Οι προμήθειες είναι μια κεντρική λειτουργία για κάθε επιχείρηση στην οποία στηρίζονται οι πυλώνες της στρατηγικής προμήθειας και διαχείρισης κόστους. Αυτό είναι κάτι περισσότερο από απλή αγορά. πρόκειται για την απόκτηση αγαθών και υπηρεσιών με τρόπο που βελτιστοποιεί την αξία για έναν οργανισμό. Τελικά, η κατανόηση και η τελειοποίηση αυτής της διαδικασίας είναι απαραίτητη για να κατευθύνετε την επιχείρησή σας προς πιο κερδοφόρα και βιώσιμα μέλλοντα.

Σε αυτό το ιστολόγιο, θα αναλύσουμε τον κεντρικό ρόλο της προμήθειας, από την κατανόηση του τι συνεπάγεται μέχρι την εκτέλεσή τους στο επιχειρηματικό περιβάλλον σας, απομυθοποιώντας κοινές παρανοήσεις στην πορεία. Με την πλοήγηση σε κάθε στάδιο της προμήθειας—προσδιορισμός ανάγκης, αξιολόγηση προμηθευτή, διαπραγμάτευση συμβάσεων και πολλά άλλα— θα προσφέρουμε πληροφορίες για τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων και πλαισίων που συνάδουν με τους επιχειρηματικούς στόχους.

Επιπλέον, θα αντιμετωπίσουμε τις προκλήσεις που αντιμετωπίζουμε κατά τις προμήθειες και θα διερευνήσουμε πώς το λογισμικό αυτοματοποίησης των προμηθειών μπορεί να εξορθολογίσει και να βελτιώσει τις πρακτικές προμηθειών. Είτε πρόκειται για την καταπολέμηση των χειρωνακτικών αναποτελεσματικών είτε για τη μόχλευση της τεχνολογίας για καλύτερα αποτελέσματα, αυτό το ιστολόγιο στοχεύει να σας εξοπλίσει με γνώσεις και στρατηγικές για μια πιο αποτελεσματική και στιβαρή διαδικασία προμήθειας.

Κατανόηση των Βασικών Αρχών Προμηθειών

Στον κόσμο των επιχειρήσεων, οι προμήθειες αποτελούν μια λειτουργία ακρογωνιαίο λίθο, ωστόσο οι αποχρώσεις των προμηθειών, ο τρόπος με τον οποίο αποκλίνουν από σχετικές έννοιες όπως η αγορά και η διαχείριση της αλυσίδας εφοδιασμού, και οι στόχοι της συχνά παραμένουν ασαφείς. Ας τα απομυθοποιήσουμε αυτά.

Τι είναι η προμήθεια;

Οι προμήθειες είναι μια στρατηγική επιχειρηματική λειτουργία που χειρίζεται την προμήθεια, την απόκτηση και τη διαχείριση των πόρων που απαιτούνται για τις οργανωτικές λειτουργίες. Η στρατηγική φύση της προμήθειας έγκειται στην ικανότητά της να επηρεάζει και να οδηγεί την αξία σε ολόκληρο τον οργανισμό βελτιστοποιώντας τις δαπάνες, αξιοποιώντας τις σχέσεις προμηθευτών για στρατηγικό πλεονέκτημα και διασφαλίζοντας την έγκαιρη διαθεσιμότητα αγαθών και υπηρεσιών.

Η Διαδικασία Προμήθειας

Η διαδικασία προμήθειας μπορεί γενικά να κατηγοριοποιηθεί σε πολλά βασικά στάδια, καθένα από τα οποία διαδραματίζει κρίσιμο ρόλο στη διασφάλιση της αποτελεσματικότητας της λειτουργίας προμήθειας:

Για να κατανοήσουμε κάθε στάδιο της διαδικασίας προμήθειας βήμα προς βήμα, ας χρησιμοποιήσουμε ένα πρακτικό παράδειγμα ροής εργασιών προμήθειας σε μια μεσαίου μεγέθους κατασκευαστική εταιρεία που απαιτεί νέα μηχανήματα για τη γραμμή παραγωγής της.

1. Αναγνώριση ανάγκης

Εδώ η εταιρεία υπολογίζει τι χρειάζεται να αγοράσει ή να αποκτήσει για να βελτιώσει τις δραστηριότητές της.

• Διαδικασία: Ο διευθυντής παραγωγής της XYZ Corp παρατηρεί μείωση της αποδοτικότητας της παραγωγής και εντοπίζει την ανάγκη για μια νέα μηχανή κατασκευής για την κάλυψη της αυξανόμενης ζήτησης των πελατών.
• Απόδειξη με έγγραφα: A Έκθεση Αξιολόγησης Αναγκών προετοιμάζεται, αναφέροντας λεπτομερώς τον τύπο των μηχανημάτων που απαιτούνται, την αναμενόμενη βελτίωση στην απόδοση της παραγωγής και τον προϋπολογισμό.

Μια αναφορά όπως η παρακάτω υποβάλλεται στο τμήμα προμηθειών.

2. Αξιολόγηση και επιλογή προμηθευτή

• Διαδικασία: Η ομάδα προμηθειών διεξάγει έρευνα αγοράς για να εντοπίσει πιθανούς προμηθευτές. Στέλνουν έξω Αιτήματα για πληροφορίες (RFI) για τη συλλογή αρχικών δεδομένων σχετικά με τις δυνατότητες των προμηθευτών και τη συμμόρφωση με τα πρότυπα του κλάδου.
• Απόδειξη με έγγραφα: Με βάση τις απαντήσεις στο RFI, η ομάδα προκρίνει τους προμηθευτές και αποστέλλει Αιτήσεις για πρόταση (RFP) για τη λήψη λεπτομερών προσφορών, συμπεριλαμβανομένων των τιμών, των χρονοδιαγραμμάτων παράδοσης και των υπηρεσιών συντήρησης.
• Εκτίμηση: Η ομάδα προμηθειών αξιολογεί τις προτάσεις χρησιμοποιώντας α Κάρτα βαθμολογίας προμηθευτή, εστιάζοντας σε κριτήρια όπως το κόστος, η ποιότητα, ο χρόνος παράδοσης και η εξυπηρέτηση μετά την πώληση.
• Επιλογή: Η XYZ Corp επιλέγει τον προμηθευτή που προσφέρει την καλύτερη πρόταση αξίας.

Ας δούμε πώς η XYZ Corp μπορεί πραγματικά να το κάνει αυτό με βάση τα παραπάνω βήματα.

1. Ερευνα αγοράς: Η ομάδα προμηθειών της XYZ Corp ξεκινά με τον εντοπισμό 10 πιθανών προμηθευτών παγκοσμίως που κατασκευάζουν τα απαιτούμενα μηχανήματα.
2. Διαδικασία RFI:
   • Ενέργειες: Τα RFI αποστέλλονται σε αυτούς τους 10 προμηθευτές.
   • Στόχος: Για τη συλλογή προκαταρκτικών πληροφοριών σχετικά με τις δυνατότητες, την πιστοποίηση και τη συμμόρφωση κάθε προμηθευτή με τα πρότυπα ασφάλειας και περιβάλλοντος.
3. Απαντήσεις RFI:
   • Λήψη: Απαντήσεις από 8 στους 10 προμηθευτές.
   • Αποτέλεσμα: 2 προμηθευτές αποκλείστηκαν λόγω ανεπαρκών απαντήσεων ή αδυναμίας εκπλήρωσης βασικών κριτηρίων συμμόρφωσης.
4. Έκδοση RFP:
   • Ενέργειες: Λεπτομερείς RFP αποστέλλονται στους υπόλοιπους 8 προμηθευτές.
   • Περιεχόμενο: Τα RFP ζητούν πληροφορίες σχετικά με τις τιμές για 5 μονάδες του μηχανήματος, χρονοδιαγράμματα παράδοσης (συγκεκριμένα για παράδοση εντός 3 μηνών) και λεπτομέρειες σχετικά με τις υπηρεσίες συντήρησης και τις εγγυήσεις.
5. Απαντήσεις RFP:
   • Λήψη: Και οι 8 προμηθευτές απαντούν με τις προσφορές τους.
   • Παραλλαγή: Οι τιμές κυμαίνονται από 50,000 $ έως 75,000 $ ανά μονάδα, με χρόνους παράδοσης από 2 έως 5 μήνες και ποικίλες εγγυήσεις και πακέτα υπηρεσιών συντήρησης.
6. Δημιουργία κάρτας βαθμολογίας προμηθευτή:
   • Κριτήρια: Κόστος (30%), Ποιότητα (30%), Χρόνος Παράδοσης (20%) και Εξυπηρέτηση μετά την πώληση (20%).
   • Βαθμολογία: Οι προμηθευτές βαθμολογούνται στα 100 με βάση τις απαντήσεις τους.
7. Παράδειγμα βαθμολογίας:
   • Ο Προμηθευτής Α βαθμολογείται με 85, προσφέροντας την καλύτερη ισορροπία κόστους (52,000 $ ανά μονάδα), ποιότητα (πιστοποίηση ISO 9001), χρόνο παράδοσης (3 μήνες) και ολοκληρωμένη εξυπηρέτηση μετά την πώληση.
   • Η χαμηλότερη βαθμολογία ήταν 65, με τον προμηθευτή να προσφέρει χαμηλή τιμή αλλά μεγαλύτερους χρόνους παράδοσης και περιορισμένη εξυπηρέτηση μετά την πώληση.
8. Επιλογή:
   • Απόφαση: Η XYZ Corp επιλέγει τον Προμηθευτή Α, καθώς προσφέρει την καλύτερη πρόταση αξίας σύμφωνα με την κάρτα αποτελεσμάτων.
   • Αιτιολόγηση: Παρόλο που δεν είναι ο φθηνότερος, ο Προμηθευτής Α παρέχει την καλύτερη ισορροπία όλων των αξιολογημένων κριτηρίων, ευθυγραμμιζόμενος με τις ανάγκες της XYZ Corp για ποιότητα, έγκαιρη παράδοση και ισχυρή υποστήριξη μετά την πώληση.
9. Επισκόπηση:

• Στάλθηκε RFI: 10 προμηθευτές
• Λήφθηκαν απαντήσεις RFI: 8 προμηθευτές
• Απεστάλη RFP: 8 προμηθευτές
• Απαντήσεις RFP που ελήφθησαν: 8 προμηθευτές
• Εύρος Τιμής: $50,000 – $75,000 ανά μονάδα
• Προσφερόμενοι χρόνοι παράδοσης: 2 - 5 μήνες
• Επιλογή: Προμηθευτής Α με βαθμολογία 85/100

Αυτή η προσομοίωση δείχνει πώς η XYZ Corp θα αξιολογούσε και θα επέλεγε έναν προμηθευτή για τις ανάγκες προμήθειας, χρησιμοποιώντας μια δομημένη προσέγγιση και μετρήσιμα δεδομένα για να λάβει μια τεκμηριωμένη απόφαση που εξισορροπεί το κόστος, την ποιότητα, τον χρόνο παράδοσης και την εξυπηρέτηση μετά την πώληση.

3. Διαπραγμάτευση συμβολαίου

• Διαδικασία: Η ομάδα προμηθειών και ο επιλεγμένος προμηθευτής ξεκινούν διαπραγματεύσεις για την οριστικοποίηση των όρων της σύμβασης.
• Απόδειξη με έγγραφα: Οι διαπραγματεύσεις καταλήγουν σε α Συμφωνία προμήθειας, το οποίο περιγράφει τους όρους της αγοράς, συμπεριλαμβανομένων των τιμών, του προγράμματος παράδοσης, των όρων πληρωμής, της εγγύησης και των κυρώσεων για μη συμμόρφωση.

Η Συμφωνία Προμήθειας θα μοιάζει με την παρακάτω.

4. Επεξεργασία Παραγγελίας Αγοράς

• Διαδικασία: Με τη Σύμβαση Προμήθειας σε ισχύ, η XYZ Corp εκδίδει α Εντολή αγοράς (PO) στον προμηθευτή, επισημοποιώντας το αίτημα για τα μηχανήματα.
• Απόδειξη με έγγραφα: Η PO περιλαμβάνει λεπτομερείς προδιαγραφές του μηχανήματος, την ποσότητα, τη συμφωνημένη τιμή, την ημερομηνία παράδοσης και τον αριθμό PO για παρακολούθηση.

Αυτή είναι συνήθως η παραγγελία αγοράς.

5. Παράδοση και επιθεώρηση

• Διαδικασία: Με την παραλαβή του μηχανήματος, το τμήμα παραλαβής ελέγχει την αποστολή σε σχέση με την ΟΠ και τη Σύμβαση Προμήθειας.
• Απόδειξη με έγγραφα: A Σημείωση παραλαβής αγαθών (GRN) είναι έτοιμη να τεκμηριώσει την κατάσταση και την ποσότητα των παραληφθέντων μηχανημάτων. Οποιεσδήποτε αποκλίσεις αναφέρονται αμέσως στον προμηθευτή για επίλυση.

Αυτό είναι ένα δείγμα πρότυπο για να απεικονίσει πώς θα ήταν η σημείωση που ελήφθησαν για τα αγαθά.

6. Αξιολόγηση Απόδοσης και Διαχείριση Σχέσεων

• Διαδικασία: Μετά την εγκατάσταση, η ομάδα παραγωγής αξιολογεί την απόδοση του μηχανήματος σε σχέση με τις προδιαγραφές της ΟΠ και τις αναμενόμενες βελτιώσεις στην απόδοση παραγωγής.
• Απόδειξη με έγγραφα: A Αξιολόγηση απόδοσης προμηθευτή διεξάγεται, τεκμηριώνοντας τυχόν προβλήματα ή επιτυχίες. Αυτή η αξιολόγηση κοινοποιείται στον προμηθευτή ως μέρος της συνεχούς διαχείρισης σχέσεων.

Αυτό μπορεί να ενσωματώσει το πλαίσιο αξιολόγησης απόδοσης προμηθευτή για την XYZ Corp.

1. Κριτήρια Αξιολόγησης και Σύστημα Βαθμολόγησης
   • Επικαιρότητα παράδοσης: Τα μηχανήματα παραδόθηκαν εντός του συμφωνηθέντος χρονοδιαγράμματος;
   • Ποιότητα προϊόντος: Πληρούν τα μηχανήματα τα πρότυπα ποιότητας όπως καθορίζονται στην ΟΠ;
   • Τήρηση Προδιαγραφών: Πόσο καλά ταιριάζει το μηχάνημα με τις προδιαγραφές που περιγράφονται στην ΟΠ;
   • Υποστήριξη μετά την πώληση: Ποιότητα της εξυπηρέτησης μετά την πώληση, συμπεριλαμβανομένης της εκπαίδευσης, της συντήρησης και της ανταπόκρισης σε ερωτήματα.

Κάθε κριτήριο βαθμολογείται σε μια κλίμακα από το 1 έως το 10, όπου το 10 αντιπροσωπεύει το υψηλότερο επίπεδο ικανοποίησης.

1. Συλλογή δεδομένων
   • Ημερομηνία παράδοσης: Φεβρουάριος 15, 2024
   • Ημερομηνία εγκατάστασης: Φεβρουάριος 25, 2024
   • Περίοδος Αξιολόγησης: 3 μήνες μετά την εγκατάσταση
2. Βαθμοί απόδοσης προμηθευτή
   • Επικαιρότητα παράδοσης: 9/10 (Παράδοση έγκαιρα)
   • Ποιότητα προϊόντος: 8/10 (Υψηλή ποιότητα με μικρές προσαρμογές που απαιτούνται)
   • Τήρηση Προδιαγραφών: 10/10 (ταιριάζει απόλυτα με τις προδιαγραφές)
   • Υποστήριξη μετά την πώληση: 7/10 (Καλή υποστήριξη, με περιθώρια βελτίωσης στους χρόνους απόκρισης)
3. Συνολική βαθμολογία απόδοσης
   Η συνολική βαθμολογία απόδοσης υπολογίζεται ως ο μέσος όρος των επιμέρους βαθμολογιών.

Η συνολική βαθμολογία απόδοσης για τον Προμηθευτή Α, με βάση τα κριτήρια αξιολόγησης, είναι 8.5 στα 10. Αυτή η βαθμολογία υποδηλώνει υψηλό επίπεδο ικανοποίησης από την απόδοση του Προμηθευτή Α στην παράδοση και υποστήριξη των νέων μηχανημάτων κατασκευής για την XYZ Corp.

Αυτή η δομημένη προσέγγιση για την αξιολόγηση απόδοσης προμηθευτή διευκολύνει τη διαφανή επικοινωνία μεταξύ της XYZ Corp και του Προμηθευτή Α, θέτοντας το έδαφος για μια ισχυρή, συνεχή επιχειρηματική σχέση που μπορεί να προσαρμοστεί και να βελτιωθεί με την πάροδο του χρόνου. Η χρήση ενός τυποποιημένου μηχανισμού διασφαλίζει ότι οι σχέσεις προμηθευτών μπορούν να αξιολογηθούν αποτελεσματικά και να συγκριθούν.

7. Επεξεργασία και πληρωμή τιμολογίων

Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα -

• Τιμολόγιο: Ο προμηθευτής στέλνει ένα Τιμολόγιο για τα μηχανήματα στο τμήμα πληρωτέων λογαριασμών της XYZ Corp.

• Αντιστοίχιση PO: Η ομάδα πληρωτέων λογαριασμών διεξάγει έναν αγώνα τριών κατευθύνσεων μεταξύ του PO, του GRN και του Τιμολογίου για να διασφαλίσει ότι όλες οι λεπτομέρειες ευθυγραμμίζονται.

• Επεξεργασία πληρωμής: Μόλις επιβεβαιωθεί η τριπλή αναμέτρηση, α Έντυπο εξουσιοδότησης πληρωμής προετοιμάζεται και η πληρωμή διεκπεραιώνεται σύμφωνα με τους όρους της Σύμβασης Προμήθειας.
• Εισαγωγή δεδομένων στο ERP: Τα στοιχεία πληρωμής καταγράφονται στο Απόδειξη πληρωμής, και η συναλλαγή εισάγεται στο ERP / χρηματοοικονομικό σύστημα για συμφωνία, τήρηση αρχείων κ.λπ.

8. Συμφιλίωση και τήρηση αρχείων

• Διαδικασία: Το οικονομικό τμήμα συμφωνεί περιοδικά τις πληρωμές που γίνονται με τις τραπεζικές καταστάσεις για να διασφαλίζεται η ακρίβεια.

• Απόδειξη με έγγραφα: Όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με τη διαδικασία προμήθειας, συμπεριλαμβανομένης της Έκθεσης Αξιολόγησης Αναγκών, της RFP, της Κάρτας Αποτελεσμάτων Προμηθευτών, της Συμφωνίας Προμηθειών, της PO, του GRN, του τιμολογίου, της φόρμας εξουσιοδότησης πληρωμής και του κουπονιού πληρωμής, υποβάλλονται σε φυσική και ψηφιακή μορφή για σκοπούς ελέγχου.

Προκλήσεις προμηθειών και πώς να τις επιλύσετε

Στον περίπλοκο χορό των προμηθειών, οι επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν μυριάδες προκλήσεις που μπορούν να διαταράξουν τον ρυθμό των εργασιών τους και να επηρεάσουν τα αποτελέσματα τους. Η κατανόηση αυτών των προκλήσεων είναι το πρώτο βήμα προς τον μετριασμό των επιπτώσεών τους και τη διασφάλιση μιας απρόσκοπτης διαδικασίας προμήθειας. Ας εμβαθύνουμε σε μερικά από τα πιο συνηθισμένα εμπόδια που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις στις προμήθειες και ας διερευνήσουμε στρατηγικές για την αντιμετώπισή τους.

Χειροκίνητες διαδικασίες και αναποτελεσματικότητα

Πρόβλημα: Σε πάρα πολλούς οργανισμούς, οι προμήθειες παραμένουν βυθισμένες σε μη αυτόματες διαδικασίες. Τα συστήματα που βασίζονται σε χαρτί, από τα έντυπα αιτήσεων έως τις παραγγελίες και τα τιμολόγια αγοράς, δεν είναι απλώς λείψανα μιας περασμένης εποχής. αποτελούν ενεργά εμπόδια στην αποτελεσματικότητα. Αυτά τα χειροκίνητα συστήματα εισάγουν αρκετά προβλήματα: είναι χρονοβόρα, δύσκολο να εντοπιστούν και επιρρεπή σε ανθρώπινο λάθος και απάτη. Το αποτέλεσμα είναι μια διαδικασία προμήθειας που είναι πιο αργή, πιο επιρρεπής σε σφάλματα και πιο δαπανηρή από όσο χρειάζεται.

Παράδειγμα: Μια μεσαίου μεγέθους κατασκευαστική εταιρεία βασιζόταν σε μεγάλο βαθμό σε μη αυτόματες διαδικασίες προμηθειών, με αιτήματα αγοράς, παραγγελίες και τιμολόγια να υποβάλλονται σε επεξεργασία σε χαρτί. Αυτό οδήγησε σε σημαντικές αναποτελεσματικότητα, συμπεριλαμβανομένων καθυστερημένων χρόνων επεξεργασίας παραγγελιών και συχνών σφαλμάτων στις ποσότητες παραγγελιών και στην τιμολόγηση. Για παράδειγμα, ένα σφάλμα χειροκίνητης καταχώρισης είχε ως αποτέλεσμα την παραγγελία υπερβολικής ποσότητας πρώτων υλών, η οποία όχι μόνο δέσμευσε το κεφάλαιο άσκοπα, αλλά προκάλεσε και πρόσθετο κόστος αποθήκευσης.

Λύση: Δώστε προτεραιότητα στην υιοθέτηση τεχνολογιών που προσφέρουν σαφή οφέλη όσον αφορά την αποτελεσματικότητα, την εξοικονόμηση κόστους και τη βελτιωμένη συνεργασία με τους προμηθευτές. Αυτό ουσιαστικά αναφέρεται σε λογισμικό αυτοματισμού προμηθειών. Γιατί είναι σημαντικό? Λάβετε υπόψη το χρόνο που αφιερώνεται για τη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων σε υπολογιστικά φύλλα ή την αναζήτηση ιχνών χαρτιού για την έγκριση μιας παραγγελίας αγοράς. Κάθε λεπτό που αφιερώνεται σε αυτές τις εργασίες είναι ένα λεπτό που δεν ξοδεύεται σε στρατηγικές δραστηριότητες που θα μπορούσαν να οδηγήσουν την επιχείρηση προς τα εμπρός. Επιπλέον, τα σφάλματα που προκαλούνται από μη αυτόματες διαδικασίες μπορεί να οδηγήσουν σε λανθασμένες παραγγελίες, υπερπληρωμές, ακόμη και απάτη, καθένα από τα οποία επηρεάζει άμεσα το τελικό αποτέλεσμα. Θα συζητήσουμε το λογισμικό αυτοματοποίησης προμηθειών στην επόμενη ενότητα.

Ορατότητα και έλεγχος των δαπανών

Πρόβλημα: Η έλλειψη προβολής των δαπανών σε ολόκληρη την εταιρεία είναι μια άλλη σημαντική πρόκληση. Χωρίς μια σαφή εικόνα του πού πηγαίνουν τα χρήματα, είναι σχεδόν αδύνατο να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τους προϋπολογισμούς, να εντοπίσετε ευκαιρίες εξοικονόμησης κόστους ή να διασφαλίσετε τη συμμόρφωση με τις εταιρικές πολιτικές δαπανών. Αυτή η έλλειψη ορατότητας πηγάζει από διάφορους παράγοντες όπως

• αποκεντρωμένες αγορές,
• ανεπαρκής συλλογή δεδομένων,
• και την απουσία ολοκληρωμένων συστημάτων προμηθειών.

Παράδειγμα: Μια εθνική αλυσίδα λιανικής αντιμετώπισε προβλήματα προβολής των δαπανών της σε ολόκληρη την εταιρεία λόγω των αποκεντρωμένων αγορών σε πολλές τοποθεσίες της. Κάθε κατάστημα λειτουργούσε ανεξάρτητα, πραγματοποιώντας αγορές βάσει άμεσων αναγκών χωρίς κεντρική επίβλεψη ή στρατηγική. Αυτή η έλλειψη ορατότητας οδήγησε σε ασυνέπειες στην τιμολόγηση, χαμένες ευκαιρίες για μαζικές εκπτώσεις και δυσκολία στην επιβολή των πολιτικών εταιρικών δαπανών. Με την εφαρμογή ενός κεντρικού λογισμικού προμηθειών, η εταιρεία απέκτησε προβολή σε πραγματικό χρόνο για τις δαπάνες της σε όλες τις τοποθεσίες, επιτρέποντας καλύτερη διαχείριση του προϋπολογισμού, στρατηγικές διαπραγματεύσεις προμηθευτών και τήρηση των πολιτικών δαπανών.

Λύση: Η υιοθέτηση μιας ολοκληρωμένης λύσης λογισμικού προμηθειών είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να αποκτήσετε ορατότητα και έλεγχο των δαπανών σε ολόκληρη την εταιρεία. Αυτά τα συστήματα συγκεντρώνουν δεδομένα αγορών, επιτρέποντας την παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο των δαπανών σε διάφορα τμήματα και έργα.

1. Τυποποίηση διαδικασιών και εντύπων προμηθειών
2. Δημιουργήστε μια καλά καθορισμένη και εξορθολογισμένη διαδικασία έγκρισης.
3. Ενσωματώστε τις προμήθειες με άλλα επιχειρηματικά συστήματα
4. Διαχείριση κατηγορίας: Υιοθετήστε πρακτικές διαχείρισης κατηγοριών για τη βελτιστοποίηση των δαπανών και την απόδοση των προμηθευτών σε διαφορετικές κατηγορίες αγαθών και υπηρεσιών. Αυτό επιτρέπει την ανάλυση των προτύπων δαπανών, των τάσεων της αγοράς και των δυνατοτήτων των προμηθευτών για τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων προμηθειών.

Διασφάλιση Ποιότητας

Η πρόκληση: Η διασφάλιση της ποιότητας των αγαθών και των υπηρεσιών που προμηθεύονται είναι μια κρίσιμη πτυχή της διαδικασίας προμήθειας, επηρεάζοντας άμεσα τη λειτουργική αποτελεσματικότητα, την ικανοποίηση των πελατών και τη συνολική φήμη μιας επιχείρησης. Αυτή η πρόκληση γίνεται ακόμη πιο έντονη όταν έχουμε να κάνουμε με νέους προμηθευτές ή προϊόντα, όπου δεν υπάρχει η καθιερωμένη εμπιστοσύνη και το ιστορικό απόδοσης. Οι εγγενείς κίνδυνοι περιλαμβάνουν τη λήψη υποτυπωδών ή μη συμμορφούμενων προϊόντων, την αντιμετώπιση διαταραχών της εφοδιαστικής αλυσίδας λόγω προβλημάτων ποιότητας και την πιθανότητα αυξημένου κόστους που σχετίζεται με επιστροφές, επισκευές ή αντικαταστάσεις. Επιπλέον, σε κλάδους όπου η ασφάλεια και η συμμόρφωση είναι πρωταρχικής σημασίας, όπως τα φαρμακευτικά προϊόντα, η αυτοκινητοβιομηχανία ή τα τρόφιμα και ποτά, οι συνέπειες της ανεπαρκούς διασφάλισης ποιότητας μπορεί να επεκταθούν σε νομικές υποχρεώσεις και ρυθμιστικές κυρώσεις.

Παράδειγμα: Ας εξετάσουμε ένα πραγματικό πρακτικό παράδειγμα του πώς μια εταιρεία, η XYZ Manufacturing, που ειδικεύεται στα ανταλλακτικά αυτοκινήτων, βελτίωσε τη διαδικασία διασφάλισης ποιότητας στις προμήθειες εφαρμόζοντας μια ολοκληρωμένη στρατηγική.

Λύση: Αναπτύξτε και εφαρμόστε ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο διασφάλισης ποιότητας με βάση τις συγκεκριμένες επιχειρηματικές σας ανάγκες. Ας δούμε ένα δείγμα πλαισίου που λειτουργεί στο παραπάνω παράδειγμα.

Η XYZ Manufacturing αντιμετώπιζε προκλήσεις με ασυνεπή ποιότητα από τους προμηθευτές της, που οδήγησαν σε ποσοστό επιστροφής 15% στα εξαρτήματα που προμηθεύτηκαν, γεγονός που επηρέασε τα χρονοδιαγράμματα παραγωγής και την ικανοποίηση των πελατών. Η εταιρεία αποφάσισε να αναθεωρήσει τη διαδικασία διασφάλισης ποιότητας των προμηθειών για να μειώσει το ποσοστό επιστροφής κάτω από 5% εντός ενός έτους.

1. Διαδικασία αξιολόγησης και επιλογής προμηθευτή:

• Ενέργειες: Η XYZ Manufacturing ανέπτυξε μια κάρτα βαθμολογίας προμηθευτή που περιλάμβανε κριτήρια όπως η πιστοποίηση ποιότητας (π.χ. ISO 9001), τα ποσοστά έγκαιρης παράδοσης, τα ποσοστά ελαττωμάτων και η ανταπόκριση. Κάθε κριτήριο σταθμίστηκε με βάση τη σημασία του για τις λειτουργίες της XYZ.
• Δεδομένα: Οι προμηθευτές βαθμολογήθηκαν σε μια κλίμακα από το 1 έως το 100. Η βαθμολογία κατωφλίου 75 ορίστηκε για έναν προμηθευτή που πληροί τις προϋποθέσεις ως κύριος προμηθευτής.
• Αποτέλεσμα: Αυτή η διαδικασία οδήγησε στον εντοπισμό και την επιλογή προμηθευτών με μέσο όρο βαθμολογίας 85, βελτιώνοντας τη συνολική ποιότητα των εισερχόμενων υλικών.

2. Καθιέρωση προτύπων ποιότητας και προσδοκιών:

• Ενέργειες: Η εταιρεία καθόρισε συγκεκριμένα πρότυπα ποιότητας για κάθε εξάρτημα, συμπεριλαμβανομένης της ακρίβειας διαστάσεων, των προδιαγραφών υλικών και της απόδοσης σε δοκιμές αντοχής, ευθυγραμμίζοντάς τα με τα διεθνή πρότυπα αυτοκινήτου.
• Δεδομένα: Για παράδειγμα, η ακρίβεια διαστάσεων για κρίσιμα εξαρτήματα ορίστηκε σε μια ανοχή ±0.02 mm, άμεσα συνδεδεμένη με την απόδοση του προϊόντος στο πεδίο.
• Αποτέλεσμα: Η συμπερίληψη αυτών των προτύπων στα συμβόλαια είχε ως αποτέλεσμα τη μείωση κατά 30% των μη συμμορφούμενων ανταλλακτικών εντός των πρώτων έξι μηνών.

3. Σχέσεις συνεργασίας με προμηθευτές:

• Ενέργειες: Η XYZ Manufacturing ξεκίνησε ένα Πρόγραμμα Συνεργασίας Προμηθευτών, το οποίο περιλάμβανε τριμηνιαίες συναντήσεις ανασκόπησης, κοινά έργα βελτίωσης της ποιότητας και κοινοποιημένα δεδομένα απόδοσης.
• Δεδομένα: Τα κοινά δεδομένα έδειξαν ότι τα προβλήματα συσκευασίας ευθύνονταν για το 40% της ζημιάς των εξαρτημάτων.
• Αποτέλεσμα: Από κοινού, ανέπτυξαν μια νέα λύση συσκευασίας, μειώνοντας τα ελαττώματα που σχετίζονται με τη μεταφορά κατά 50%.

4. Καθεστώς επιθεώρησης και δοκιμών ποιότητας:

• Ενέργειες: Εφάρμοσε μια διαδικασία επιθεώρησης δύο σταδίων: μια αρχική οπτική επιθεώρηση που ακολουθείται από τυχαία δειγματοληψία για λεπτομερείς δοκιμές.
• Δεδομένα: Η δειγματοληψία περιελάμβανε δοκιμή 5% κάθε παρτίδας, από το προηγούμενο 2%, με έμφαση σε συστατικά υψηλού κινδύνου.
• Αποτέλεσμα: Αυτό οδήγησε στον έγκαιρο εντοπισμό προβλημάτων, μειώνοντας το ποσοστό ελαττωμάτων κατά 20%.

5. Μόχλευση τεχνολογίας για διαχείριση ποιότητας:

• Ενέργειες: Η XYZ υιοθέτησε ένα Λογισμικό Διαχείρισης Ποιότητας (QMS) που ενσωματώθηκε στο σύστημα ERP της, επιτρέποντας την παρακολούθηση της απόδοσης του προμηθευτή και των μετρήσεων ποιότητας σε πραγματικό χρόνο.
• Δεδομένα: Το QMS δημιούργησε μηνιαίες αναφορές που επισημαίνουν προμηθευτές με ποσοστό ελαττωμάτων υψηλότερο από 2%, ενεργοποιώντας μια διαδικασία αναθεώρησης.
• Αποτέλεσμα: Η συνεχής παρακολούθηση και η ανατροφοδότηση βελτίωσαν την απόδοση των προμηθευτών, με το 95% των προμηθευτών να μειώνουν τα ποσοστά ελαττωμάτων κάτω από το όριο του 2% εντός ενός έτους.

6. Διαχείριση Κινδύνων και Σχεδιασμός Εκτάκτων Αναγκών:

• Ενέργειες: Αναπτύχθηκε ένα πλαίσιο διαχείρισης κινδύνου που προσδιορίζει κρίσιμα εξαρτήματα και καθορίζει εναλλακτικούς προμηθευτές και επίπεδα αποθεμάτων ασφαλείας για καθένα.
• Δεδομένα: Για τα εξαρτήματα υψηλού κινδύνου, τα επίπεδα αποθέματος ασφαλείας αυξήθηκαν από 2 εβδομάδες σε 4 εβδομάδες.
• Αποτέλεσμα: Αυτή η στρατηγική ελαχιστοποίησε τις καθυστερήσεις στην παραγωγή λόγω προβλημάτων ποιότητας, εξασφαλίζοντας ποσοστό έγκαιρης παράδοσης 99.8% στους πελάτες.

Μέχρι το τέλος του έτους, η XYZ Manufacturing μείωσε με επιτυχία το ποσοστό απόδοσης από 15% σε 4.5%, ξεπερνώντας τον στόχο της. Η ολοκληρωμένη προσέγγιση για τη βελτίωση της διασφάλισης ποιότητας στις προμήθειες όχι μόνο βελτίωσε τη λειτουργική αποτελεσματικότητα και την ποιότητα των προϊόντων, αλλά ενίσχυσε επίσης τις σχέσεις με τους προμηθευτές και αύξησε την ικανοποίηση των πελατών. Αυτό το παράδειγμα καταδεικνύει την αποτελεσματικότητα μιας δομημένης προσέγγισης με γνώμονα τα δεδομένα για τη διασφάλιση ποιότητας στις προμήθειες, που δείχνει τις δυνατότητες για σημαντικές βελτιώσεις μέσω στρατηγικών πρωτοβουλιών.

Διαχείριση σχέσεων προμηθευτή

Πρόκληση: Η διαχείριση των σχέσεων προμηθευτών είναι ένα σύνθετο αλλά κρίσιμο στοιχείο των προμηθειών που επηρεάζει άμεσα την αποτελεσματικότητα της αλυσίδας εφοδιασμού μιας εταιρείας, την ποιότητα των προϊόντων και τη συνολική ανταγωνιστικότητα της αγοράς. Η πρόκληση έγκειται στη διατήρηση μιας ισορροπίας μεταξύ της εξασφάλισης των καλύτερων δυνατών όρων από τους προμηθευτές και της προώθησης θετικών, μακροπρόθεσμων συνεργασιών που ενθαρρύνουν την αμοιβαία ανάπτυξη, την καινοτομία και την ανθεκτικότητα στις αλλαγές της αγοράς. Τα κοινά εμπόδια περιλαμβάνουν διαταραχές επικοινωνίας, κακή ευθυγράμμιση στόχων, έλλειψη εμπιστοσύνης και αποτυχία αξιοποίησης των τεχνολογικών προόδων για καλύτερη συνεργασία. Αυτά τα ζητήματα μπορεί να οδηγήσουν σε διακοπές της εφοδιαστικής αλυσίδας, αυξημένο κόστος και χαμένες ευκαιρίες και για τα δύο μέρη.

Παράδειγμα: Ας εμβαθύνουμε σε ένα πραγματικό παράδειγμα του τρόπου με τον οποίο η ElecTech, κορυφαίος κατασκευαστής ηλεκτρονικών ειδών ευρείας κατανάλωσης, ανανέωσε με επιτυχία τη στρατηγική της για τη Διαχείριση Σχέσεων Προμηθευτών (SRM) για την αντιμετώπιση προβλημάτων ποιότητας, διαταραχών της εφοδιαστικής αλυσίδας και την προώθηση της καινοτομίας.

Λύση: Ας χρησιμοποιήσουμε το παραπάνω παράδειγμα για να κατανοήσουμε τα στοιχεία που πρέπει να ενσωματωθούν στη στρατηγική SRM σας.

1. Στρατηγική Τμηματοποίηση Προμηθευτών:

Χρησιμοποιήστε το Kraljic Matrix για να κατηγοριοποιήσετε τους προμηθευτές με βάση τον κίνδυνο και τον αντίκτυπό τους στην επιχείρησή σας. Αυτό βοηθά στον εντοπισμό ποιες σχέσεις απαιτούν περισσότερη εστίαση και στρατηγική διαχείριση.

Τι είναι το Kraljic Matrix;

Το Kraljic Matrix είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους παροχής ακριβούς τμηματοποίησης προμηθευτών. Αν και το Kraljic Matrix μπορεί να φαίνεται απλό σε πολλούς επαγγελματίες προμηθειών, συχνά εφαρμόζεται εσφαλμένα και αυτό οδηγεί σε λανθασμένα προγράμματα διαχείρισης σχέσεων προμηθευτών.

Ταξινόμηση προμηθευτών σε στρατηγικούς εταίρους, μόχλευση προμηθευτών, προμηθευτές συμφόρησης και μη κρίσιμους προμηθευτές. Αναπτύξτε προσαρμοσμένες στρατηγικές για τη διαχείριση κάθε κατηγορίας, εστιάζοντας στην οικοδόμηση βαθύτερων σχέσεων με στρατηγικούς προμηθευτές και μόχλευσης.

Με την κατανόηση του ρόλου και της σημασίας κάθε προμηθευτή, μια εταιρεία μπορεί να κατανείμει τους πόρους πιο αποτελεσματικά, διασφαλίζοντας ότι οι κρίσιμες σχέσεις προμηθευτών καλλιεργούνται και διατηρούνται.

2. Αναπτύξτε κοινούς στόχους και βασικούς δείκτες απόδοσης (KPIs):

Αναπτύξτε συνεργατικά μια Balanced Scorecard για την απόδοση του προμηθευτή που περιλαμβάνει οικονομικές, λειτουργικές, πελάτες και προοπτικές καινοτομίας. Θέστε σαφείς, αμοιβαία συμφωνημένους στόχους και KPI με κάθε βασικό προμηθευτή. Αυτά θα πρέπει να ευθυγραμμίζονται με τους στρατηγικούς στόχους και των δύο μερών και να περιλαμβάνουν μετρήσεις για την ποιότητα, την παράδοση, τη βελτίωση του κόστους και την καινοτομία.

3. Επενδύστε στην οικοδόμηση σχέσεων και εμπιστοσύνη:

Εφαρμόστε την Εξίσωση Εμπιστοσύνης, η οποία λαμβάνει υπόψη παράγοντες όπως η αξιοπιστία, η αξιοπιστία, η οικειότητα και ο αυτοπροσανατολισμός, για να αναπτύξετε ισχυρότερες σχέσεις.

Κατανόηση της Εξίσωσης Εμπιστοσύνης | Αξιόπιστος Σύμβουλος

Η Εξίσωση Εμπιστοσύνης είναι πλέον ο ακρογωνιαίος λίθος της πρακτικής μας: ένα αποδομητικό, αναλυτικό μοντέλο αξιοπιστίας.

Η οικοδόμηση εμπιστοσύνης και κατανόησης οδηγεί σε πιο ανθεκτικές και ευέλικτες σχέσεις, ικανές να αντέξουν τις διακυμάνσεις και τις προκλήσεις της αγοράς.

4. Αξιοποιήστε την τεχνολογία για καλύτερη συνεργασία:

Χρησιμοποιήστε το μοντέλο SCOR (Supply Chain Operations Reference) για να εντοπίσετε τομείς για βελτίωση στις διαδικασίες προμηθειών που μπορούν να υποστηριχθούν από την τεχνολογία.

Τι είναι το SCOR; Ένα μοντέλο για τη βελτίωση της διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας

Το μοντέλο αναφοράς λειτουργιών εφοδιαστικής αλυσίδας (SCOR) βοηθά τις επιχειρήσεις να αξιολογήσουν και να τελειοποιήσουν τη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας για αξιοπιστία, συνέπεια και αποτελεσματικότητα.

Διαχείριση Κινδύνων

Πρόκληση: Η διαχείριση κινδύνου στις προμήθειες περιλαμβάνει τον εντοπισμό, την αξιολόγηση και τον μετριασμό των κινδύνων που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την αλυσίδα εφοδιασμού, τη χρηματοοικονομική σταθερότητα, τη συμμόρφωση και τη συνολική λειτουργική αποτελεσματικότητα ενός οργανισμού. Αυτοί οι κίνδυνοι μπορεί να προέρχονται από ποικίλες πηγές, όπως η αξιοπιστία του προμηθευτή, οι γεωπολιτικοί παράγοντες, οι κανονιστικές αλλαγές, η αστάθεια της αγοράς, οι φυσικές καταστροφές και οι απειλές για την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο. Η πρόκληση έγκειται στη δυναμική και αλληλένδετη φύση αυτών των κινδύνων, που απαιτεί μια προορατική και ολοκληρωμένη προσέγγιση για τη διασφάλιση της ανθεκτικότητας και της συνέχειας στις δραστηριότητες προμηθειών.

Λύση: Για την αποτελεσματική διαχείριση του κινδύνου στις προμήθειες, η υιοθέτηση ενός δομημένου πλαισίου είναι απαραίτητη. Μπορείτε να επιλέξετε το πιο κατάλληλο πλαίσιο για εσάς. Μια ευρέως αναγνωρισμένη και συνιστώμενη από τους ειδικούς προσέγγιση είναι η Πλαίσιο Διαχείρισης Κινδύνων ISO 31000. Παρέχει ένα καθολικό σύνολο αρχών και κατευθυντήριων γραμμών για τη διαχείριση κινδύνων που μπορούν να προσαρμοστούν στις συγκεκριμένες ανάγκες οποιουδήποτε οργανισμού, συμπεριλαμβανομένων εκείνων στο πλαίσιο των προμηθειών. Ας δούμε πώς το πλαίσιο ISO 31000 μπορεί να εφαρμοστεί ειδικά στη διαχείριση κινδύνου προμηθειών, ενσωματώνοντας συγκεκριμένες ενέργειες και διαδικασίες:

1. Καθιέρωση του πλαισίου

• Στόχος: Κατανόηση του εσωτερικού και εξωτερικού περιβάλλοντος της λειτουργίας προμήθειας. Αυτό περιλαμβάνει τους οργανωτικούς στόχους, τις στρατηγικές προμηθειών και το ρυθμιστικό, την αγορά και το τεχνολογικό πλαίσιο στο οποίο λειτουργεί η προμήθεια.
• Ενέργειες: Διεξάγετε μια ολοκληρωμένη ανάλυση ενδιαφερομένων για να προσδιορίσετε τις ανάγκες και τις προσδοκίες των εσωτερικών ενδιαφερομένων (π.χ. τμήματα προμηθειών και οικονομικών) και εξωτερικών ενδιαφερομένων (π.χ. προμηθευτές, ρυθμιστικές αρχές και πελάτες).

2. Προσδιορισμός κινδύνου

• Στόχος: Προσδιορίστε τι, πού, πότε, γιατί και πώς θα μπορούσαν να προκύψουν κίνδυνοι στη διαδικασία προμήθειας.
• Ενέργειες: Χρησιμοποιήστε εργαλεία όπως ανάλυση SWOT (Δυνατά σημεία, Αδυναμίες, Ευκαιρίες, Απειλές) και ανάλυση PESTLE (Πολιτική, Οικονομική, Κοινωνική, Τεχνολογική, Νομική και Περιβαλλοντική) για τον συστηματικό εντοπισμό πιθανών κινδύνων.

3. Ανάλυση κινδύνου

• Στόχος: Κατανοήστε τη φύση του κινδύνου και τα χαρακτηριστικά του. Αυτό περιλαμβάνει την αξιολόγηση της πιθανότητας και του αντίκτυπου των εντοπισμένων κινδύνων.
• Ενέργειες: Εφαρμόστε ποιοτικές μεθόδους (π.χ. κρίση εμπειρογνωμόνων, πίνακες κινδύνου) και ποσοτικές μεθόδους (π.χ. στατιστικές αναλύσεις, οικονομικά μοντέλα) για την αξιολόγηση των κινδύνων. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει την ανάλυση ιστορικών δεδομένων σχετικά με την απόδοση των προμηθευτών, τις τάσεις της αγοράς και τις αναφορές συμβάντων.

4. Αξιολόγηση Κινδύνου

• Στόχος: Συγκρίνετε τα αποτελέσματα της ανάλυσης κινδύνου με κριτήρια κινδύνου για να προσδιορίσετε την προτεραιότητα κάθε κινδύνου.
• Ενέργειες: Χρησιμοποιήστε μια μήτρα κινδύνου για να ιεραρχήσετε τους κινδύνους με βάση τον αντίκτυπο και την πιθανότητα τους. Αυτό θα βοηθήσει στην εστίαση στους σημαντικότερους κινδύνους που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τους στόχους των προμηθειών.

5. Θεραπεία κινδύνου

• Στόχος: Επιλέξτε και εφαρμόστε επιλογές για τον μετριασμό, τη μεταφορά, την αποφυγή ή την αποδοχή κινδύνων.
• Ενέργειες: Αναπτύξτε σχέδια αντιμετώπισης κινδύνου που μπορεί να περιλαμβάνουν διαφοροποίηση προμηθευτών, σύναψη στρατηγικών συνεργασιών, εφαρμογή αυστηρότερων συμβατικών όρων ή επένδυση σε τεχνολογικές λύσεις για τη βελτίωση της παρακολούθησης και της συμμόρφωσης.

Ακολουθώντας ένα σύστημα όπως το πλαίσιο ISO 31000, οι οργανισμοί μπορούν να εφαρμόσουν μια ισχυρή και προληπτική διαδικασία διαχείρισης κινδύνου προμήθειας. Αυτή η δομημένη προσέγγιση επιτρέπει στους οργανισμούς να ελαχιστοποιούν τους κινδύνους, να βελτιώνουν τα αποτελέσματα των προμηθειών και να υποστηρίζουν τους γενικούς στρατηγικούς στόχους του οργανισμού.

Μέτρηση Απόδοσης Προμηθειών

Για να προωθήσετε πραγματικά τη βελτίωση του σπιτιού, είναι σημαντικό να παρακολουθείτε τις σωστές μετρήσεις. Οι KPI όπως η εξοικονόμηση κόστους είναι δεδομένες, αλλά επικεντρώνονται επίσης στην απόδοση του προμηθευτή, στους χρόνους κύκλου για τις διαδικασίες προμηθειών και στην τήρηση των πρωτοκόλλων συμμόρφωσης. Η ευθυγράμμιση αυτών των KPI με τους στρατηγικούς σας στόχους μετατρέπει τις προμήθειες από λειτουργία back-office σε προνοητικό, στρατηγικό παίκτη. Για παράδειγμα, εάν ο οργανισμός σας πιέζει για καινοτομία, συμπεριλάβετε μετρήσεις που μετρούν τη συμβολή των προμηθευτών στην καινοτομία, όπως ιδέες για νέα προϊόντα ή βελτιώσεις διαδικασιών.

Ακολουθεί μια ολοκληρωμένη λίστα μετρήσεων που μπορείτε να εξετάσετε την παρακολούθηση, με βάση τους στόχους σας. Κάντε κλικ σε κάθε στόχο για να εξερευνήσετε πιθανούς KPI.

Διαχείριση κόστους

Απόδοση προμηθευτή

Αποτελεσματικότητα Διαδικασίας

Διαχείριση Συμβολαίων

Διαχείριση Αποθεμάτων

Βιωσιμότητα και Διαχείριση Κινδύνων

Βαθμολόγηση επιδόσεων

Υπάρχουν πολλά να μάθουμε από τον έξω κόσμο. Η συγκριτική αξιολόγηση έναντι των βιομηχανικών προτύπων και των ομοτίμων σάς βοηθά να κατανοήσετε πού βρίσκεστε και πού πρέπει να πάτε. Πρόκειται για τον εντοπισμό κενών στις πρακτικές προμηθειών σας και την εύρεση έμπνευσης για τις βέλτιστες πρακτικές εκεί έξω. Αυτό μπορεί να κυμαίνεται από την υιοθέτηση νέων τεχνολογιών έως την αναδιάρθρωση των συμβάσεων προμηθευτών για καλύτερη ευελιξία και αποδοτικότητα κόστους.

Η συγκριτική αξιολόγηση Ανοικτών Προτύπων στις Προμήθειες της APQC υπογραμμίζει τα μέσα επίπεδα απόδοσης σε κρίσιμα σημεία αναφοράς προμηθειών, όπως το συνολικό κόστος εκτέλεσης της διαδικασίας προμήθειας, ο μέσος χρόνος παράδοσης προμηθευτή και το ποσοστό των εντολών αγοράς που εγκρίνονται ηλεκτρονικά, προσφέροντας μια ευρεία προοπτική για το πώς οι οργανισμοί μπορούν να μετρήσουν και να βελτιώσουν λειτουργίες προμήθειας.

Βασικά σημεία αναφοράς προμηθειών

Με δεδομένα από τη συγκριτική αξιολόγηση Ανοικτών Προτύπων της APQC στις Προμήθειες, αυτά τα άρθρα υπογραμμίζουν το μέσο επίπεδο απόδοσης σε σημαντικά κριτήρια αναφοράς προμηθειών για οργανισμούς. Τα μέτρα που περιλαμβάνονται είναι το συνολικό κόστος για την εκτέλεση της διαδικασίας προμήθειας, ο μέσος χρόνος παράδοσης προμηθευτή, το ποσοστό των εντολών αγοράς που εγκρίθηκαν ηλεκτρονικά. κι αλλα.

Μπορείτε να περιηγηθείτε στο Διαδίκτυο για περισσότερη βιομηχανία και να χρησιμοποιήσετε κριτήρια αναφοράς για συγκεκριμένες περιπτώσεις.

Αυτοματισμός Προμηθειών

Ο Αυτοματισμός Προμηθειών αναφέρεται στη χρήση ψηφιακής τεχνολογίας για τον εξορθολογισμό και τη βελτίωση της διαδικασίας προμήθειας από άκρη σε άκρη. Περιλαμβάνει την αυτοματοποίηση των καθηκόντων ρουτίνας και των ροών εργασιών που σχετίζονται με την προμήθεια αγαθών και υπηρεσιών, μειώνοντας έτσι τις μη αυτόματες προσπάθειες, ελαχιστοποιώντας τα σφάλματα και επιταχύνοντας τις συναλλαγές. Αυτή η αυτοματοποίηση εκτείνεται σε διάφορες πτυχές των προμηθειών, συμπεριλαμβανομένης της επιλογής προμηθευτή, της διαχείρισης συμβολαίων, της επεξεργασίας παραγγελιών αγοράς και της συμφωνίας τιμολογίων.

Η υιοθέτηση των εργαλείων Αυτοματισμού Προμηθειών όχι μόνο βελτιστοποιεί τη λειτουργική απόδοση αλλά παρέχει επίσης στρατηγικά πλεονεκτήματα. Επιτρέπει στις επιχειρήσεις να αποκτήσουν πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο για τις δαπάνες τους, να βελτιώσουν τη συμμόρφωση με τις πολιτικές προμηθειών και να ενθαρρύνουν ισχυρότερες σχέσεις με τους προμηθευτές μέσω πιο αποτελεσματικών και διαφανών διαδικασιών. Σε τελική ανάλυση, ο Αυτοματισμός Προμηθειών έχει να κάνει με τη μόχλευση της τεχνολογίας για να κάνει τις προμήθειες πιο στρατηγικές, λιγότερο χρονοβόρες και πιο οικονομικά.

Αυτοματοποιημένη Διαδικασία Προμηθειών

Για να δείξουμε τον μετασχηματιστικό αντίκτυπο του Αυτοματισμού Προμηθειών, ας επανεξετάσουμε τη διαδικασία προμήθειας που περιγράφηκε προηγουμένως, τώρα αυτοματοποιημένη με χρήση του λογισμικού αυτοματισμού προμηθειών Nanonets:

Ανάγκη αναγνώρισης (Αυτοματοποιημένη): Το Nanonets ενσωματώνεται με το λογισμικό τεκμηρίωσης της επιλογής σας και ενεργοποιεί την έναρξη της ροής εργασίας όταν ένα νέο Έκθεση Αξιολόγησης Αναγκών υποβάλλεται στην εφαρμογή τεκμηρίωσής σας.

Αξιολόγηση και επιλογή προμηθευτή: Το τμήμα προμηθειών διενεργεί την αξιολόγηση προμηθευτή με μη αυτόματο τρόπο και επιλέγει τον καταλληλότερο προμηθευτή. Ένας λογαριασμός προμηθευτή δημιουργείται στο σύστημα ERP εάν δεν υπάρχει ήδη.

Διαπραγμάτευση συμβολαίου (Βελτιωμένη): Η Nanonets υποστηρίζει τη διαχείριση ψηφιακών συμβολαίων για να διευκολύνει τη δημιουργία, τη διαπραγμάτευση και την υπογραφή συμβάσεων. Το τμήμα προμηθειών δημιουργεί πρότυπα, παρακολουθεί τις αλλαγές και διαχειρίζεται τις εγκρίσεις από την πλατφόρμα Nanonets, απλοποιώντας έτσι τη διαδικασία διαπραγμάτευσης.

Επεξεργασία παραγγελίας αγοράς (Αυτοματοποιημένη): Οι ψηφιακές PO δημιουργούνται σε Nanonets από την ομάδα και αποστέλλονται απευθείας στους προμηθευτές μέσω ταχυδρομείου.

Παράδοση και επιθεώρηση: Η ομάδα επαληθεύει με μη αυτόματο τρόπο την παραλαβή των αγαθών σε σχέση με την PO και τους όρους της σύμβασης και δημιουργεί ένα Σημείωση παραληφθέντων αγαθών.

Λήψη τιμολογίου (Αυτοματοποιημένη): Τα τιμολόγια καταγράφονται άμεσα χάρη στα θαύματα της τεχνολογίας κινητής τηλεφωνίας και τις απρόσκοπτες ενσωματώσεις για την εισαγωγή αποδείξεων από τις εφαρμογές και τις βάσεις δεδομένων σας.

Εξαγωγή δεδομένων (Αυτοματοποιημένη): Η τεχνολογία οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR), εξάγει δομημένα δεδομένα από τιμολόγια σε ψηφιακά δεδομένα γρηγορότερα από όσο μπορείτε να αναβοσβήσετε.

Κωδικοποίηση GL και εξαγωγή δεδομένων σε ERP (Αυτοματοποιημένη): Το Nanonets χρησιμοποιεί NLP και LLM για την αυτοματοποίηση της κωδικοποίησης GL και συγχρονίζει δεδομένα με το ERP και άλλες εφαρμογές σας άμεσα.

Τριπλή αντιστοίχιση (Αυτοματοποιημένη): Η αυτοματοποιημένη τριπλή αντιστοίχιση συγκρίνει PO, αποδείξεις παράδοσης και τιμολόγια, επισημαίνοντας αποκλίσεις.

Εγκρίσεις (Βελτιωμένες): Οι εγκρίσεις με Nanonets δεν αποτελούν πλέον εμπόδιο. Γίνονται ευέλικτοι και ζουν εκεί που κάνει ο οργανισμός σας—είτε πρόκειται για email, Slack ή Teams. Αυτό εξαλείφει την ανάγκη για ενοχλητικές τηλεφωνικές κλήσεις και τον πολύ οικείο καταιγισμό υπενθυμίσεων.

Επεξεργασία πληρωμής (Αυτοματοποιημένη): Μπορείτε να κάνετε άμεσες πληρωμές παγκοσμίως χρησιμοποιώντας τα Nanonets και να εμπιστεύεστε ότι το σύστημα θα χειριστεί τις χρεώσεις forex και θα αποφύγει ξαφνικές αντιστροφές χρεώσεων.

Συμφιλίωση (Αυτοματοποιημένη): Τέλος, ας μιλήσουμε για το κλείσιμο των βιβλίων. Η αυτόματη συμφωνία εισάγει τα τραπεζικά σας αντίγραφα και μεταμορφώνει αυτή τη συχνά επίπονη εργασία, αντιστοιχίζοντας τις τραπεζικές συναλλαγές με τις εγγραφές στο βιβλίο σε ένα κλάσμα του χρόνου που χρειαζόταν. Αυτό που κάποτε χρειαζόταν μέρες τώρα μπορεί να γίνει μέσα σε λίγα λεπτά.

Έτσι, η αυτοματοποίηση προμηθειών με Nanonets μετατρέπει την παραδοσιακή διαδικασία προμήθειας σε μια εξαιρετικά αποτελεσματική, βασισμένη σε δεδομένα και στρατηγική λειτουργία. Όχι μόνο μειώνει το βάρος των χειρωνακτικών εργασιών, αλλά επιτρέπει επίσης στις ομάδες χρηματοδότησης να επικεντρωθούν σε δραστηριότητες υψηλότερης αξίας, όπως η βελτιστοποίηση κόστους, η στρατηγική προμήθεια και η δημιουργία συνεργασιών προμηθευτών.

Συμπέρασμα

Συμπερασματικά, η ουσία της προμήθειας υπερβαίνει την απλή πράξη αγοράς αγαθών και υπηρεσιών. Ενσωματώνει μια στρατηγική λειτουργία κρίσιμη για την αύξηση της αξίας, τη βελτιστοποίηση του κόστους και την προώθηση της βιώσιμης ανάπτυξης εντός των οργανισμών. Όπως έχουμε εξερευνήσει σε όλο αυτό το ιστολόγιο, η διαδικασία προμήθειας είναι περίπλοκη και περιλαμβάνει στάδια από τον προσδιορισμό των αναγκών έως την αξιολόγηση προμηθευτών, τη διαπραγμάτευση συμβολαίων και πέραν αυτού, καθένα από τα οποία απαιτεί σχολαστική προσοχή και στρατηγική σκέψη.

Η εμφάνιση του λογισμικού αυτοματισμού προμηθειών σηματοδοτεί μια σημαντική εξέλιξη σε αυτόν τον τομέα, προσφέροντας την υπόσχεση για βελτιωμένες λειτουργίες, βελτιωμένη αποτελεσματικότητα και στρατηγικές γνώσεις που προηγουμένως ήταν ανέφικτες. Με τη μόχλευση της τεχνολογίας, οι επιχειρήσεις μπορούν να ξεπεράσουν τις παραδοσιακές προκλήσεις, να μετριάσουν τους κινδύνους και να αξιοποιήσουν ευκαιρίες για να βελτιώσουν τις λειτουργίες προμηθειών τους.

Επιπλέον, η στρατηγική διαχείριση των σχέσεων με τους προμηθευτές, η εστίαση στη διασφάλιση ποιότητας και η υιοθέτηση ολοκληρωμένων πρακτικών διαχείρισης κινδύνου είναι ζωτικής σημασίας στοιχεία που προάγουν την αποτελεσματικότητα των προμηθειών. Αυτά τα στοιχεία, σε συνδυασμό με τη δέσμευση για συνεχή βελτίωση και συγκριτική αξιολόγηση έναντι των βιομηχανικών προτύπων, θα τοποθετήσουν τους οργανισμούς να αξιοποιήσουν πλήρως το δυναμικό των δυνατοτήτων προμηθειών τους.

Για να εξερευνήσετε πώς ο Αυτοματισμός Προμηθειών Nanonets μπορεί να μεταμορφώσει τη διαδικασία προμηθειών σας και για να μάθετε περισσότερα για τις δυνατότητές του, μπορείτε να προγραμματίσετε μια κλήση με έναν ειδικό των Nanonets. Αυτή η ευκαιρία σάς επιτρέπει να συζητήσετε τις συγκεκριμένες προκλήσεις προμηθειών σας και να επιδείξετε πώς τα Nanonets μπορούν να βελτιστοποιήσουν τις ροές εργασιών προμηθειών σας, από τον προσδιορισμό των αναγκών έως την επεξεργασία και τη συμφωνία τιμολογίων. Είτε θέλετε να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα, είτε να αποκτήσετε καλύτερη προβολή στις δαπάνες σας είτε να βελτιώσετε τις σχέσεις με τους προμηθευτές, η Nanonets διαθέτει τα εργαλεία και την τεχνογνωσία για να σας βοηθήσει.

Προγραμματίστε μια κλήση εδώ

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://nanonets.com/blog/procurement/