Κάντε κλικ για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τον συγγραφέα Πολ Τάουλερ.

Μερικοί από εμάς μπορεί να εξακολουθούν να είναι σε θέση να ανακαλέσουν περιβάλλοντα γραφείου που σχετίζονταν με τεράστιο όγκο γραφειοκρατίας. Οι μεγάλοι αρχειοθήκες, οι μηχανές Rolodex και οι γραφομηχανές ήταν όλα συνηθισμένα. Μερικές από αυτές τις μεθόδους ήταν δημοφιλείς μέχρι το δεύτερο μισό της δεκαετίας του 1990. Όχι μόνο αυτό οφειλόταν εν μέρει στην απροθυμία να σπάσει η εξοικείωση, αλλά ο όγκος των δεδομένων ήταν πολύ μικρότερος σε σύγκριση με τη σύγχρονη ψηφιακή επανάσταση.

Οι εταιρείες ασχολούνται πλέον με gigabyte πληροφοριών καθημερινά. Απαιτείται επίσης να ανακτήσουν σημαντικές λεπτομέρειες εν ριπή οφθαλμού, ώστε να ικανοποιηθούν οι απαιτήσεις των πελατών. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι παραδοσιακές προσεγγίσεις στο διαχείρηση βάσης δεδομένων είναι ελάχιστα βιώσιμες. Τα σύγχρονα συστήματα διαχείρισης εγγράφων προσφέρουν στους επαγγελματίες μια σειρά από μοναδικά πλεονεκτήματα και έχουν αρχίσει πραγματικά να φέρνουν επανάσταση στο περιβάλλον του γραφείου. Ποια είναι μερικά από τα χαρακτηριστικά που καθορίζουν αυτά τα συστήματα και ποια οφέλη μπορούν να αξιοποιήσουν τα γραφεία ως αποτέλεσμα; 

Γρήγορη και εύκολη ανάκτηση δεδομένων

Η έννοια του ψηφιακή μετατροπή έχει πάρει τη δική του ζωή τον τελευταίο καιρό. Λόγω του φρενήρους ρυθμού με τον οποίο εξελίσσεται η τεχνολογία, τα γραφεία πρέπει να υιοθετήσουν τις πιο πρόσφατες και πιο αποτελεσματικές προσεγγίσεις. Ο ψηφιακός μετασχηματισμός ουσιαστικά περιλαμβάνει τις στρατηγικές που πρέπει να τεθούν σε εφαρμογή για να διασφαλιστεί η ομαλή μετάβαση.

Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS) μπορεί να βοηθήσει στην απλοποίηση μιας τέτοιας μετεγκατάστασης λόγω σε μεγάλο βαθμό του πόσο γρήγορα μπορούν να ανακτηθούν τα υλικά όταν είναι απαραίτητο. Αυτό είναι πολύ διαφορετικό από τα βήματα που θα απαιτούνταν στο παρελθόν. Μια τυπική ροή εργασίας μπορεί να φαινόταν κάπως έτσι:

• Πρόσβαση σε έναν κατάλογο φυσικών δεδομένων
• Κοσκινίζοντας με μη αυτόματο τρόπο εκατοντάδες ή και χιλιάδες αρχεία
• Διασταύρωση αυτών των εγγράφων με άλλα υλικά για να εξασφαλιστεί η συνάφειά τους

Χάρη στις λύσεις λογισμικού αιχμής, αυτά τα βήματα έχουν καταργηθεί πλήρως. Οι εργαζόμενοι μπορούν πλέον να ανακτούν αρχεία που περιέχουν τεράστιες ποσότητες πληροφοριών εν ριπή οφθαλμού. 

Προσβασιμότητα

Τα σύγχρονα συστήματα διαχείρισης εγγράφων έχουν σχεδιαστεί με τέτοιο τρόπο ώστε να επιτρέπουν στους εξουσιοδοτημένους χρήστες πρόσβαση σε συγκεκριμένα σύνολα πληροφοριών την κατάλληλη στιγμή. Ορισμένα πακέτα επικεντρώνονται κυρίως σε λύσεις που βασίζονται στο διαδίκτυο και στο cloud, ενώ άλλα έχουν αναπτυχθεί για εσωτερικές ανάγκες. Είτε έτσι είτε αλλιώς, οι απλοποιημένες λεπτομέρειες σύνδεσης και τα απομακρυσμένα σημεία πρόσβασης θα επιτρέψουν στους εργαζόμενους να έχουν άμεση πρόσβαση σε σημαντικά δεδομένα – ακόμη και μέσω φορητών συσκευών όπως tablet και smartphone. 

Χαρακτηριστικά Ασφαλείας

Η αποθήκευση φυσικών εγγράφων πάντα συσχετίστηκε με μια χούφτα κινδύνους ασφαλείας, συμπεριλαμβανομένης της κλοπής και της απώλειας. Και στις δύο περιπτώσεις, σημαντικά δεδομένα μπορούν να τεθούν σε κίνδυνο για πάντα, εάν δεν τηρούνται υπό άγρυπνο μάτι.

Ευτυχώς, οι πλατφόρμες DMS προσφέρουν αυτοματοποιημένες και εύχρηστες λύσεις ασφάλειας. Είναι επίσης δυνατό να δημιουργία αντιγράφων σημαντικών πληροφοριών. Αυτό το επιπλέον επίπεδο πλεονασμού θα προσφέρει επιπλέον σιγουριά. Σε τελευταία σημείωση, η πλειονότητα των συστημάτων DMS θα ενημερώσει αυτόματα τα πρωτόκολλα ασφαλείας τους, ώστε να παραμένουν ένα βήμα μπροστά από τις αναδυόμενες απειλές. 

Κατανομή και λογοδοσία

Ένα άλλο σημαντικό πλεονέκτημα των συστημάτων διαχείρισης εγγράφων περιλαμβάνει το πόσο γρήγορα μπορούν να μοιραστούν οι ίδιες οι πληροφορίες μεταξύ των ενδιαφερομένων. Στο παρελθόν, θα έπρεπε πρώτα να γίνουν αντίγραφα. Οι πληροφορίες θα είχαν σταλεί στη συνέχεια σε διαφορετικά τμήματα από ταχυμεταφορείς ή παρόμοια άτομα. Αυτό ήταν αρκετά σπατάλη, ιδιαίτερα όταν ασχολείσαι με υλικό ευαίσθητο στο χρόνο.

Το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων επιτρέπει πλέον στους χρήστες να στέλνουν και να λαμβάνουν δεδομένα με το πάτημα ενός κουμπιού. Επιπλέον, αυτός είναι επίσης ένας εξαιρετικός τρόπος για να αυξήσετε τη λογοδοσία μεταξύ των διαφορετικών τμημάτων για να παρακολουθείτε τυχόν ζητήματα που μπορεί να προκύψουν. Τυχόν τροποποιήσεις καταγράφονται για μελλοντική αναφορά, προσφέροντας στη διοίκηση ανώτερα επίπεδα κεντρικής επίβλεψης. 

Εξοικονόμηση κόστους

Λογισμικό-ως-Υπηρεσία (SaaS) είναι γνωστό για την ικανότητά του να προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα. Η επεκτασιμότητα, η φιλική προς τον χρήστη αρχιτεκτονική και η ευκολία ενσωμάτωσης είναι μερικά από τα πιο κοινά. Αυτά ισχύουν εξίσου όταν αναφερόμαστε σε συστήματα διαχείρισης εγγράφων. Για παράδειγμα, εξετάστε το υλικό που θα απαιτούνταν κανονικά για να καλύψει τις ανάγκες των παραδοσιακών τεχνικών διαχείρισης πληροφοριών:

• Αρχειοθήκες
• Χρηματοκιβώτια για πιο πολύτιμα δεδομένα
• Χαρτικά
• Ολόκληρες αποθήκες
• Εκτυπωτές, σαρωτές και δοχεία μελάνης

Τα βελτιωμένα συστήματα διαχείρισης βάσεων δεδομένων έχουν σχεδόν εξαλείψει τέτοιο υλικό. Επομένως, οι επιχειρήσεις μπορούν να ανακατανείμουν αυτά τα κεφάλαια σε άλλες βασικές αρμοδιότητες. 

Η δυνατότητα πολλαπλών εργασιών

Το multitasking είναι εντελώς κοινό σήμερα. Η διαχείριση βάσεων δεδομένων έχει επίσης εξορθολογιστεί, χάρη στην παρουσία συστημάτων διαχείρισης εγγράφων. Οι εργαζόμενοι μπορούν να δώσουν προτεραιότητα σε ποιες εργασίες είναι οι πιο σημαντικές για να εξασφαλίσουν υψηλότερα επίπεδα ικανοποίησης των πελατών μαζί με ένα αποτελεσματικό εσωτερικό περιβάλλον. Ομοίως, τυχόν λάθη που γίνονται μπορούν να διορθωθούν με ένα μόνο κλικ (σε αντίθεση με την επαναδιαμόρφωση και στη συνέχεια την επανάληψη πληκτρολόγησης ολόκληρου του εγγράφου).

Λογισμικό αιχμής διαχείρισης εγγράφων για δύσκολους χρόνους

Η διαχείριση βάσεων δεδομένων σίγουρα δεν είναι εύκολη υπόθεση. Ως εκ τούτου, είναι λογικό ότι καινοτόμες προσεγγίσεις έχουν αναπτυχθεί όλα αυτά τα χρόνια. Ωστόσο, πρέπει να θυμόμαστε ότι αυτός ο τύπος SaaS συνεχίζει να εξελίσσεται. Λύσεις θα δημιουργούνται όταν κριθεί απαραίτητο, ώστε οι επιχειρήσεις να μπορούν πάντα να παραμένουν πολύ μπροστά από την τεχνολογική καμπύλη. Αυτά τα πακέτα εξοικονομούν χρόνο, χρήμα και προσπάθεια. Ίσως το πιο σημαντικό, μπορούν να προσφέρουν μια αίσθηση διαφάνειας ροής εργασίας που θα ήταν σχεδόν αδύνατο στο παρελθόν.

Coinsmart. Beste Bitcoin-Börse στην Ευρώπη
Πηγή: https://www.dataversity.net/the-benefits-of-document-management-systems-for-your-data/