Οι κατηγορίες επιχειρηματικών δαπανών είναι μια συστηματική ταξινόμηση των δαπανών που πραγματοποιούνται κατά τη λειτουργία μιας επιχείρησης, σχεδιασμένη να οργανώνει και να παρακολουθεί τις οικονομικές εκροές για σκοπούς όπως η φορολογική προετοιμασία, ο προϋπολογισμός και η οικονομική ανάλυση. Αυτή η κατηγοριοποίηση βοηθά τις επιχειρήσεις να διαχειρίζονται τα οικονομικά τους πιο αποτελεσματικά παρέχοντας πληροφορίες για τα πρότυπα δαπανών και εντοπίζοντας πιθανές φορολογικές εκπτώσεις.

Οι έξυπνοι επιχειρηματίες και οι ηγέτες των επιχειρήσεων γνωρίζουν ότι ο διάβολος κρύβεται στις λεπτομέρειες—ιδιαίτερα όταν πρόκειται για οικονομική σαφήνεια. Αυτή η οικονομική σαφήνεια ξεκινά με μια σχολαστική προσέγγιση για την κατηγοριοποίηση των επιχειρηματικών δαπανών. Με αυτόν τον τρόπο, οι επιχειρήσεις όχι μόνο ανοίγουν το δρόμο για μια ισχυρή οικονομική υγεία, αλλά διασφαλίζουν επίσης ότι είναι στρατηγικά τοποθετημένες για να αξιοποιούν τις ευκαιρίες και να αντιμετωπίζουν τις προκλήσεις.

Γιατί να κατηγοριοποιήσουμε τα επιχειρηματικά έξοδα;

Η διαδικασία κατηγοριοποίησης των δαπανών της επιχείρησης περιλαμβάνει την ανάπτυξη μιας περιεκτικής λίστας κατηγοριών δαπανών και, στη συνέχεια, τη διασφάλιση ότι κάθε συναλλαγή που πραγματοποιεί η εταιρεία σας έχει τοποθετηθεί σωστά στη σωστή θέση της. Γιατί είναι όλα αυτά σημαντικά, ίσως ρωτήσετε;

1. Φορολογική προετοιμασία και εκπτώσεις:
   Η σχολαστική κατηγοριοποίηση των επιχειρηματικών δαπανών βοηθά στον εξορθολογισμό της διαδικασίας φορολογικής προετοιμασίας, διασφαλίζοντας ότι δεν παραβλέπεται καμία εκπιπτόμενη δαπάνη. Αυτή η προσεκτική οργάνωση μπορεί να μειώσει σημαντικά το φορολογητέο εισόδημα, οδηγώντας σε σημαντικές αποταμιεύσεις. Απλοποιεί τη διαδικασία προσδιορισμού των δαπανών που εκπίπτουν και κατά πόσο, καθιστώντας τον φορολογικό χρόνο λιγότερο τρομακτικό και πιο αποτελεσματικό.
2. Αναλύσεις και προϋπολογισμός:
   Μια καλά δομημένη κατηγοριοποίηση των δαπανών παρέχει ανεκτίμητες πληροφορίες για τα πρότυπα δαπανών, βοηθώντας τις επιχειρήσεις να εντοπίσουν τομείς όπου μπορούν να μειώσουν το κόστος και να κατανείμουν τους πόρους πιο αποτελεσματικά. Αυτή η λεπτομερής εικόνα των δαπανών δίνει τη δυνατότητα στους επιχειρηματίες να δημιουργούν προϋπολογισμούς που είναι ταυτόχρονα ρεαλιστικοί και στρατηγικοί, ενισχύοντας τη χρηματοπιστωτική σταθερότητα και ενθαρρύνοντας την ανάπτυξη.
3. Καθημερινή διαχείριση ταμειακών ροών:
   Η κατανόηση του πού και πώς δαπανώνται τα κεφάλαια καθημερινά είναι ζωτικής σημασίας για τη διατήρηση υγιών ταμειακών ροών. Η κατηγοριοποίηση των δαπανών επιτρέπει στις επιχειρήσεις να παρακολουθούν τις οικονομικές τους δεσμεύσεις και να προσαρμόζουν τις λειτουργίες τους όπως απαιτείται για να εξασφαλίσουν ρευστότητα. Η αποτελεσματική διαχείριση των ταμειακών ροών είναι η σωτηρία οποιασδήποτε επιχείρησης, αποτρέποντας τις δυσχέρειες μετρητών και επιτρέποντας την ομαλή λειτουργική ροή.

45 Κατηγορίες Επιχειρηματικών Εξόδων για Επιχειρήσεις και Startups

Η δημιουργία μιας εξαντλητικής λίστας κατηγοριών επιχειρηματικών δαπανών μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις και τις νεοφυείς επιχειρήσεις να παρακολουθούν καλύτερα τα οικονομικά τους, τον προϋπολογισμό τους πιο αποτελεσματικά και να επωφεληθούν από τις φορολογικές εκπτώσεις για να μειώσουν το φορολογητέο εισόδημά τους. Παρακάτω είναι μια λίστα με 45 κατηγορίες επιχειρηματικών δαπανών που συναντούν συνήθως οι επιχειρήσεις στις Ηνωμένες Πολιτείες. Αυτή η κατηγοριοποίηση είναι δομημένη για τη βελτιστοποίηση των φορολογικών θέσεων.

1. Διαφήμιση και Μάρκετινγκ: Περιλαμβάνει διαφημίσεις στο διαδίκτυο, έντυπο υλικό και καμπάνιες μάρκετινγκ. Αυτά τα έξοδα γενικά εκπίπτουν πλήρως.
2. Μισθοί και μισθοί: Αποζημίωση σε υπαλλήλους, συμπεριλαμβανομένων μισθών, ημερομισθίων, μπόνους ή προμηθειών. Πλήρως εκπιπτόμενο.
3. Συμβόλαιο Εργασίας: Πληρωμές σε ανεξάρτητους εργολάβους. Εκπίπτει πλήρως, αλλά οι επιχειρήσεις πρέπει να εκδώσουν Έντυπο 1099-NEC εάν πληρώνουν περισσότερα από 600 $ σε ένα χρόνο.
4. Ενοικίαση επαγγελματικού ακινήτου: Πληρωμές μισθωμάτων για χώρους γραφείων, βιτρίνες και άλλα επαγγελματικά ακίνητα. Πλήρως εκπιπτόμενο.
5. Utilities: Υπηρεσίες ηλεκτρισμού, νερού, φυσικού αερίου, διαδικτύου και τηλεφώνου για επιχειρηματικές δραστηριότητες. Πλήρως εκπιπτόμενο.
6. Είδη και Έξοδα Γραφείου: Κόστος αντικειμένων γραφείου όπως στυλό, χαρτί και μελάνι εκτυπωτή. Πλήρως εκπιπτόμενο.
7. Επισκευές και συντήρηση: Κόστος συντήρησης περιουσίας και εξοπλισμού της επιχείρησης, μη συμπεριλαμβανομένων σημαντικών βελτιώσεων. Πλήρως εκπιπτόμενο.
8. Απόσβεση: Έκπτωση για την απώλεια σε αξία περιουσιακών στοιχείων (π.χ. οχήματα, κτίρια, εξοπλισμός) με την πάροδο του χρόνου. Υπολογίστηκε με βάση τις οδηγίες της IRS.
9. Επαγγελματικές αμοιβές: Αμοιβές για νομικές, λογιστικές και άλλες επαγγελματικές υπηρεσίες. Πλήρως εκπιπτόμενο.
10. Ασφάλιση: Ασφάλιστρα ασφάλισης επιχειρήσεων, όπως ασφάλιση αστικής ευθύνης, κακής πρακτικής και ασφάλιση περιουσίας. Πλήρως εκπιπτόμενο.
11. Φόροι και Άδειες: Ορισμένοι κρατικοί, τοπικοί και ομοσπονδιακοί φόροι. άδειες και ρυθμιστικά τέλη. Γενικά εκπίπτει.
12. Τόκοι: Τόκοι επιχειρηματικών δανείων, πιστωτικών ορίων και στεγαστικών δανείων για επιχειρηματικά ακίνητα. Πλήρως εκπιπτόμενο.
13. Εξοδα ταξιδιού: Κόστος για επαγγελματικά ταξίδια, συμπεριλαμβανομένης της διαμονής, της μεταφοράς και των γευμάτων (υπόκεινται σε περιορισμούς). Εκπίπτει σύμφωνα με τις οδηγίες της IRS.
14. Γεύματα και Ψυχαγωγία: 50% έκπτωση για επαγγελματικά γεύματα. Τα έξοδα ψυχαγωγίας δεν εκπίπτουν πλέον από τον νόμο περί περικοπών φόρων και θέσεων εργασίας (TCJA).
15. Εκπαίδευση και Κατάρτιση: Κόστος για εργαστήρια, σεμινάρια και εκπαιδευτικό υλικό για εσάς ή τους υπαλλήλους σας. Πλήρως εκπιπτόμενο.
16. Λογισμικό και συνδρομές: Λογισμικό που σχετίζεται με επιχειρήσεις, διαδικτυακές υπηρεσίες και συνδρομές εκδόσεων. Πλήρως εκπιπτόμενο.
17. Συνδρομές μέλους: Αμοιβές για επαγγελματικούς συλλόγους και επιχειρηματικές οργανώσεις. Εκπίπτουν, εξαιρουμένων εκείνων για κλαμπ που οργανώνονται για επαγγελματικούς, αναψυχής, αναψυχή ή άλλους κοινωνικούς σκοπούς.
18. Έξοδα Γραφείου Εσωτερικών: Για όσους χρησιμοποιούν μέρος του σπιτιού τους τακτικά και αποκλειστικά για επαγγελματικούς λόγους. Εκπίπτει με βάση το ποσοστό χρήσης του σπιτιού για επαγγελματικούς λόγους.
19. Έξοδα οχήματος: Επαγγελματική χρήση οχήματος, είτε με αφαίρεση των πραγματικών εξόδων είτε με χρήση του τυπικού ποσοστού χιλιομέτρων. Εκπίπτει σύμφωνα με τις οδηγίες της IRS.
20. Τηλεπικοινωνίες: Κόστος για κινητά τηλέφωνα και υπηρεσίες διαδικτύου που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις. Πλήρως εκπιπτόμενο.
21. Ταχυδρομικά και αποστολή: Κόστος για ταχυδρομικές υπηρεσίες, υπηρεσίες ταχυμεταφορών και αποστολή για επιχειρηματικές δραστηριότητες. Πλήρως εκπιπτόμενο.
22. Χρεώσεις τράπεζας: Τέλη που σχετίζονται με επιχειρηματικούς τραπεζικούς λογαριασμούς και πιστωτικές κάρτες. Πλήρως εκπιπτόμενο.
23. Παροχές σε εργαζόμενους: Ασφάλιση υγείας, συνταξιοδοτικές εισφορές και άλλες δαπάνες παροχών εργαζομένων. Γενικά εκπίπτει.
24. Νομικές και ρυθμιστικές δαπάνες: Τέλη για διπλώματα ευρεσιτεχνίας, εμπορικά σήματα και συμμόρφωση με τους κανονισμούς. Πλήρως εκπιπτόμενο.
25. Έρευνα και Ανάπτυξη: Κόστος που σχετίζεται με την ανάπτυξη νέων προϊόντων ή υπηρεσιών. Δυνητικά επιλέξιμο για πιστώσεις φόρου Ε&Α.
26. Κακά χρέη: Τα οφειλόμενα ποσά που δεν μπορείτε να εισπράξετε. Εκπίπτει υπό ορισμένες προϋποθέσεις.
27. Φιλανθρωπικές Συνεισφορές: Δωρεές σε ειδικευμένους φιλανθρωπικούς οργανισμούς. Εκπίπτει εντός ορίων με βάση τη δομή της επιχείρησης.
28. Μετακίνηση εξόδων: Κόστος μετακίνησης επιχειρηματικού εξοπλισμού, αποθέματος και προμηθειών. Εκπίπτει εάν σχετίζεται με αλλαγή τοποθεσίας επιχείρησης.
29. Τόκοι για φόρους που καταβλήθηκαν καθυστερημένα: Τόκοι υπερημερίας. Αφαιρέσιμος.
30. Απόθεμα για Μεταπώληση: Κόστος αγαθών ή πρώτων υλών, συμπεριλαμβανομένων των ναύλων. Εκπίπτει τη στιγμή που πωλείται το απόθεμα.
31. Φόροι ακινήτων: Φόροι στα ακίνητα των επιχειρήσεων. Πλήρως εκπιπτόμενο.
32. Φόροι Ακινήτων Προσωπικών Δεδομένων: Φόροι σε ακίνητα που χρησιμοποιούνται σε επιχειρήσεις, όπως οχήματα και εξοπλισμός. Πλήρως εκπιπτόμενο.
33. Απώλειες από θύματα και κλοπές: Απώλειες από κλοπή, βανδαλισμό, πυρκαγιά, καταιγίδα ή παρόμοια γεγονότα. Εκπίπτει το έτος που προέκυψε η ζημιά.
34. Ασφάλιστρα Υγείας: Για αυτοαπασχολούμενους, δυνητικά εκπιπτόμενο από το εισόδημά τους.
35. Σχέδια συνταξιοδότησης: Εισφορές σε συνταξιοδοτικά προγράμματα εργαζομένων. Εκπίπτει εντός ορίων.
36. Δώρα: Τα επαγγελματικά δώρα εκπίπτουν έως και 25 $ ανά άτομο ανά έτος.
37. Εισόδημα από το εξωτερικό: Έξοδα που σχετίζονται με την απόκτηση εισοδήματος σε ξένη χώρα. Υπόκεινται σε συγκεκριμένες αφαιρέσεις και εξαιρέσεις.
38. Περιβαλλοντικές Δαπάνες: Δαπάνες για έλεγχο της ρύπανσης, περιβαλλοντική αποκατάσταση. Ορισμένα έξοδα ενδέχεται να πληρούν τις προϋποθέσεις για συγκεκριμένες πιστώσεις ή μειώσεις.
39. Βελτιώσεις ενεργειακής απόδοσης: Κόστος για ορισμένες ενεργειακά αποδοτικές βελτιώσεις σε εμπορικά ακίνητα. Μπορεί να πληροί τις προϋποθέσεις για κρατήσεις ή πιστώσεις.
40. Πίστωση φόρου ευκαιρίας εργασίας: Πρόσληψη ατόμων από ορισμένες ομάδες που αντιμετωπίζουν σημαντικά εμπόδια στην απασχόληση. Πίστωση με βάση το ποσοστό των καταβληθέντων μισθών.
41. Πίστωση πρόσβασης για άτομα με ειδικές ανάγκες: Κάντε την επιχείρησή σας πιο προσιτή σε άτομα με αναπηρία. Διατίθεται πίστωση για μικρές επιχειρήσεις.
42. Κόστος εκκίνησης: Έξοδα για έναρξη ή αγορά επιχείρησης. Μπορείτε να επιλέξετε να αφαιρέσετε έως και 5,000 $ τον πρώτο χρόνο και να αποσβέσετε το υπόλοιπο.
43. Οργανωτικές δαπάνες: Δαπάνες για τη νόμιμη δημιουργία εταιρείας ή εταιρικής σχέσης. Παρόμοιοι κανόνες έκπτωσης με το κόστος εκκίνησης.
44. Τέλη επεξεργασίας πιστωτικών καρτών: Καταβάλλονται τέλη για την αποδοχή πληρωμών με πιστωτική κάρτα. Πλήρως εκπιπτόμενο.
45. Εξοπλισμός ασφαλείας: Δαπάνες για εξοπλισμό ασφαλείας που απαιτείται για τη λειτουργία της επιχείρησης. Πλήρως εκπιπτόμενο.

Πώς να κατηγοριοποιήσετε τα έξοδα στην επιχείρησή σας;

Ας βουτήξουμε στις αποχρώσεις της κατηγοριοποίησης των επαγγελματικών δαπανών.

1. Δημιουργία Κατηγοριών

Το πρώτο βήμα για να κατακτήσετε το οικονομικό τοπίο της επιχείρησής σας είναι να δημιουργήσετε σαφείς και ολοκληρωμένες κατηγορίες για τα έξοδά σας.

Ακολουθούν οι βασικές κατηγορίες που πρέπει να λάβει υπόψη κάθε μικρή επιχείρηση:

• Εξοδα λειτουργίας
• Δαπάνες Προσωπικού
• Τεχνολογία και Λογισμικό
• Μάρκετινγκ και διαφήμιση
• Ταξίδια και Ψυχαγωγία
• Επαγγελματικές αμοιβές
• Ασφάλιση
• Φόροι και Άδειες
• Έρευνα και ανάπτυξη (Ε & Α)

2. Υποκατηγορίες

Η ανάλυση σε υποκατηγορίες επιτρέπει την ακριβέστερη παρακολούθηση και ανάλυση των δαπανών, παρέχοντας βαθύτερες πληροφορίες για το πού πηγαίνουν τα χρήματά σας και εντοπίζοντας πιθανές περιοχές για εξοικονόμηση κόστους. Ως παράδειγμα άσκησης, ας κάνουμε πιο συγκεκριμένες τις κατηγορίες που αναφέρονται παραπάνω:

• Εξοδα λειτουργίας
  • Υπηρεσίες κοινής ωφέλειας (ρεύμα, νερό, internet)
  • Ενοικίαση ή Υποθήκη
  • Συντήρηση και επισκευές
  • Αναλώσιμα και Εξοπλισμός Γραφείου
• Δαπάνες Προσωπικού
  • Μισθοί και μισθοί
  • Παροχές (ασφάλιση υγείας, συνταξιοδοτικά προγράμματα)
  • ΦΟΡΟΣ μισθωτων ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
• Τεχνολογία και Λογισμικό
  • Συνδρομές λογισμικού
  • Αγορές υλικού
  • Υπηρεσίες υποστήριξης πληροφορικής
• Μάρκετινγκ και διαφήμιση
  • Ψηφιακό Μάρκετινγκ
  • Εκτύπωση διαφημίσεων
  • Προωθητικά υλικά
• Ταξίδια και Ψυχαγωγία
  • Μεταφορές (πτήσεις, ενοικιάσεις αυτοκινήτων)
  • Κατάλυμα
  • Γεύματα και Ψυχαγωγία
• Επαγγελματικές αμοιβές
  • Νομικές Υπηρεσίες
  • Λογιστικές Υπηρεσίες
  • Τέλη συμβούλων
• Ασφάλιση
  • Ασφάλιση αστικής ευθύνης
  • Ασφάλεια περιουσίας
  • Αποζημίωση των εργαζομένων
• Φόροι και Άδειες
  • Φόρος εισοδήματος
  • Φόρος πωλήσεων
  • Άδειες και άδειες
• Έρευνα και ανάπτυξη (Ε & Α)
  • Ανάπτυξη προϊόντων
  • Ερευνα αγοράς
  • Τέλη διπλωμάτων ευρεσιτεχνίας και εμπορικών σημάτων

3. Παρακολούθηση δαπανών

Ο ακρογωνιαίος λίθος της σταθερής οικονομικής διαχείρισης είναι η σχολαστική παρακολούθηση κάθε δεκάρας που ρέει μέσα και έξω από την επιχείρησή σας. Στον σημερινό ψηφιακό κόσμο, η αξιοποίηση της τεχνολογίας για την αυτοματοποίηση αυτής της διαδικασίας δεν είναι απλώς μια ευκολία. είναι αναγκαιότητα για να παραμείνουμε ανταγωνιστικοί και ενημερωμένοι. Δείτε πώς να το κάνετε αποτελεσματικά:

• Χρησιμοποιήστε Λογιστικό Λογισμικό: Εφαρμόστε μια αξιόπιστη λύση λογισμικού λογιστικής που ταιριάζει στις ανάγκες της επιχείρησής σας. Πλατφόρμες όπως το Nanonets, το QuickBooks, το Xero ή το FreshBooks μπορούν να αυτοματοποιήσουν την παρακολούθηση δαπανών, τιμολόγησης και μισθοδοσίας, μειώνοντας σημαντικά την πιθανότητα ανθρώπινου λάθους και εξοικονομώντας χρόνο.
• Ψηφιακές αποδείξεις και τιμολόγια: Ενθαρρύνετε την τήρηση ψηφιακών αρχείων αποθηκεύοντας σαρώσεις ή φωτογραφίες αποδείξεων και τιμολογίων. Αυτή η πρακτική όχι μόνο υποστηρίζει το περιβάλλον αλλά και απλοποιεί τις διαδικασίες ανάκτησης και ελέγχου.
• Ενσωματώστε τραπεζικούς λογαριασμούς και πιστωτικές κάρτες: Πολλές λύσεις λογισμικού λογιστικής προσφέρουν τη δυνατότητα απευθείας σύνδεσης τραπεζικών λογαριασμών και πιστωτικών καρτών της επιχείρησής σας, επιτρέποντας την παρακολούθηση των εξόδων σε πραγματικό χρόνο και την απρόσκοπτη συμφωνία.
• Άμεση κατηγοριοποίηση συναλλαγών: Κάνε συνήθεια να κατηγοριοποιείς κάθε έξοδο όπως συμβαίνει. Η καθυστέρηση αυτής της εργασίας μπορεί να οδηγήσει σε ανακρίβειες και παράβλεψη δαπανών.

4. Τακτική αναθεώρηση

Η δυναμική φύση της επιχείρησης απαιτεί τακτικές αναθεωρήσεις των οικονομικών σας δραστηριοτήτων. Αυτή η πρακτική βοηθά στον εντοπισμό τάσεων, στη διαχείριση των ταμειακών ροών και στη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων:

• Μηνιαίες Κριτικές: Αφιερώστε χρόνο κάθε μήνα για να ελέγξετε τα έξοδά σας σε κατηγορίες. Αναζητήστε τάσεις, όπως απροσδόκητες αυξήσεις σε ορισμένες κατηγορίες, και διερευνήστε τυχόν ανωμαλίες.
• Βαθμολόγηση επιδόσεων: Συγκρίνετε τις αναλογίες εξόδων σας με τα πρότυπα του κλάδου ή παρόμοιες επιχειρήσεις. Αυτή η συγκριτική αξιολόγηση μπορεί να τονίσει τομείς αποτελεσματικότητας ή ανησυχίας, καθοδηγώντας τις μελλοντικές χρηματοοικονομικές στρατηγικές.

5. Εξετάστε τις φορολογικές επιπτώσεις

Η κατανόηση και ο προγραμματισμός για τις φορολογικές επιπτώσεις των επιχειρηματικών δαπανών είναι ζωτικής σημασίας. Δεν αντιμετωπίζονται όλα τα έξοδα ισότιμα ​​βάσει της φορολογικής νομοθεσίας και η σωστή κατηγοριοποίηση μπορεί να οδηγήσει σε σημαντική εξοικονόμηση φόρων:

• Μείνετε ενημερωμένοι για τη φορολογική νομοθεσία: Οι φορολογικοί κανονισμοί αλλάζουν συχνά και η ενημέρωση μπορεί να σας βοηθήσει να μεγιστοποιήσετε τις εκπτώσεις και τις πιστώσεις. Εξετάστε το ενδεχόμενο να συμβουλευτείτε έναν φοροτεχνικό για να διασφαλίσετε τη συμμόρφωση και τη βελτιστοποίηση των φορολογικών οφελών.
• Διάκριση μεταξύ επαγγελματικών και προσωπικών εξόδων: Διατηρήστε χωριστά τα επιχειρηματικά και τα προσωπικά οικονομικά για να απλοποιήσετε τη φορολογική προετοιμασία και να υποστηρίξετε τις αξιώσεις για επιχειρηματικά έξοδα.
• Τεκμηριώστε τα πάντα: Διατηρήστε σχολαστικά αρχεία για όλα τα έξοδα, συμπεριλαμβανομένων των αποδείξεων και των τιμολογίων. Η τεκμηρίωση είναι ζωτικής σημασίας για την τεκμηρίωση των εκπτώσεων και μπορεί να είναι ανεκτίμητη σε περίπτωση ελέγχου.
• Σχέδιο εκπτώσεων: Να είστε προληπτικοί στην κατανόηση των δαπανών που εκπίπτουν πλήρως, μερικώς εκπίπτουν ή δεν εκπίπτουν καθόλου. Αυτή η γνώση μπορεί να επηρεάσει τις αποφάσεις δαπανών και τις φορολογικές στρατηγικές καθ' όλη τη διάρκεια του έτους.

Λογισμικό Διαχείρισης Εξόδων για Κατηγοριοποίηση Εξόδων

Στον ανταγωνιστικό επιχειρηματικό κόσμο, η αυτοματοποίηση είναι το κλειδί για την αποτελεσματικότητα και την παραμονή μπροστά. Η κατηγοριοποίηση των δαπανών, κρίσιμη αλλά κουραστική, γίνεται αβίαστα με Λογισμικό διαχείρισης δαπανών Μου αρέσει Νανοδίκτυα.

15 καλύτερες λύσεις λογισμικού διαχείρισης δαπανών το 2024

Εξερευνήστε τον κόσμο του λογισμικού διαχείρισης δαπανών το 2024. Ανακαλύψτε τις καλύτερες λύσεις και μάθετε πώς να επιλέξετε τη σωστή για την επιχείρησή σας.

Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς ένα λογισμικό διαχείρισης δαπανών όπως το Nanonets αυτοματοποιεί την κατηγοριοποίηση και τη διαχείριση δαπανών.

Καταγραφή εξόδων

Ένας υπάλληλος συλλαμβάνει μια απόδειξη χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή για κινητά ή ανεβάζει ένα έγγραφο εξόδων σε οποιαδήποτε μορφή. Η τεχνολογία OCR της εφαρμογής εξάγει βασικές λεπτομέρειες όπως η ημερομηνία, το ποσό και ο έμπορος από την απόδειξη.

Αυτόματη κατηγοριοποίηση

Το σύστημα κατηγοριοποιεί αυτόματα τη δαπάνη σε προκαθορισμένες εταιρικές κατηγορίες, μειώνοντας την ανάγκη για χειροκίνητη ταξινόμηση και βελτιώνοντας την οργανωτική αποτελεσματικότητα.

Κωδικοποίηση GL

Μετά την κατηγοριοποίηση, στη δαπάνη εκχωρείται ο σωστός κωδικός Γενικής Λογιστικής (GL), ελαχιστοποιώντας τη χειρωνακτική εργασία και πιθανά σφάλματα κωδικοποίησης.

Ψηφιακή Αναφορά Εξόδων

Τα έξοδα προστίθενται αυτόματα σε μια ψηφιακή αναφορά, εξαλείφοντας τη μη αυτόματη καταχώριση. Οι εργαζόμενοι μπορούν να ελέγξουν και να προσαρμόσουν τις λεπτομέρειες εάν είναι απαραίτητο.

Ροή εργασιών έγκρισης

Οι διαχειριστές λαμβάνουν ειδοποιήσεις στον ψηφιακό χώρο εργασίας τους (π.χ. Slack, Teams, Email) για έλεγχο και μπορούν να εγκρίνουν ή να απορρίψουν τα έξοδα με ένα μόνο κλικ, κάνοντας τη διαδικασία πιο γρήγορη.

Αυτοματισμός αποζημίωσης

Οι εγκεκριμένες δαπάνες υποβάλλονται σε επεξεργασία για αποζημίωση αυτόματα, ενσωματώνοντας συστήματα μισθοδοσίας για την έκδοση πληρωμών χωρίς χειροκίνητη παρέμβαση.

Συγχρονισμός ERP

Η πλατφόρμα εξάγει απρόσκοπτα δεδομένα εξόδων στο λογισμικό ERP της εταιρείας, εξαλείφοντας τη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων και βελτιώνοντας την ακρίβεια των δεδομένων.

Συνεχής Συμφιλίωση

Το σύστημα προσφέρει συμφωνία σε πραγματικό χρόνο, αντιστοιχίζοντας αυτόματα τα έξοδα με τις τραπεζικές συναλλαγές και επισημαίνοντας τις αποκλίσεις για να διασφαλιστεί η οικονομική ακρίβεια και συμμόρφωση.

Συμπέρασμα

Όπως συζητήθηκε, η κατηγοριοποίηση των δαπανών βοηθά στη φορολογική προετοιμασία, ενισχύει τις αναλύσεις για τον προϋπολογισμό και είναι ζωτικής σημασίας για την αποτελεσματική διαχείριση ταμειακών ροών.

Η παρεχόμενη λίστα των κατηγοριών επιχειρηματικών δαπανών προσφέρει ένα πλαίσιο αναφοράς για τις επιχειρήσεις ώστε να βελτιστοποιήσουν τις φορολογικές τους θέσεις και να αποκτήσουν βαθύτερες πληροφορίες για τις οικονομικές τους λειτουργίες.

Επιπλέον, η ενοποίηση της τεχνολογίας, ειδικά μέσω λογισμικού διαχείρισης δαπανών όπως το Nanonets, έχει φέρει επανάσταση στον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις προσεγγίζουν την κατηγοριοποίηση των δαπανών. Τέτοιες πλατφόρμες αυτοματοποιούν τη διαδικασία, διασφαλίζοντας την ακρίβεια, την αποτελεσματικότητα και τη συμμόρφωση, τα οποία είναι απαραίτητα για τις επιχειρήσεις στον σημερινό κόσμο με γρήγορους ρυθμούς. Αυτός ο αυτοματισμός όχι μόνο εξοικονομεί χρόνο, αλλά παρέχει επίσης οικονομικές πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο που είναι ζωτικής σημασίας για τη λήψη τεκμηριωμένων επιχειρηματικών αποφάσεων.

Συμβουλεύουμε τις επιχειρήσεις να –

• υιοθετήσει μια δομημένη προσέγγιση για την κατηγοριοποίηση των δαπανών,
• αξιοποιούν την τεχνολογία για τον εξορθολογισμό των διαδικασιών,
• να ενημερώνεστε για τη φορολογική νομοθεσία,
• η διαβούλευση με επαγγελματίες θα ενισχύσει περαιτέρω τη στρατηγική,
• και επανεξετάζει τακτικά για να εντοπίζει ευκαιρίες για ανάπτυξη και αποταμίευση.

Με αυτόν τον τρόπο, οι επιχειρήσεις μπορούν να διασφαλίσουν ότι όχι μόνο είναι οικονομικά υγιείς αλλά και προετοιμασμένες για επιτυχία στην ανταγωνιστική αγορά.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://nanonets.com/blog/45-business-expense-categories-for-businesses-and-startups/