Οι όροι "κύρια δεδομένα" και "δεδομένα αναφοράς" μπορούν να συγχέονται αρκετά εύκολα. Και τα δύο παρέχουν δεδομένα που αλλάζουν μόνο περιστασιακά με την πάροδο του χρόνου και παρέχουν δεδομένα που έχουν σχεδιαστεί για να είναι ακριβή και ενημερωμένα. 

Τα κύρια δεδομένα παρέχουν τις ακριβείς πληροφορίες που απαιτούνται για επιχειρηματικές συναλλαγές που είναι κρίσιμες για τη λειτουργία μιας επιχείρησης – τις μόνιμες/ημιμόνιμες πληροφορίες σχετικά με πελάτες, υπαλλήλους και προμηθευτές, καθώς και τα προϊόντα και τα περιουσιακά στοιχεία του οργανισμού. 

Τα δεδομένα αναφοράς, από την άλλη πλευρά, είναι συνήθως μακροπρόθεσμα (αλλά όχι πάντα) και χρησιμοποιούνται για τον ορισμό και την ταξινόμηση «άλλα» δεδομένων.

Η σύγχυση είναι υπερβολική από τις κριτικές πλατφορμών λογισμικού με τίτλους που επικεντρώνονται σε δεδομένα αναφοράς, αλλά στη συνέχεια μετατοπίζονται στην περιγραφή πλατφορμών κύριας διαχείρισης δεδομένων (MDM), με μόνο μία ή δύο από τις πλατφόρμες να υποστηρίζουν δεδομένα αναφοράς.

Δεν υπάρχει τυποποιημένος ορισμός για τα δεδομένα αναφοράς. (Για καλύτερη κατανόηση των δεδομένων αναφοράς, σκεφτείτε την ενότητα αναφοράς στη δημόσια βιβλιοθήκη σας.) Τα "άλλα" μακροπρόθεσμα δεδομένα καλύπτουν ένα ευρύ φάσμα αναγκών και βιομηχανιών. Για παράδειγμα, στον χρηματοοικονομικό κλάδο, τα δεδομένα αναφοράς είναι ένας γενικός όρος για λεπτομερείς πληροφορίες που χρησιμοποιούνται κατά τις συναλλαγές – χρήση δυναμικά δεδομένα αναφοράς. Τα δεδομένα αναφοράς για την ανάπτυξη των παιδιών, που αναπτύχθηκαν από τον Παγκόσμιο Οργανισμό Υγείας, παρέχουν ένα άλλο παράδειγμα – χρησιμοποιώντας στατικά δεδομένα αναφοράς. Μια μικρή δειγματοληψία της ποικιλίας των τύπων δεδομένων αναφοράς περιλαμβάνει:

Τα κύρια δεδομένα παρέχουν τις βασικές πληροφορίες που απαιτούνται για τις επιχειρηματικές συναλλαγές και ενδέχεται να απαιτούν περιορισμένη πρόσβαση για λόγους ασφαλείας. Τα δεδομένα αναφοράς παρέχουν πρόσθετες πληροφορίες που βοηθούν την επιχείρηση να λειτουργεί πιο αποτελεσματικά και είναι συχνά εύκολα προσβάσιμα σε όλο το προσωπικό.

Τα δεδομένα αναφοράς και τα κύρια δεδομένα απαιτούνται να είναι ακριβή και ενημερωμένα.  

Οι οργανισμοί μπορούν να αποθηκεύουν δεδομένα αναφοράς σε διάφορες τοποθεσίες. Εάν το λογισμικό το υποστηρίζει, τα δεδομένα αναφοράς μπορούν να αποθηκευτούν σε καταλόγους δεδομένων, λογισμικό διαχείρισης δεδομένων και βασικές πλατφόρμες διαχείρισης δεδομένων. Επιπλέον, υπάρχουν μερικά προγράμματα λογισμικού ειδικά για δεδομένα αναφοράς. Σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως όταν χρησιμοποιείτε α αποθήκη δεδομένων, τα δεδομένα αναφοράς μπορούν να ρυθμιστούν ως υποδιαίρεση βασικών δεδομένων. 

Τι είναι Δεδομένα αναφοράς?

Τα δεδομένα αναφοράς προέρχονται από ποικίλες πηγές και πρέπει να διαχειρίζονται για την υποστήριξη του συγχρονισμού των συστημάτων της επιχείρησης. Μια αποτελεσματική μέθοδος για να γίνει αυτό είναι η χρήση μιας πλατφόρμας διακυβέρνησης δεδομένων που περιλαμβάνει λογισμικό αναφοράς δεδομένων. Χωρίς αυτόν τον τύπο διαχείρισης, ενδέχεται να υπάρχουν δεδομένα αναφοράς σφραγισμένος σε μια οργάνωση τμήματος. Μπορεί επίσης να οριστεί και να διαχειρίζεται διαφορετικά εάν διαφορετικά τμήματα χρησιμοποιούν τις δικές τους τακτικές για τη συλλογή και την αποθήκευση δεδομένων αναφοράς. Παραδείγματα δεδομένων αναφοράς που χρησιμοποιούνται συνήθως περιλαμβάνουν:

• Κωδικοί συναλλαγών
• Καθήκοντα και επιχειρηματικές διαδικασίες
• Οικονομικές ιεραρχίες
• Τμηματοποίηση πελατών
• Πληροφορίες για το νόμισμα
• Κωδικοί κράτους ή χώρας
• Τύποι οργανωτικών μονάδων
• Κωδικοί γλώσσας
• Κέντρα κόστους

Τα δεδομένα αναφοράς μπορούν να ληφθούν τόσο από δημόσιες όσο και από ιδιωτικές πηγές και παρέχουν πληροφορίες σε διαφορετικούς τομείς. Λόγω των πολύπλοκων συνδέσεων μεταξύ των τομέων και των εφαρμογών που υποστηρίζουν δεδομένα αναφοράς, η διαχείρισή τους μπορεί να παρουσιάσει ορισμένες προκλήσεις. Η διαχείριση των δεδομένων αναφοράς δεν πρέπει να γίνεται με μη αυτόματο τρόπο. Τα δεδομένα αναφοράς χρησιμοποιούνται συνήθως από κάθε τμήμα του οργανισμού για να βοηθήσουν στην παροχή πλαισίου στα δεδομένα τους. Υποστηρίζει την ποιότητα των δεδομένων και χρηστικότητα δεδομένων. 

Τα δεδομένα αναφοράς παρέχουν τη βάση για τη διαδικασία ερμηνείας δεδομένων που χρησιμοποιείται σε διάφορες εφαρμογές, συστήματα και διαδικασίες.

Ο πρωταρχικός σκοπός των δεδομένων αναφοράς είναι να δημιουργήσουν κοινούς ορισμούς, ταξινομήσεις και σχέσεις για στοιχεία δεδομένων. Χρησιμοποιεί επίσης προκαθορισμένους κωδικούς και τιμές. Με αυτόν τον τρόπο, τα δεδομένα αναφοράς βελτιώνουν την ποιότητα των δεδομένων και εκσυγχρονίζουν τη διαδικασία ολοκλήρωσης των δεδομένων. Αυτό, με τη σειρά του, απλοποιεί την κοινή χρήση δεδομένων.

Για παράδειγμα, ο χρηματοοικονομικός κλάδος χρησιμοποιεί αναγνωριστικά ασφαλείας, όπως π.χ Διεθνείς Αριθμοί Αναγνώρισης Τίτλων (ISIN) ή σύμβολα ticker που κοινοποιεί δεδομένα αναφοράς που προσδιορίζουν χρηματοοικονομικά μέσα — ομόλογα, μετοχές και παράγωγα. Κατά τη διάρκεια του ηλεκτρονικού εμπορίου, η χρήση κωδικών προϊόντων και η κατηγοριοποίηση μπορεί να κάνει την τυποποιημένη διαχείριση αποθεμάτων και την τιμολόγηση πολύ πιο εύκολη. Στην υγειονομική περίθαλψη, τα ιατρικά συστήματα κωδικοποίησης βοηθούν στην ακριβή ταξινόμηση και χρέωση ιατρικών υπηρεσιών.

Master Data και Master Data Management Επεξήγηση

Έχουν αναπτυχθεί δύο τύποι κύριας διαχείρισης δεδομένων: αναλυτική και λειτουργική. Η επιχειρησιακή κύρια διαχείριση δεδομένων περιγράφει τα βασικά δεδομένα που χρησιμοποιεί ένας οργανισμός για την επιχειρηματική του δραστηριότητα. Αυτά τα δεδομένα πρέπει να είναι ακριβή και αξιόπιστα για να αποτρέπονται εμπόδια συναλλαγών και παράδοσης και να υποστηρίζεται η ομαλή ροή των εργασιών.

Τα αναλυτικά κύρια συστήματα διαχείρισης δεδομένων χρησιμοποιούν κύρια δεδομένα για την αποφυγή προβλημάτων που προκύπτουν από αντικρουόμενες και περιττές πληροφορίες. Χωρίς τη χρήση βασικών δεδομένων, διαφορετικά τμήματα θα αναπτύξουν τις δικές τους εκδόσεις των βασικών δεδομένων, με αποτέλεσμα πολλές καταχωρίσεις, με σφάλματα.

Για να κατανοήσετε καλύτερα τα κύρια δεδομένα, σκεφτείτε τι δεν είναι τα κύρια δεδομένα. 

• Δεν είναι δεδομένα συναλλαγών: Τα δεδομένα συναλλαγών δημιουργούνται από τις διάφορες εφαρμογές που υποστηρίζουν τις καθημερινές διαδικασίες πωλήσεων και αγορών της επιχείρησης. Ενώ αυτές οι πληροφορίες καταγράφονται και αποθηκεύονται, τα δεδομένα συναλλαγών δεν χρησιμοποιούνται σε τακτική βάση.
• Δεν είναι μη δομημένα δεδομένα: Ελεύθερη μορφή ή μη δομημένα δεδομένα δεν είναι ούτε οργανωμένη ούτε μορφοποιημένη. Τα δεδομένα ελεύθερης μορφής αποτελούνται από μη δομημένο κείμενο, αριθμούς, ημερομηνίες και βασικά τυχόν δεδομένα που δεν έχουν μορφοποιηθεί/μεταμορφωθεί για να λειτουργούν με το σύστημα του οργανισμού. Τα μη δομημένα δεδομένα μπορεί να περιλαμβάνουν το γραπτό περιεχόμενο ιστοσελίδων ή εγγράφων, email, έρευνες, άρθρα σε περιοδικά, έρευνα μάρκετινγκ κ.λπ.

Με το κατάλληλο λογισμικό, η κύρια διαχείριση δεδομένων μπορεί να παρέχει ένα ευρύ φάσμα υπηρεσιών, όπως καθαρισμό δεδομένων, μετασχηματισμό δεδομένων και διαδικασίες ενοποίησης δεδομένων. Καθώς προστίθενται νέες πηγές δεδομένων, το κύριο λογισμικό διαχείρισης δεδομένων μπορεί να αναγνωρίσει, να συλλέξει, να μετασχηματίσει και να ενσωματώσει νέα δεδομένα στο κύριο σύστημα δεδομένων. 

Παραδείγματα βασικών δεδομένων που χρησιμοποιούνται συνήθως παρατίθενται παρακάτω:

• Στοιχεία πελάτη: Γενικά θεωρείται η πιο συχνά χρησιμοποιούμενη μορφή βασικών δεδομένων, τα βασικά δεδομένα πελατών περιλαμβάνουν διευθύνσεις χρέωσης, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αριθμούς τηλεφώνου, αλλά έχει αυξηθεί ώστε να περιλαμβάνει μεμονωμένες προτιμήσεις αγορών με βάση προηγούμενες αγορές.
• Δεδομένα προϊόντος: Αυτός ο τύπος δεδομένων παραθέτει όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για την υποστήριξη του σχεδιασμού, της παραγωγής, των παραδόσεων και της συντήρησης των προϊόντων μιας επιχείρησης. Τα δεδομένα προϊόντος περιλαμβάνουν τις τεχνικές προδιαγραφές, τα σχέδια, τα εξαρτήματα και τα συγκροτήματα. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τους λογαριασμούς για υλικά, οδηγίες εργασίας και εγκεκριμένους προμηθευτές.
• Στοιχεία εργαζομένων: Αυτά τα δεδομένα δεν θα πρέπει να είναι διαθέσιμα σε όλο το προσωπικό, αλλά μόνο σε λίγους εκλεκτούς. Συνήθως περιλαμβάνει τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης και τον λογαριασμό άμεσης κατάθεσης ενός υπαλλήλου, οι οποίοι θα πρέπει να παραμένουν ιδιωτικοί. Μπορεί επίσης να αναφέρονται πληροφορίες όπως η διεύθυνση κατοικίας, ο αριθμός τηλεφώνου, οι συγγενείς τους.
• Ψώνια: Τα δεδομένα σχετικά με μεγάλες αγορές και συγκεκριμένες συναλλαγές μετοχών ενδέχεται να παρατίθενται ως κύρια δεδομένα.
• Δεδομένα τοποθεσίας υποκαταστήματος: Οι τοποθεσίες των υποκαταστημάτων, καταστημάτων, εγκαταστάσεων και δικαιόχρησης είναι μόνιμες/ημιμόνιμες πληροφορίες και χρησιμοποιούνται σε τακτική βάση.

Τα κύρια δεδομένα, σε συνδυασμό με τη διαχείριση βασικών δεδομένων, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την υποστήριξη αναλύσεων δεδομένων. Τα κύρια δεδομένα χρησιμοποιούνται συχνά με τα αναλυτικά στοιχεία, εν μέρει επειδή είναι αξιόπιστα, συνεπή και αξιόπιστα. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση που χρησιμοποιεί πολλαπλά συστήματα για την αποθήκευση των δεδομένων των πελατών της διατρέχει τον κίνδυνο κάθε σύστημα να λειτουργεί με διαφορετικές εκδόσεις αυτών των δεδομένων και να καταστρέψει μια ανάλυση που συνδυάζει τα δεδομένα του διαφορετικού συστήματος.

Αρκετοί οργανισμοί το προτιμούν περιορισμός της πρόσβασης των βασικών δεδομένων σε ένα μικρό αριθμό κατάλληλου προσωπικού –για λόγους ασφαλείας– ενώ τα δεδομένα αναφοράς είναι διαθέσιμα σε όλους στον οργανισμό.

Αποθήκες δεδομένων, κύρια δεδομένα και δεδομένα αναφοράς

Η αποθήκη δεδομένων είναι μια μορφή διαχείρισης και αποθήκευσης δεδομένων που έχει σχεδιαστεί για να υποστηρίζει την ανάλυση και την ανάπτυξη επιχειρηματικής ευφυΐας. Επιπλέον, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αποθήκευση τόσο των βασικών δεδομένων όσο και των δεδομένων αναφοράς. Οι αποθήκες δεδομένων είναι επεκτάσιμες και μπορούν να επεκταθούν εύκολα. Καθώς μια επιχείρηση αναπτύσσεται, οι ανάγκες της για αποθήκευση δεδομένων αυξάνονται, συμπεριλαμβανομένων των αναγκών της για αυξανόμενο όγκο βασικών δεδομένων και αποθήκευση δεδομένων αναφοράς. Οι αποθήκες δεδομένων επιτρέπουν αυτή την ανάπτυξη.

Οι αποθήκες δεδομένων μπορούν να ολοκληρώσουν μια ποικιλία εργασιών, συμπεριλαμβανομένης της ανάπτυξης επιχειρηματικής ευφυΐας, και είναι ιδιαίτερα χρήσιμες για την ανάλυση σημαντικών ποσοτήτων δεδομένων για εκτεταμένες χρονικές περιόδους.

Αναλυτική κύρια διαχείριση δεδομένων μπορεί να συντονιστεί με μια αποθήκη δεδομένων όπου συγκεντρώνει και ενοποιεί τα δεδομένα. Ροές δεδομένων στην αποθήκη δεδομένων από διάφορες πηγές, συμπεριλαμβανομένων δεδομένων που συλλέγονται από εξωτερικούς ιστότοπους, εσωτερικών δεδομένων συναλλαγών, επιχειρησιακών βασικών δεδομένων και δεδομένων αναφοράς. Η διαδικασία επιτρέπει στους οργανισμούς να αποκτήσουν πολύτιμες γνώσεις από τα δεδομένα τους.

Τα δεδομένα αναφοράς μπορούν να αποθηκευτούν σε μια αποθήκη δεδομένων, συνήθως ως υποδιαίρεση των βασικών δεδομένων. Οι αποθήκες δεδομένων συχνά οργανώνουν τα δεδομένα χρησιμοποιώντας ένα σχήμα αστεριού ή χιονονιφάδας, με έναν κεντρικό πίνακα «γεγονότων» που περιέχει τα πρωτεύοντα δεδομένα και πρόσθετους πίνακες «ιδιοτήτων», οι οποίοι περιέχουν δεδομένα αναφοράς που σχετίζονται με τα πρωτεύοντα δεδομένα. Για παράδειγμα, σε μια αποθήκη τραπεζικών δεδομένων, ο πίνακας στοιχείων της μπορεί να περιέχει τραπεζικά δεδομένα, όπως το ποσό ενός δανείου, την ημερομηνία χορήγησης του δανείου και τον πελάτη που έλαβε το δάνειο, ενώ οι πίνακες διαστάσεων (στοιχεία αναφοράς) θα μπορούσαν να περιέχουν πληροφορίες σχετικά με πληροφορίες προϊόντων, δημογραφικά στοιχεία πελατών και δεδομένα τοποθεσίας.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://www.dataversity.net/master-data-vs-reference-data/