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Las organizaciones de todo el mundo siempre están buscando formas de optimizar la productividad de su lugar de trabajo. En los últimos años, los avances tecnológicos como la transformación digital, la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático han asumido una enorme importancia como facilitadores para impulsar la productividad organizacional al ayudar a las organizaciones a optimizar las operaciones y Automatizar tareas.
Sin embargo, un examen más detenido de estas tendencias sugiere que estas medidas están intrínsecamente vinculadas a ayudar a las empresas a gestionar mejor su tiempo.
La gestión del tiempo no es un concepto nuevo, ya que incluso Teofrasto, el antiguo filósofo griego, creía que “el tiempo es lo más valioso que un hombre puede gastar”. Desde el viejo refrán hasta el modelo de las tecnologías disruptivas (la innovadora técnica Time Boxing de Elon Musk), la gestión del tiempo ha seguido siendo una consideración importante.
Ha ganado una tracción incomparable entre las empresas que buscan productividad y rentabilidad en medio de preferencias cambiantes en el lugar de trabajo y un mercado laboral en constante evolución.
¿Qué es la gestión del tiempo?
En el contexto organizacional, la gestión del tiempo es la capacidad de gestionar las cargas de trabajo de forma eficaz y eficiente. Ayuda a priorizar las tareas que brindan el mayor valor comercial y son óptimamente productivas. El proceso de gestión del tiempo implica planificación, establecimiento de objetivos, evaluación constante del progreso y establecimiento de plazos prácticos para alcanzar los objetivos.
Las estrategias eficientes de gestión del tiempo están directamente relacionadas con una mayor productividad en el lugar de trabajo, menores niveles de estrés de los empleados, un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal y, en consecuencia, una menor rotación de empleados.
A continuación se ofrece un breve resumen de por qué la gestión del tiempo es importante en el lugar de trabajo:
1. Ayuda a aumentar las tasas de utilización de recursos
La gestión del tiempo ayuda a los empleados a optimizar sus entregas y gestionar su tiempo de manera eficiente. Este proceso ayuda a los empleados a identificar áreas de mejora, como la pérdida evitable de horas facturables al participar en actividades administrativas como reuniones o tareas repetitivas como completar datos en hojas de cálculo. A medida que los empleados pueden identificar y compensar dicha pérdida de tiempo minimizando dichas actividades, pueden ofrecer tasas de utilización más altas.
Varias organizaciones también han tomado iniciativas como poner un límite al número de horas de reuniones al día para ayudar a los empleados a mejorar sus niveles de utilización de recursos.
2. Permite un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal
La falta de un equilibrio adecuado entre la vida personal y laboral ha sido una de las principales razones detrás de tasas de deserción más altas de lo habitual entre las organizaciones a nivel mundial. Además, la fuerza laboral de la Generación Z, que comprenderá el 25% de la fuerza laboral mundial para 2025, espera que sus empleadores ofrezcan un ecosistema de lugar de trabajo flexible y un equilibrio adecuado entre la vida personal y laboral.
Como resultado, un número creciente de organizaciones están automatizando sus procesos comerciales, como los procesos de seguimiento de la asistencia de los empleados, mediante el uso de software automatizado de seguimiento del tiempo. Replicón es uno de esos programas de seguimiento del tiempo que utiliza inteligencia artificial para capturar los datos de tiempo y trabajo de los empleados en múltiples aplicaciones. Además de estas empresas, también utilizan software basado en inteligencia artificial para generación de contenido, atención al cliente, análisis predictivo, etc.
Estas iniciativas tienen un profundo impacto al ayudar a los empleados a administrar mejor su tiempo y experimentar un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, lo que impacta positivamente la rotación de empleados.
3. Permite una gestión más eficiente de las partes interesadas internas y externas
El desafío de gestionar diversas partes interesadas internas y externas para los empleados solo se ha exacerbado desde que las organizaciones adoptaron lugares de trabajo híbridos y remotos. Además, las expectativas cambiantes de los clientes y los cambios frecuentes en el alcance del proyecto están dando prioridad a la capacidad de los empleados para mantener informadas a sus partes interesadas y abordar de manera proactiva sus inquietudes y dudas.
La gestión del tiempo desempeña un papel clave para ayudar a los empleados a gestionar las expectativas de las partes interesadas, garantizando que dediquen un tiempo razonable a tales esfuerzos. La satisfacción constantemente alta de las partes interesadas internas y externas influye en gran medida en las ganancias y la sostenibilidad a largo plazo de cualquier organización.
4. Aumenta el resultado final
Esto puede resultar sorprendente, pero las empresas estadounidenses perder cerca de 600 mil millones de dólares a interrupciones en el lugar de trabajo, y los empleados promedio dedican la mitad de su jornada laboral facturable a tareas que aportan poco o ningún valor. Cualquier organización que logre niveles consistentemente altos de utilización de recursos tiene muchas probabilidades de obtener resultados más saludables.
Como los empleados pueden utilizar la mayor parte de sus horas de trabajo facturables para actividades productivas y fructíferas, la cantidad de tiempo perdido se reduce drásticamente. Para las organizaciones de nivel empresarial con cientos y miles de empleados, esto puede significar un ahorro de cientos de horas de trabajo por valor de millones de dólares en tiempo de los empleados.
5. Permite a los empleados mejorar y reciclar sus habilidades
La matriz de habilidades en rápida evolución requiere que los empleados mejoren y recapaciten constantemente a medida que las habilidades necesarias para cumplir con los requisitos laborales continúan evolucionando a un ritmo vertiginoso.
Según Lisa Lyons, socia de transformación de la fuerza laboral en Mercer "Casi la mitad de todos los empleados necesitarán mejorar sus habilidades para 2025, mientras que una buena proporción también necesitará reciclarse por completo".
Sin embargo, los empleados necesitan tiempo para trabajar en compromisos a más largo plazo y las organizaciones no pueden esperar que los empleados emprendan este tipo de iniciativas más allá de sus horas de trabajo.
Es por eso que las organizaciones deben explorar medios como la incorporación de una solución de automatización de servicios profesionales para automatizar aspectos de la gestión de proyectos, reduciendo así la carga de trabajo de los empleados y dándoles el tiempo necesario para realizar actividades de mejora y recapacitación. De esta manera, la gestión del tiempo también afecta la capacidad de los empleados para mejorar y reciclar sus habilidades de manera efectiva, lo que impacta la ventaja competitiva y la sostenibilidad a largo plazo de una organización.
6. Libera al liderazgo para trazar el rumbo a largo plazo
Datos sugiere que un líder empresarial promedio asiste a 37 reuniones cada semana y dedica el 72 por ciento de sus horas de trabajo semanales a realizar reuniones.
Estas asombrosas cifras ponen de relieve cuánto tiempo dedica la alta dirección a la realización de reuniones. Si bien no todas las reuniones son asuntos administrativos o una pérdida de horas de trabajo, los líderes empresariales deben dedicar más tiempo a elaborar estrategias e interactuar con sus equipos y clientes. Esto requiere una gestión hábil del tiempo.
Cuando los líderes empresariales pueden gestionar mejor su tiempo, pueden centrarse más en el lado estratégico del negocio, creando mayor valor para la organización en su conjunto. También pueden predicar con el ejemplo y convertirse en agentes de cambio, inculcando cualidades de gestión del tiempo en sus empleados en todas las funciones comerciales y niveles de liderazgo.
¿Por qué es importante la gestión del tiempo?
Es probable que las organizaciones enfrenten una mayor presión sobre sus márgenes de ganancias a medida que los clientes racionalicen sus gastos y ejerzan moderación financiera para superar circunstancias comerciales imprevistas. Más aún cuando los propios modelos de negocio están experimentando cambios. Si bien las empresas están adoptando, con razón, una visión telescópica, examinando sus procesos para incorporar tecnologías y estar más preparadas para el futuro, también deben considerar cómo corregir los conceptos básicos.
La gestión del tiempo es la clave para una fuerza laboral ágil y motivada, lo cual es un elemento no negociable para el éxito empresarial en un mercado desafiante que sufre repetidas interrupciones. ¡Las organizaciones no deben dejar pasar la madera por los árboles!
Autor Bio:
Shashank Shekhar trabaja como especialista sénior en comunicaciones de marketing en Deltek | Replicón. Ha sido profesional del marketing digital y de contenidos durante más de 9 años. Se especializa en escribir sobre tendencias tecnológicas como la Inteligencia Artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML) y su impacto en la configuración del panorama de la gestión de proyectos con herramientas como soluciones de automatización de servicios profesionales y soluciones de seguimiento del tiempo. Fuera del trabajo, le encanta leer sobre historia, astrofísica y geopolítica.
Imagen del autor:
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- Fuente: Inteligencia de datos de Platón.
