Χρειάστηκε ποτέ να διαφημιστείτε για να στείλετε ένα email; Έχουμε και εμείς.

Η σύνταξη συναρπαστικών επαγγελματικών email είναι μια υπερδύναμη που οι περισσότεροι επαγγελματίες θα ήθελαν να έχουν. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι η πιο κοινή μορφή επαγγελματικής επικοινωνίας και η αποστολή κακών email μπορεί να κάνει ή να καταστρέψει την καριέρα σας.

Αυτό το άρθρο θα παρέχει μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τη συνολική ποιότητα των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Αφού εφαρμόσετε αυτές τις απλές στρατηγικές στη γραφή σας, θα πρέπει να μπορείτε να στέλνετε με σιγουριά email σε οποιονδήποτε και να απαλλαγείτε από αυτό το άγχος μετά την αποστολή.

Αλλά πρώτα, ας μιλήσουμε για τους στόχους σας. Τι σκοπό θέλετε να πετύχει το email σας;

Καθορίστε τους στόχους του email σας.

Σύνταξη αποτελεσματικών email

Πώς να γράψετε ένα αποτελεσματικό email

1. Χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική διεύθυνση email.

2. Έχετε μια συναρπαστική γραμμή θέματος.

3. Ξεκινήστε με έναν κατάλληλο χαιρετισμό.

4. Έχετε μια ισχυρή έλξη προσοχής.

5. Κρατήστε το μήνυμά σας συνοπτικό.

6. Να είστε συνεπείς με τη γραμματοσειρά σας.

7. Ελέγξτε τον τόνο του μηνύματός σας.

8. Γράψε ένα απλό κλείσιμο.

9. Χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική υπογραφή

10. Χρησιμοποιήστε τα πεδία CC και BCC με σύνεση.

11. Προγραμματίστε τα email σας.

12. Κάντε έναν τελικό ορθογραφικό και γραμματικό έλεγχο.

13. Προγραμματίστε μια επόμενη υπενθύμιση.

Συμβουλές σύνταξης email για διεθνείς ομάδες

Φανταστείτε να λαμβάνετε το email που γράφετε.

Γράψε όπως μιλάς.

Λάβετε την εθιμοτυπία email σωστά για κάθε εργασιακή κατάσταση.

Καθορίστε τους στόχους του email σας.

Η σύνταξη ενός email είναι σαν να δημιουργείς ένα γεύμα. Ακριβώς όπως ένας σεφ πρέπει να επιλέξει προσεκτικά και να προετοιμάσει υλικά για να δημιουργήσει ένα νόστιμο πιάτο, πρέπει να επιλέξετε προσεκτικά τις λέξεις σας και να οργανώσετε τις σκέψεις σας για να δημιουργήσετε ένα σαφές και αποτελεσματικό email.

Πριν ξεκινήσετε να γράφετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να σας βοηθήσει να ορίσετε πρώτα τους στόχους του email σας. Κάντε στον εαυτό σας τις ακόλουθες ερωτήσεις:

• Τι σκοπό θέλετε να επιτύχετε με αυτό το email;

• Ποια είναι τα κύρια σημεία που θέλετε να κατανοήσει ο αναγνώστης;

• Πώς μπορείτε να κάνετε τους αναγνώστες να κατανοήσουν αυτά τα σημεία συνοπτικά;

• Ποια είναι η κατάλληλη εθιμοτυπία ή τόνος email για αυτόν τον παραλήπτη;

Ο καθορισμός αυτών των στοιχείων μπορεί να σας βοηθήσει να γράψετε γρήγορα, αποτελεσματικά και συναρπαστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Σκεφτείτε την τελευταία φορά που λάβατε ένα κακώς γραμμένο email. Ίσως έπρεπε να το διαβάσετε μερικές φορές για να το καταλάβετε. Στη συνέχεια, το μήνυμα ξεκινά ένα μακρύ νήμα email που θα μπορούσε να είχε αποφευχθεί εάν το πρώτο email είχε σχεδιαστεί σωστά.

Γι' αυτό συνιστούμε να αφιερώσετε χρόνο για να σχεδιάσετε πρώτα τους επικοινωνιακούς σας στόχους. Βοηθά εσάς, τον αποστολέα, να εμφανιστείτε ως ισχυρός επικοινωνιακός, ενώ εξοικονομείτε χρόνο του αναγνώστη.

Όταν έχετε ορίσει τους στόχους σας, τότε μπορείτε να ξεκινήσετε τη δημιουργία του email. Ας ξεκινήσουμε.

Σύνταξη αποτελεσματικών email

Η σύνταξη ενός αποτελεσματικού email εξαρτάται από πολλούς παράγοντες:

1. Πρέπει να ζητήσετε από τον παραλήπτη να ανοίξει το email.
2. Το email σας πρέπει να κάνει την επιθυμητή εντύπωση στον αναγνώστη, ενώ αναμεταδίδει με επιτυχία το επιδιωκόμενο μήνυμα.
3. Πρέπει να οδηγήσει τον παραλήπτη να κάνει την επιθυμητή ενέργεια.

Η αποτυχία σε οποιοδήποτε σημείο θα μπορούσε να βλάψει την αποτελεσματικότητα του email. Λοιπόν, πώς μπορείτε να το αποτρέψετε αυτό; Ας βουτήξουμε.

1. Χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική διεύθυνση email.

Το πρώτο πράγμα που βλέπει ο παραλήπτης είναι η διεύθυνση email σας. Οι πρώτες εντυπώσεις έχουν σημασία. Η αποστολή ενός email από το "Cutiepie245@gmail.com" σε έναν υπεύθυνο προσλήψεων μπορεί να του δώσει λανθασμένη εντύπωση για εσάς και να δημιουργήσει μια προκατάληψη εναντίον σας. Να βεβαιώνεστε πάντα ότι στέλνετε επαγγελματικά email από επαγγελματική διεύθυνση email.

2. Έχετε μια συναρπαστική γραμμή θέματος.

Οι θεματικές γραμμές μπορούν να κάνουν ή να χαλάσουν την επιτυχία του email σας. Συχνά είναι ο αποφασιστικός παράγοντας για το αν κάποιος θα ανοίξει το email σας.

Δυστυχώς, πολλοί άνθρωποι παλεύουν με αυτό το κομμάτι.

Ρίξτε μια ματιά σε αυτό το παράδειγμα.

Αυτό το συγκεκριμένο θέμα (παρεμπιπτόντως, πραγματικό παράδειγμα) είναι ασαφές, έμμεσο και δεν μου υπονοεί καθόλου το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Το αποτέλεσμα? Μπορεί να το διαγράψω ή να το αγνοήσω εντελώς.

Εδώ είναι μια καλύτερη επιλογή.

Είναι περιγραφικό, συγκεκριμένο και μου λέει ότι αυτό είναι μια εισαγωγή.

Οι θεματικές γραμμές είναι ιδιαίτερα σημαντικές αν επικοινωνείτε με κάποιον για πρώτη φορά. Ο παραλήπτης δεν ξέρει ποιος είστε και μπορεί να σας κρίνει μόνο από τη γραμμή θέματός σας.

Ακόμα κι αν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εσωτερικά στην εταιρεία σας, εξακολουθεί να ωφελεί να γράψετε μια εξαιρετική γραμμή θέματος, ώστε ο παραλήπτης σας να έχει μια ιδέα για το τι να περιμένει. Όπως κάθε πολυάσχολο άτομο, οι συμπαίκτες σας λαμβάνουν έναν τόνο email κάθε μέρα και σίγουρα θα εκτιμούσαν την επιπλέον προσπάθεια μιας περιγραφικής γραμμής θέματος.

Λοιπόν, πώς γράφετε ένα καλή γραμμή θέματος?

Να είστε σαφείς, άμεσοι και να περιγράφετε το περιεχόμενο του email σας. Μην φοβάστε να αναλάβετε ολόκληρη τη γραμμή θέματος. Εδώ είναι μερικά υπέροχα παραδείγματα γραμμών θέματος.

• [Απαιτείται ενέργεια] Μηνιαία συνάντηση μάρκετινγκ
• FYI/Πληροφοριακά
• Αίτημα για [Εισαγάγετε εδώ]
• [Υπενθύμιση] Έρευνα για ολοκλήρωση | Θα πάρει 2 λεπτά
• Ο [Όνομα] πρότεινε να επικοινωνήσω μαζί σας
• Θα είμαι στην πόλη την επόμενη Τρίτη — είσαι διαθέσιμος;

Εάν στέλνετε ένα προωθητικό email, αποφύγετε τις παραπλανητικές γραμμές θέματος όπως:

• RE:
• FWD:
• Επείγων
• Επιβεβαίωση της παραγγελίας
• Κατάσταση λογαριασμού

Δεν χρειάζεται να καταφεύγετε σε ύπουλα κόλπα ή τίτλους clickbait απλώς για να προκαλέσετε ένα άνοιγμα. Κάνουν τους παραλήπτες να αισθάνονται εξαπατημένοι και εξαπατημένοι, σύμφωνα με τον α Έρευνα Litmus. Θα χάσετε την εμπιστοσύνη σας και ως αποτέλεσμα μπορεί να καταλήξετε στην ανεπιθύμητη αλληλογραφία τους.

Θέλετε να συνδέσετε θετικά συναισθήματα με το email σας, όχι θυμό και απογοήτευση.

Εάν στέλνετε διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ενημερωτικά δελτία, σας συνιστούμε να δοκιμάσετε διαφορετικές γραμμές θέματος για να δείτε τι λειτουργεί καλύτερα για το κοινό σας. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να βελτιώσετε τη στρατηγική email σας και να βελτιώσετε τα αποτελέσματά σας με την πάροδο του χρόνου.

3. Ξεκινήστε με έναν κατάλληλο χαιρετισμό.

Για να ξεκινήσετε το email, θα πρέπει να ξεκινήσετε με έναν κατάλληλο χαιρετισμό. Υπάρχουν δύο στοιχεία του χαιρετισμού: ο χαιρετισμός και η εναρκτήρια πρόταση.

Ο κατάλληλος χαιρετισμός εξαρτάται στην πραγματικότητα από την κατάσταση. Εάν γράφετε ένα επίσημο email σε μια τράπεζα ή κρατικό ίδρυμα, θα ήταν καλύτερα να ξεκινήσετε με το "Αγαπητέ [X]".

Εάν στέλνετε ένα email σε κάποιον που γνωρίζετε ή εργάζεστε σε ένα χαλαρό περιβάλλον, τότε είναι πολύ καλό να πείτε ένα "Hi [Name]" ή "Hello [Name]".

Υπάρχει επίσης το "Σε ποιον μπορεί να αφορά", όταν στέλνετε ένα email σε ένα ομαδικό email και δεν είστε σίγουροι ποιος θα το διαβάσει.

Ένα πράγμα που θέλετε να αποφύγετε είναι να χρησιμοποιείτε όρους φύλου και χωρίς αποκλεισμούς, όπως «Γεια σας παιδιά» και «Κύριος/Κυρία/Κυρία». στον χαιρετισμό σας.

Για να σας βοηθήσουμε, εδώ είναι μια λίστα με χαιρετισμούς που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στα email σας.

• Αγαπητέ [Όνομα]
• [Ονομα]
• Καλημέρα/απόγευμα
• Γεια σου ομάδα
• Hey
• Γεια εκεί

Pro tip: Όταν στέλνετε ένα email σε ένα άτομο για πρώτη φορά, συνιστούμε να εξατομικεύσετε το email απευθυνόμενοι στον παραλήπτη με το όνομα. Επίσης, συμπεριλάβετε συγκεκριμένες λεπτομέρειες για την εταιρεία τους και φροντίστε να συστηθείτε.

Αυτό δείχνει ότι έχετε κάνει την έρευνά σας και ενδιαφέρεστε πραγματικά για αυτά. Μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε σχέσεις μαζί τους και να δώσετε τον τόνο για μελλοντικές αλληλεπιδράσεις.

4. Έχετε μια ισχυρή έλξη προσοχής.

Μόλις ξεφύγετε από τον χαιρετισμό, ήρθε η ώρα να ξεκινήσετε το email σας.

Ενώ η γραμμή θέματος καθορίζει εάν το email σας θα ανοίξει, η αρχική πρόταση καθορίζει εάν το email σας θα διαβαστεί μέχρι το τέλος.

Ο συγγραφέας και προπονητής επιχειρήσεων Daniel Pink συνιστά τη χρήση του «κανόνα των 20 δευτερολέπτων» όταν γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να προσπαθήσετε να επισημάνετε το κύριο θέμα σας μέσα στα πρώτα 20 δευτερόλεπτα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς αυτός είναι ο χρόνος που θα αφιερώσουν πολλοί άνθρωποι για να το διαβάσουν.

Αν είναι εισαγωγή, μπορείτε να ανοίξετε με κάτι που γνωρίζετε ότι θα ενδιαφέρει τον παραλήπτη σας. Μπορείτε να το μάθετε μέσα από μια μικρή έρευνα στα προφίλ τους στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Ίσως ανέβασαν κάτι ενδιαφέρον στο Twitter ή ανέβασαν πρόσφατα κάτι στο LinkedIn στο οποίο μπορείτε να αναφέρετε.

Αυτό θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε σχέσεις και να δείξετε ότι δεν στέλνετε ένα γενικό email σε πολλά άτομα.

Φυσικά, αυτό δεν είναι απαραίτητο εάν στέλνετε email σε έναν συνάδελφο ή σε κάποιον που γνωρίζετε. Αντίθετα, δημιουργήστε κάποιο πλαίσιο ώστε να ξέρουν τι συμβαίνει.

Με έναν συνάδελφο, ξεκινήστε με το «γιατί».

Κανείς δεν έχει το χρόνο (και την υπομονή) να μαντέψει τι είναι ένα email. Όσο πιο γρήγορα απαντήσετε στο «γιατί», τόσο πιο γρήγορα θα τραβήξετε την προσοχή τους.

Γρήγορη συμβουλή: Εάν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πωλήσεων και χρειάζεστε έμπνευση για το τι ακριβώς να πείτε, ρίξτε μια ματιά Δωρεάν πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του HubSpot. Με αυτό το εργαλείο, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε μια βιβλιοθήκη ενσωματωμένων προτύπων που έχουν σχεδιαστεί για κάθε στάδιο της διαδρομής του πελάτη.

5. Κρατήστε το μήνυμά σας συνοπτικό.

Στέλνουμε και λαμβάνουμε περίπου 319 δισεκατομμύρια email την ημέρα σε όλο τον κόσμο, σύμφωνα με Statista.

Αυτό το στατιστικό κάνει ένα πράγμα πολύ σαφές: Αφιερώνουμε πολύ χρόνο διαβάζοντας email. Και εξαιτίας αυτού, πολλοί άνθρωποι απλώς σαρώνουν τα email για να λάβουν την ουσία του μηνύματος και να προχωρήσουν στο επόμενο.

Έχοντας αυτό υπόψη, θέλετε να βελτιστοποιήσετε το email σας για αναγνωσιμότητα και δυνατότητα σάρωσης. Αυτό περιλαμβάνει:

• Διατηρώντας τις παραγράφους σύντομες.
• Προσθήκη κουκκίδων.
• Χρήση οπτικών για τη διάσπαση του κειμένου.
• Χρησιμοποιώντας εργαλεία μορφοποίησης, όπως έντονη γραφή ή πλάγια γραφή, για να επιστήσει την προσοχή του αναγνώστη σε σημαντικά σημεία.
• Χρήση ενεργής γλώσσας και αποφυγή ορολογίας ή τεχνικών όρων που μπορεί να μην είναι οικείοι στον αναγνώστη.

Κανείς δεν περιμένει με ανυπομονησία ένα δοκίμιο τριών σελίδων για να φτάσει στα εισερχόμενά του. Σκεφτείτε το ως εξής: Ποιο είναι το κύριο πλεονέκτημα από το email σας και υπάρχει κάποια συγκεκριμένη ενέργεια που θέλετε να κάνει ο παραλήπτης σας;

Από εκεί, συντάξτε το email σας και όταν το ξαναδιαβάζετε, βεβαιωθείτε ότι κάθε γραμμή που προσθέτετε σας βοηθά να πετύχετε αυτόν τον στόχο. Εάν δεν είναι, αφαιρέστε το.

Όταν χρειάζεται να συμπεριλάβετε πολλές πληροφορίες σε ένα email, είναι μάλλον καλύτερο να προτείνετε μια τηλεφωνική κλήση ή μια συνάντηση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό δωρεάν εργαλείο συνάντησης για να προγραμματίσετε τις συναντήσεις σας πιο γρήγορα.

6. Να είστε συνεπείς με τη γραμματοσειρά σας.

Αν λάβω ένα τέτοιο email, διαγράφω αμέσως ή υποθέτω ότι πρόκειται για απάτη.

Αυτό είναι ένα παράδειγμα του τι δεν πρέπει να κάνετε. Υπάρχουν πολλές γραμματοσειρές που χρησιμοποιούνται στο email, διαφορετικά μεγέθη γραμματοσειράς μαζί με διαφορετικά χρώματα. Ως αποτέλεσμα, το μάτι δεν ξέρει πού να πάει και είναι λίγο υπερβολικό.

Επιπλέον, το μήνυμα χάνεται, καθώς ο παραλήπτης σας αποσπάται υπερβολικά από όλα αυτά τα στοιχεία που παλεύουν για την προσοχή του.

Επομένως, κατά κανόνα: Μείνετε σε μία γραμματοσειρά. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα δευτερεύον, χρησιμοποιήστε το με φειδώ. Ακολουθήστε τον ίδιο κανόνα για το χρώμα.

Εάν χρησιμοποιείτε πληκτρολόγιο που δεν είναι αγγλικό, οι γραμματοσειρές σας ενδέχεται να μην εμφανίζονται σωστά στη συσκευή του άλλου ατόμου. Αντίθετα, χρησιμοποιήστε γραμματοσειρές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι ασφαλείς για τον ιστό όπως:

• Arial.
• Μεταφορέας.
• Γεωργία.
• Helvetica.
• Λουσίντα Σανς.
• Ταχόμα.
• Times New Roman.
• Trebuchet MS.
• Βερντάνα.

Στην πραγματικότητα, αυτή είναι η ακριβής λίστα που δίνει το Gmail.

Αυτό θα διασφαλίσει ότι ο παραλήπτης σας θα λάβει το μήνυμά σας με κανονική γραμματοσειρά, ανεξάρτητα από τη συσκευή ή το λειτουργικό σύστημα.

7. Ελέγξτε τον τόνο του μηνύματός σας.

Ο τόνος είναι βασικό στοιχείο ενός επαγγελματικού email. Είναι πάντα χρήσιμο να ξεκινάτε το email με φιλικό, θετικό τόνο. Να μερικά παραδείγματα:

• "Ήταν χαρά που σας γνώρισα στο [X event]."
• "Ελπίζω να περάσατε ένα υπέροχο Σαββατοκύριακο."
• "Ευχαριστούμε για τις συνεισφορές σας σήμερα στη [Συνάντηση Χ]."

Ωστόσο, θα θέλετε επίσης να αποφύγετε την υπερβολική χρήση πραγμάτων όπως θαυμαστικά και emoji, τα οποία μπορεί να θεωρηθούν αντιεπαγγελματικά για συγκεκριμένο κοινό. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε τη σοβαρότητα του περιεχομένου και το άτομο στο οποίο απευθύνεστε για να αποφασίσετε τον τόνο του email σας.

Για παράδειγμα, θα χρησιμοποιήσετε διαφορετικούς τόνους για ένα ευχαριστήριο email μετά από μια τελική συνέντευξη σε σύγκριση με μια ενημέρωση κατάστασης σε έναν συνάδελφο.

Διαβάζοντας το email σας πριν το στείλετε, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι ο τόνος της φωνής που χρησιμοποιήσατε ταιριάζει με το μήνυμά σας και το κοινό που θέλετε.

8. Γράψε ένα απλό κλείσιμο.

Μόλις τελειώσετε με το περιεχόμενο του email σας, ήρθε η ώρα να το κλείσετε.

Δεν χρειάζεται να το κάνετε φανταχτερό - απλώς κρατήστε το κλείσιμό σας απλό και απλό.

Λοιπόν, τίποτα τέτοιο.

Αντίθετα, τηρήστε τις ασφαλείς, αποδεδειγμένες γραμμές κλεισίματος και θα πρέπει να είστε καλά.

Μπορείτε να επιλέξετε από μερικές από τις πιο συνηθισμένες γραμμές κλεισίματος παρακάτω.

• Ειλικρινά
• Με φιλικούς χαιρετισμούς
• Πλατφόρμα
• Με θερμούς χαιρετισμούς
• Θερμές ευχές
• Θερμούς χαιρετισμούς
• Ευγενικές ευχές
• Ευχαριστούμε
• Να προσέχεις

Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε μια ισχυρή παρότρυνση για δράση (CTA) για να μεταφέρετε με σαφήνεια τι θέλετε να κάνει ο παραλήπτης στη συνέχεια. Αυτό μπορεί να είναι ο προγραμματισμός μιας κλήσης, η συμπλήρωση μιας φόρμας ή η επίσκεψη σε μια συγκεκριμένη ιστοσελίδα.

9. Χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική υπογραφή

Προσπαθήστε να προσθέσετε μια επαγγελματική υπογραφή στο τέλος του email σας. Χρησιμοποιήστε μια υπογραφή email που προσδιορίζει το πλήρες όνομά σας, τον ρόλο σας και την εταιρεία στην οποία εργάζεστε. Μπορείτε να συμπεριλάβετε τον ιστότοπο της εταιρείας σας και τους συνδέσμους μέσων κοινωνικής δικτύωσης.

Για παράδειγμα, δείτε την υπογραφή email παρακάτω.

Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε απλές υπογραφές όταν το αρχικό email μετατρέπεται σε μακρύ νήμα.

Εάν στέλνετε ένα email σε έναν συνάδελφο, θα πρέπει πιθανώς να παραλείψετε τον ιστότοπο της εταιρείας και τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Μπορείτε να διευκολύνετε τον εαυτό σας αποθηκεύοντας 2 ή 3 πρότυπα υπογραφής και χρησιμοποιώντας τα σχετικά στα email που στέλνετε.

10. Χρησιμοποιήστε τα πεδία CC και BCC με σύνεση.

Όσο περισσότεροι άνθρωποι προστίθενται σε μια αλυσίδα email, τόσο πιο περίπλοκη και δύσκολη μπορεί να είναι η πλοήγηση. Να θυμάστε τη σωστή εθιμοτυπία όταν χρησιμοποιείτε τα πεδία CC και BCC σε ένα email. Ακολουθεί μια γρήγορη υπενθύμιση:

• Εάν θέλετε μια επαφή να προβάλλει και να απαντά σε ένα email, χρησιμοποιήστε το πεδίο CC.
• Εάν στέλνετε ένα email που δεν χρειάζεται απάντηση σε μια ευρεία λίστα, χρησιμοποιήστε το πεδίο BCC.
• Η χρήση μπορεί επίσης να χρησιμοποιήσει BCC εάν πιστεύετε ότι ο παραλήπτης δεν θα χρειαστεί να εμπλακεί σε μελλοντικές συνομιλίες.

Το κύριο πράγμα που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν χρησιμοποιείτε αυτά τα πεδία είναι η συνάφεια με τον παραλήπτη. Θέλετε να διασφαλίσετε ότι τα κατάλληλα ενδιαφερόμενα μέρη έχουν τις πληροφορίες που χρειάζονται χωρίς να τους κατακλύσετε με επικοινωνίες μέσω email.

11. Προγραμματίστε τα email σας.

Μια έρευνα από το Sleep Advisor διαπίστωσε ότι περίπου το 54% των Αμερικανών ελέγχουν το email της εργασίας τους αμέσως μετά ή μέσα σε μία ώρα μετά το ξύπνημα.

Μια άλλη μελέτη από Litmus σχετικά με την κατάσταση της δέσμευσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις Ηνωμένες Πολιτείες υποστηρίζει αυτό. Στην πραγματικότητα, η πιο δημοφιλής ώρα για ανάγνωση email είναι το πρωί. Οι τιμές των ανοιχτών ξεκινούν περίπου στις 6 π.μ. αλλά συνήθως κορυφώνονται μεταξύ 9 π.μ. και το μεσημέρι τοπική ώρα.

Λαμβάνοντας υπόψη αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε να ακολουθήσετε μία από τις δύο στρατηγικές: Στείλτε το email σας το πρωί όταν ξέρετε ότι κάνουν κύλιση ή περιμένετε για λιγότερο απασχολημένο χρόνο.

Από τη μια πλευρά, το email σας διατρέχει τον κίνδυνο να ταφεί αν το στείλετε το πρωί. Ωστόσο, εάν περιμένετε αργότερα, το email σας ενδέχεται να μην ανοίξει ποτέ.

Χρειάζεται δοκιμή και λάθος για να καταλάβετε τι λειτουργεί καλύτερα όταν στέλνετε email στην ομάδα σας.

Εάν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον σε άλλη πολιτεία ή χώρα, λάβετε υπόψη τις ζώνες ώρας. Το μεσημέρι για εσάς μπορεί να είναι 7 το απόγευμα για κάποιον άλλο. Ως εκ τούτου, έχετε κατά νου ποιος είναι ο παραλήπτης σας και πότε θα ήταν πιο δεκτικοί στο email σας.

Pro tip: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μας δωρεάν εργαλείο προγραμματισμού email για να διασφαλίσετε ότι τα email σας αποστέλλονται την κατάλληλη στιγμή.

12. Κάντε έναν τελικό ορθογραφικό και γραμματικό έλεγχο.

Είσαι σχεδόν εκεί. Μην ψαχουλεύετε στο σπίτι.

Φανταστείτε να ξοδεύετε χρόνο για να δημιουργήσετε ένα τέλειο μήνυμα, το οποίο θα αγνοηθεί μόνο επειδή το email είναι γεμάτο με ορθογραφικά και γραμματικά λάθη.

Μόλις ολοκληρώσετε τη σύνταξη του email σας, αντιγράψτε και επικολλήστε το στο Microsoft Word ή στα Έγγραφα Google για να του δώσετε έναν γρήγορο γραμματικό, φραστικό και ορθογραφικό έλεγχο.

Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε δωρεάν πούλια όπως Grammarly για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία κατά τη σύνταξη.

Πηγή εικόνας

Στη συνέχεια, διαβάστε το μήνυμα δυνατά για να βεβαιωθείτε ότι οι προτάσεις δεν είναι πολύ μεγάλες, δεν ακούγονται βαρετές ή ρομποτικές. Θέλετε να ακούγεται το αντίγραφο του email σας ανθρώπινος.

Όλες αυτές οι συμβουλές βοηθούν τον αναγνώστη να επικεντρωθεί στο μήνυμά σας και όχι στα άλλα στοιχεία του email σας.

Pro tip: Αλλάξτε την επιλογή «αναίρεση αποστολής» σε 30 δευτερόλεπτα. Έχουμε την τάση να καταλαβαίνουμε τα λάθη μας δευτερόλεπτα μετά την αποστολή του email. Η παράταση του χρόνου επιλογής "αναίρεση αποστολής" βοηθά στην εξάλειψη της πιθανότητας αποστολής κακού email.

Αυτή είναι μια τυπική ρύθμιση που μπορείτε να αλλάξετε σε όλες τις εφαρμογές email. Αντί για την προεπιλεγμένη χρονική περίοδο, ενημερώστε τα 30 δευτερόλεπτα για να ελαχιστοποιήσετε τον κίνδυνο.

13. Προγραμματίστε μια επόμενη υπενθύμιση.

Ένα προσεκτικό επακόλουθο email μπορεί να σας βοηθήσει να βεβαιωθείτε ότι το email σας διαβάζεται. Οι επαγγελματίες που εργάζονται συχνά είναι πολύ απασχολημένοι με τα ταχυδακτυλουργικά μιας ποικιλίας συναντήσεων, προθεσμιών και υποχρεώσεων. Δεν είναι ασυνήθιστο να ξεχνάτε να απαντάτε σε ένα email αμέσως.

Ωστόσο, μην προχωρήσετε πολύ σύντομα. Περιμένετε μερικές ημέρες εκτός εάν το μήνυμα είναι επείγον.

Συμβουλές σύνταξης email για διεθνείς ομάδες

Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν θα σας το πουν αυτό, αλλά η δημιουργία ενός καλού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ξεκινά ακόμα και πριν καταθέσετε ούτε μια λέξη. Ξεκινά από τη νοοτροπία σας.

Όταν είστε στο σωστό πλαίσιο, θα μπορείτε να γράφετε αποτελεσματικά email που επικοινωνούν και πείθουν.

Ακούγεται λογικό… αλλά πώς μπαίνεις στο «σωστό πλαίσιο μυαλού»; Λοιπόν, υπάρχουν δύο τρόποι: Μπείτε στη θέση του παραλήπτη και γράψτε τον τρόπο που μιλάτε.

Περισσότερα για αυτό παρακάτω.

Φανταστείτε να λαμβάνετε το email που γράφετε.

Έχετε λάβει ποτέ ένα email που ήταν τόσο ασυνάρτητο που δεν μπορούσατε καν να το διαβάσετε, πόσο μάλλον να σκεφτείτε να απαντήσετε; Ή συμπεριέλαβε μια εντελώς άσχετη πρόταση;

Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα όταν πρόκειται για τη σύνταξη email είναι η έλλειψη ενσυναίσθησης για τον παραλήπτη. Κάντε αυτές τις ερωτήσεις στον εαυτό σας:

• Γιατί στέλνω email σε αυτό το άτομο;
• Είναι αυτό το κατάλληλο άτομο για να επικοινωνήσω, λαμβάνοντας υπόψη τι προσπαθώ να πετύχω;
• Είναι το μήνυμά μου σαφές και ουσιαστικό;
• Θα ήταν καλύτερα να συζητηθεί αυτό σε μια συνάντηση;
• Κάθε γραμμή βοηθά ή βλάπτει τον στόχο μου;

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν στέλνετε email σε κάποιον νέο, αλλά εξακολουθεί να είναι πολύτιμο όταν επικοινωνείτε με έναν συνάδελφο.

Γράψε όπως μιλάς.

Εάν δεν είστε μητρικός ομιλητής της αγγλικής γλώσσας, είναι φυσιολογικό να νιώθετε ότι θα έπρεπε να είστε πιο επίσημοι όταν πρόκειται για τη σύνταξη email.

Ωστόσο, αυτό οδηγεί σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι πολύ επίσημο, και βγαίνει ως άβολο ή άκαμπτο. Για παράδειγμα:

Οι γηγενείς αγγλόφωνοι γράφουν πιο ανεπίσημα. Η γραφή τους ακούγεται σαν ένα άτομο να μιλάει με ένα άλλο.

Ακολουθεί μια γρήγορη γραμματική συμβουλή που θα σας βοηθά πάντα να ακούγεστε πιο εγγενής: Γράψτε σε ένα ενεργητική φωνή και αποφύγετε το παθητική φωνή.

Μια «ενεργητική φωνή» δείχνει ότι ένα υποκείμενο εκτελεί τη δράση του ρήματος. Για παράδειγμα, «Η Μέριλιν έστειλε την επιστολή».

Αντίθετα, η «παθητική φωνή» δείχνει ότι το ρήμα ενεργεί από το υποκείμενο. Σε αυτή την περίπτωση, «Η επιστολή ταχυδρομήθηκε από τη Μέριλιν».

Αντί να γράψετε "τα σχόλιά σας θα εκτιμούσα πολύ", δοκιμάστε να πείτε "Θα εκτιμούσα τα σχόλιά σας". Αντί να γράψετε "το αίτημά σας ελήφθη", δοκιμάστε "Έλαβα το αίτημά σας".

Παρατηρήστε πώς η γραφή με ενεργή φωνή ακούγεται πιο ανθρώπινη.

Η σύνταξη ενός email είναι σαν να κάνετε μια συνομιλία. Ακριβώς όπως θα εξετάζατε τον τόνο σε μια συνομιλία πρόσωπο με πρόσωπο, θα πρέπει να λάβετε υπόψη τον τόνο και το ύφος των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για να βεβαιωθείτε ότι είναι σεβαστά και κατάλληλα για τον παραλήπτη.

Λάβετε την εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σωστά για κάθε εργασιακή κατάσταση

Οι διαφορετικές εργασιακές καταστάσεις απαιτούν διαφορετικούς τύπους αλληλογραφίας. Ναι, εξακολουθούν να ισχύουν όλοι οι άλλοι κανόνες, αλλά κάθε κατάσταση είναι διαφορετική.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι πήρατε συνέντευξη για μια θέση εργασίας και θέλετε να στείλετε ένα email παρακολούθησης μετά τη συνέντευξη. Πώς το πας;

Αρχικά, εξατομικεύετε το email απευθυνόμενοι στον παραλήπτη με το μικρό του όνομα, μετά εκφράζετε την ευγνωμοσύνη σας για τον χρόνο του, δίνετε κάποια έμφαση στο ενδιαφέρον σας για τη δουλειά και ρωτάτε για τα επόμενα βήματα στη διαδικασία πρόσληψης. Για παράδειγμα:

Αγαπητέ [όνομα συνομιλητή],

Ελπίζω η μέρα σου να πάει καλά. Σας ευχαριστούμε και πάλι για την ευκαιρία να πάρετε συνέντευξη για [ τίτλος εργασίας] με [ όνομα εταιρείας]. Χάρηκα που γνώρισα εσάς και την ομάδα.

Παρακολουθώ για να δω αν υπάρχουν ενημερώσεις σχετικά με [τίτλος εργασίας] από τη συνέντευξή μου στις [ημερομηνία]. Είμαι πραγματικά ενθουσιασμένος για την ευκαιρία. Εάν χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες, ενημερώστε με.

Σας ευχαριστώ και πάλι για τον χρόνο και την προσοχή σας. Ελπίζω να ακούσω νέα σου σύντομα!

Με φιλικούς χαιρετισμούς,

[Το όνομα σου]

Αυτό το περίγραμμα λειτουργεί εξαιρετικά μετά από μια συνέντευξη. Ωστόσο, η μορφή θα άλλαζε για διαφορετικό αίτημα. Για παράδειγμα, θα χρησιμοποιούσατε διαφορετικό τόνο αν ζητούσατε από το αφεντικό σας λίγο χρόνο.

Φροντίστε να εξοικειωθείτε με επαγγελματίες εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε το τέλειο μήνυμα κάθε φορά.

Το να γράψετε ένα email δεν πρέπει να είναι τρομακτικό. Ακολουθώντας αυτές τις απλές συμβουλές, περισσότερα από τα μηνύματά σας θα διαβαστούν. Σύντομα, θα έχετε τη φήμη ως κορυφαίος επικοινωνιακός στην εργασία.

Σημείωση συντάκτη: Αυτή η ανάρτηση δημοσιεύθηκε αρχικά τον Ιούλιο του 2018 και έχει ενημερωθεί για πληρότητα.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://blog.hubspot.com/marketing/email-writing-for-international-teams