajes de su equipo y pasar un poco de tiempo cada día hablando de lo que le interesa a la gente: los videojuegos, las películas y la música son una buena apuesta.

La conclusión es que los equipos que confían entre sí trabajar mejor juntos.

Importancia de los procesos

La estructura de los procesos definidos es especialmente importante en un entorno tecnológico distribuido debido a la naturaleza precisa y a veces sensible al tiempo del trabajo. Debido a que los equipos están dispersos en diferentes zonas horarias y ubicaciones, los procesos brindan un aire de cohesión cuando colaboran casi en aislamiento.

Cuándo mapeo de procesos Está claramente desarrollado y comunicado, cada miembro del equipo tiene un papel específico que desempeñar en el éxito final de la empresa, y sabe exactamente lo que se espera de ellos dentro del contexto de ese rol definido.

Para que los procesos sean procesables y productivos, deben:

• Describa cómo se va a realizar el trabajo.

• Establecer puntos de referencia de rendimiento

• Apoye un resultado exitoso

• Incluya una métrica para medir el éxito

• Proporcionar enfoque para mejorar

El mapeo de procesos es esencial para aclarar los pasos, prácticas y políticas que afectarán el resultado, asegurando que todas las partes estén en la misma página. Se puede formalizar mediante la creación de un diagrama de flujo de trabajo que establece cada paso.

Un ejemplo de mapeo de procesos podría ser así:

• Establezca límites para dónde comienzan y terminan los procesos, y determine qué otros procesos alimentan el proceso primario.

• Diseñe los pasos del proceso usando palabras de acción al comienzo de cada paso para ilustrar cada punto.

• Refina la secuencia de cada paso una vez que se ha documentado, usando lenguaje, caracteres y dirección para demostrar la relación entre los pasos.

• Base el mapa final del proceso en un modelo de sistema que ilustre claramente los plazos, los procedimientos, la secuencia y otros factores de control necesarios para la eficiencia y un resultado exitoso.

• Evaluar el mapa del proceso final para ver si está completo, preciso y claro.

Para la mayoría de los empleados (y empleadores), este sentido de estructura es algo bueno.

Lo más importante es...

Aunque a veces es desafiante, la idea de equipos distribuidos marca el comienzo de un mundo de trabajo emocionante y aún relativamente nuevo. A los empleadores les gusta porque ahorra dinero y ofrece acceso a talentos geográficamente dispersos que antes no estarían disponibles.

A los empleados les gusta la flexibilidad del horario y, por cierto, puedes trabajar desde casa en pijama. ¿Qué es lo que no te gusta de eso? La tecnología nos ha llevado a la cúspide de un nuevo mundo laboral, nunca antes posible.

La conclusión es que los equipos distribuidos son hacia donde se dirige la fuerza laboral global, y es hora de lidiar con las mejores prácticas de implementación para prepararse para el éxito.

Sobre la autora

Will Ellis desarrolla las agallas debajo de hermosos sitios web y no puede esperar para ver cómo se verá el mundo blockchain una vez que la tecnología emerja por completo. Invierte en criptomonedas y estudia historia.

Fuente: https://www.codementor.io/blog/distributed-team-challenges-76y7qvjpyt