Το QuickBooks είναι μια από τις πιο ευρέως χρησιμοποιούμενες εφαρμογές για τήρηση λογιστικών βιβλίων και προσφέρει έναν βολικό τρόπο συμφωνίας πιστωτικών καρτών χωρίς να χρειάζονται εξωτερικά εργαλεία. 

Σε αυτό το άρθρο, σας καθοδηγούμε στη διαδικασία συμφωνίας πιστωτικών καρτών στο QuickBooks, αντιμετωπίζοντας κοινά ζητήματα και παρέχοντας χρήσιμες συμβουλές για τον εξορθολογισμό της διαδικασίας.

Στην επάνω γραμμή μενού βοήθειας, αναζητήστε "Συμφωνία". Στη συνέχεια, επιλέξτε τον λογαριασμό που θέλετε να εναρμονίσετε. Για αυτήν την επίδειξη, θα χρησιμοποιήσουμε έναν λογαριασμό συνδεδεμένο με μια πιστωτική κάρτα υπαλλήλου.

Βήμα 2: Ανοικτό Υπόλοιπο Συμφιλίωσης

Το υπόλοιπο και η ημερομηνία έναρξης ανιχνεύονται αυτόματα με βάση το τελικό υπόλοιπο και την ημερομηνία της προηγούμενης συμφωνίας. 

Για τις πρωτογενείς συμφωνίες QuickBooks Online (QBO), οι συναλλαγές θα αναφέρονται από την αρχή του λογαριασμού. Για πρόσβαση σε πληροφορίες σχετικά με προηγούμενες συμφωνίες, συμπεριλαμβανομένων των ημερομηνιών λήξης της δήλωσης, μεταβείτε στην ενότητα "Σύνοψη".

Βήμα 3: Συμφιλίωση Υπόλοιπο κλεισίματος

Υπόλοιπο και ημερομηνία λήξης: Εισαγάγετε το υπόλοιπο κλεισίματος και την ημερομηνία λήξης. Η ημερομηνία λήξης βασίζεται συνήθως στην ημερομηνία κίνησης της πιστωτικής κάρτας. Ωστόσο, εάν αναφέρετε τις οικονομικές καταστάσεις ως προς την ημερομηνία, μπορείτε να ορίσετε την ημερομηνία λήξης στο τέλος του μήνα.

Οικονομική χρέωση: Εάν οι οικονομικές χρεώσεις δεν καταγράφονται στον λογαριασμό σας στο QuickBooks Online, μπορείτε να τις προσθέσετε μη αυτόματα. Συμπεριλάβετε την ημερομηνία, το ποσό και τον λογαριασμό εξόδων. Εάν χρησιμοποιείτε κάρτα σε διαφορετικό νόμισμα, πρέπει επίσης να προσθέσετε τη συναλλαγματική ισοτιμία.

Βήμα 4: Αντιστοίχιση και εκκαθάριση συναλλαγών με πιστωτική κάρτα

Η οθόνη συμφωνίας QBO εμφανίζει ένα σημάδι επιλογής και γκρι φόντο για εκκαθαρισμένες συναλλαγές, ενώ οι μη αντιστοιχισμένες συναλλαγές δεν έχουν σημάδι επιλογής.

Τώρα, ας καταλάβουμε πρώτα την ενότητα σύνοψης στην κορυφή:

Τελικό υπόλοιπο δήλωσης: Αυτό είναι το τελικό υπόλοιπο που καταχωρήσαμε στην προηγούμενη οθόνη.

Εκκαθαρισμένο υπόλοιπο – Αυτό ξεκινά από το αρχικό υπόλοιπο στην προηγούμενη οθόνη συν τυχόν χρεώσεις χρηματοδότησης που προστέθηκαν, μαζί με όλες τις εκκαθαρισμένες καταθέσεις μείον τις εκκαθαρισμένες πληρωμές. Η ανάλυση του εκκαθαρισμένου υπολοίπου παρέχεται παρακάτω.

Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας συμφωνίας, το εκκαθαρισμένο υπόλοιπο θα πρέπει να ταιριάζει με το υπόλοιπο λήξης της δήλωσης, με αποτέλεσμα τη διαφορά μηδέν.

Συναλλαγές αγώνα:

1. Επιλέξτε τις μη αντιστοιχισμένες συναλλαγές και βρείτε μια αντίστοιχη συναλλαγή στο αντίγραφο κίνησης της πιστωτικής κάρτας.
2. Εάν το ποσό και άλλες λεπτομέρειες ταιριάζουν, διαγράψτε τη συναλλαγή.
3. Επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία μέχρι να αντιστοιχιστούν όλες οι συναλλαγές.

Αυτό μπορεί να είναι αρκετά χρονοβόρο, επομένως έχουμε συμπεριλάβει μερικές συμβουλές για να το απλοποιήσουμε στο τέλος του άρθρου. Μόλις αντιστοιχιστούν όλες οι συναλλαγές, η διαφορά θα πρέπει να είναι 0 και μπορείτε να μεταβείτε Βήμα 5.

Ωστόσο, εάν η διαφορά δεν είναι 0, πρέπει να προσδιορίσετε τις συναλλαγές που δεν καταγράφονται στα QuickBooks. Αυτό μπορεί να οφείλεται σε λογιστικά σφάλματα, μη λογιστικές χρεώσεις ή μη εξουσιοδοτημένες συναλλαγές. Ας δούμε πώς μπορείτε να αντιμετωπίσετε αυτό το πρόβλημα:

Εντοπισμός σφαλμάτων στη συμφιλίωση σας

Εάν έχετε αταίριαστες συναλλαγές, αυτό μπορεί να οφείλεται:

1. Αναντιστοιχία ημερομηνίας ή ποσού: Αυτό μπορεί να οφείλεται σε σφάλματα εισαγωγής δεδομένων, καθυστερήσεις τράπεζας ή σφάλματα τράπεζας. Θα σας ζητηθεί να βρείτε τη συναλλαγή με βάση άλλες λεπτομέρειες, όπως ο λογαριασμός προμηθευτή και κοντά στην ημερομηνία αναφοράς.
2. Διπλότυπες πληρωμές: Αναζητήστε στις εκκαθαρισμένες συναλλαγές σας εάν μπορείτε να βρείτε μια πολύ παρόμοια εγγραφή. Μπορείτε να κάνετε αναζήτηση με βάση τον δικαιούχο πληρωμής και το ποσό.

Θα μπορούσαν επίσης να υπάρξουν χρεώσεις που χάνονται στα λογιστικά σας. Μπορείτε να αναζητήσετε την κίνηση της πιστωτικής σας κάρτας και να βρείτε τυχόν συναλλαγές χωρίς αντιστοιχίες. Μερικοί συνήθεις λόγοι για αυτό μπορεί να είναι:

3. Χρεώσεις πιστωτικής κάρτας: Οι πιστωτικές κάρτες έχουν μια ολόκληρη λίστα με κρυφές χρεώσεις που θα μπορούσαν εύκολα να χαθούν. Για παράδειγμα, οι μεταφορές ξένου νομίσματος επιβαρύνονται με χρέωση διεκπεραίωσης και σήμανση ανταλλαγής. Αυτό πρέπει να λαμβάνεται υπόψη στο καθολικό της εταιρείας.
4. Μη εξουσιοδοτημένες συναλλαγές, απάτη ή κλοπή: Οι πιστωτικές κάρτες είναι ο νούμερο ένα λόγος για απώλειες λόγω κλοπής και απάτης. Οι μη εξουσιοδοτημένες συναλλαγές μπορούν να πραγματοποιηθούν λόγω κλοπής ταυτότητας. Θα μπορούσαν επίσης να υπάρξουν μη εξουσιοδοτημένες συναλλαγές που έχουν γίνει λόγω εργαζομένων. Η συμφιλίωση είναι μια χρήσιμη διαδικασία για να το εντοπίσετε και να το αναφέρετε γρήγορα για να προστατεύσετε την εταιρεία από ζημίες.

Βήμα 5: Ολοκλήρωση και εκτύπωση δήλωσης

Μόλις η διαφορά της δήλωσης σας φτάσει στο 0, το επάνω δεξιά κουμπί θα εμφανίσει ένα CTA - "τελειώστε τώρα". Κάντε κλικ σε αυτό για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία συμφιλίωσης.

Επιστρέψτε στη σελίδα συμφωνίας και στην επάνω δεξιά γωνία, επιλέξτε "σύνοψη". Μπορείτε να εκτυπώσετε τη δήλωση συμφωνίας της πιστωτικής σας κάρτας από εδώ.

Επιπλέον, μπορείτε να πληρώσετε απευθείας τον λογαριασμό της πιστωτικής σας κάρτας ή να προσθέσετε άλλους λογαριασμούς.

Συμβουλές για τη συμφωνία πιστωτικών καρτών

Η αντιστοίχιση συναλλαγών είναι μια μη αυτόματη διαδικασία και μπορεί να είναι χρονοβόρα. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για να σας διευκολύνουν:

1. Ταξινόμηση κατά τύπο συναλλαγής: Ξεκινήστε αντιστοιχίζοντας τις καταθέσεις και μετά τις πληρωμές. Αυτή η οργάνωση μπορεί να μειώσει τη σύγχυση. Μπορείτε να κάνετε εναλλαγή μεταξύ «Πληρωμές» ή «Καταθέσεις» στην επάνω γραμμή του QBO.
2. Σημειώστε χρεώσεις και τόκους: Επισημάνετε τις τραπεζικές προμήθειες, τις χρεώσεις τόκων ή άλλες τραπεζικές συναλλαγές του λογαριασμού σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να τα υπολογίσετε με ακρίβεια κατά τη συμφιλίωση.
3. Λογισμικό συμφωνίας πιστωτικών καρτών: Η συμφιλίωση στο QBO μπορεί να είναι χρονοβόρα. Λογισμικό όπως  Νανοδίκτυα  μπορεί να αυτοματοποιήσει αυτή τη διαδικασία και να συγχρονίσει τα δεδομένα στο QBO. Μάθετε περισσότερα για την αυτοματοποίηση συμφιλίωσης 👇

Αυτοματοποίηση της συμφωνίας πιστωτικών καρτών

Η μη αυτόματη συμφωνία σε Excel ή QBO δεν είναι βιώσιμη εάν έχετε πολλές συναλλαγές ή εργάζεστε με μια μικρή ομάδα. Η συμφωνία εκατοντάδων συναλλαγών μπορεί να πάρει μέρες για να επιλυθεί.

Μπορείτε να μειώσετε τη διαδικασία συμφωνίας σε λεπτά χρησιμοποιώντας λογισμικό αυτοματισμού. Αυτό θα απαιτούσε τη συγκέντρωση δεδομένων από την τράπεζα, το QBO ή άλλα εργαλεία, την εξαγωγή σχετικών δεδομένων από αυτά, την αντιστοίχιση δεδομένων μεταξύ διαφορετικών πηγών και την εκτέλεση ελέγχων απάτης. Εάν θέλετε να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία συμφωνίας της πιστωτικής σας κάρτας, δημιουργήστε μια κλήση επίδειξης με τους ειδικούς μας για να αυτοματοποιήσετε τις ροές εργασίας σας χρησιμοποιώντας το Nanonets.

Αυτοματοποιήστε τον εντοπισμό απάτης, τις συμφωνίες τραπεζών ή τις λογιστικές διαδικασίες με μια έτοιμη προς χρήση προσαρμοσμένη ροή εργασιών.

Δείτε πώς ένα λογισμικό συμφιλίωσης όπως τα νανοδίκτυα μπορεί να αυτοματοποιήσει τρία βασικά στοιχεία για εσάς:

1. Συλλογή δεδομένων: Τα Nanonets μπορούν να ενσωματωθούν απρόσκοπτα με το ERP ή το email σας για να συλλέξουν έγγραφα όπως αντίγραφα κίνησης πιστωτικών καρτών, γενικά βιβλία, τιμολόγια και αποδείξεις. Το λογισμικό θα αντλεί σχετικές πληροφορίες μόνο από κάθε έγγραφο μέσω της τεχνολογίας OCR.
2. Αντιστοίχιση δεδομένων: Με την αυτοματοποίηση χωρίς κωδικό, μπορείτε εύκολα να ορίσετε κανόνες για να αντιστοιχίσετε την κίνηση της πιστωτικής σας κάρτας με το γενικό καθολικό. Μπορείτε να ορίσετε νέους κανόνες με τον καιρό και δεν χρειάζεται να παλεύετε με τύπους.
3. Εντοπισμός σφαλμάτων και έλεγχοι απάτης: Ρυθμίστε σημαίες για τον εντοπισμό παράτυπων, διπλών ή μη εξουσιοδοτημένων συναλλαγών. Αυτές οι σημαίες μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν να εντοπίσετε συναλλαγές όπως τραπεζικές χρεώσεις ή τόκους που έχετε κερδίσει!

Το λογισμικό συμφιλίωσης θα σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο και θα επιτρέψει σε εσάς και την ομάδα σας να εστιάσετε στις εργασίες που έχουν σημασία. Ολοκλήρωση αγοράς Νανοδίκτυα για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αυτοματοποίηση συμφιλίωσης.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://nanonets.com/blog/credit-card-reconciliation-in-quickbooks-online/