Η σάρωση εγγράφων σε χαρτί είναι ένα ουσιαστικό βήμα στην ψηφιοποίηση. Με πάνω απ 'το μισό των μικρών επιχειρήσεων που εξακολουθούν να βασίζονται σε έντυπα αρχεία, πιθανότατα θα έχετε μια στοίβα από αποδείξεις, τιμολόγια και συμβόλαια που πρέπει να σαρώσετε. Τι συμβαίνει όμως όταν πρέπει να αλλάξετε αυτά τα έγγραφα μετά τη σάρωση;

Είτε πρόκειται για επεξεργασία ευαίσθητων πληροφοριών, συγχώνευση αρχείων ή μετατροπή μορφών, μερικές φορές μπορεί να χρειαστεί να επεξεργαστείτε τα σαρωμένα έγγραφά σας. Ευτυχώς, υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να το κάνετε αυτό, ακόμα κι αν δεν έχετε το αρχικό ψηφιακό αρχείο.

Αυτός ο οδηγός θα καλύψει πέντε γρήγορες μεθόδους για την επεξεργασία σαρωμένων εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων των διαδικτυακών εργαλείων, του λογισμικού επιτραπέζιου υπολογιστή και των εφαρμογών για κινητά. Είτε θέλετε να αντιγράψετε έναν σειριακό αριθμό είτε να εξαγάγετε κρίσιμα σημεία από σαρωμένα έγγραφα, σας καλύπτουμε.

1. Χρησιμοποιήστε ένα ηλεκτρονικό πρόγραμμα επεξεργασίας PDF

Οι διαδικτυακοί επεξεργαστές PDF είναι ένας γρήγορος και εύκολος τρόπος για να κάνετε αλλαγές σε σαρωμένα έγγραφα απευθείας στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Οι δημοφιλείς επιλογές περιλαμβάνουν τα PDFgear, PDFfiller, Smallpdf και PDF2Go, πολλές από τις οποίες προσφέρουν δωρεάν βασική επεξεργασία.

Για να χρησιμοποιήσετε έναν διαδικτυακό επεξεργαστή:

• Ανεβάστε το σαρωμένο PDF στον ιστότοπο
• Το πρόγραμμα επεξεργασίας θα μετατρέψει τη σαρωμένη εικόνα σε επεξεργάσιμο κείμενο χρησιμοποιώντας OCR
• Προσθέστε, διαγράψτε ή τροποποιήστε περιεχόμενο χρησιμοποιώντας τη γραμμή εργαλείων του προγράμματος επεξεργασίας
• Κάντε λήψη του επεξεργασμένου PDF στον υπολογιστή σας

Το κύριο πλεονέκτημα των διαδικτυακών συντακτών είναι η ευκολία — δεν χρειάζεται να κατεβάσετε ή να εγκαταστήσετε οποιοδήποτε λογισμικό. Τείνουν επίσης να είναι πολύ φιλικά προς το χρήστη, με εύχρηστες διεπαφές που απλοποιούν την επεξεργασία.

Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένα πιθανά μειονεκτήματα. Οι διαδικτυακοί συντάκτες ενδέχεται να έχουν όρια μεγέθους αρχείου ή αριθμού σελίδων και να απαιτούν σύνδεση στο διαδίκτυο. Υπάρχουν επίσης ζητήματα απορρήτου με τη μεταφόρτωση ευαίσθητων εγγράφων σε ιστότοπους τρίτων. Και ενώ πολλοί προσφέρουν OCR, η ακρίβεια δεν είναι πάντα τέλεια, ειδικά με σαρώσεις χαμηλής ποιότητας. Μπορεί να μην υποστηρίζουν μαζική επεξεργασία, επομένως πρέπει να ανεβάσετε και να επεξεργαστείτε κάθε αρχείο ξεχωριστά.

Οι διαδικτυακοί επεξεργαστές PDF είναι οι καλύτεροι για γρήγορες, βασικές επεξεργασίες σε σαρωμένα έγγραφα. Δεν είναι ιδανικά για πιο περίπλοκες αλλαγές ή για εργασία με εμπιστευτικά αρχεία, αλλά μπορούν να είναι χρήσιμα εργαλεία για την ταχεία ολοκλήρωση της εργασίας.

2. Επεξεργαστείτε τα σαρωμένα έγγραφα στο Adobe Acrobat

Το Adobe Acrobat Pro είναι ένα όνομα συνώνυμο με την ανάγνωση και την επεξεργασία PDF. Προσφέρει μια πλήρη σειρά εργαλείων για την τροποποίηση αρχείων PDF, όπως OCR, επεξεργασία, εξαγωγή και αναδιάταξη σελίδων και συμπλήρωση φόρμας.

Το Acrobat Pro προσφέρει δύο βασικούς τρόπους για να κάνετε τα σαρωμένα έγγραφα επεξεργάσιμα:

Εργαλείο επεξεργασίας PDF

1. Ανοίξτε το σαρωμένο PDF στο Acrobat Pro
2. Μεταβείτε στο εργαλείο "Επεξεργασία PDF" στην ενότητα "Όλα τα εργαλεία"
3. Το Acrobat θα εντοπίσει αυτόματα και θα μετατρέψει το σαρωμένο κείμενο σε επεξεργάσιμο κείμενο
4. Τροποποιήστε το έγγραφο όπως απαιτείται χρησιμοποιώντας τη γραμμή εργαλείων επεξεργασίας

Εργαλείο σάρωσης και OCR

1. Βρείτε το εργαλείο "Σάρωση και OCR" στην ενότητα "Όλα τα εργαλεία"
2. Επιλέξτε το σαρωμένο αρχείο PDF ή σαρώστε ένα έγγραφο σε χαρτί από έναν συνδεδεμένο σαρωτή
3. Βελτιστοποιήστε την ποιότητα σάρωσης με την επιλογή "Enhance" εάν είναι απαραίτητο
4. Επιλέξτε "Αναγνώριση κειμένου" για OCR του εγγράφου και ξεκλειδώστε την επεξεργασία

Το Acrobat Pro ξεχωρίζει για το καλύτερο OCR στην κατηγορία του, το οποίο εξάγει με ακρίβεια επεξεργάσιμο κείμενο ακόμη και από σαρώσεις κακής ποιότητας. Τα προηγμένα εργαλεία επεξεργασίας του ξεπερνούν τους διαδικτυακούς συντάκτες και χειρίζεται εύκολα μεγάλα αρχεία. Είναι διαθέσιμο σε Windows, Mac και κινητά, συγχρονίζοντας απρόσκοπτα μέσω του Adobe Cloud. Επιπλέον, τα έγγραφα μπορούν να παραμείνουν στον τοπικό σας υπολογιστή εκτός εάν προτιμάτε διαφορετικά.

Το κύριο μειονέκτημα είναι ότι το Acrobat Pro απαιτεί συνδρομή που ξεκινά από 19.99 $/μήνα. Η μετατροπή μεγάλου όγκου σαρωμένων αρχείων μπορεί επίσης να είναι κουραστική, καθώς κάθε έγγραφο πρέπει να υποβάλλεται σε επεξεργασία ξεχωριστά. Η ακρίβεια της μετατροπής κειμένου μπορεί να διαφέρει ανάλογα με την ποιότητα και την πολυπλοκότητα της αρχικής σάρωσης.

Το Adobe Acrobat Pro είναι μια σταθερή επιλογή για χρήστες που επεξεργάζονται συχνά σαρωμένα PDF μεμονωμένα, αλλά το υψηλότερο κόστος και η έλλειψη δυνατοτήτων αυτοματισμού και μαζικής επεξεργασίας μπορεί να το κάνουν λιγότερο αποτελεσματικό για ορισμένους χρήστες.

3. Τροποποιήστε τα σαρωμένα έγγραφα στο Microsoft Word ή στα Έγγραφα Google

Το Microsoft Word και τα Έγγραφα Google διαθέτουν ενσωματωμένες λειτουργίες OCR (οπτική αναγνώριση χαρακτήρων) που σας επιτρέπουν να μετατρέπετε εύκολα τα σαρωμένα PDF σε επεξεργάσιμα έγγραφα κειμένου. Αυτός είναι ένας βολικός τρόπος για να επεξεργαστείτε γρήγορα το περιεχόμενο ενός σαρωμένου αρχείου χωρίς να αφήσετε τον επεξεργαστή κειμένου που χρησιμοποιείτε ήδη.

Χρήση του Microsoft Word:

1. Ανοίξτε το σαρωμένο PDF στο Word
2. Το Word θα μετατρέψει αυτόματα τη σαρωμένη εικόνα σε επεξεργάσιμο έγγραφο χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα OCR
3. Επεξεργαστείτε το κείμενο, τη μορφοποίηση και τη διάταξη όπως απαιτείται
4. Αποθηκεύστε το επεξεργασμένο αρχείο ως νέο έγγραφο

Χρήση των Εγγράφων Google:

1. Ανεβάστε το σαρωμένο PDF στο Google Drive
2. Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο και επιλέξτε "Άνοιγμα με τα Έγγραφα Google"
3. Τα Έγγραφα Google θα μετατρέψουν το σαρωμένο έγγραφο σε επεξεργάσιμη μορφή
4. Κάντε τις αλλαγές σας και αποθηκεύστε το επεξεργασμένο αρχείο

Το κύριο πλεονέκτημα αυτής της μεθόδου είναι ότι χρησιμοποιεί εργαλεία που πιθανότατα έχετε ήδη και με τα οποία είστε εξοικειωμένοι. Δεν χρειάζεται να κάνετε λήψη πρόσθετου λογισμικού ή να μάθετε μια νέα διεπαφή. Είναι επίσης δωρεάν εάν έχετε συνδρομή στο Microsoft 365 ή λογαριασμό Google.

Ωστόσο, η ακρίβεια OCR του Word και των Εγγράφων Google μπορεί να μην είναι τόσο ισχυρή όσο το αποκλειστικό λογισμικό OCR όπως το Adobe Acrobat. Λειτουργούν καλύτερα για απλά αρχεία PDF που βασίζονται σε κείμενο. Η σύνθετη μορφοποίηση και οι πίνακες ενδέχεται να μην μετατραπούν με ακρίβεια. Μπορεί να δυσκολεύονται με πιο σύνθετες διατάξεις ή σαρώσεις χαμηλότερης ποιότητας. Η αρχική μορφοποίηση του εγγράφου σας ενδέχεται επίσης να μην διατηρείται τέλεια μετά τη μετατροπή.

Συνοπτικά, η επεξεργασία σαρωμένων εγγράφων χρησιμοποιώντας το Word ή τα Έγγραφα Google μπορεί να είναι μια γρήγορη και εύκολη λύση για βασικές τροποποιήσεις. Ωστόσο, ενδέχεται να μην είναι κατάλληλο για πιο ολοκληρωμένη επεξεργασία ή για μετατροπές υψηλότερης ποιότητας.

4. Χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή σάρωσης για κινητά

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να σαρώσετε μια απόδειξη για να υποβάλετε για αποζημίωση ή μια σύμβαση για υπογραφή και αποστολή πίσω. Οι εφαρμογές σάρωσης για κινητά όπως το Adobe Scan, το CamScanner, το SwiftScan, το MS OfficeLens και το Genius Scan σάς επιτρέπουν να τραβήξετε μια φωτογραφία του εγγράφου, να το περικόψετε και να το βελτιώσετε, να αναγνωρίσετε το κείμενο με OCR και να το μετατρέψετε σε PDF.

Από εκεί, μπορείτε συχνά να κάνετε γρήγορες επεξεργασίες, όπως σχολιασμούς, υπογραφές και συμπλήρωση φόρμας, απευθείας στην εφαρμογή πριν μοιραστείτε το έγγραφο μέσω email ή αποθήκευσης στο cloud.

Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα της χρήσης μιας εφαρμογής σάρωσης για κινητά είναι η ευκολία και η ευελιξία της. Μπορείτε να σαρώσετε και να επεξεργαστείτε έγγραφα οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε, χωρίς να χρειάζεστε υπολογιστή ή πρόσθετο υλικό. Πολλές από αυτές τις εφαρμογές είναι δωρεάν ή χαμηλού κόστους, γεγονός που τις καθιστά μια προσιτή εναλλακτική λύση στο λογισμικό επιτραπέζιου υπολογιστή.

Ωστόσο, αυτές οι εφαρμογές ενδέχεται να μην έχουν τόσες προηγμένες λειτουργίες επεξεργασίας όπως τα προγράμματα επιτραπέζιου υπολογιστή όπως το Adobe Acrobat. Η ακρίβεια OCR μπορεί επίσης να διαφέρει ανάλογα με την ποιότητα της κάμερας της συσκευής σας και την ευκρίνεια του αρχικού εγγράφου. Επιπλέον, η επεξεργασία σε μια μικρή οθόνη smartphone είναι πολύ πιο δύσκολη από την εργασία σε μια μεγαλύτερη οθόνη επιφάνειας εργασίας.

Μερικές δημοφιλείς εφαρμογές σάρωσης για κινητά που πρέπει να λάβετε υπόψη:

• Adobe Scan (iOS, Android)
• CamScanner (iOS, Android)
• Genius Scan (iOS, Android)
• Φακός Microsoft Office (iOS, Android)
• Scanbot (iOS, Android)

Συνολικά, οι εφαρμογές σάρωσης για κινητά είναι ένα εύχρηστο εργαλείο για την πραγματοποίηση γρήγορων επεξεργασιών σε σαρωμένα έγγραφα όταν βρίσκεστε μακριά από τον υπολογιστή σας. Παρόλο που ενδέχεται να μην αντικαθιστούν τους επεξεργαστές επιτραπέζιου υπολογιστή για πιο σύνθετες εργασίες, αποτελούν μια βολική λύση για βασικές αλλαγές και σήμανση εν κινήσει.

Τα εργαλεία ανοιχτού κώδικα προσφέρουν έναν οικονομικά αποδοτικό τρόπο μετατροπής σαρωμένων εγγράφων σε επεξεργάσιμο κείμενο. Αυτά τα εργαλεία αξιοποιούν τη δύναμη του OCR για εξαγωγή κειμένου από εικόνες, διευκολύνοντας την εργασία με σαρωμένα αρχεία PDF και άλλα έγγραφα που βασίζονται σε εικόνες.

Για να επεξεργαστείτε ένα σαρωμένο έγγραφο χρησιμοποιώντας εργαλεία ανοιχτού κώδικα:

1. Επιλέξτε ένα εργαλείο OCR ανοιχτού κώδικα που ταιριάζει στις ανάγκες σας
2. Εγκαταστήστε το λογισμικό στον υπολογιστή σας, ακολουθώντας τις οδηγίες της συγκεκριμένης πλατφόρμας
3. Προετοιμάστε το σαρωμένο έγγραφό σας διασφαλίζοντας ότι είναι καθαρό, σωστά προσανατολισμένο και σε υποστηριζόμενη μορφή εικόνας
4. Τοποθετήστε το σαρωμένο έγγραφο στο λογισμικό OCR
5. Επιλέξτε την κατάλληλη γλώσσα και οποιεσδήποτε άλλες απαιτούμενες ρυθμίσεις
6. Ξεκινήστε τη διαδικασία OCR και περιμένετε μέχρι το λογισμικό να εξαγάγει το κείμενο
7. Ελέγξτε το εξαγόμενο κείμενο για ακρίβεια και κάντε τις απαραίτητες διορθώσεις
8. Αποθηκεύστε το επεξεργάσιμο κείμενο στη μορφή που επιθυμείτε, όπως TXT, DOC ή PDF

Το κύριο πλεονέκτημα των εργαλείων OCR ανοιχτού κώδικα είναι ότι δεν απαιτούν τέλη αδειοδότησης. Μπορείτε να τα προσαρμόσετε στις μοναδικές σας απαιτήσεις επεξεργασίας εγγράφων. Εάν το εργαλείο διαθέτει ενεργή κοινότητα προγραμματιστών, θα έχετε πρόσβαση στις πιο πρόσφατες εξελίξεις χωρίς να χρειάζεστε ενημερώσεις. Οι χρήστες με επίγνωση της ασφάλειας και του απορρήτου μπορούν να εξετάσουν τον κώδικα για να διασφαλίσουν ότι δεν πραγματοποιείται συλλογή κρυφών δεδομένων ή να εντοπίσουν και να διορθώσουν ευπάθειες.

Ωστόσο, οι απότομες καμπύλες εκμάθησης μπορούν να κάνουν το λογισμικό δύσκολο για τους αρχάριους να χρησιμοποιήσουν αποτελεσματικά. Αυτό επιδεινώνεται περαιτέρω από το γεγονός ότι ορισμένα εργαλεία ενδέχεται να μην προσφέρουν κατάλληλα GUI, απαιτώντας από τους χρήστες να αλληλεπιδρούν μέσω της γραμμής εντολών. Η ακρίβεια του OCR ανοιχτού κώδικα μπορεί να μην ταιριάζει πάντα με εκείνη των εμπορικών λύσεων, ειδικά για σύνθετες διατάξεις ή σαρώσεις χαμηλής ποιότητας. Επιπλέον, οι επιλογές υποστήριξης μπορεί να είναι περιορισμένες, καθώς τα περισσότερα έργα ανοιχτού κώδικα βασίζονται σε φόρουμ κοινότητας και τεκμηρίωση για την αντιμετώπιση προβλημάτων.

Μερικά δημοφιλή εργαλεία ανοιχτού κώδικα που πρέπει να λάβετε υπόψη:

• τεσεράκτ
• OCRmyPDF
• GOCR
• Σφηνοειδής

Παρά τις προκλήσεις, τα εργαλεία OCR ανοιχτού κώδικα παρέχουν μια ευέλικτη και οικονομικά αποδοτική λύση για τη μετατροπή σαρωμένων εγγράφων σε επεξεργάσιμο κείμενο, καθιστώντας τα μια βιώσιμη επιλογή για χρήστες με γνώμονα τον προϋπολογισμό ή για όσους έχουν συγκεκριμένες ανάγκες προσαρμογής.

6. Μετατρέψτε τα σαρωμένα έγγραφα σε επεξεργάσιμες μορφές χρησιμοποιώντας το OCR με τεχνητή νοημοσύνη Nanonets

Τα Nanonets είναι ένα OCR που λειτουργεί με AI πλατφόρμα που σας επιτρέπει να μετατρέπετε εύκολα τα σαρωμένα PDF σε επεξεργάσιμες μορφές από οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης ιστού. Οι προηγμένοι αλγόριθμοι AI/ML επιτρέπουν στα Nanonets να εξάγουν κείμενο, πίνακες και κρίσιμα σημεία δεδομένων ακόμη και από τις πιο σύνθετες διατάξεις εγγράφων.

Για να χρησιμοποιήσετε τα Nanonets για την επεξεργασία σαρωμένων εγγράφων:

• Εγγραφείτε για έναν δωρεάν λογαριασμό στο Nanonets.com
• Επιλέξτε ένα προκατασκευασμένο μοντέλο OCR για κοινούς τύπους εγγράφων όπως τιμολόγια ή αποδείξεις ή εκπαιδεύστε το δικό σας προσαρμοσμένο μοντέλο
• Ανεβάστε ένα δείγμα σετ των σαρωμένων εγγράφων σας, ώστε τα Nanonets να μπορούν να μάθουν τη δομή και τα πεδία προς εξαγωγή
• Καθορίστε τις βασικές πληροφορίες που χρειάζεστε για να καταγράψετε, όπως ημερομηνίες, σύνολα, ονόματα ή στοιχεία γραμμής
• Ανεβάστε τα σαρωμένα αρχεία σας και αφήστε τα Nanonets να κάνουν τα υπόλοιπα, μετατρέποντάς τα σε δομημένα δεδομένα με δυνατότητα αναζήτησης
• Ελέγξτε τα εξαγόμενα δεδομένα ως προς την ακρίβεια και εξάγετε στη μορφή που επιθυμείτε (π.χ. JSON, XML, CSV) για περαιτέρω επεξεργασία ή ενσωμάτωση με άλλα συστήματα

Ένα από τα ξεχωριστά χαρακτηριστικά του Nanonets είναι η επεκτασιμότητα του. Μπορεί να χειριστεί μεγάλους όγκους εγγράφων, επεξεργάζοντας χιλιάδες σελίδες ανά ώρα. Η τεχνολογία OCR που λειτουργεί με AI επιτρέπει στα Nanonets να επεξεργάζονται με ακρίβεια έγγραφα σε διαφορετικές γλώσσες και να προσαρμόζονται γρήγορα σε διάφορες μορφές και δομές εγγράφων. Με τη διαισθητική διεπαφή και τις ευέλικτες επιλογές εξαγωγής, μπορείτε εύκολα να ενσωματώσετε τα εξαγόμενα δεδομένα στις υπάρχουσες ροές εργασίας και τα συστήματά σας.

Το Nanonets προσφέρει επίσης αυτοματοποιημένες ροές εργασιών μετασχηματισμού, επικύρωσης και έγκρισης εγγράφων για τον εξορθολογισμό των διαδικασιών διαχείρισης εγγράφων και τη διασφάλιση της ακρίβειας και της συνέπειας των εξαγόμενων πληροφοριών σας. Με την πρόσβαση API και τα webhook, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε πλήρως τη διοχέτευση επεξεργασίας εγγράφων σας. Η Nanonets χρησιμοποιεί προηγμένα μέτρα ασφαλείας για την προστασία των ευαίσθητων δεδομένων σας, συμπεριλαμβανομένης της κρυπτογράφησης και της συμμόρφωσης με τους κανονισμούς απορρήτου, όπως ο GDPR.

Ενώ τα Nanonets είναι εξαιρετικά ακριβή, θα μπορούσε να είναι καλύτερα. Ορισμένες σαρώσεις κακής ποιότητας ενδέχεται να απαιτούν επικύρωση και έλεγχο από τον άνθρωπο. Αλλά το καλό είναι ότι η τεχνητή νοημοσύνη μαθαίνει συνεχώς από τυχόν διορθώσεις που γίνονται, βελτιώνοντας την απόδοσή της με την πάροδο του χρόνου. Τιμοκατάλογος είναι απλή, με δωρεάν επίπεδο που καλύπτει έως και 500 σελίδες το μήνα. Πέρα από αυτό, είναι ένα απλό 0.30 $ ανά σελίδα για OCR. Αυτό καθιστά τα Nanonets μια προσιτή και επεκτάσιμη λύση για επιχειρήσεις όλων των μεγεθών που θέλουν να βελτιστοποιήσουν την επεξεργασία των σαρωμένων εγγράφων τους.

Τελικές σκέψεις

Είτε θέλετε να αντιγράψετε έναν αριθμό τιμολογίου είτε να εξαγάγετε κρίσιμους βαθμούς από μια σύμβαση, επιλέξτε μια μέθοδο που ταιριάζει στις ανάγκες και τον προϋπολογισμό σας. Αυτές οι λύσεις μπορούν να ψηφιοποιήσουν τα σαρωμένα έγγραφά σας και να εξαγάγουν τα δεδομένα που έχουν παγιδευτεί σε αυτά, διευκολύνοντας την επεξεργασία, την ανάλυση και την ενσωμάτωση στις ψηφιακές ροές εργασίας σας.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://nanonets.com/blog/how-to-edit-scanned-documents/