Καλώς ήρθατε στην τελευταία μας ανάρτηση ιστολογίου, όπου ξεκινάμε μια βαθιά βουτιά στις περιπλοκές του Γενικού Καθολικού (GL) — το θεμέλιο του χρηματοπιστωτικού συστήματος κάθε επιχείρησης.

Θα ξεκινήσουμε με τα βασικά: Τι ακριβώς είναι το Γενικό Καθολικό και γιατί είναι πρωταρχικής σημασίας για την οικονομική υγεία της επιχείρησής σας; Θα ξετυλίξουμε το Λογιστικό Σχέδιο, τη ραχοκοκαλιά του GL, περιγράφοντας λεπτομερώς τον τρόπο οργάνωσης και καταγραφής των συναλλαγών.

Θα διερευνήσουμε επίσης πώς να διαχειριστείτε και να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά το Γενικό Καθολικό σας, συμπεριλαμβανομένης της εφαρμογής σύγχρονων λύσεων λογισμικού για την αυτοματοποίηση και τον εξορθολογισμό των λογιστικών διαδικασιών σας. Σε μια εποχή όπου η αποτελεσματικότητα και η ακρίβεια είναι πρωταρχικής σημασίας, η αξιοποίηση της τεχνολογίας για τη διαχείριση του Γενικού Καθολικού σας μπορεί να αλλάξει το παιχνίδι.

Είτε είστε ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, επαγγελματίας οικονομικών, οικονομικός διευθυντής ή απλά περίεργοι για τις οικονομικές λειτουργίες μιας επιχείρησης, αυτή η σειρά ιστολογίων υπόσχεται να σας εξοπλίσει με μια πλήρη κατανόηση του Γενικού Καθολικού, της σημασίας του και της αποτελεσματικής εφαρμογής του στο μια επιχείρηση.

Τι είναι το Γενικό Καθολικό;

Στον πυρήνα του, ένα γενικό καθολικό είναι ένα πλήρες αρχείο όλων των χρηματοοικονομικών συναλλαγών που πραγματοποιούνται εντός μιας εταιρείας κατά τη διάρκεια της ζωής της. Αυτό το σχολαστικό έγγραφο χρησιμεύει ως βάση για τις οικονομικές καταστάσεις μιας εταιρείας, κατηγοριοποιώντας και καταγράφοντας κάθε συναλλαγή. Μέσω αυτής της αυστηρής οργάνωσης, παρέχει ένα ουσιαστικό στιγμιότυπο, προσφέροντας μια ολοκληρωμένη εικόνα της οικονομικής υγείας της εταιρείας και διευκολύνοντας τη λεπτομερή οικονομική ανάλυση και αναφορά.

Ας το καταλάβουμε αυτό αναλυτικά.

Λογιστικό Σχέδιο

Το γενικό καθολικό οργανώνεται σε α Λογιστικό Σχέδιο που αντικατοπτρίζουν τις οικονομικές συναλλαγές μιας εταιρείας σε διάφορες κατηγορίες. Αυτοί οι κύριοι λογαριασμοί είναι κρίσιμοι για τη ζωγραφική μιας ολοκληρωμένης εικόνας της οικονομικής υγείας μιας εταιρείας και περιλαμβάνουν περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις, ίδια κεφάλαια, έσοδα και έξοδα.

• Ενεργητικό είναι πόροι που κατέχει η εταιρεία που έχουν οικονομική αξία και μπορούν να μετατραπούν σε μετρητά. Παραδείγματα περιλαμβάνουν μετρητά, απόθεμα και ακίνητα.
• Υποχρεώσεις αντιπροσωπεύουν τις υποχρεώσεις ή τα χρέη της εταιρείας που πρέπει να πληρώσει σε άλλες οντότητες. Αυτά μπορεί να είναι δάνεια, πληρωτέοι λογαριασμοί ή υποθήκες.
• Δικαιοσύνη αναφέρεται στις απαιτήσεις του ιδιοκτήτη μετά την αφαίρεση των υποχρεώσεων από τα περιουσιακά στοιχεία, αντιπροσωπεύοντας ουσιαστικά τα καθαρά περιουσιακά στοιχεία που κατέχουν οι μέτοχοι.
• Έσοδα οι λογαριασμοί παρακολουθούν τα έσοδα που παράγονται από τις δραστηριότητες της εταιρείας, όπως πωλήσεις και υπηρεσίες.
• Εξοδα λαμβάνετε υπόψη το κόστος που προκύπτει για τη δημιουργία εσόδων, συμπεριλαμβανομένων των δαπανών όπως το ενοίκιο, οι υπηρεσίες κοινής ωφέλειας και οι μισθοί.

Υποκατηγοριοποίηση

Μέσα σε κάθε κύρια κατηγορία, μια επιχείρηση μπορεί να δημιουργήσει εξατομικευμένες υποκατηγορίες που αντικατοπτρίζουν τις αποχρώσεις των λειτουργιών της. Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα πλαισίου με πιθανές υποκατηγορίες. Κάντε κλικ σε κάθε κατηγορία και υποκατηγορία για να εξερευνήσετε περαιτέρω.

Ενεργητικό

Υποχρεώσεις

Δικαιοσύνη

έσοδα

Εξοδα

Ενσωματώνοντας λεπτομέρειες σε κάθε κύριο λογαριασμό GL, δημιουργείτε ένα ισχυρό σύστημα που αντικατοπτρίζει με ακρίβεια τις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες. Ωστόσο, θυμηθείτε την αρχή της αποφυγής υπερβολικών περιπλοκών: προσαρμόστε τις υποκατηγορίες σας ώστε να ταιριάζουν με τις συγκεκριμένες ανάγκες και την κλίμακα της επιχείρησής σας, διασφαλίζοντας ότι η δομή του λογαριασμού σας GL παραμένει χρήσιμη και διαχειρίσιμη.

Κωδικοποίηση GL

Οι Κωδικοί Γενικής Λογιστικής, ή Κωδικοί GL, είναι μοναδικές αλφαριθμητικές συμβολοσειρές που ταξινομούν και καταγράφουν οικονομικές συναλλαγές εντός του γενικού καθολικού μιας εταιρείας σε αντίστοιχο λογαριασμό GL. Κάθε λογαριασμός GL συσχετίζεται με αντίστοιχο κωδικό GL. Αυτοί οι κώδικες χρησιμεύουν ως τα θεμελιώδη δομικά στοιχεία της οικονομικής δομής μιας επιχείρησης, επιτρέποντας την κατηγοριοποίηση των συναλλαγών σε διακριτούς λογαριασμούς για έσοδα, έξοδα, περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις και ίδια κεφάλαια. Για παράδειγμα, ένας κωδικός GL για έξοδα ειδών γραφείου βοηθά να διασφαλιστεί ότι όλες οι δαπάνες που σχετίζονται με είδη γραφείου ομαδοποιούνται, διευκολύνοντας την παρακολούθηση και την ανάλυση.

Το Υπουργείο Δικαιοσύνης επιτρέπει τη χρήση ενός πενταψήφιου δικτύου για κάθε τομέα (κύρια κατηγορία λογαριασμού) για να διασφαλιστεί ότι υπάρχουν επαρκείς ατομικοί αριθμοί αναγνώρισης που να περιλαμβάνουν την υποκατηγοριοποίηση.

• Στοιχεία ενεργητικού—Σειρά 10000
• Παθητικό—Σειρά 20000
• Καθαρό ενεργητικό—σειρά 30000
• Έσοδα—Σειρά 40000
• Έξοδα—Σειρά 50000

Όταν σχεδιάζετε τους κωδικούς GL σας, λάβετε υπόψη τα εξής:

• Επίπεδο λεπτομέρειας: Προσδιορίστε την ευαισθησία των πληροφοριών που χρειάζεστε. Αν και η λεπτομέρεια είναι πολύτιμη, η υπερβολική ποσότητα μπορεί να κατακλύσει το σύστημα και τους χρήστες σας.
• Δευτερεύοντες κωδικοί λογαριασμών: Εάν το καταστατικό των λογαριασμών σας έχει υποκατηγοριοποίηση πέρα ​​από τις πέντε κατηγορίες, δημιουργήστε εύρη κωδικών GL για τις υποκατηγορίες. (π.χ. στον λογαριασμό "Στοιχεία" με κωδικούς GL στη σειρά 10000, δημιουργήστε υποκατηγορίες όπως 10000-11000 για "τρέχοντα περιουσιακά στοιχεία", 11000-12000 για "πάγια στοιχεία". Περαιτέρω κατηγοριοποίηση μπορεί να σημαίνει ότι εντός 10000-11000 », εκχωρούμε 10000-10300 για «Εισπρακτέους λογαριασμούς», 10300-10600 για «Προπληρωμένα Έξοδα», 10600-10999 για «Απόθεμα».)

Μόλις ρυθμιστούν οι κατηγορίες, οι υποκατηγορίες και οι κωδικοί GL, έχετε δημιουργήσει ουσιαστικά το λογιστικό σας σχέδιο. Ακολουθεί ένα απόσπασμα του πώς μπορεί να μοιάζει τελικά ένα Λογιστικό Σχέδιο.

Τώρα που κατανοήσαμε το λογιστικό σχέδιο, ας διερευνήσουμε πώς να χρησιμοποιήσετε το σύστημα για να συμπληρώσετε το γενικό καθολικό και να καταγράψετε τις συναλλαγές σε αυτό καθώς συμβαίνουν.

Διπλή Λογιστική

Κάθε συναλλαγή που καταγράφεται στο γενικό καθολικό καταχωρείται είτε ως χρεωστική είτε ως πίστωση, βάσει του διπλογραφικού συστήματος τήρησης βιβλίων. Το σύστημα αυτό διασφαλίζει ότι για κάθε συναλλαγή γίνεται αντίστοιχη και αντίθετη εγγραφή σε άλλο λογαριασμό, διατηρώντας το υπόλοιπο της λογιστικής εξίσωσης.

Οι χρεώσεις και οι πιστώσεις επηρεάζουν τους λογαριασμούς διαφορετικά. Για παράδειγμα, οι χρεώσεις αυξάνουν τα περιουσιακά στοιχεία και τα έξοδα, αλλά μειώνουν τις υποχρεώσεις και τα ίδια κεφάλαια, ενώ οι πιστώσεις έχουν το αντίθετο αποτέλεσμα. Αυτή η μέθοδος καταγραφής συναλλαγών διασφαλίζει την ακρίβεια και την ακεραιότητα των οικονομικών πληροφοριών, παρέχοντας μια σαφή και ισορροπημένη εικόνα της οικονομικής κατάστασης της εταιρείας.

Παράδειγμα Γενικού Καθολικού

Παρακάτω δίνεται ένα παράδειγμα ενός λογιστικού συστήματος με γενικό καθολικό για έναν πλασματικό λογαριασμό, το λογισμικό ABCDEFGH.

• Το πιο αριστερό τμήμα στην παραπάνω περίπτωση είναι η διάρκεια της συναλλαγής.
• Στα δεξιά του βρίσκεται ο αριθμός πρόσβασης ημερολογίου που συσχετίζεται με τη συναλλαγή, ο οποίος περιλαμβάνει μια αναγνωριστική ποσότητα που συσχετίζεται με τη συναλλαγή.
• Η επεξήγηση της συναλλαγής βρίσκεται στην ακόλουθη στήλη. Υποστηρίζει τον λόγο πίσω από τη συναλλαγή. Για αυτήν την περίπτωση, μια δεδομένη συναλλαγή αφορά μια χρηματική πληρωμή από έναν λογαριασμό πελάτη στο λογισμικό ABCDEFGH. Εφόσον ο λογαριασμός χρημάτων αποκτά εισόδημα, τότε η ενότητα χρέωσης θα εμφανίσει ένα κέρδος και θα εμφανίσει ένα ποσό για το ποσό. Σε αυτή την περίπτωση, είναι $10,000.
• Για αυτήν τη συναλλαγή, η ενότητα πίστωσης θα παραμείνει ανέπαφη για αυτόν τον λογαριασμό. Ωστόσο, μια ξεχωριστή εγγραφή στο βιβλίο για τους εισπρακτέους λογαριασμούς της εταιρείας θα υποδεικνύει μια πιστωτική έκπτωση για το ίδιο ποσό, επειδή η ABCDEFGH Software δεν έχει πλέον αυτό το ποσοστό εισπρακτέο από τον πελάτη της.

Για να διατηρηθεί η καθαρή μηδενική απόκλιση της λογιστικής εξίσωσης, ένας λογαριασμός ενεργητικού πρέπει να ενισχυθεί ενώ ένας άλλος να μειώνεται κατά την ίδια ποσότητα. Το πρόσφατο υπόλοιπο του λογαριασμού μετρητών, μετά την καθαρή μεταβολή από τη συναλλαγή, θα αντικατοπτρίζεται στη συνέχεια στην κατηγορία υπολοίπου.

Καταγραφή Συναλλαγών

Το βασίλειο της λογιστικής GL λειτουργεί με χρεώσεις και πιστώσεις. Οι χρεώσεις και οι πιστώσεις δημιουργούν τον κόσμο ενός βιβλίου. Πρέπει να τεκμηριώσετε χρεώσεις και πιστώσεις για κάθε συναλλαγή.

Ακολουθήστε τους τρεις χρυσούς νόμους της λογιστικής κατά την καταγραφή των συναλλαγών –

1. Χρεώστε τον παραλήπτη και πιστώστε τον δότη

Ο νόμος της χρέωσης του δέκτη και της πίστωσης του δωρητή φτάνει στην παράσταση με προσωπικές αναφορές. Ένας προσωπικός λογαριασμός είναι ένα γενικό καθολικό που σχετίζεται με άτομα ή ιδρύματα. Εάν λάβετε κάτι, χρεώστε τον λογαριασμό. Εάν παρέχετε κάτι, πιστώστε τον λογαριασμό.

Ας υποθέσουμε ότι αγοράζετε προϊόντα αξίας 1,000 $ από την εταιρεία XYZ στις εκδόσεις σας, πρέπει να χρεώσετε τον Λογαριασμό Αγοράς και να πιστώσετε την Εταιρεία XYZ. Επειδή ο πάροχος, η Εταιρεία XYZ, παρέχει αγαθά, απαιτείται να πιστώσετε την Εταιρεία XYZ. Στη συνέχεια, πρέπει να χρεώσετε τον παραλήπτη, που είναι ο λογαριασμός αγοράς σας.

2. Χρεώστε ό,τι φτάνει και πιστώστε σε ποια δικαστήρια

Για πραγματικούς λογαριασμούς, χρησιμοποιήστε αυτόν τον χρυσό κανόνα. Οι πραγματικοί λογαριασμοί αναφέρονται επίσης ως σταθεροί λογαριασμοί. Οι πραγματικοί λογαριασμοί δεν κλείνουν στο τέλος του έτους. Αντίθετα, οι αναλογίες τους μεταφέρονται στην επόμενη λογιστική περίοδο. Ένας πραγματικός λογαριασμός λέγεται ότι είναι ένας λογαριασμός ενεργητικού, ένας λογαριασμός μετοχικού κεφαλαίου ή ένας λογαριασμός παθητικού. Οι πραγματικοί λογαριασμοί περιλαμβάνουν επίσης λογαριασμούς αντίθετων περιουσιακών στοιχείων, ιδίων κεφαλαίων και παθητικού. Με πραγματικό λογαριασμό, κάθε φορά που φτάνει κάτι στην εταιρεία σας (π.χ. ένα περιουσιακό στοιχείο), χρεώστε τον λογαριασμό. Επίσης, όταν κάτι φεύγει από την εταιρεία σας, πιστώστε τον λογαριασμό.

Ας υποθέσουμε ότι αγοράσατε έπιπλα για 2,500 $ σε χρήματα. Χρεώστε τον λογαριασμό σας στα Έπιπλα (ό,τι έρχεται) και πιστώστε τον λογαριασμό σας σε μετρητά (ό,τι αφήνει έξω).

3. Χρεωστικές δαπάνες και ζημίες, πιστωτικά έσοδα και κέρδη

Ο απόλυτος χρυσός κανόνας των λογιστικών συμφώνων με ονομαστικούς λογαριασμούς. Ένας ονομαστικός λογαριασμός λέγεται ότι είναι ένας λογαριασμός που κλείνεις στο τέλος κάθε λογιστικής διάρκειας. Οι ονομαστικοί λογαριασμοί ονομάζονται επίσης προσωρινοί λογαριασμοί. Οι ονομαστικοί ή προσωρινοί λογαριασμοί περιλαμβάνουν λογαριασμούς εσόδων, κερδών, εξόδων και ζημιών. Σε ονομαστικούς λογαριασμούς, χρεώστε τον λογαριασμό εάν η εταιρεία σας έχει ζημία ή έξοδο. Πιστώστε τον λογαριασμό σας εάν η εταιρεία σας χρειάζεται να τεκμηριώσει εισόδημα ή κέρδος.

Ας υποθέσουμε ότι αγοράζετε προϊόντα αξίας 3,000 $ από την εταιρεία ABC. Για να τεκμηριώσετε τη συναλλαγή, θα πρέπει να χρεώσετε τα έξοδα (αγορά 3,000 $) και να πιστώσετε τα έσοδα.

Ας υποθέσουμε ότι πουλάτε εμπορεύματα 1,700 $ στην εταιρεία ABC. Θα πρέπει να πιστώσετε τα έσοδα στον λογαριασμό πωλήσεών σας και να χρεώσετε τα έξοδα.

Γιατί είναι σημαντικό το Γενικό Καθολικό;

Το γενικό καθολικό είναι μια λεπτομερής καταγραφή όλων των νομισματικών συναλλαγών προσαρμοσμένη για τη διάρκεια ζωής της επιχείρησής σας.

Η φράση «τήρηση βιβλίων» συνεπάγεται τη διατήρηση ενός γενικού καθολικού, του κύριου λογιστικού αρχείου για την επιχείρησή σας, εάν χρησιμοποιείτε διπλή λογιστική. Είναι το θεμελιώδες εργαλείο που σας δίνει τη δυνατότητα να κρατάτε ένα ίχνος όλων των συναλλαγών και να τις διαμορφώνετε σε υποκατηγορίες, ώστε ο λογιστής σας να μπορεί να εντοπίσει μια συνοπτική, ολοκληρωμένη καταγραφή των οικονομικών της εταιρείας σας όλα σε έναν τομέα.

Το γενικό καθολικό διαδραματίζει κρίσιμο ρόλο στις οικονομικές λειτουργίες της εταιρείας σας, λειτουργώντας ως ένα ολοκληρωμένο αποθετήριο. Σκεφτείτε το ως έναν κεντρικό κόμβο που περιέχει όλες τις οικονομικές πληροφορίες που απαιτούνται για την προετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων της εταιρείας σας. Είναι χτισμένο πάνω σε θεμελιώδη έγγραφα, με τουλάχιστον μία εγγραφή ημερολογίου που αντιστοιχεί σε κάθε οικονομική συναλλαγή. Αυτά τα θεμελιώδη έγγραφα θα μπορούσαν να είναι τιμολόγια ή ακυρωμένες επιταγές, που χρησιμεύουν ως αποδεικτικά στοιχεία των καταγεγραμμένων συναλλαγών.

Ακολουθούν έξι δικαιολογίες ότι το γενικό καθολικό είναι τόσο σημαντικό για την επιχείρησή σας:

• Αίτηση για δάνειο: Οι δανειστές θα ζητούν με συνέπεια ένα μείγμα νομισματικών αρχείων εάν η εταιρεία σας αφορά δάνειο. Το γενικό σας καθολικό μπορεί να σας δώσει τη δυνατότητα να εντοπίσετε και να προσδιορίσετε άμεσα όσα δεδομένα χρειάζεστε.
• Εξισορρόπηση των βιβλίων σας: Ένα γενικό καθολικό σάς επιτρέπει να ολοκληρώσετε ένα δοκιμαστικό υπόλοιπο. Αυτό σας δίνει τη δυνατότητα να ισορροπήσετε τα βιβλία.
• Έτοιμοι για έλεγχο: Εάν κάποιος ελέγχεται από την IRS (Internal Revenue Service), θα είναι απλό να διατυπώσετε τον έλεγχο, καθώς τα νομισματικά σας αρχεία βρίσκονται όλα σε ένα σημείο.
• Ανίχνευση απάτης: Σας δίνει τη δυνατότητα να τοποθετείτε πιο εύκολα απάτη ή οποιοδήποτε άλλο πρόβλημα με τα βιβλία σας, καθώς είναι απλό να το ψάξετε και να το κατανοήσετε.
• Εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία: Το γενικό καθολικό διατηρεί όλα τα απαραίτητα δεδομένα για την παραγωγή των νομισματικών καταστάσεων τόσο για διαχείριση, είτε για εσωτερική χρήση και για εξωτερική, είτε για επενδυτική ή καταναλωτική χρήση.
• Φορολογική συμμόρφωση και παροχές: Το GL διασφαλίζει ότι κάθε δεκάρα εσόδων και εξόδων υπολογίζεται, καθιστώντας τη φορολογική δήλωση λιγότερο πονοκέφαλο. Επιπλέον, μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό πιθανών φορολογικών εκπτώσεων και πιστώσεων, διασφαλίζοντας ότι δεν αφήνετε χρήματα στο τραπέζι. Στον τομέα των επιχειρήσεων, όπου κάθε δολάριο μετράει, αυτά τα φορολογικά οφέλη μπορούν να κάνουν σημαντική διαφορά στο τελικό αποτέλεσμα.

Γενική Λογιστική εναντίον Γενικής Εφημερίδας

Το γενικό περιοδικό, που συχνά αναφέρεται ως το βιβλίο της αρχικής εγγραφής, χρησιμεύει ως το πρωταρχικό βήμα στη λογιστική διαδικασία. Κάθε συναλλαγή καταγράφεται με χρονολογική σειρά, παρέχοντας μια λεπτομερή αφήγηση για κάθε οικονομική δραστηριότητα. Αυτό καθιστά το γενικό περιοδικό έναν κρίσιμο πόρο για όποιον αναζητά πληροφορίες για συγκεκριμένες καταχωρήσεις. Έτσι μοιάζουν οι γενικές εγγραφές ημερολογίου -

Αντίθετα, το γενικό καθολικό, ή λογιστικό καθολικό, είναι η ραχοκοκαλιά του λογιστικού συστήματος. Εκεί πραγματοποιείται η διπλογραφική τήρηση βιβλίων, με κάθε συναλλαγή να επηρεάζει δύο λογαριασμούς: έναν χρεωστικό και έναν πιστωτικό. Το γενικό καθολικό ενοποιεί δεδομένα από διάφορα περιοδικά σε σχετικούς λογαριασμούς, διευκολύνοντας την προετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων και την αξιολόγηση της οικονομικής υγείας μιας επιχείρησης. Έτσι μοιάζουν οι εγγραφές στο γενικό καθολικό -

Οι βασικές διαφορές είναι -

• λειτουργικότητα: Το γενικό ημερολόγιο είναι το σημείο εκκίνησης για όλες τις συναλλαγές, με κάθε συναλλαγή να καταγράφεται σε περιγραφική χρονολογική μορφή για να διασφαλίζεται η σαφήνεια και η ευκολία στην ανάγνωση. Το γενικό καθολικό, ωστόσο, είναι όπου αυτές οι συναλλαγές συνοψίζονται σε μη περιγραφικούς δομημένους λογαριασμούς, διευκολύνοντας τη διαδικασία προετοιμασίας των οικονομικών καταστάσεων.
• Τήρηση βιβλίων διπλής εισόδου: Ενώ το ημερολόγιο καταγράφει τις συναλλαγές με χρονολογική σειρά χωρίς την ανάγκη εξισορρόπησης χρεώσεων και πιστώσεων για κάθε καταχώριση, το καθολικό είναι το σημείο όπου η τήρηση λογιστικών βιβλίων διπλής εγγραφής τίθεται στο παιχνίδι, καθιστώντας απαραίτητο κάθε χρέωση να έχει μια αντίστοιχη πίστωση.
• Σκοπός και χρήση: Το ημερολόγιο χρησιμοποιείται για την καταγραφή της λεπτομερούς αφήγησης κάθε συναλλαγής, χρησιμεύοντας ως ολοκληρωμένη αναφορά. Ο σκοπός του καθολικού είναι να συγκεντρώνει αυτές τις πληροφορίες, καθιστώντας ευκολότερη την ανάλυση και την ερμηνεία των οικονομικών δεδομένων σε κλίμακα.

Πώς να εφαρμόσετε ένα γενικό καθολικό για την επιχείρησή σας

Το πρώτο βήμα για την επιλογή του σωστού συστήματος γενικού καθολικού είναι μια διεξοδική αξιολόγηση του μεγέθους και της πολυπλοκότητας της επιχείρησής σας. Είτε διευθύνετε μια μικρή τοπική επιχείρηση είτε μια πολυεθνική εταιρεία, ο όγκος των συναλλαγών και η λειτουργική πολυπλοκότητα θα επηρεάσουν σημαντικά τις απαιτήσεις του συστήματός σας. Ένα σύστημα που είναι πολύ βασικό μπορεί να μην αντιμετωπίσει την πολυπλοκότητα, ενώ ένα υπερβολικά εξελιγμένο σύστημα θα μπορούσε να κατακλύσει και να επιβραδύνει τις διαδικασίες. Είναι σημαντικό να επιτύχετε τη σωστή ισορροπία, διασφαλίζοντας ότι το σύστημα ευθυγραμμίζεται με την κλίμακα και τις λειτουργικές ανάγκες της επιχείρησής σας.

Έχοντας αυτό κατά νου, μπορείτε να εξερευνήσετε και να βρείτε το κατάλληλο λογισμικό Γενικής Λογιστικής για εσάς με βάση τις δυνατότητες που χρειάζεστε. Η παρακάτω λίστα ελέγχου καλύπτει ένα ευρύ φάσμα χαρακτηριστικών που πρέπει να λάβουν υπόψη οι επιχειρήσεις κατά την αξιολόγηση των συστημάτων γενικής λογιστικής.

Βασικά λογιστικά χαρακτηριστικά

• Λογιστικό Σχέδιο: Προσαρμόσιμοι λογαριασμοί για την καταγραφή συναλλαγών.
• Ημερολογιακές εγγραφές: Δυνατότητες χειροκίνητης και αυτόματης εισαγωγής.
• Οικονομικές Καταστάσεις: Δημιουργία ισολογισμών, καταστάσεων λογαριασμού αποτελεσμάτων και καταστάσεων ταμειακών ροών.
• Συμφιλίωση τραπεζών: Εργαλεία για αντιστοίχιση τραπεζικών συναλλαγών με καταχωρίσεις GL.
• Πληρωτέοι λογαριασμοί (AP): Διαχείριση λογαριασμών και πληρωμών σε πωλητές.
• Εισπρακτέοι λογαριασμοί (AR): Παρακολούθηση τιμολογίων και αποδείξεων πελατών.

Συμμόρφωση και Αναφορά

• Διαδρομές Ελέγχου: Αρχεία αλλαγών στα δεδομένα για διαφάνεια και συμμόρφωση.
• Διαχείριση Φορολογίας: Υποστήριξη για διάφορους φορολογικούς συντελεστές και δικαιοδοσίες.
• Υποστήριξη πολλαπλών νομισμάτων: Χειρισμός συναλλαγών σε πολλαπλά νομίσματα.
• Κανονιστική Συμμόρφωση: Χαρακτηριστικά για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τους οικονομικούς κανονισμούς.

Ευελιξία και ευελιξία

• Δομοστοιχειωτή δομή: Πρόσθετες μονάδες για πρόσθετη λειτουργικότητα.
• Επιλογές προσαρμογής: Δυνατότητα προσαρμογής του συστήματος σε συγκεκριμένες επιχειρηματικές ανάγκες.
• Διαχείριση πρόσβασης χρηστών: Έλεγχος των δικαιωμάτων χρήστη και των επιπέδων πρόσβασης.
• Απεριόριστες δυνατότητες: Δυνατότητα διαχείρισης της αύξησης του όγκου συναλλαγών και της πολυπλοκότητας.

Ενοποίηση και Διαχείριση Δεδομένων

• Ενσωματώσεις τρίτων: Συμβατότητα με άλλο επιχειρηματικό λογισμικό (CRM, ERP κ.λπ.).
• Εισαγωγή/Εξαγωγή δεδομένων: Εργαλεία για τη μεταφορά δεδομένων από και προς το σύστημα.
• Διαχείρηση αρχείων: Αποθήκευση και ανάκτηση οικονομικών εγγράφων.
• Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και αποκατάσταση: Μηχανισμοί για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και επαναφορά δεδομένων.

Προηγμένα Χαρακτηριστικά

• Προϋπολογισμός και πρόβλεψη: Εργαλεία για τον καθορισμό οικονομικών στόχων και την πρόβλεψη των αποτελεσμάτων.
• Λογιστική Έργων: Παρακολούθηση οικονομικών για συγκεκριμένα έργα.
• Διαχείριση Αποθεμάτων: Επίβλεψη των επιπέδων αποθεμάτων, των παραγγελιών και των πωλήσεων.
• Διαχείριση παγίων: Παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων και αποσβέσεων της εταιρείας.

Εμπειρία χρήστη και προσβασιμότητα

• Πίνακας ελέγχου και Analytics: Οπτικές αναπαραστάσεις οικονομικών δεδομένων για πληροφορίες.
• Πρόσβαση στο κινητό τηλέφωνο: Δυνατότητα πρόσβασης στο σύστημα GL μέσω φορητών συσκευών.
• Διεπαφής χρήστη: Ευκολία στη χρήση και διαισθητική πλοήγηση.
• Προσαρμοσμένη αναφορά: Εργαλεία για τη δημιουργία και την προσαρμογή των οικονομικών αναφορών.

Ασφάλεια και αξιοπιστία

• Ασφάλεια Δεδομένων: Κρυπτογράφηση και ασφαλής αποθήκευση δεδομένων.
• Έλεγχος ταυτότητας χρήστη: Ασφαλείς διαδικασίες σύνδεσης.
• Εγγυήσεις Uptime: Δέσμευση για διαθεσιμότητα συστήματος.
• Υποστήριξη και συντήρηση: Πρόσβαση στην υποστήριξη πελατών και ενημερώσεις συστήματος.

Κόστος και Επένδυση

• Αρχικό κόστος εγκατάστασης: Έξοδα που σχετίζονται με τη ρύθμιση του συστήματος.
• Τέλη συνδρομής: Τρέχουσες δαπάνες για τη χρήση του λογισμικού.
• Κόστος προσαρμογής: Έξοδα για πρόσθετη προσαρμογή.
• Εκπαίδευση και Υλοποίηση: Δαπάνες για την εκπαίδευση του προσωπικού και την εφαρμογή του συστήματος.

Ρίξτε μια ματιά στους παρακάτω πόρους για να συγκρίνετε το καλύτερο Λογισμικό Γενικής Λογιστικής στην αγορά αυτή τη στιγμή –

Για Μικρές και Μεσαίες Επιχειρήσεις:

• Το καλύτερο λογιστικό λογισμικό για μικρές επιχειρήσεις το 2024.
• QuickBooks Online συχνά επισημαίνεται ως η καλύτερη συνολική επιλογή, εκτιμάται για την επεκτασιμότητα, το ολοκληρωμένο σύνολο χαρακτηριστικών και την ισχυρή υποστήριξη πελατών. Είναι κατάλληλο για ένα ευρύ φάσμα μικρών επιχειρήσεων​​.
• WAVE αναγνωρίζεται για την αξία του, προσφέροντας ένα ισχυρό σύνολο βασικών χαρακτηριστικών δωρεάν, καθιστώντας το ιδανικό για startups και πολύ μικρές επιχειρήσεις με άμεσες λογιστικές ανάγκες​​.
• FreshBooks ξεχωρίζει για μικρές επιχειρήσεις που βασίζονται σε υπηρεσίες, προσφέροντας ισχυρά χαρακτηριστικά λογιστικής έργων, εξαιρετική υποστήριξη πελατών και ευκολία στη χρήση.
• Zoho Βιβλία προσφέρει εξαιρετικές δυνατότητες λογιστικής για κινητές συσκευές και συνιστάται για επιχειρήσεις που δίνουν προτεραιότητα στην προσβασιμότητα και την ενσωμάτωση με άλλες εφαρμογές Zoho​​.

Για Επιχειρήσεις:

Το καλύτερο λογιστικό λογισμικό για επιχειρήσεις

Για μεγαλύτερες επιχειρήσεις, η αναζήτηση επιλογών που προσφέρουν προηγμένη λειτουργικότητα, όπως το Oracle NetSuite και το Sage, θα ήταν ωφέλιμο. Αυτές οι λύσεις υποστηρίζουν συνήθως ένα ευρύτερο φάσμα επιχειρηματικών διαδικασιών πέρα ​​από τη λογιστική, όπως το ERP, το CRM και το ηλεκτρονικό εμπόριο​​.

Ειδικές ανάγκες του κλάδου:

Η επιλογή του λογιστικού λογισμικού μπορεί επίσης να εξαρτάται από τις συγκεκριμένες ανάγκες του κλάδου σας. Για παράδειγμα,

• Το FreshBooks συνιστάται για επιχειρήσεις που βασίζονται σε υπηρεσίες λόγω των χαρακτηριστικών διαχείρισης έργων και παρακολούθησης χρόνου​​.
• Οι επιχειρήσεις λιανικής ή κατασκευαστικής μπορεί να αναζητήσουν λογισμικό με ισχυρές δυνατότητες διαχείρισης αποθέματος, όπως το QuickBooks Online ή το Zoho Books​​​.
• MARG ERP 9+ Λογιστική ανταποκρίνεται στις μοναδικές απαιτήσεις των εταιρειών υγειονομικής περίθαλψης με δυνατότητες χρέωσης, διαχείρισης αποθεμάτων, οικονομικών αναφορών, διαχείρισης αποθέματος φαρμακείων και παρακολούθησης αρχείων ασθενών.
• Q7 έχει κατασκευαστεί ειδικά για τη βιομηχανία φορτηγών, το Q7 προσφέρει μια πλήρη σειρά λογιστικών εργαλείων, συμπεριλαμβανομένων μισθοδοσίας, γενικού καθολικού, εισπρακτέων λογαριασμών και πληρωτέων λογαριασμών. Διακρίνεται για το ισχυρό χαρακτηριστικό διαχείρισης παραγγελιών, το οποίο περιλαμβάνει ένα εργαλείο προσφοράς για την παρακολούθηση και τη μετατροπή προσφορών σε παραγγελίες.
• Λογισμικό κατασκευής Premier (πρώην Jonas Premier) είναι ιδανικό για μεγάλες επιχειρήσεις της κατασκευαστικής βιομηχανίας με τις δυνατότητες διαχείρισης έργων και τις ενημερώσεις κόστους σε πραγματικό χρόνο. Ωστόσο, η τιμολόγησή του μπορεί να είναι προκλητική για μικρότερες επιχειρήσεις ή νεοσύστατες επιχειρήσεις. Την ίδια στιγμή, Sage 100 Contractor είναι καλύτερο για κατασκευαστικές μικροεπιχειρήσεις, προσφέροντας επεκτασιμότητα, ψηφιακά εργαλεία για γενικά βιβλία, εισπρακτέους και πληρωτέους λογαριασμούς και πλήρη υποστήριξη για μισθοδοσία και παρακολούθηση χρόνου. Διακρίνεται για την πιο προσιτή τιμή και τη λειτουργικότητά του ειδικά για την κατασκευή.

Συμπερασματικά, η αξιολόγηση του καλύτερου λογισμικού γενικού καθολικού περιλαμβάνει

• λαμβάνοντας υπόψη την οικονομική σας κλίμακα,
• διασφαλίζοντας ότι υπάρχουν τα απαιτούμενα χαρακτηριστικά και
• διασφαλίζοντας ότι το λογισμικό είναι συμβατό με τις λειτουργικές διαδικασίες και τις απαιτήσεις συμμόρφωσης του συγκεκριμένου κλάδου σας.

Αυτοματοποιήστε το Γενικό Καθολικό σας

Το γενικό καθολικό είναι η ραχοκοκαλιά των οικονομικών αρχείων της εταιρείας σας. Είναι το κεντρικό αποθετήριο για όλα τα οικονομικά δεδομένα, συμπεριλαμβανομένων των περιουσιακών στοιχείων, των υποχρεώσεων, των ιδίων κεφαλαίων, των εσόδων και των εξόδων. Η χειροκίνητη διαχείριση, ειδικά σε ένα ψηφιακό καθολικό, δεν είναι μόνο χρονοβόρα αλλά και επιρρεπής σε ανθρώπινο λάθος. Καθώς οι επιχειρήσεις κλιμακώνονται, ο όγκος των συναλλαγών αυξάνεται εκθετικά, καθιστώντας τη χειρωνακτική διαχείριση μη βιώσιμη πρακτική.

Οι ελλείψεις είναι οι εξής -

• Χρονοβόρα εισαγωγή δεδομένων: Η χειροκίνητη εισαγωγή δεν είναι απλώς αργή. Είναι μια αποστράγγιση πόρων, απομακρύνοντας το προσωπικό από δραστηριότητες με περισσότερη προστιθέμενη αξία.
• Συναλλαγές επιρρεπείς σε σφάλματα: Ο ανθρώπινος παράγοντας εισάγει ένα περιθώριο λάθους κατά την εισαγωγή δεδομένων, οδηγώντας σε αποκλίσεις που μπορεί να επεκταθούν μέσω της χρηματοοικονομικής αναφοράς.
• Αναποτελεσματικές ροές εργασιών έγκρισης: Οι παραδοσιακές διαδικασίες συχνά περιλαμβάνουν δυσκίνητες αλυσίδες έγκρισης που καθυστερούν τις πληρωμές και περιπλέκουν τη διαχείριση ταμειακών ροών.
• Βοηθητικά βιβλία-Διαδικασία κλεισίματος: Η διαδικασία κλεισίματος βιβλίων μπορεί να είναι επίπονη και πολύπλοκη, και συχνά απαιτεί εκτενή χειροκίνητη συμφωνία και προσαρμογή.

Το λογισμικό λογιστικού αυτοματισμού σήμερα αμβλύνει αυτές τις προκλήσεις χρησιμοποιώντας τεχνητή νοημοσύνη και αυτοματοποίηση ροής εργασίας. Αυτά τα λογισμικά αυτοματισμού μπορούν να συνεργαστούν με άλλα λογιστικά συστήματα. Πολλά συστήματα έχουν διάφορες επιλογές ενοποίησης, όπως API ή ενδιάμεσο λογισμικό, για να παρέχουν απρόσκοπτη μεταφορά δεδομένων μεταξύ των διαφορετικών συστημάτων. Με αυτόν τον τρόπο, το λογισμικό αυτοματισμού μπορεί να ανακτήσει δεδομένα όπως τιμολόγια και παραγγελίες αγοράς από άλλα λογιστικά συστήματα, να τα επεξεργαστεί και στη συνέχεια να ενημερώσει τις πληροφορίες στην εξωτερική λογιστική πλατφόρμα.

Με την ενοποίηση, οι επιχειρήσεις μπορούν να επωφεληθούν από τις δυνατότητες του λογισμικού λογιστικού αυτοματισμού, ενώ εξακολουθούν να χρησιμοποιούν το λογιστικό λογισμικό με το οποίο αισθάνονται άνετα. Λογισμικό λογιστικού αυτοματισμού Nanonets, για παράδειγμα, μπορεί να ενσωματωθεί με άλλα λογιστικά συστήματα, όπως το QuickBooks και το Sage.

Ας δούμε πώς η αυτοματοποίηση αμβλύνει τις προκλήσεις της μη αυτόματης διαχείρισης των γενικών σας καθολικών.

Αυτοματοποιημένη είσπραξη τιμολογίων

Φανταστείτε έναν κόσμο όπου όλες οι προσπάθειες συλλογής τιμολογίων και αποδείξεων συγκλίνουν αρμονικά σε έναν κεντρικό κόμβο. Θα αποχαιρετήσετε τις μέρες της αναζήτησης email, κοινόχρηστων δίσκων, πύλες προμηθευτών και ξεπερασμένων βάσεων δεδομένων. Αντίθετα, καλωσορίστε έναν βελτιωμένο προορισμό όπου κάθε τιμολόγιο, ανεξάρτητα από την προέλευσή του, συλλέγεται αυτόματα.

Αυτοματοποιημένη εισαγωγή δεδομένων

Η εισαγωγή δεδομένων είναι συχνά ο όλεθρος της αποτελεσματικότητας, αλλά δεν χρειάζεται να είναι. Το λογισμικό αυτοματισμού λογιστικής φέρνει σήμερα στο τραπέζι την Εξαγωγή Δεδομένων με τεχνητή νοημοσύνη που μπορεί να υπερηφανεύεται για ένα εντυπωσιακό ποσοστό ακρίβειας 99%+. Αυτό σημαίνει ότι τα τιμολόγια, οι αποδείξεις και οι παραγγελίες αγοράς σας διαβάζονται και υποβάλλονται σε επεξεργασία χωρίς την επίπονη προσπάθεια της μη αυτόματης καταχώρισης. Οι ώρες ή και οι ημέρες εργασίας που θα μπορούσαν να σώσουν την ομάδα σας είναι ανεκτίμητες. Είναι το είδος της αλλαγής που κάνει την ομάδα σας να θέλει να έρθει στη δουλειά το πρωί, γνωρίζοντας ότι μπορεί να επικεντρωθεί σε εργασίες που χρειάζονται πραγματικά την τεχνογνωσία τους.

Αυτοματοποιημένη Εξαγωγή & Κωδικοποίηση Δεδομένων Γενικής Λογιστικής

Τα εξαγόμενα δεδομένα εξάγονται απρόσκοπτα στο Γενικό Καθολικό του λογιστικού σας λογισμικού σε πραγματικό χρόνο. Επιπλέον, η κωδικοποίηση αυτών των εξαγόμενων καταχωρήσεων GL μπορεί να είναι εξαιρετικά κουραστική και επιρρεπής σε σφάλματα. Οι προηγμένες τεχνικές τεχνητής νοημοσύνης όπως το NLP και το LLM είναι εδώ για να αντιμετωπίσουν το γρύλισμα. Με την αυτοματοποίηση της κωδικοποίησης GL μαζί με την εξαγωγή δεδομένων, το τμήμα σας μπορεί να λειτουργήσει πιο έξυπνα, όχι πιο σκληρά, και να εξασφαλίσει ότι οι δεξιότητες των προσπαθειών της ομάδας χρησιμοποιούνται εκεί που χρειάζονται περισσότερο.

Βελτίωση της ακρίβειας με την αυτοματοποιημένη επαλήθευση

Η μαγεία της αυτοματοποιημένης αντιστοίχισης 3 κατευθύνσεων δεν μπορεί να υπερεκτιμηθεί. Η ενσωμάτωση τιμολογίων, παραγγελιών αγορών και δελτίων αποστολής μειώνει τόσο τον χρόνο που δαπανάται όσο και την πιθανότητα σφαλμάτων—όχι πια να επιδιώκουμε τις αποκλίσεις ή να στέλνουμε αμέτρητα επακόλουθα email. Αυτό το σύστημα χειρίζεται τη διαδικασία επαλήθευσης με τέτοια ακρίβεια που είναι σαν να έχετε ένα επιπλέον σύνολο αλάνθαστων ματιών.

Απλοποίηση Διαδικασιών με Εύκολες Εγκρίσεις

Η αυτοματοποίηση ροής εργασιών σημαίνει ότι οι εγκρίσεις δεν αποτελούν πλέον εμπόδιο. Γίνονται ευέλικτοι και ζουν εκεί που κάνει ο οργανισμός σας—είτε πρόκειται για email, Slack ή Teams. Αυτό εξαλείφει την ανάγκη για ενοχλητικές τηλεφωνικές κλήσεις και τον πολύ οικείο καταιγισμό υπενθυμίσεων. Η διαδικασία έγκρισής σας γίνεται τόσο ευέλικτη όσο και η ομάδα σας, προσαρμόζοντας απρόσκοπτα τη ροή των καθημερινών σας λειτουργιών.

Mastering Finances με Αυτόματη Συμφιλίωση

Τέλος, ας μιλήσουμε για το κλείσιμο των βιβλίων. Η αυτόματη συμφωνία μεταμορφώνει αυτό το συχνά επίπονο έργο, αντιστοιχίζοντας τις τραπεζικές συναλλαγές με τις εγγραφές στο βιβλίο σε ένα κλάσμα του χρόνου που χρειαζόταν. Αυτό που κάποτε χρειαζόταν μέρες τώρα μπορεί να γίνει μέσα σε λίγα λεπτά. Φανταστείτε να κλείνετε τα μηνιαία βιβλία σας με τέτοια ταχύτητα και ακρίβεια που μπορείτε σχεδόν να ακούσετε τον συλλογικό αναστεναγμό ανακούφισης από την ομάδα σας.

Nanonets για GL Automation

Η ενσωμάτωση των Nanonets στο τρέχον γενικό καθολικό σας μπορεί να φέρει επανάσταση στον τρόπο με τον οποίο χειρίζεστε τις διαδικασίες GL. Αξιοποιώντας τη δύναμη των Nanonets, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε απρόσκοπτα τη συλλογή τιμολογίων, την εισαγωγή δεδομένων, την εξαγωγή δεδομένων, την κωδικοποίηση, την επαλήθευση, τις εγκρίσεις και τη συμφωνία. Αυτό όχι μόνο εξοικονομεί χρόνο, αλλά μειώνει επίσης σημαντικά το περιθώριο λάθους, διασφαλίζοντας ότι τα οικονομικά σας δεδομένα είναι ακριβή και ενημερωμένα.

Εγγραφείτε app.nanonets.com.

Τώρα μπορείς -

Ιστορίες Πελατών

Από τις μικρές επιχειρήσεις έως τις πολυεθνικές εταιρείες, αυτές οι ιστορίες παρουσιάζουν τον μετασχηματιστικό αντίκτυπο του λογιστικού αυτοματισμού με Nanonnet σε όλους τους κλάδους.

SaltPay: Βελτιστοποίηση της διαχείρισης προμηθευτών με ενσωμάτωση SAP

Βιομηχανία: Υπηρεσίες πληρωμών και λογισμικό
Τοποθεσία: Λονδίνο, Αγγλία

Πρόκληση: Η SaltPay αντιμετώπισε το δύσκολο έργο του χειροκίνητου χειρισμού χιλιάδων τιμολογίων, κάτι που ήταν τόσο μη πρακτικό όσο και αναποτελεσματικό για τη διαχείριση του εκτεταμένου δικτύου προμηθευτών τους.

Λύση: Η Nanonets παρενέβη με το εργαλείο της που τροφοδοτείται με AI για την εξαγωγή δεδομένων τιμολογίων, ενσωματώνοντας απρόσκοπτα το SAP. Αυτή η ενοποίηση όχι μόνο βελτίωσε την ακρίβεια των δεδομένων αλλά βελτίωσε επίσης σημαντικά την αποτελεσματικότητα της διαδικασίας.

Αποτελέσματα: Η εφαρμογή οδήγησε σε μείωση κατά 99% στη μη αυτόματη προσπάθεια, επιτρέποντας στο SaltPay να διαχειρίζεται αποτελεσματικά περισσότερους από 100,000 προμηθευτές. Αυτή η δραστική βελτίωση οδήγησε επίσης σε σημαντική αύξηση της παραγωγικότητας και των δυνατοτήτων αυτοματισμού.

Tapi: Αυτοματοποίηση τιμολόγησης συντήρησης ακινήτων

Βιομηχανία: Λογισμικό συντήρησης ακινήτων
Τοποθεσία: Γουέλινγκτον, Νέα Ζηλανδία

Πρόκληση: Με περισσότερα από 100,000 μηνιαία τιμολόγια, η Tapi χρειαζόταν μια επεκτάσιμη και αποτελεσματική λύση για τη διαχείριση τιμολογίων στη συντήρηση ακινήτων.

Λύση: Χρησιμοποιώντας το εργαλείο AI της Nanonets, η Tapi αυτοματοποιημένη εξαγωγή δεδομένων τιμολογίων, διευκολύνοντας τη γρήγορη ενοποίηση με τα υπάρχοντα συστήματα που θα μπορούσαν να συντηρηθούν από μη τεχνικό προσωπικό.

Αποτελέσματα: Ο χρόνος διαδικασίας μειώθηκε από 6 ώρες σε μόλις 12 δευτερόλεπτα ανά τιμολόγιο, παράλληλα με εξοικονόμηση κόστους 70% στην τιμολόγηση και επίτευξη 94% ακρίβειας αυτοματισμού.

Pro Partners Wealth: Αυτοματοποίηση καταχώρισης λογιστικών δεδομένων στο Quickbooks

Βιομηχανία: Διαχείριση πλούτου και λογιστική
Τοποθεσία: Κολούμπια, Μιζούρι

Πρόκληση: Η Pro Partners Wealth προσπάθησε να βελτιώσει την ακρίβεια και την αποτελεσματικότητα της εισαγωγής δεδομένων για την τιμολόγηση, καθώς τα υπάρχοντα εργαλεία αυτοματισμού ήταν ανεπαρκή.

Λύση: Τα Nanonets πρόσφεραν μια προσαρμοσμένη λύση με ακριβείς δυνατότητες εξαγωγής και ενοποίησης δεδομένων με τα QuickBooks, επιτρέποντας βελτιωμένη τιμολόγηση και αυτοματοποιημένη επικύρωση δεδομένων.

Αποτελέσματα: Η ακρίβεια της εξαγωγής δεδομένων ξεπέρασε το 95%, με εξοικονόμηση χρόνου 40% σε σύγκριση με τα παραδοσιακά εργαλεία OCR και ποσοστό πάνω από 80% Straight Through Processing, ελαχιστοποιώντας την ανάγκη για χειροκίνητη παρέμβαση.

Augeo: Advancing Accounts Payable Automation on Salesforce

Βιομηχανία: Λογιστικές και Συμβουλευτικές Υπηρεσίες
Τοποθεσία: United States

Πρόκληση: Η Augeo χρειαζόταν μια αποτελεσματική λύση πληρωτέων λογαριασμών που θα μπορούσε να ενσωματωθεί απρόσκοπτα με το Salesforce, για τη διαχείριση χιλιάδων μηνιαίων τιμολογίων χωρίς το μεγάλο βάρος της μη αυτόματης επεξεργασίας.

Λύση: Η Nanonets παρείχε μια πλατφόρμα βασισμένη σε AI, προσαρμοσμένη για αυτοματοποιημένη επεξεργασία τιμολογίων, διευκολύνοντας την εύκολη ενσωμάτωση με το Salesforce για αποτελεσματική διαχείριση δεδομένων.

Αποτελέσματα: Η λύση μείωσε τον χρόνο επεξεργασίας τιμολογίων από 4 ώρες σε 30 λεπτά ημερησίως, πέτυχε μείωση 88% στον χρόνο μη αυτόματης εισαγωγής δεδομένων και επεξεργαζόταν 36,000 τιμολόγια ετησίως με αυξημένη ακρίβεια και αποτελεσματικότητα.

Αυτές οι ιστορίες πελατών απεικονίζουν την ευρεία δυνατότητα εφαρμογής και τα σημαντικά οφέλη του λογιστικού αυτοματισμού με τα Nanonets. Αξιοποιώντας εργαλεία με τεχνητή νοημοσύνη και απρόσκοπτες ενσωματώσεις, οι εταιρείες όχι μόνο βελτιστοποιούν τις διαδικασίες GL τους αλλά και ανοίγουν το δρόμο για ευρύτερη λειτουργική αριστεία. Το ταξίδι αυτών των οργανισμών υπογραμμίζει τις δυνατότητες του λογιστικού αυτοματισμού να φέρει επανάσταση στις χρηματοοικονομικές λειτουργίες, οδηγώντας στην αποτελεσματικότητα, την ακρίβεια και την ανάπτυξη σε όλους τους κλάδους.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://nanonets.com/blog/what-is-a-general-ledger/