Πηγή εικόνας: Freepik

Οι οργανισμοί παγκοσμίως αναζητούν πάντα τρόπους βελτιστοποίησης της παραγωγικότητας στο χώρο εργασίας τους. Τα τελευταία χρόνια, οι τεχνολογικές εξελίξεις όπως ο ψηφιακός μετασχηματισμός, η τεχνητή νοημοσύνη (AI) και η Μηχανική Μάθηση έχουν αποκτήσει τεράστια σημασία ως παράγοντες για την ενίσχυση της παραγωγικότητας του οργανισμού βοηθώντας τους οργανισμούς να εξορθολογίσουν τις λειτουργίες και αυτοματοποιήστε τις εργασίες.

Ωστόσο, μια πιο προσεκτική εξέταση αυτών των τάσεων υποδηλώνει ότι αυτά τα μέτρα συνδέονται εγγενώς με το να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να διαχειρίζονται καλύτερα τον χρόνο τους.

Η διαχείριση του χρόνου δεν είναι μια νέα έννοια, γιατί ακόμη και ο Θεόφραστος, ο αρχαίος Έλληνας Φιλόσοφος, πίστευε ότι «ο χρόνος είναι το πολυτιμότερο πράγμα που μπορεί να ξοδέψει ένας άνθρωπος». Από το παλιό ρητό μέχρι το poster boy για τις αποδιοργανωτικές τεχνολογίες – η καινοτόμος τεχνική Time Boxing του Elon Musk – η διαχείριση του χρόνου παρέμεινε σημαντικός παράγοντας.

Έχει κερδίσει απαράμιλλη έλξη μεταξύ των επιχειρήσεων που κυνηγούν την παραγωγικότητα και την κερδοφορία εν μέσω μεταβαλλόμενων προτιμήσεων στο χώρο εργασίας και μιας συνεχώς εξελισσόμενης αγοράς εργασίας.

Τι είναι η διαχείριση χρόνου;

Στο οργανωτικό πλαίσιο, η διαχείριση χρόνου είναι η ικανότητα διαχείρισης του φόρτου εργασίας αποτελεσματικά και αποδοτικά. Βοηθά στην ιεράρχηση εργασιών που προσφέρουν την υψηλότερη επιχειρηματική αξία και είναι βέλτιστα παραγωγικές. Η διαδικασία διαχείρισης χρόνου περιλαμβάνει προγραμματισμό, καθορισμό στόχων, διαρκή αξιολόγηση της προόδου και καθορισμό πρακτικών προθεσμιών για την επίτευξη στόχων.

Οι αποτελεσματικές στρατηγικές διαχείρισης χρόνου συνδέονται άμεσα με την υψηλότερη παραγωγικότητα στο χώρο εργασίας, τα χαμηλότερα επίπεδα άγχους των εργαζομένων, τη βελτιωμένη ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής και, κατά συνέπεια, χαμηλότερη ανατροπή των εργαζομένων.

Ακολουθεί μια σύντομη περίληψη του γιατί η διαχείριση χρόνου είναι σημαντική στον χώρο εργασίας:

1. Βοηθά στην αύξηση των ποσοστών χρήσης πόρων

Η διαχείριση χρόνου βοηθά τους υπαλλήλους να εξορθολογίσουν τα παραδοτέα τους και να διαχειρίζονται αποτελεσματικά το χρόνο τους. Μια τέτοια διαδικασία βοηθά τους υπαλλήλους να εντοπίσουν τομείς βελτίωσης, όπως η απώλεια χρεώσιμων ωρών που μπορεί να αποφευχθεί, συμμετέχοντας σε διοικητικές δραστηριότητες όπως συσκέψεις ή επαναλαμβανόμενες εργασίες, όπως η συμπλήρωση δεδομένων σε υπολογιστικά φύλλα. Καθώς οι εργαζόμενοι είναι σε θέση να εντοπίσουν και να συνδέσουν τέτοιες απώλειες χρόνου ελαχιστοποιώντας τέτοιες δραστηριότητες, είναι σε θέση να προσφέρουν υψηλότερα ποσοστά χρήσης.

Αρκετοί οργανισμοί έχουν επίσης αναλάβει πρωτοβουλίες όπως ο περιορισμός του αριθμού των ωρών για συναντήσεις την ημέρα, προκειμένου να βοηθηθούν οι εργαζόμενοι να βελτιώσουν τα επίπεδα χρήσης των πόρων τους.

2. Επιτρέπει την καλύτερη ισορροπία μεταξύ εργασίας και προσωπικής ζωής

Η έλλειψη επαρκούς ισορροπίας μεταξύ εργασίας και προσωπικής ζωής είναι ένας από τους κύριους λόγους πίσω από τα υψηλότερα από τα συνηθισμένα ποσοστά φθοράς μεταξύ των οργανισμών παγκοσμίως. Επιπλέον, το εργατικό δυναμικό της Gen Z, το οποίο θα αποτελεί το 25% του παγκόσμιου εργατικού δυναμικού έως το 2025, αναμένει από τους εργοδότες του να προσφέρουν ένα ευέλικτο οικοσύστημα στο χώρο εργασίας και επαρκή ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.

Ως αποτέλεσμα, ένας αυξανόμενος αριθμός οργανισμών αυτοματοποιεί τις επιχειρηματικές τους διαδικασίες, όπως τις διαδικασίες παρακολούθησης της παρουσίας των εργαζομένων τους, χρησιμοποιώντας αυτοματοποιημένο λογισμικό παρακολούθησης χρόνου. Αντιγραφή είναι ένα τέτοιο λογισμικό παρακολούθησης χρόνου που χρησιμοποιεί τεχνητή νοημοσύνη για την καταγραφή των δεδομένων εργασίας και χρόνου των εργαζομένων σε πολλές εφαρμογές. Εκτός από αυτές τις εταιρείες χρησιμοποιούν επίσης λογισμικό που βασίζεται σε AI για παραγωγή περιεχομένου, υποστήριξη πελατών, προγνωστικά αναλυτικά στοιχεία κ.λπ.

Τέτοιες πρωτοβουλίες έχουν βαθύ αντίκτυπο στο να βοηθήσουν τους εργαζόμενους να διαχειρίζονται καλύτερα τον χρόνο τους και να βιώνουν βελτιωμένη ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, επηρεάζοντας θετικά τον κύκλο εργασιών των εργαζομένων.

3. Επιτρέπει την πιο αποτελεσματική εσωτερική και εξωτερική διαχείριση των ενδιαφερομένων

Η πρόκληση της διαχείρισης διαφορετικών εσωτερικών και εξωτερικών ενδιαφερομένων για τους υπαλλήλους έχει επιδεινωθεί μόνο από τότε που οι οργανισμοί έχουν μεταβεί σε υβριδικούς και απομακρυσμένους χώρους εργασίας. Επιπλέον, οι εξελισσόμενες προσδοκίες των πελατών και οι συχνές αλλαγές στο εύρος του έργου δίνουν προτεραιότητα στις ικανότητες των εργαζομένων να ενημερώνουν τα ενδιαφερόμενα μέρη τους και να αντιμετωπίζουν προληπτικά τις ανησυχίες και τις αμφιβολίες τους.

Η διαχείριση χρόνου διαδραματίζει βασικό ρόλο στη βοήθεια των εργαζομένων στη διαχείριση των προσδοκιών των ενδιαφερομένων, διασφαλίζοντας ότι διαθέτουν εύλογο χρόνο για τέτοιες προσπάθειες. Η σταθερά υψηλή ικανοποίηση των εσωτερικών και εξωτερικών ενδιαφερομένων διαμορφώνει σε μεγάλο βαθμό τα κέρδη και τη μακροπρόθεσμη βιωσιμότητα κάθε οργανισμού.

4. Ενισχύει την κατώτατη γραμμή

Αυτό μπορεί να αποτελεί έκπληξη, αλλά οι επιχειρήσεις των ΗΠΑ χάσει σχεδόν 600 δισεκατομμύρια δολάρια σε διακοπές στο χώρο εργασίας και οι μέσοι εργαζόμενοι ξοδεύουν το ήμισυ της χρεώσιμης εργάσιμης ημέρας τους σε εργασίες που αποδίδουν ελάχιστη έως καθόλου αξία! Κάθε οργανισμός που επιτυγχάνει σταθερά υψηλά επίπεδα χρήσης πόρων είναι πολύ πιθανό να βιώσει πιο υγιή αποτελέσματα.

Καθώς οι εργαζόμενοι είναι σε θέση να χρησιμοποιούν τις περισσότερες από τις χρεώσιμες ώρες εργασίας τους για παραγωγικές και γόνιμες δραστηριότητες, ο χρόνος που χάνεται μειώνεται δραστικά. Για οργανισμούς σε επίπεδο επιχείρησης με εκατοντάδες και χιλιάδες υπαλλήλους, αυτό μπορεί να σημαίνει εξοικονόμηση πολλών εκατοντάδων ωρών εργασίας αξίας εκατομμυρίων δολαρίων από τον χρόνο των εργαζομένων!

5. Δίνει τη δυνατότητα στους υπαλλήλους να αναβαθμίσουν και να αναβαθμιστούν καλύτερα

Ο ταχέως εξελισσόμενος πίνακας δεξιοτήτων απαιτεί από τους υπαλλήλους να αναβαθμίζουν και να αναβαθμίζουν συνεχώς καθώς οι δεξιότητες που απαιτούνται για να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις εργασίας συνεχίζουν να εξελίσσονται με εκπληκτική ταχύτητα.

Σύμφωνα με τη Lisa Lyons, Εταίρος Μετασχηματισμού Εργατικού Δυναμικού στο Υφασματέμπορος μεταξιού «Σχεδόν οι μισοί από το σύνολο των εργαζομένων θα χρειαστεί να βελτιώσουν τις δεξιότητές τους έως το 2025, ενώ ένα καλό ποσοστό θα πρέπει επίσης να επανεκπαιδευτεί πλήρως».

Ωστόσο, οι εργαζόμενοι χρειάζονται χρόνο για να εργαστούν σε τέτοιες μακροπρόθεσμες δεσμεύσεις και οι οργανισμοί δεν μπορούν να περιμένουν από τους εργαζόμενους να αναλάβουν τέτοιες πρωτοβουλίες πέρα ​​από τις ώρες εργασίας τους.

Γι' αυτό οι οργανισμοί πρέπει να διερευνήσουν μέσα όπως η ενσωμάτωση μιας λύσης αυτοματισμού επαγγελματικών υπηρεσιών για την αυτοματοποίηση πτυχών της διαχείρισης έργων, μειώνοντας έτσι τον φόρτο εργασίας των εργαζομένων και δίνοντάς τους τον απαραίτητο χρόνο για να επιδιώξουν δραστηριότητες αναβάθμισης και αναβάθμισης δεξιοτήτων. Με αυτόν τον τρόπο, η διαχείριση χρόνου επηρεάζει επίσης την ικανότητα των εργαζομένων να αναβαθμίσουν και να αναβαθμίσουν αποτελεσματικά, επηρεάζοντας το μακροπρόθεσμο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα και τη βιωσιμότητα ενός οργανισμού.

6. Ελευθερώνει την ηγεσία να χαράξει τη μακροπρόθεσμη πορεία

ημερομηνία προτείνει ότι ένας μέσος επιχειρησιακός ηγέτης κάθεται σε 37 συναντήσεις κάθε εβδομάδα και αφιερώνει το 72 τοις εκατό των εβδομαδιαίων ωρών εργασίας του/της για τη διεξαγωγή συναντήσεων!

Αυτοί οι συγκλονιστικοί αριθμοί υπογραμμίζουν πόσο μεγάλο μέρος του χρόνου της C-suite αφιερώνεται στη διεξαγωγή συναντήσεων. Αν και δεν είναι όλες οι συναντήσεις διοικητικές υποθέσεις ή σπατάλη ωρών εργασίας, οι ηγέτες των επιχειρήσεων πρέπει να αφιερώσουν περισσότερο χρόνο για να σχεδιάσουν στρατηγική και να συνεργαστούν με τις ομάδες και τους πελάτες τους. Αυτό απαιτεί επιδέξιη διαχείριση χρόνου.

Όταν οι ηγέτες επιχειρήσεων είναι σε θέση να διαχειρίζονται καλύτερα τον χρόνο τους, μπορούν να επικεντρωθούν περισσότερο στη στρατηγική πλευρά της επιχείρησης, δημιουργώντας μεγαλύτερη αξία για τον οργανισμό ως σύνολο. Είναι επίσης σε θέση να δίνουν το παράδειγμα και να γίνουν παράγοντες αλλαγής, ενσταλάσσοντας ιδιότητες διαχείρισης χρόνου στους υπαλλήλους τους σε όλες τις επιχειρηματικές λειτουργίες και τα ηγετικά επίπεδα.

Γιατί έχει σημασία η διαχείριση χρόνου;

Οι οργανισμοί είναι πιθανό να αντιμετωπίσουν μεγαλύτερη πίεση στα περιθώρια κέρδους τους, καθώς οι πελάτες εξορθολογίζουν τα έξοδά τους και ασκούν οικονομική συγκράτηση για να ξεπεράσουν απρόβλεπτες επιχειρηματικές συνθήκες. Πολύ περισσότερο όταν τα ίδια τα επιχειρηματικά μοντέλα υφίστανται αλλαγές. Ενώ οι επιχειρήσεις έχουν δικαίως μια τηλεσκοπική άποψη, εξετάζοντας τις διαδικασίες τους για να ενσωματώσουν τεχνολογίες και να γίνουν πιο έτοιμες για το μέλλον, πρέπει επίσης να κοιτάξουν σωστά τα βασικά τους στοιχεία.

Η διαχείριση χρόνου κατέχει το κλειδί για ένα ευέλικτο και με κίνητρο εργατικό δυναμικό, το οποίο είναι ένα αδιαπραγμάτευτο στοιχείο για την επιχειρηματική επιτυχία σε μια δύσκολη αγορά που υφίσταται επανειλημμένες διακοπές. Οι οργανώσεις δεν πρέπει να χάνουν το ξύλο για τα δέντρα!

Συντάκτης Bio:

Ο Shashank Shekhar εργάζεται ως Ανώτερος Ειδικός Επικοινωνιών Μάρκετινγκ στην Deltek | Replicon. Είναι επαγγελματίας ψηφιακού μάρκετινγκ και περιεχομένου για πάνω από 9 χρόνια. Ειδικεύεται στο γράψιμο για τις τάσεις της τεχνολογίας όπως η Τεχνητή Νοημοσύνη (AI) και η μηχανική μάθηση (ML) και ο αντίκτυπός τους στη διαμόρφωση του τοπίου διαχείρισης έργων με εργαλεία όπως λύσεις αυτοματισμού επαγγελματικών υπηρεσιών και λύσεις παρακολούθησης χρόνου. Εκτός δουλειάς, του αρέσει να διαβάζει για την ιστορία, την αστροφυσική και τη γεωπολιτική.

Εικόνα συγγραφέα:

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
• BlockOffsets. Εκσυγχρονισμός της περιβαλλοντικής αντιστάθμισης ιδιοκτησίας. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: Νοημοσύνη δεδομένων Πλάτωνα.