Η εκμάθηση της συμφιλίωσης με το QuickBooks Online είναι ένα αρχικό βήμα για τη χρήση του QuickBooks για τη διαχείριση βιβλίων. Το QuickBooks είναι ένα εύχρηστο εργαλείο που σας βοηθά να εναρμονίσετε τους λογαριασμούς σας χωρίς να χρησιμοποιήσετε κανένα εξωτερικό εργαλείο. 

Σε αυτό το άρθρο, παρακολουθούμε τη διαδικασία συμφωνίας στο QuickBooks, αντιμετωπίζουμε κοινά ζητήματα και παρέχουμε χρήσιμες συμβουλές.

Αναζητήστε το "Reconcile" στην επάνω γραμμή μενού βοήθειας. Επιλέξτε τον λογαριασμό που θέλετε να εναρμονίσετε.

Βήμα 2: Ανοικτό Υπόλοιπο Συμφιλίωσης

Το υπόλοιπο και η ημερομηνία έναρξης ανιχνεύονται αυτόματα με βάση το τελικό υπόλοιπο και την ημερομηνία της προηγούμενης συμφωνίας.

Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που κάνετε συμφωνία στο QuickBooks Online (QBO), οι συναλλαγές θα εμφανίζονται από την αρχή του λογαριασμού και το αρχικό υπόλοιπο θα είναι μηδενικό.

Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα σχετικά με προηγούμενες συμφωνίες, όπως την ημερομηνία λήξης της δήλωσης, μπορείτε να εντοπίσετε αυτές τις πληροφορίες στην ενότητα "Ιστορικό ανά λογαριασμό".

Βήμα 3: Συμφιλίωση Υπόλοιπο κλεισίματος

Εισαγάγετε το υπόλοιπο κλεισίματος και την ημερομηνία λήξης. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να προσθέσετε τα πεδία «χρέωση υπηρεσιών» και «τόκοι που κερδίζονται». 

Χρέωση υπηρεσίας: Εισαγάγετε τυχόν ποσά χρέωσης υπηρεσιών που επιβάλλονται από την τράπεζά σας. Εισαγάγετε τα δεδομένα, το ποσό και τον λογαριασμό εξόδων. Μπορείτε να προσθέσετε έναν λογαριασμό εξόδων όπως "Χρεώσεις τραπεζικών υπηρεσιών".

Κερδισμένοι τόκοι: Συμπληρώστε το πεδίο για να υπολογίσετε τους τόκους που έχετε κερδίσει από την τράπεζά σας. Εισαγάγετε τα δεδομένα, το ποσό και τον λογαριασμό εξόδων. Μπορείτε να προσθέσετε έναν λογαριασμό εξόδων όπως "Τόκοι που κερδήθηκαν".

Βήμα 4: Αντιστοίχιση και εκκαθάριση συναλλαγών

Η οθόνη συμφωνίας QBO εμφανίζει ένα σημάδι επιλογής και γκρι φόντο για εκκαθαρισμένες συναλλαγές. Ενώ οι αταίριαστες συναλλαγές εμφανίζονται στην κορυφή.

Για κάθε μη αντιστοιχισμένη συναλλαγή, βρείτε την αντίστοιχη συναλλαγή στο αντίγραφό σας. Εάν το ποσό ταιριάζει, εκκαθαρίστε τη συναλλαγή. Επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία μέχρι να αντιστοιχιστούν όλες οι συναλλαγές. Εάν η διαφορά φτάσει στο 0, συγχαρητήρια, ο λογαριασμός σας συμβιβάζεται. Πατήστε «Τέλος τώρα» για να ολοκληρώσετε τη συμφωνία.

Εάν η διαφορά δεν είναι μηδενική, πρέπει να προσδιορίσετε τις συναλλαγές που δεν καταγράφονται στο QuickBooks. Αυτό μπορεί να οφείλεται σε λογιστικά σφάλματα, μη λογιστικές χρεώσεις ή μη εξουσιοδοτημένες συναλλαγές.

Εντοπισμός σφαλμάτων στη συμφιλίωση σας

1. Εκκρεμείς Πληρωμές & Καταθέσεις

Λόγω τραπεζικών καθυστερήσεων, οι εκκρεμείς επιταγές και οι καταθέσεις υπό διαμετακόμιση δεν καταγράφονται στην κίνηση του τραπεζικού λογαριασμού ή μπορούν να καταγραφούν μετά την ημερομηνία κλεισίματος. Αυτό μπορεί να μην αναφέρεται στην κίνηση του τραπεζικού λογαριασμού σας.

2. Λογιστικό σφάλμα καταχώρισης:

Τα ποσά ή οι ημερομηνίες συναλλαγής μπορεί να εισαχθούν εσφαλμένα. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε αναντιστοιχία αριθμού, οδηγώντας σε αταίριαστες συναλλαγές. 

3. Τραπεζικές χρεώσεις ή τόκοι που αποκτήθηκαν:

Εάν δεν το έχετε υπολογίσει στην αρχή, αυτό μπορεί να οδηγήσει στο ότι το τραπεζικό σας υπόλοιπο αντικατοπτρίζει διαφορετικό ποσό.

4. Μη εξουσιοδοτημένες συναλλαγές, απάτη ή κλοπή

Οι εταιρείες παγκοσμίως χάνουν έως και το 5% των εσόδων τους λόγω απάτης και κλοπής. Αυτό μπορεί να οφείλεται σε μη εξουσιοδοτημένες συναλλαγές υπαλλήλων ή κλοπή διαπιστευτηρίων πιστωτικής κάρτας ή τραπεζικού λογαριασμού. Η συμφιλίωση είναι μια πραγματικά χρήσιμη διαδικασία για να το εντοπίσετε και να το αναφέρετε γρήγορα για να προστατεύσετε την εταιρεία από ζημίες.

Αυτοματοποιήστε τη Συμφωνία Κινήσεων Τραπεζών

Η συμφιλίωση με το QBO απαιτεί πολλή χειρωνακτική προσπάθεια και μπορεί να είναι χρονοβόρα. Αυτό είναι μεγαλύτερο πρόβλημα με εταιρείες με υψηλό όγκο και γρήγορους χρόνους ολοκλήρωσης. Η συμφωνία 100 συναλλαγών μπορεί να πάρει μέρες για να επιλυθεί πλήρως.

Μπορείτε να μειώσετε τη διαδικασία συμφωνίας σε λεπτά χρησιμοποιώντας λογισμικό αυτοματισμού. Αυτό θα απαιτούσε συγκέντρωση δεδομένων από πολλαπλές οικονομικές πηγές, εξαγωγή σχετικών δεδομένων από έγγραφα, αντιστοίχιση δεδομένων μεταξύ διαφορετικών πηγών και ελέγχους απάτης.

Αν θέλετε να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία τραπεζικής συμφωνίας, δημιουργήστε μια κλήση επίδειξης με τους ειδικούς μας για να αυτοματοποιήσετε τις ροές εργασιών σας χρησιμοποιώντας Nanonets.

Αυτοματοποιήστε τον εντοπισμό απάτης, τις συμφωνίες τραπεζών ή τις λογιστικές διαδικασίες με μια έτοιμη προς χρήση προσαρμοσμένη ροή εργασιών.

Το λογισμικό συμφιλίωσης μπορεί να αυτοματοποιήσει 3 βασικά στοιχεία για εσάς:

1. Συλλογή δεδομένων – Λογισμικό αυτοματισμού όπως το Nanonets μπορεί να ενσωματωθεί απρόσκοπτα με το ERP ή το email σας για τη συλλογή εγγράφων όπως ταμειακά βιβλία, τραπεζικές κινήσεις, τιμολόγια και αποδείξεις. Το λογισμικό θα αντλεί σχετικές πληροφορίες μόνο από κάθε έγγραφο μέσω της τεχνολογίας OCR.
   δηλώσεις
2. Αντιστοίχιση δεδομένων – Χωρίς αυτοματισμό κωδικών, μπορείτε εύκολα να ορίσετε κανόνες που να ταιριάζουν με τα δύο έγγραφα. Μπορείτε να ορίσετε νέους κανόνες με το χρόνο και δεν χρειάζεται να παλεύετε με τύπους.
3. Εντοπισμός σφαλμάτων & έλεγχος απάτης – Ρυθμίστε σημαίες για τον εντοπισμό τυχόν παράτυπων συναλλαγών, διπλότυπων ή μη εξουσιοδοτημένων συναλλαγών.

Το λογισμικό συμφιλίωσης θα σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο και θα επιτρέψει σε εσάς και την ομάδα σας να εκτελέσετε τις εργασίες που έχουν σημασία. Ολοκλήρωση αγοράς Νανοδίκτυα για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αυτοματοποίηση συμφιλίωσης.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://nanonets.com/blog/how-to-reconcile-in-quickbooks-online/