Καθώς τα καθημερινά εργαλεία και οι υπηρεσίες βασίζονται όλο και περισσότερο στις συνδρομές, το ίδιο ισχύει και για τη συνολική μας στρατηγική αυτοματισμού όσον αφορά τη διαχείριση επιχειρήσεων. Όμως, όπως η διατήρηση μιας συνδρομής για αυτόματη ανανέωση χωρίς επίβλεψη μπορεί να είναι ένα δαπανηρό λάθος, έτσι και η κακή διαχείριση των επαναλαμβανόμενων συναλλαγών ACH.

QuickBooks, ένα από τα πιο δημοφιλή λογιστική και πλατφόρμες τήρησης λογιστικών βιβλίων στην αγορά, προσφέρει μια αρκετά απλή μέθοδο διαχείρισης επαναλαμβανόμενων πληρωμών ACH για να διασφαλιστεί ότι δεν υπάρχουν εκπλήξεις κατά τη διάρκεια ώρα συμφιλίωσης.

Τι είναι οι πληρωμές ACH;

Αν και συνήθως ονομάζονται πληρωμές ACH ή μεταφορές ACH, ο όρος αναφέρεται πιο συγκεκριμένα σε ένα εθνικό δίκτυο πληρωμών στο οποίο βασίζονται οι τράπεζες και άλλα ιδρύματα για την ασφαλή και ακριβή επεξεργασία των πληρωμών μεταξύ των μερών. Στην απλούστερη μορφή του, το δίκτυο ACH μοιάζει με ένα αξιόπιστο τρίτο μέρος που λαμβάνει χρήματα από τον πληρωτή και τα επεξεργάζεται για λογαριασμό του πριν τα καταθέσει στον λογαριασμό του δικαιούχου.

Οι πληρωμές ACH είναι γενικά γρήγορες κατά τη διάρκεια της εργάσιμης εβδομάδας, αλλά δεν είναι στιγμιαίες. Αντί να δρομολογεί απευθείας τον δικαιούχο πληρωμής κατά την πληρωμή, όπως εφαρμογές πληρωμής και παρόμοια εργαλεία επεξεργασίας, το δίκτυο ACH ομαδοποιεί και δρομολογεί τις πληρωμές καθημερινά και όχι μεμονωμένα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι πληρωμές ACH χρειάζονται γενικά 1 – 3 εργάσιμες ημέρες για να εκτελεστούν, αν και οι πληρωμές ACH γίνονται όλο και πιο αυθημερόν όταν υποβάλλονται κατά τις εργάσιμες ώρες αρκετά νωρίς μέσα στην ημέρα.

Οι πληρωμές ACH θα εμπίπτουν γενικά σε μία από τις δύο κύριες κατηγορίες:

Άμεση πληρωμή: Αυτός ο τύπος πληρωμής ACH περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο ένας αγοραστής πληρώνει για αγαθά ή υπηρεσίες. Παραδείγματα περιλαμβάνουν άμεσες πληρωμές ACH για λογαριασμούς κοινής ωφελείας, σε έναν φίλο ως εναλλακτική λύση για τραπεζικά εμβάσματα και στην εταιρεία της πιστωτικής σας κάρτας για την πληρωμή του μηνιαίου λογαριασμού σας.

Απευθείας κατάθεση: Η ποικιλία των πληρωμών ACH που γνωρίζουμε περισσότερο, η άμεση κατάθεση αναφέρεται σε επιχειρήσεις, εργοδότες και κρατικούς φορείς που προσφέρουν πληρωμές ACH σε παραλήπτες για μισθοδοσία, κρατικά δικαιώματα και παροχές, ακόμη και επιστροφές φόρων.

Μέσα σε αυτές τις δύο ευρείες ετικέτες, ανάλογα με τον ρόλο σας στην ανταλλαγή, η συναλλαγή σας θα κατηγοριοποιηθεί ως εξής:

Πίστωση ACH: Εάν βρίσκεστε στο τέλος λήψης, ο λογαριασμός σας πιστώνεται το υπόλοιπο πληρωμής από τον λογαριασμό του αποστολέα. Οι πιστωτικές συναλλαγές ACH μπορούν να περιλαμβάνουν τη μισθοδοσία σας, πληρωμές κρατικών παροχών, επιστροφές φόρων ή πληρωμές τιμολογίων για εργολάβους.

Χρέωση ACH: Η συναλλαγή του αποστολέα είναι χρέωση ACH, καθώς τα χρήματα χρεώνονται από τον λογαριασμό τους όταν αποστέλλονται στον παραλήπτη. Εάν πληρώνετε το στεγαστικό σας δάνειο μέσω πληρωμής ACH, τότε πρόκειται για χρεωστική συναλλαγή ACH.

Τι είναι οι επαναλαμβανόμενες πληρωμές ACH;

Συχνά, για προβλέψιμα και τρέχοντα έξοδα, θα ρυθμίσουμε επαναλαμβανόμενες πληρωμές ACH για να απαλύνουμε το ψυχικό φορτίο και να αποφύγουμε τον κίνδυνο απώλειας λογαριασμού. Οι επαναλαμβανόμενες πληρωμές πραγματοποιούνται σε προγραμματισμένη βάση και χρεώνουν το ακριβές ποσό που αναφέρεται. τείνουν να είναι τα καλύτερα για σταθερά κόστη, όπως συνδρομές, πληρωμές υποθηκών ή μίσθωσης και έξοδα συνδρομής. Οι κρατήσεις μισθοδοσίας, αν και μεταβλητές, ταξινομούνται επίσης συνήθως ως επαναλαμβανόμενες για να μειωθεί η τριβή μεταξύ της επεξεργασίας μισθοδοσίας και της πληρωμής του προσωπικού.

Επαναλαμβανόμενες έναντι αυτοματοποιημένων πληρωμών ACH

Αν και οι επαναλαμβανόμενες πληρωμές είναι αυτοματοποιημένες, δεν είναι όλες οι αυτοματοποιημένες πληρωμές επαναλαμβανόμενες. Το εάν μια πληρωμή ACH ταξινομείται ως επαναλαμβανόμενη εξαρτάται από τη συχνότητα - εάν η πληρωμή πραγματοποιείται σε ένα προγραμματισμένο χρονοδιάγραμμα περιοδικά, δηλαδή, μηνιαία, είναι επαναλαμβανόμενη. Εάν πρόκειται για μια προσχεδιασμένη και προ-προγραμματισμένη πληρωμή ACH που θα εκτελεστεί στο μέλλον, αλλά σε εφάπαξ βάση, είναι απλώς μια αυτοματοποιημένη πληρωμή ACH.

Πώς λειτουργούν οι επαναλαμβανόμενες πληρωμές ACH στα QuickBooks;

Εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε επαναλαμβανόμενες πληρωμές ACH στο QuickBooks, σημειώστε ότι μόνο το QuickBooks Online προσφέρει τη δυνατότητα – καθώς το QuickBooks κλείνει την πλατφόρμα του Desktop, αναμένετε ότι οι νέες ενσωματώσεις και λειτουργίες θα είναι αποκλειστικά για την Online πλατφόρμα. Οι επαναλαμβανόμενες πληρωμές ACH δεν αποτελούν εξαίρεση.

Επαναλαμβανόμενες πληρωμές από πελάτες

Πριν λάβετε οποιαδήποτε πληρωμή ACH στο QuickBooks, πρέπει να έχετε ενεργή άδεια QuickBooks Online και QuickBooks Payments. Πριν ξεκινήσετε, θα χρειαστείτε επίσης εξουσιοδότηση πελάτη για την τιμολόγηση. Είτε πρόκειται για προφορική είτε γραπτή συγκατάθεση, η επικύρωση ότι ο πελάτης σας γνωρίζει ότι μια συναλλαγή ACH είναι εισερχόμενη είναι απλώς καλή εξυπηρέτηση πελατών.

Από εκεί, θα:

Προσθέστε τις επαναλαμβανόμενες συναλλαγές επιλέγοντας Επαναλαμβανόμενες Συναλλαγές από το αναπτυσσόμενο μενού ρυθμίσεων.

Πατήστε Νέα, Στη συνέχεια, επιλέξτε Απόδειξη αγοράς από το αναπτυσσόμενο μενού.

Στη συνέχεια, θα συμπληρώσετε όλα τα στοιχεία πελάτη ή πελάτη.

 Και τέλος! Πέρα από το να παρακολουθείτε τις επαναλαμβανόμενες πληρωμές ACH, επικυρώστε μια τελευταία φορά προτού ενεργοποιήσετε τη σκανδάλη για την οποία ο πελάτης ή ο πελάτης σας γνωρίζει και συμφωνεί με την επαναλαμβανόμενη πληρωμή ACH. αλλιώς, είσαι καλά να πας!

Πληρωμές σε Πωλητές

Θα ακολουθήσετε τα ίδια βήματα όπως παραπάνω, αν και αντί να επιλέξετε Απόδειξη αγοράς, θα κάνετε κλικ Bill:

Από εκεί, απλώς συμπληρώστε τα δεδομένα του προμηθευτή ή επιλέξτε ένα υπάρχον προμηθευτής και επαναλαμβανόμενο διάστημα πληρωμών – είναι τόσο εύκολο!

Πώς να σταματήσετε τις επαναλαμβανόμενες πληρωμές ACH στο QuickBooks

Μόλις ρυθμίσετε μια επαναλαμβανόμενη πληρωμή ACH στο QuickBooks, είτε πιστωτική είτε χρεωστική, μπορείτε να παρακολουθείτε την κατάστασή της από το Επαναλαμβανόμενες Συναλλαγές ταμπλό:

Η ακύρωση ή η διακοπή μιας επαναλαμβανόμενης πληρωμής ACH είναι τόσο απλή όσο η επιλογή του Αλλαγή αναπτυσσόμενο μενού κάτω από το Ενέργειες στήλη και επιλογή Διαγραφή. Μπορείτε επίσης να θέσετε σε παύση τις επαναλαμβανόμενες πληρωμές ACH ή να παραλείψετε την επόμενη επαναλαμβανόμενη πληρωμή ACH.

Μειονεκτήματα των επαναλαμβανόμενων πληρωμών στα QuickBooks

Αν και κανένα σύστημα δεν είναι τέλειο, η δημιουργία και η χρήση επαναλαμβανόμενων πληρωμών στο QuickBooks έχει μερικά μοναδικά μειονεκτήματα:

• Ημερήσια όρια: Εάν ξεκινήσετε το ACH (πίστωση ή χρέωση) από μια εξωτερική τράπεζα, περιορίζεστε σε ένα ημερήσιο όριο κατάθεσης 500,000 $ (στα QuickBooks) και ένα εβδομαδιαίο όριο χρέωσης 100,000 $ (χρήματα που αποστέλλονται από το QuickBooks). Εάν ξεκινήσετε τη μεταφορά ACH από το QuickBooks, μπορείτε να μεταφέρετε έως και 20,000 $ καθημερινά και 40,000 $ την εβδομάδα σε QuickBooks και έως 50,000 $ ημερησίως έξω των QuickBooks.
• Καθυστερήσεις επεξεργασίας: Αν και το δίκτυο ACH έχει γίνει πιο γρήγορο τα τελευταία χρόνια, δεν υπάρχει καμία εγγύηση ότι μια πληρωμή ACH θα εκτελεστεί πλήρως την ίδια ημέρα. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν ξεκινήσετε τη συναλλαγή εκτός των τυπικών ωρών λειτουργίας.
• Κίνδυνος ανεπαρκούς κεφαλαίου: Αν και δεν συνδέεστε συγκεκριμένα με το QuickBooks, διατρέχετε πάντα τον κίνδυνο να κάνετε υπερανάληψη λογαριασμών ή να πληρώσετε ανεπαρκείς προμήθειες κεφαλαίων, εάν δεν παρακολουθήσετε το χρεωστικό υπόλοιπο του λογαριασμού σας. Και πάλι, δεν είναι εγγενής κίνδυνος ή μειονέκτημα, αλλά μπορεί να είναι απογοητευτικό και δαπανηρό.
• Διεθνείς πληρωμές: Τα QuickBooks λείπουν εγγενής διασυνοριακή ενσωμάτωση πληρωμών ACH· αν και τρίτων add-ons καλύψουν το κενό, με τις εταιρείες να συνεργάζονται εκτενώς διεθνείς πωλητές ή οι αγοραστές μπορεί να βρουν καλύτερες λύσεις αλλού.

Εναλλακτικές λύσεις για τις πληρωμές ACH στο QuickBooks

Εάν προτιμάτε να μην χρησιμοποιείτε το QuickBooks για πληρωμές ACH – ή θέλετε να αποφύγετε εντελώς τις συναλλαγές ACH – πολλές εναλλακτικές σάς δίνουν την ευελιξία να επιλέξετε τα συστήματα που ευθυγραμμίζονται καλύτερα με τις ροές εργασίας σας. Μερικές κοινές εναλλακτικές περιλαμβάνουν:

1. QuickBooks GoPayment: Για τους χρήστες του QuickBooks, αυτή η εφαρμογή πληρωμών για κινητά χρησιμεύει ως εναλλακτική λύση στις συναλλαγές ACH και περιλαμβάνει αυτόματο συγχρονισμό με τον κύριο λογαριασμό σας.
2. Αλλες εφαρμογές: Μια σειρά από εφαρμογές επεξεργασίας πληρωμών για κινητά προσφέρουν ευελιξία και ευκολία χρήσης εν κινήσει, συμπεριλαμβανομένου του Venmo, PayPalκαι CashApp.
3. Επεξεργαστές πληρωμών: Εάν χρειάζεστε πιο ισχυρά εργαλεία διαχείρισης συναλλαγών, επεξεργαστές πληρωμών όπως Πλατεία και Ταινία παρέχει ολοκληρωμένες λύσεις πληρωμής.
4. Μεταφορές καλωδιών: Αν και πιο δαπανηρές στις περισσότερες περιπτώσεις, τα τραπεζικά εμβάσματα είναι δημοφιλή για διεθνείς και διασυνοριακές συναλλαγές.

Συμπέρασμα

Αν και υπάρχουν εναλλακτικές λύσεις, η διαχείριση επαναλαμβανόμενων συναλλαγών ACH απευθείας εντός της πλατφόρμας QuickBooks τείνει να είναι ένα ασφαλές στοίχημα για χρήστες που ενδιαφέρονται να διατηρήσουν τη λογιστική της επιχείρησής τους σε μια κεντρική πλατφόρμα χωρίς να χρειάζεται να μάθουν και να διαχειρίζονται πολλά προϊόντα. Οι επαναλαμβανόμενες συναλλαγές ACH είναι ένας απλός, ασφαλής και εύκολος τρόπος για να διατηρήσετε τα μετρητά σας και οι πωλητές ευχαριστημένοι – και το QuickBooks απλοποιεί ακόμη περισσότερο τη διαδικασία.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://nanonets.com/blog/recurring-ach-payments-quickbooks/