Έχετε βρεθεί ποτέ σε μια κατάσταση όπου μια ανατροφοδότηση άλλαξε τη ζωή σας; Εχω! Για χρόνια, εργάστηκα ως υπάλληλος πλήρους απασχόλησης σε startups και εταιρείες τεχνολογίας.

Στη συνέχεια, μια μέρα, το αφεντικό μου ανακάλυψε ότι έκανα μερικές παραστάσεις μάρκετινγκ περιεχομένου μετά από ώρες (κάτι που δεν ήταν μυστικό). Αρχικά, ανησύχησαν και μου ζήτησαν να διαλέξω μεταξύ να δουλέψω για αυτούς ή να επικεντρωθώ σε ελεύθερη εργασία.

Αφού το σκέφτηκαν, ωστόσο, μου είπαν ότι –από άποψη καριέρας– ήταν λογικό να μεταβώ σε ελεύθερο επαγγελματία μάρκετινγκ περιεχομένου πλήρους απασχόλησης, καθώς πολλές εταιρείες χρειάζονταν αυτού του είδους τις υπηρεσίες και δεν είχαν κανέναν να συνεργαστούν.

Αυτό με καθησύχασε ότι η μετάβαση στον ελεύθερο επαγγελματία ήταν σωστή, και έκτοτε δεν έχω ξανακοιτάξει πίσω.

Αυτό που άκουσα εκείνη τη μέρα ήταν παραγωγική ανατροφοδότηση στα καλύτερά του. Σε αυτό το άρθρο, θα σας πω τι είναι, πώς να το μοιραστείτε και θα παρέχω παραδείγματα από διευθυντές που προσφέρουν καθημερινά εποικοδομητικές συμβουλές στους υπαλλήλους.

Τι είναι η παραγωγική ανατροφοδότηση;

Πώς να δώσετε παραγωγική ανατροφοδότηση

Παραδείγματα παραγωγικής ανατροφοδότησης.

Παροχή παραγωγικών σχολίων με υψηλές επιδόσεις

Τι είναι η παραγωγική ανατροφοδότηση;

Η παραγωγική ανατροφοδότηση λειτουργεί ως εποικοδομητική κριτική. Δίνεται για να υποστηρίξει την ανάπτυξη και τη βελτίωση σε έναν συγκεκριμένο τομέα. Η πτυχή της παραγωγικότητας υποδηλώνει ότι η ανατροφοδότηση πρέπει να είναι χρήσιμη, ενεργή και ενθαρρυντική.

Για να διασφαλιστεί ότι η ανατροφοδότηση είναι παραγωγική, θα πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία.

Ειδικότητα

Η ανατροφοδότηση πρέπει να επικεντρώνεται σε συγκεκριμένες συμπεριφορές ή τομείς. Εξηγήστε στον αποδέκτη της ανατροφοδότησης τι ακριβώς πρέπει να κάνει για να βελτιώσει και πώς πρέπει να το κάνει. Τα σχόλια δεν μπορούν να είναι ασαφή.

Δυνατότητα δράσης

Η ανατροφοδότηση πρέπει να περιλαμβάνει σαφείς οδηγίες, όπως πρακτικές συμβουλές, πόρους ή παραδείγματα των επόμενων βημάτων που πρέπει να κάνει το άτομο για να ενισχύσει την απόδοσή του.

Θετικότητα

Η ανατροφοδότηση πρέπει να δίνεται θετικά για να παρακινηθεί κάποιος να δράσει αντί να τον καταρρίψει. Φροντίστε να εξισορροπήσετε τις προτάσεις για βελτίωση με τα δυνατά σημεία και τα επιτεύγματα κάποιου.

Χρονοδιαγράμματα

Δεν μπορούν όλα τα είδη σχολίων να περιμένουν μέχρι την επικείμενη αξιολόγηση των εργαζομένων. «Επικαιρότητα» σημαίνει ότι το άτομο με το οποίο μιλάτε μπορεί να θυμηθεί την ακριβή κατάσταση με λεπτομέρειες, ώστε να μπορεί να αναφερθεί σε αυτήν ή να παρουσιάσει την άποψή του.

Συνάφεια

Τα σχόλιά σας θα πρέπει να σχετίζονται με μια πτυχή της δουλειάς τους – ολοκλήρωση στόχου, ποιότητα εργασίας ή ομαδική επικοινωνία. Ο υπάλληλος μπορεί να μπερδευτεί εάν η σχέση μεταξύ των σχολίων σας και της εργασίας του δεν είναι ασαφής.

Ειλικρίνεια

Η παραγωγική ανατροφοδότηση δεν είναι μονόλογος. είναι αμφίδρομος. Μόλις μοιραστείτε την άποψή σας, είναι σημαντικό να ακούσετε τον υπάλληλο και να συζητήσετε πώς να προχωρήσετε στη συνέχεια.

Εποικοδομητικότητας

Όταν ο διευθυντής και ο εργαζόμενος να τελειώσει τη συζήτηση, θα πρέπει να αισθάνονται ότι η συνεδρία ανατροφοδότησης ήταν εποικοδομητική και στόχος ήταν ο εργαζόμενος να βελτιώσει την εργασία του, όχι να επισημάνει τις ελλείψεις του.

Πώς να δώσετε παραγωγική ανατροφοδότηση

Βήμα 1. Να είστε σαφείς σχετικά με την πρόθεση.

Ενώ μερικές φορές η αυθόρμητη ανατροφοδότηση είναι κάτι καλό, τις περισσότερες φορές, είναι καλύτερο να το προγραμματίζετε. Πριν προσεγγίσετε κάποιον για να του δώσετε σχόλια, πρέπει να γνωρίζετε τον σκοπό του. Ακολουθούν μερικές ερωτήσεις που μπορείτε να κάνετε στον εαυτό σας για να το καταλάβετε:

• Η ομάδα ή η εταιρεία σας υποφέρει από συμπεριφορές ή ενέργειες συγκεκριμένου υπαλλήλου;
• Τι διάθεση έχεις; Νιώθετε ήρεμοι ή πιεσμένοι και θυμωμένοι;
• Είστε σε ένα μέρος όπου μπορείτε να δίνετε σχόλια ιδιωτικά, ώστε και οι δύο να νιώθετε άνετα;
• Ξέρετε τι ακριβώς θα θέλατε να επικοινωνήσετε;

Να θυμάστε ότι η παραγωγική ανατροφοδότηση πρέπει πάντα να είναι χρήσιμη και να δίνεται με ενσυναίσθηση και σεβασμό. Εάν δεν είστε σίγουροι για τις προθέσεις σας ή αισθάνεστε νευρικοί, είναι καλύτερο να κρατήσετε ό,τι θέλετε να πείτε στον εαυτό σας.

Βήμα 2. Επιλέξτε τη σωστή ώρα και θέση.

Το χρονοδιάγραμμα είναι ζωτικής σημασίας όταν προσφέρετε παραγωγική ανατροφοδότηση, καθώς ο εργαζόμενος πρέπει να είναι στη σωστή ψυχική κατάσταση και να έχει αρκετό χρόνο για να ακούσει τι λέτε.

Εάν είναι δυνατόν, θα πρέπει πάντα να προγραμματίζετε μια συνάντηση. Laura Grant, υπεύθυνη μάρκετινγκ στο Λύσεις BlueSky, προτείνει να έχετε ένα ημι-επίσημο σκηνικό. Αυτό σημαίνει ότι ο τόνος πρέπει να είναι περιεκτικός αλλά στην επίσημη πλευρά.

«Θα πρέπει να αφιερώσετε χρόνο για μια σωστή συζήτηση και να επιτρέψετε σε όλα τα μέρη να σχεδιάσουν και να θέσουν στόχους», λέει.

Katharina Larikka, performance marketer στο Droppe, συμφωνεί και προσθέτει, «Έχουμε δει ότι τα περισσότερα σχόλια είναι πιο παραγωγικά όταν ο παραλήπτης είναι ανοιχτός σε αυτό. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι θα το μοιραζόμαστε στις τριμηνιαίες συναντήσεις ανασκόπησης, όταν όλοι στοχεύουν να δώσουν και να λάβουν σχόλια».

Εάν η ανατροφοδότηση πρέπει να είναι πιο ad hoc, η ομάδα της Larikka ρωτά εάν είναι καλή στιγμή να δώσει σχόλια πριν το κάνει.

«Αν θέλετε ένας συνάδελφος να βελτιωθεί, το πρώτο βήμα είναι να βεβαιωθείτε ότι σας ακούει και δεν πρόκειται να συμβεί εάν είναι σε συνεχείς συναντήσεις για μια μέρα και διαβάσει το μήνυμά σας ενδιάμεσα», λέει η Larikka.

Βήμα 3. Αποφύγετε τις κατηγορίες και περιγράψτε με ψυχραιμία την κατάσταση.

Ο χρυσός κανόνας για την προσφορά παραγωγικής ανατροφοδότησης είναι να έρθετε στη συνάντηση με «καλή πίστη». Ενώ αυτό ισχύει για τον διευθυντή και τον υπάλληλο, ο πρώτος συνήθως διευθύνει τη συνάντηση και ορίζει τον τόνο.

Δεδομένου ότι όλες οι συναντήσεις ανατροφοδότησης δεν συνοδεύονται από ατζέντα, να θυμάστε ότι το άτομο που λαμβάνει σχόλια μπορεί να εκπλαγεί και μπορεί να είναι συναισθηματικό.

«Είναι σχεδόν αδύνατο να προβλέψουμε πώς θα απαντήσει ο παραλήπτης. Θα πρέπει να παρατηρείτε προσεκτικά και να ακούτε την απάντησή τους για να κατανοήσετε τι άκουσαν και πώς ένιωθαν για αυτό», λέει ο John Butterworth, Διευθύνων Σύμβουλος και ιδρυτής της 10 σχολικά σχολεία.

Εάν γίνουν συναισθηματικοί, ο Butterworth λέει ότι προσέξτε το, απευθυνθείτε σε αυτό και αφήστε το να πάει πριν επιστρέψετε στη συζήτηση ανατροφοδότησης.

«Εάν δεν απαντούν ή αισθάνεστε ότι υπάρχει ένα βαθύτερο ζήτημα, κάντε ερωτήσεις ανοιχτού τύπου για διευκρίνιση», λέει ο Butterworth.

Επισημαίνει επίσης μια σημαντική πτυχή - την αναγνώριση του χρόνου που χρειάζονται οι εργαζόμενοι για να εφαρμόσουν βελτιώσεις.

«Η αλλαγή συμπεριφοράς είναι δύσκολη. Δώστε στον δέκτη άφθονο χρόνο, προσοχή και υποστήριξη. Εάν παρατηρήσετε βελτίωση, δώστε θετικά σχόλια», λέει. «Εάν δεν υπάρχει πρόοδος, ρωτήστε τους πώς πάει το σχέδιο δράσης και δείτε τι άλλο μπορείτε να κάνετε για να βοηθήσετε».

Ωστόσο, η Butterworth λέει επίσης ότι ο τόνος των σχολίων σας θα πρέπει να αλλάξει με την πάροδο του χρόνου, εάν τα προβλήματα απόδοσης επιμένουν.

Βήμα 4. Σταματήστε και δώστε τους την ευκαιρία να απαντήσουν.

Αφού πείτε όλα όσα θέλατε, θα πρέπει να δώσετε στον υπάλληλο σας την ευκαιρία να παρουσιάσει την άποψή του ή την εκδοχή των γεγονότων. Μπορείτε να ρωτήσετε: «Πώς ήταν για εσάς;» ή "Τι νομίζεις ότι συνέβη;"

Mark Damsgaard, ιδρυτής της Παγκόσμιος Δείκτης Κατοικίας, λέει ότι η εποικοδομητική κριτική γίνεται παραγωγική εάν προέρχεστε από ένα μέρος που σας απασχολεί και θέλετε πραγματικά οι υπάλληλοί σας να είναι καλύτεροι.

«Ακούγοντας τη δική τους πλευρά της ιστορίας μπορεί να βοηθήσει όταν έχετε ήδη δώσει τα σχόλια. Ποιος ήταν ο λόγος για τα λάθη τους; Γιατί αργούσαν πάντα πρόσφατα; Στη συνέχεια, ακούγοντας ενεργά την πλευρά τους και γνωρίζοντας από πού προέρχονται θα σας επιτρέψει να παρέχετε βοήθεια και προτάσεις», λέει ο Damsgaard.

Ο Damsgaard σημειώνει ότι αυτές οι προτάσεις θα μπορούσαν να τους κάνουν να αισθάνονται μεγαλύτερη υποστήριξη και ότι ο χώρος εργασίας σας είναι ένα ασφαλές μέρος.

Ο Damsgaard προσθέτει ότι μια τέτοια προσέγγιση κάνει τους εργαζόμενους να προχωρούν καλύτερα. Το να μπορούν να αισθάνονται ότι βρίσκονται σε μια ομάδα που τους υποστηρίζει τους ενθαρρύνει να εργαστούν σκληρότερα και καλύτερα.

Μπορείτε επίσης να τους επιτρέψετε να μοιράζονται ανοδική ανατροφοδότηση — μπορεί να μάθετε για ζητήματα που δεν γνωρίζετε, τα οποία αντιμετωπίζετε θα βελτιώσει τη συνεργασία σας.

Βήμα 5. Συζητήστε τα επόμενα βήματα.

Ανέφερα ότι η παραγωγική ανατροφοδότηση πρέπει να είναι ενεργή. Γι' αυτό, πριν ολοκληρώσετε τη συνάντησή σας, θα πρέπει να δώσετε στους υπαλλήλους σας μερικές προτάσεις για το πώς να βελτιωθούν.

Εναλλακτικά, μπορείτε να τους ρωτήσετε εάν έχουν ιδέες για την αλλαγή της συμπεριφοράς τους ή τη βελτίωση της απόδοσής τους.

Παραδείγματα παραγωγικής ανατροφοδότησης

Ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικά παραδείγματα της πραγματικής ζωής για να κατανοήσουμε καλύτερα τι είναι η παραγωγική ανατροφοδότηση.

Μια προσωπική ιστορία που μοιράστηκε στο Quora

Το πρώτο παραγωγικό παράδειγμα ανατροφοδότησης προέρχεται από μια Life Coach, τη Sara Rosseel, η οποία μοιράστηκε την εμπειρία της στο Quora.

Στην ιστορία της, περιγράφει μια δουλειά που εργαζόταν σε μια διεθνή εταιρεία όπου διαχειρίστηκε πολλά έργα στη Λατινική Αμερική και την Καραϊβική. Ήταν το νεότερο άτομο στην ομάδα και ήταν χαρούμενη που δούλευε 50-60 ώρες την εβδομάδα.

Η Rosseel λέει ότι το αφεντικό της ήταν μια «σκληρή γυναίκα, χωρίς νόημα».

Κατά τη διάρκεια της αξιολόγησης της απόδοσής της, ο μάνατζερ της Rosseel ανησυχούσε ότι η Rosseel δεν αμφισβητήθηκε. Η Rosseel λέει ότι ανέλαβε καθήκοντα ρουτίνας που οι διαχειριστές του έργου δεν ήθελαν να χειριστούν.

«Λοιπόν, με ρώτησε τι είδους δουλειά με ενδιέφερε περισσότερο και με ενθάρρυνε να ζητήσω από τους υπεύθυνους του έργου να με εμπλακούν. Εξήγησε ότι η εμπειρία θα ήταν όχι μόνο πολύτιμη για τη μελλοντική μου καριέρα αλλά και πιο ικανοποιητική για μένα», γράφει ο Rosseel.

Ο μάνατζερ έδωσε στη Rosseel την υποστήριξή της και ένα χρονοδιάγραμμα έξι μηνών για να ανοίξει τα φτερά της.

«Δεν ενδιαφέρεται κάθε διευθυντικό στέλεχος σε αυτόν τον οργανισμό - ειδικά εκείνοι σε ανώτερες θέσεις - για το νεαρό κατώτερο προσωπικό. Θεωρώ τον εαυτό μου τυχερό και έκτοτε είχα την ευκαιρία να μεταδώσω τις ίδιες συμβουλές σε άλλους», γράφει ο Rosseel.

Τι έκανε αυτό το παραγωγικό feedback;

• Πρώτα απ 'όλα, προήλθε από ένα ανώτερο άτομο που είχε μεγάλη εξουσία. Ενδιαφέρθηκε για μια κατώτερη υπάλληλο και γνωστοποίησε ξεκάθαρα στον Rosseel ότι έβλεπε πολλές δυνατότητες σε αυτήν και ήθελε να τη βοηθήσει να ανοίξει τα φτερά της.
• Η μάνατζερ χρησιμοποίησε την προσέγγιση «ραβδί και καρότο» – είπε ότι θα βοηθούσε τη Rosseel στην εξέλιξη της σταδιοδρομίας της, υπό τον όρο ότι θα έδινε τον καλύτερό της εαυτό. Ο μάνατζερ πρότεινε επίσης μια πρόχειρη προθεσμία (δηλαδή, έξι μήνες), μέχρι την οποία ο Rosseel έπρεπε να επιδείξει σημαντική βελτίωση. Επίσης, της είπε τι ακριβώς έπρεπε να κάνει.
• Επιπλέον, αντί να ενορχηστρώσει την καριέρα της Rosseel, η μάνατζερ φρόντισε ώστε οι συμβουλές και τα επαγγελματικά της σχέδια να ήταν σύμφωνα με τους στόχους και τις φιλοδοξίες της Rosseel.

Τέλος, αλλά το πιο σημαντικό, ο αποδέκτης των σχολίων θεώρησε τη συμβουλή χρήσιμη και πολύτιμη. Μετά από αυτό επέτρεψε στη Rosseel να προχωρήσει στη δουλειά της.

Λήψη παραγωγικών σχολίων – Η δική μου εμπειρία

Σε μια προηγούμενη επαγγελματική ζωή, εργάστηκα ως διευθυντής έργου σε μια εταιρεία συμβούλων λογισμικού. Ήρθα στην επιχείρηση με τρία χρόνια εμπειρίας στη διαχείριση ενός ψηφιακού προϊόντος σε μια startup.

Έτσι, ενώ κατάλαβα πώς λειτουργούσαν τα εργαλεία διαχείρισης έργων όπως το JIRA, χρησιμοποίησα μόνο τις βασικές λειτουργίες του εργαλείου.

Ωστόσο, όταν μπήκα στη νέα εταιρεία, άρχισα να διαχειρίζομαι περίπου τέσσερα ή πέντε έργα ταυτόχρονα, με 20+ άτομα να συμμετέχουν. Γρήγορα ανακάλυψα ότι έπρεπε να προσαρμόσω ορισμένους από τους πίνακες του έργου.

Ζήτησα βοήθεια από έναν ανώτερο διευθυντή έργου και μου έδειξαν πώς να χρησιμοποιώ προηγμένους κανόνες για να προσαρμόσω τη διάταξη και τις λειτουργίες στις ανάγκες μου.

Η εταιρεία δίνει μεγάλη έμφαση στην ανοιχτή, παραγωγική ανατροφοδότηση. Έτσι, δεν ήταν έκπληξη που βρήκα μια περιγραφή αυτής της κατάστασης σε ένα υπολογιστικό φύλλο που χρησιμοποιούσε ο διευθυντής μου για να συγκεντρώσει σχόλια για τη μηνιαία αξιολόγηση της απόδοσής μου.

Ο ανώτερος πρωθυπουργός ανέφερε ότι δεν ήμουν ακόμη έμπειρος διαχειριστής έργου, επομένως δεν χρειαζόταν να γνωρίζω προηγμένες λειτουργίες του JIRA σε αυτό το στάδιο της καριέρας μου.

Αλλά, αν ήθελα να κάνω αυτή τη μακροπρόθεσμη επαγγελματική μου πορεία, θα έπρεπε να γίνω ικανός.

Ο λόγος για τον οποίο αυτό ήταν ένα τόσο αξιομνημόνευτο κομμάτι ανατροφοδότησης είναι ότι ο συνάδελφος πρωθυπουργός υπογράμμισε ότι δεν ήθελαν να αισθάνομαι ότι είχα χαμηλή απόδοση.

Το έδωσαν αυτό για να μου δώσουν ένα heads-up για μια δεξιότητα που θα έπρεπε να έχω, ας πούμε, σε έξι μήνες.

Αυτό θα μου έδινε άφθονο χρόνο για να αρχίσω να μαθαίνω το JIRA με τον δικό μου ρυθμό.

Φρόντισαν επίσης να δώσουν μια θετική κριτική για τη συνεχιζόμενη δουλειά μου, την οποία είδα ως ένα ωραίο χτύπημα στην πλάτη και ενθάρρυνση να συνεχίσω.

Παροχή παραγωγικών σχολίων με υψηλές επιδόσεις

Μάθετε πότε να απομακρυνθείτε από την κλασική «μέθοδο σάντουιτς».

Σε περίπτωση που δεν είστε εξοικειωμένοι με αυτήν, η μέθοδος σάντουιτς είναι μια τεχνική όπου προσφέρεται ένα κομμάτι εποικοδομητικής κριτικής μεταξύ μιας θετικής αρχής και ενός ενθαρρυντικού τέλους της συνάντησης ανατροφοδότησης.

Αν και είναι πολύ δημοφιλές, ορισμένοι διευθυντές ομάδων έχουν τη δική τους άποψη, όπως ο Amit Raj, ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος στο The Links Guy.

«Βρίσκω αποτελεσματικό να ξεκινά και να τελειώνει τη συνεδρία με γνήσια εκτίμηση και ενθάρρυνση, αλλά να εξετάζει τομείς βελτίωσης σε μια ξεχωριστή, αφοσιωμένη συνομιλία. Αυτό διαχωρίζει τη θετική ενίσχυση από την εποικοδομητική κριτική, επιτρέποντας στα μέλη της ομάδας να απορροφήσουν πλήρως και τα δύο χωρίς να αισθάνονται συγκλονισμένοι ή μπερδεμένοι», λέει.

Για παράδειγμα, ο Raj είχε κάποτε ένα μέλος της ομάδας που δυσκολευόταν να τηρήσει τις προθεσμίες.

Αντί να στριμώξει αυτή την κριτική ανάμεσα σε κομπλιμέντα, προγραμμάτισε μια ξεχωριστή συνάντηση για να συζητήσει τις στρατηγικές διαχείρισης χρόνου και παρείχε βήματα βελτίωσης που να μπορούν να υλοποιηθούν.

«Αυτή η μέθοδος βοήθησε στη διατήρηση μιας θετικής ατμόσφαιρας, ενώ αντιμετώπισε εποικοδομητικά ζητήματα απόδοσης, οδηγώντας σε ουσιαστική πρόοδο και ανάπτυξη για το άτομο και την ομάδα συνολικά», λέει ο Raj.

Επιλέξτε το μέσο επικοινωνίας με σύνεση.

Μερικοί από εμάς μαθαίνουν καλύτερα από τον ήχο ή τις εικόνες, ενώ άλλοι είναι καλύτεροι στη σύνθεση πληροφοριών σε μορφή κειμένου. Gary Gray, συνιδρυτής και Διευθύνων Σύμβουλος της Κουπόνι, λέει ότι πρέπει επίσης να το θυμόμαστε αυτό παρέχοντας σχόλια.

Κατά τη διαχείριση μιας απομακρυσμένης ομάδας άνω των 30 εργαζομένων, ο Γκρέι διαπίστωσε ότι τα μέλη της ομάδας διασκορπισμένα ανταποκρίνονται πολύ καλύτερα στα σχόλια όταν αλλάζετε τα μέσα και εξετάζετε το στυλ μάθησής τους.

«Μερικοί από την ομάδα μου μαθαίνουν οπτικοακουστικά, ενώ άλλοι προτιμούν το κείμενο. Έτσι, χρησιμοποιώ έγγραφα, email, φωνητικές σημειώσεις, ακόμη και ασύγχρονα μηνύματα βίντεο για να δώσω σχόλια και να δώσω σε όλους χρόνο να αφομοιώσουν τις πληροφορίες με τον δικό τους ρυθμό», λέει ο Γκρέι.

Σύμφωνα με τον Gray, η εταιρεία ανακατεύει σκόπιμα αυτά τα μέσα επικοινωνίας και τα επιλέγει ανάλογα με το πλαίσιο.

Για παράδειγμα, σημειώνει ότι οι φωνητικές νότες σε συνδυασμό με τη γραπτή ανατροφοδότηση μεταφέρουν τον τόνο και το συναίσθημα καλύτερα από το κείμενο μόνο. Αυτό είναι ωφέλιμο όταν ασχολείστε με ευαίσθητα θέματα ή περίπλοκες ιδέες.

«Όλα αυτά μειώνουν τις πιθανότητες παρερμηνείας, δημιουργώντας παράλληλα μια χρήσιμη αναφορά που μπορούμε να επανεξετάσουμε για να σκεφτούμε τι λειτούργησε και τι όχι», λέει ο Gray.

Βεβαιωθείτε ότι η ενσυναίσθησή σας λάμπει μέσα από τη συνομιλία σας.

Ενώ οι διευθυντές είναι υπεύθυνοι για τα αποτελέσματα του τμήματός τους, πρέπει επίσης να υποστηρίζουν τα μέλη της ομάδας τους. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να δείχνουν ενσυναίσθηση στο άτομο με το οποίο μιλάνε, ακόμα κι αν έχουν μερικές αιχμηρές παρατηρήσεις να μοιραστούν.

Alex Freeburg, διευθύνων δικηγόρος και ιδρυτής της Νόμος του Freeburg, λέει ότι, από την εμπειρία του, η ενσυναίσθηση κάνει τη διαφορά.

«Ξεκινάω αναγνωρίζοντας τις προσπάθειες ενός υπαλλήλου και πού θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει πρόσθετη υποστήριξη. Μια απλή πρόταση όπως «Καταλαβαίνω ότι αυτό το έργο ήταν προκλητικό και πιστεύω ότι μπορούμε να το κάνουμε καλύτερο μαζί» είναι πολύ πιο ισχυρή από το να πηδήξουμε κατευθείαν στην κριτική», λέει ο Freeburg.

Μέσω της ενσυναίσθησης, λέει ο Freeburg, έχετε περισσότερο επίγνωση του τρόπου με τον οποίο λαμβάνονται τα σχόλιά σας — εάν οι υπάλληλοί σας αισθάνονται συγκλονισμένοι και εάν χρειάζονται λίγο χρόνο για να κατανοήσουν αυτό που έχετε πει.

«Η επανεξέταση της συνομιλίας επιτρέπει τον χρόνο επεξεργασίας και τη συνέχεια, βοηθώντας τη διαδικασία ανατροφοδότησης να έχει ουσιαστικό αντίκτυπο», σημειώνει ο Freeburg.

Δώστε τα σχόλια ιδιωτικά.

Η επιλογή του κατάλληλου μέρους για την παροχή σχολίων είναι εξίσου σημαντική με αυτό που πρόκειται να πείτε. Ο αποδέκτης της ανατροφοδότησης πρέπει να αισθάνεται ασφαλής και άνετος. γι' αυτό δεν συνιστάται να το δίνετε σε δημόσιους χώρους.

Τζέιμς Γουίλκινσον, Διευθύνων Σύμβουλος της Balance One Supplements, μοιράζεται μια ιστορία για το πώς έδωσε σχόλια σε έναν υπάλληλο μετά από μια αποτυχία εξυπηρέτησης πελατών.

Ο Wilkinson θυμάται μια αποτυχία εξυπηρέτησης πελατών όταν η εμπειρία που είχε ο πελάτης ήταν λιγότερο από εντυπωσιακή.

«Μίλησα ιδιωτικά με ένα μέλος της ομάδας για να του δώσω σχόλια αμέσως και ιδιωτικά», λέει ο Wilkinson. «Μοιράστηκα τι είχε αποτέλεσμα, διέλυσα τις λανθασμένες επικοινωνίες και, μαζί, εντόπισα στρατηγικές για το πώς θα μπορούσαμε να τις αποτρέψουμε στο μέλλον».

Ο Wilkinson σημειώνει ότι ο υπάλληλος δεν ντροπιάστηκε δημόσια κατά τη διάρκεια του περιστατικού.

Αντίθετα, «ήμουν επίσης σε θέση να εκπαιδεύσω σε κάτι περισσότερο από τη διόρθωση λαθών: η παροχή σχολίων δείχνει την επένδυσή σας στην ανθρωπιά και την ανάπτυξή τους», λέει ο Wilkinson.

Ο Wilkinson ανέφερε ότι η καλή ανατροφοδότηση δεν είναι ποτέ απλώς ένας τρόπος για να διορθωθούν τα λάθη. Κάνει επίσης την ομάδα να πιστεύει στις δυνατότητες και την ικανότητά της να αναπτυχθεί, καθώς και να βελτιώνεται ομαδική συνεργασία.

Πλαίσιο σχολίων από τις δικές σας παρατηρήσεις και εμπειρίες.

Αποφύγετε να ακούγεται σαν να τους κατηγορείτε. Δεν θέλετε να ανταγωνιστείτε τους υπαλλήλους σας, αλλά απλώς πείτε τους ότι πρέπει να κάνουν κάτι διαφορετικό.

Lilia Tovbin, Διευθύνουσα Σύμβουλος και ιδρύτρια στο BigMailer.io λέει, «Πλαίσιο ανατροφοδότησης από τις παρατηρήσεις και τις εμπειρίες σας, τις οποίες μπορείτε να επιτύχετε χρησιμοποιώντας την προοπτική «εγώ». Αυτό αποφεύγει να ακούγεται κατηγορητικό και επιτρέπει μια πιο εποικοδομητική συζήτηση».

Η Tovbin λέει ότι πρόσφατα χρησιμοποίησε αυτή την τεχνική ενώ παρείχε σχόλια σε ένα μέλος της ομάδας που καθυστερούσε συνεχώς στις εικονικές συναντήσεις τους.

«Αντί να πω, «Πάντα αργείς και είναι ασέβεια», το προσέγγισα λέγοντας, «Παρατήρησα ότι οι συναντήσεις μας ξεκινούν λίγο αργότερα από το προγραμματισμένο και μερικές φορές επηρεάζει την παραγωγικότητά μας. Μπορούμε να συζητήσουμε πώς μπορούμε να διασφαλίσουμε ότι όλοι θα είναι στην ώρα τους για τις μελλοντικές μας συναντήσεις;» εξηγεί.

Αυτή η προσέγγιση άνοιξε έναν διάλογο χωρίς να κάνει το άτομο αμυντικό, επιτρέποντας ένα πιο θετικό και παραγωγικό αποτέλεσμα.

Παραγωγική ανατροφοδότηση και ανάπτυξη σταδιοδρομίας

Η πρόοδος δεν είναι δυνατή χωρίς ανατροφοδότηση — είτε απευθύνεται στον υπάλληλο είτε στον διευθυντή. Το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να θυμάστε είναι ότι τα σχόλιά σας πρέπει να είναι ενεργά και με ενσυναίσθηση.

Τα άτομα με τα οποία μιλάτε ξέρουν πώς να προχωρήσουν; Και αισθάνεστε ότι έχετε την πλάτη τους αν χρειάζονται επιπλέον βοήθεια;

Η προσφορά εποικοδομητικής ανατροφοδότησης είναι αυτό που χαρακτηρίζει τους καλύτερους διευθυντές - αυτούς που ξέρουν πώς να θέτουν προσδοκίες, δείχνοντας ταυτόχρονα την ετοιμότητά τους να υποστηρίξουν το προσωπικό τους στην ανάπτυξη της σταδιοδρομίας τους.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://blog.hubspot.com/marketing/how-to-give-productive-feedback