Εάν διευθύνετε ή διαχειρίζεστε μια επιχειρηματική οντότητα, ιδιαίτερα το ηλεκτρονικό εμπόριο, πιθανότατα χρειάζεστε ένα τιμολόγιο που μπορεί να σας βοηθήσει στις καθημερινές σας συναλλαγές με τους πελάτες σας. Το τιμολόγιο είναι ένας τύπος εντύπου χρέωσης που δίνεται στους αγοραστές κατά την είσπραξη πληρωμών πριν από την αναφερόμενη ημερομηνία λήξης.

Επίσης, ένα τιμολόγιο μπορεί να εξυπηρετεί πολλούς σημαντικούς σκοπούς εκτός από έναν λογαριασμό, συμπεριλαμβανομένου ενός νομικού αρχείου καθώς αναφέρει ξεκάθαρα τα ονόματα δύο μερών, τους όρους πληρωμής και τα προϊόντα που αγοράστηκαν.

Επιπλέον, ένα τιμολόγιο μπορεί να σας προστατεύσει από δόλιες δραστηριότητες, επειδή ορίζει σαφώς μια σύμβαση μεταξύ δύο μερών, του πωλητή και του αγοραστή, ιδιαίτερα ζητήματα παρατυπίας τιμολόγησης. Επιπλέον, διασφαλίζει ότι η πλατφόρμα ηλεκτρονικού εμπορίου σας πληρώνει φόρους τακτικά.

Τώρα, πιθανώς καταλαβαίνετε πόσο σημαντικό είναι ένα τιμολόγιο σε κάθε επιχείρηση, είτε στο ηλεκτρονικό εμπόριο είτε όχι. Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πόσο εύκολη είναι η δημιουργία ενός Πρότυπο τιμολογίου Excel είναι, το οποίο μπορείτε να επεξεργαστείτε και να στείλετε όποτε θέλετε. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε:

1. Εκκινήστε το λογισμικό Excel

Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία τιμολογίου για την εμπορική σας επιχείρηση είναι να εκκινήσετε την εφαρμογή Microsoft Excel στον υπολογιστή σας. Μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ στο εικονίδιο, να κάνετε δεξί κλικ και να επιλέξετε "Άνοιγμα". Αυτό είναι το βήμα για τους χρήστες του λειτουργικού συστήματος Windows.

Για χρήστες Mac, θα πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί «Αρχείο» από τις επιλογές του μενού μετά την εκκίνηση της εφαρμογής Excel. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Νέο» από το Πρότυπο. Μετά από αυτά τα δύο επιπλέον βήματα, θα δείτε μια συλλογή προτύπων από την πλατφόρμα.

Στη συνέχεια, τα βήματα που ακολουθούν ισχύουν για χρήστες Windows και Mac.

2. Αναζητήστε το σωστό πρότυπο

Το υπέροχο με το Excel είναι η μεγάλη γκάμα προτύπων για επιχειρηματικές λειτουργίες, τα οποία εξατομικεύετε όπως θέλετε. Μπορείτε να κάνετε κλικ στη γραμμή αναζήτησης και να πληκτρολογήσετε "τιμολόγιο" για να περιορίσετε και να αφαιρέσετε άλλες επιλογές που δεν σχετίζονται με τιμολόγια. Ωστόσο, θέλετε να βεβαιωθείτε ότι είστε συνδεδεμένοι στο Διαδίκτυο για αναζήτηση.

Κατά την αναζήτηση, θα δείτε ένα τεράστιο αριθμό τιμολογίων διαφορετικών τύπων, όπως αποστολή, εμπορικά, πιστωτικά σημειώματα, pro forma κ.λπ.

3. Επιλέξτε Πρότυπο

Μετά από αναζήτηση στη θάλασσα των τιμολογίων, μπορεί να έχετε ήδη βρει το κατάλληλο πρότυπο που ταιριάζει στην επιχείρησή σας. Το επιλεγμένο πρότυπο θα πρέπει να είναι κενό αλλά γεμάτο με γενικές λεπτομέρειες, όπως ο όρος «τιμολόγιο» στο επάνω μέρος του προτύπου κ.λπ.

Τώρα που ολοκληρώσατε την επιλογή του προκατασκευασμένου προτύπου, το επόμενο βήμα είναι να το κατεβάσετε στον υπολογιστή σας. Και πάλι, θα χρειαστείτε σύνδεση στο Διαδίκτυο για να το κάνετε αυτό.

4. Εκκινήστε το Πρότυπο λήψης

Μόλις ολοκληρώσετε τη λήψη του επιλεγμένου προτύπου τιμολογίου, το επόμενο βήμα είναι να το ανοίξετε. Κάντε κλικ στην προεπισκόπηση του ληφθέντος προτύπου και κάντε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία" για να εκκινήσετε το κενό υπολογιστικό φύλλο του Excel χρησιμοποιώντας ένα νέο παράθυρο.

5. Προσαρμόστε το τιμολόγιό σας

Αφού ανοίξετε το επιλεγμένο πρότυπο, το επόμενο βήμα είναι να το εξατομικεύσετε με όλες τις απαραίτητες πληροφορίες που έχει η επιχείρησή σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι οι πελάτες σας θα πληρώσουν με καλούς όρους. Με αυτά τα λόγια, ορίστε τα στοιχεία που πρέπει να περιέχει το τιμολόγιό σας:

• Το λογότυπο της επιχείρησης και το όνομα της επιχείρησης στο επάνω μέρος του τιμολογίου
• Η λέξη «τιμολόγιο» εμφανίζεται σε περίοπτη θέση στην κορυφή
• Αύξων αριθμός τιμολογίου
• Διεύθυνση τοπικής επιχείρησης και διευθύνσεις αλληλογραφίας για διαφορετικά τμήματα, όπως υπηρεσίες εξυπηρέτησης πελατών
• Στοιχεία πελάτη, συμπεριλαμβανομένης της διεύθυνσης και των στοιχείων επικοινωνίας
• Κατάλογος στοιχείων με σαφείς και απλές περιγραφές, συμπεριλαμβανομένης της ποσότητας, της τιμής μονάδας και της συνολικής τιμής
• Τρόποι πληρωμής, συμπεριλαμβανομένων όλων των επιλογών που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι πελάτες σας
• Εκπτώσεις και προσθήκες, όπως εκπτώσεις, φόροι, ταχυδρομικά τέλη, έξοδα αποστολής, πιστώσεις, κουπόνια και προηγούμενα τέλη
• Καλά καθορισμένοι και καθοδηγημένοι όροι και προϋποθέσεις

Επιπλέον, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι σας τιμολόγιο, ιδιαίτερα οι όροι και οι προϋποθέσεις, το ποσό και η ημερομηνία λήξης, είναι εύκολα κατανοητά και ευανάγνωστα με μια ματιά. Αυτό είναι σημαντικό επειδή ένας από τους συνήθεις λόγους για τις καθυστερήσεις πληρωμών είναι ένα μπερδεμένο και ασαφές τιμολόγιο.

6. Αποθηκεύστε το τιμολόγιό σας

Αφού προσαρμόσετε το τιμολόγιό σας, πρέπει να το αποθηκεύσετε αμέσως για να μην χάσετε την πρόοδό σας και να ξεκινήσετε από την αρχή. Μπορείτε να το αποθηκεύσετε ως .xls για να επιτρέψετε την επεξεργασία του όταν είναι απαραίτητο. Μπορείτε επίσης να το αποθηκεύσετε ως PDF για να εμποδίσετε οποιονδήποτε να επεξεργαστεί το πρότυπο.

7. Στείλτε το τιμολόγιό σας

Σε αυτό το σημείο, έχετε το δικό σας τιμολόγιο εταιρείας. Τώρα μπορείτε να το επεξεργαστείτε όποτε είναι απαραίτητο και να στείλετε το τιμολόγιό σας στον πελάτη σας μέσω email ή να το συμπεριλάβετε μαζί με τα είδη που αγοράσατε.

Τελικές λέξεις

Το τιμολόγιο είναι ένα από τα πιο σημαντικά έγγραφα που πρέπει να έχει κάθε επιχείρηση. Χρησιμοποιείται όχι μόνο για τη συλλογή πληρωμών από τους πελάτες σας, αλλά και για άλλους βασικούς σκοπούς, όπως τήρηση βιβλίων, νομική καταγραφή και προστασία από δόλιες δραστηριότητες.

Επιπλέον, είναι εύκολο να δημιουργήσετε το δικό σας τιμολόγιο. Το μόνο που χρειάζεστε είναι ένα πρότυπο από το Excel και από εκεί μπορείτε να το εξατομικεύσετε σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησής σας. Αλλά, το πιο σημαντικό, το τιμολόγιό σας πρέπει να είναι ευανάγνωστο και κατανοητό. Εάν δεν είναι, πιθανότατα θα έχετε προβλήματα με τις πληρωμές των πελατών σας.

Πηγή: Plato Data Intelligence: PlatoData.io