Αυτοματοποίηση στη λογιστική; Ένα παιχνίδι που αλλάζει το παιχνίδι! Φανταστείτε ότι το κόστος επεξεργασίας τιμολογίων μειώνεται $40 προς την $1.42 καθε. Γι' αυτό ο λογιστικός αυτοματισμός είναι από τις πιο καυτές τάσεις σήμερα.

Το QuickBooks Online είναι ένα ισχυρό κέντρο στη λογιστική, αλλά συνδυάστε το με τη μαγεία του αυτοματισμού του Zapier και θα έχετε ένα ασταμάτητο δίδυμο. Μπορείτε να συνδέσετε QuickBooks με περισσότερες από 5000+ εφαρμογές — δεν απαιτείται κωδικός. Δημιουργήστε ένα τιμολόγιο από μια υποβολή φόρμας στον ιστότοπό σας; Ελεγχος. Να ειδοποιήσετε την ομάδα σας μέσω του Slack όταν δημοσιεύεται ένα τιμολόγιο; Εγινε.

Πολλοί περισσότεροι τέτοιοι αυτοματισμοί ροής εργασιών είναι δυνατοί όταν συνδυάζετε εργαλεία OCR QuickBooks Online, Zapier και AI, όπως τα Nanonets. Οι δυνατότητες είναι απεριόριστες μόλις ρυθμίσετε τους κανόνες και τα συμβάντα και τα δεδομένα ρέουν απρόσκοπτα μεταξύ διαφορετικών πλατφορμών.

Πέντε ιδέες ροής εργασιών για την αυτοματοποίηση της λογιστικής με το Zapier και το QuickBooks στο διαδίκτυο

Το QuickBooks Online προσφέρει μια αξιοπρεπή ποσότητα δυνατοτήτων αυτοματισμού στην πλατφόρμα του, αλλά η πραγματική του δύναμη να αυτοματοποιεί τις ροές εργασιών λογιστικής έρχεται στο φως όταν ενσωματώνεται με το Zapier και το Nanonets. Αυτό το τρίο απελευθερώνει έναν νέο κόσμο δυνατοτήτων, μετατρέποντας τις λογιστικές ροές εργασιών σας σε ένα εξαιρετικά αυτοματοποιημένο, αποτελεσματικό και χωρίς σφάλματα σύστημα.

Ακολουθούν μερικές ιδέες ροής εργασιών που θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε:

Επεξεργασία τιμολογίου

Η χειροκίνητη επεξεργασία των τιμολογίων μπορεί να καταναλώσει πολύ χρόνο και είναι επιρρεπής σε σφάλματα. Με την αυτοματοποίηση της επεξεργασίας τιμολογίων με το Zapier, το QuickBooks Online και το Nanonets OCR, μπορείτε να απλοποιήσετε τη διαδικασία, εξοικονομώντας χρόνο και βελτιώνοντας την ακρίβεια.

Η ροή εργασίας ξεκινά με ένα έναυσμα στο Zapier που ανιχνεύει πότε λαμβάνεται ένα νέο τιμολόγιο. Παρακολουθεί πηγές όπως email, Dropbox ή υποβολές φορμών. Στη συνέχεια, τα δεδομένα τιμολογίου αποστέλλονται στη Nanonets, η οποία χρησιμοποιεί οπτική αναγνώριση χαρακτήρων με τεχνητή νοημοσύνη για να εξάγει με ακρίβεια σχετικές πληροφορίες από το τιμολόγιο. Μπορείτε να ορίσετε κανόνες επικύρωσης και ιεραρχία δρομολόγησης έγκρισης για να διασφαλίσετε ότι το τιμολόγιο μπορεί να υποβληθεί σε επεξεργασία με ελάχιστη μη αυτόματη παρέμβαση. Μετά από αυτό, μπορείτε να ρυθμίσετε έναν άλλο κανόνα ετικέτας Zapier για να δημιουργεί αυτόματα ένα νέο τιμολόγιο στο QuickBooks Online, συμπληρώνοντάς το με τα εξαγόμενα δεδομένα. Στη συνέχεια, μπορεί να μεταφερθεί για περαιτέρω επεξεργασία και πληρωμή.

Η αυτοματοποίηση της ροής εργασιών μπορεί να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα, να διασφαλίσει την ακριβή εισαγωγή δεδομένων και να έχει μια βελτιωμένη διαδικασία έγκρισης και πληρωμής τιμολογίων. Αυτό οδηγεί σε ταχύτερη επεξεργασία τιμολογίων, καλύτερες σχέσεις με τους προμηθευτές και βελτιωμένη οικονομική διαχείριση.

Αναφορά δαπανών

Απλοποιήστε και απλοποιήστε τη διαδικασία αναφοράς εξόδων αυτοματοποιώντας τη συλλογή, την κατηγοριοποίηση και την υποβολή δαπανών. Με τις αυτοματοποιημένες ροές εργασίας, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο, να βελτιώσετε την ακρίβεια και να βελτιώσετε τη διαχείριση δαπανών.

Ρυθμίστε ένα έναυσμα στο Zapier για να εντοπίσετε νέα έξοδα, είτε πρόκειται για υποβολή απόδειξης, υποβολή φόρμας ή οποιαδήποτε άλλη πηγή. Αυτοματοποιήστε τη διαδικασία λήψης και επικύρωσης δεδομένων εξόδων με το Nanonets OCR. Στη συνέχεια, στείλτε τις εξαγόμενες πληροφορίες απευθείας στο QuickBooks Online. Αυτό θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε αυτόματα μια νέα καταχώριση εξόδων, να την κατηγοριοποιήσετε και να την αντιστοιχίσετε στον κατάλληλο λογαριασμό. Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε μια αυτόματη διαδικασία αποζημίωσης εάν ο εργαζόμενος πρέπει να επιστραφεί. 

Αυτό θα επιταχύνει τη διαδικασία αναφοράς εξόδων και θα διασφαλίσει ότι κάθε δαπάνη καταγράφεται, επικυρώνεται και επιστρέφεται με ακρίβεια.

Ταίριασμα τριών κατευθύνσεων

Η τριπλή αντιστοίχιση είναι μια ουσιαστική διαδικασία στη λογιστική που επαληθεύει την εντολή αγοράς, την απόδειξη και το τιμολόγιο πριν από την πληρωμή ενός τιμολογίου. Η αυτοματοποίηση αυτής της διαδικασίας μπορεί να βοηθήσει στη μείωση των σφαλμάτων, στην πρόληψη της απάτης και στον εξορθολογισμό της πληρωμής.

Ρυθμίστε το Zapier ώστε να τραβάει αυτόματα έγγραφα από διάφορες πηγές, όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σαρωμένα έγγραφα, ψηφιακά αρχεία/εικόνες, αποθήκευση cloud και ERP και να τα στέλνει στα Nanonets. Στη συνέχεια ταξινομεί και ταξινομεί κατάλληλα αυτά τα έγγραφα ως τιμολόγια, PO και αποδείξεις.

Στη συνέχεια, το σύστημα διαβάζει και συλλαμβάνει με ακρίβεια δεδομένα από τιμολόγια, PO και αποδείξεις. Συμβιβάζει πεδία, έξοδα, υπόλοιπα και πληροφορίες σε επίπεδο SKU στα σχετικά τιμολόγια, PO και αποδείξεις, διασφαλίζοντας ότι ταιριάζουν. Τυχόν αποκλίσεις που παραβιάζουν τα επίπεδα ανοχής επισημαίνονται και τα τιμολόγια που περνούν την τριπλή αντιστοίχιση αποστέλλονται για περαιτέρω έγκριση. Το QuickBooks Online μπορεί στη συνέχεια να δημιουργήσει μια πληρωμή για τα αντίστοιχα και εγκεκριμένα τιμολόγια.

Ένταξη προμηθευτή

Η ενσωμάτωση του προμηθευτή μπορεί να είναι χρονοβόρα, η συλλογή και η επικύρωση πληροφοριών από φορολογικά έντυπα, έντυπα εξαγωγής και άλλα έγγραφα.

Για να βελτιστοποιήσετε τη διαδικασία ενσωμάτωσης προμηθευτή, μπορείτε να ανεβάσετε έγγραφα προμηθευτή, όπως φορολογικά έντυπα ή συμβόλαια στα Nanonets. Η Nanonets προσφέρει δυνατότητες επεξεργασίας εγγράφων με τεχνητή νοημοσύνη που εξάγουν αυτόματα σημαντικές πληροφορίες προμηθευτή, όπως όνομα, διεύθυνση, ΑΦΜ και στοιχεία επικοινωνίας.

Στη συνέχεια, οι πληροφορίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη γρήγορη δημιουργία προφίλ προμηθευτών στα QuickBooks, την εύκολη ενημέρωση των λεπτομερειών σε επίπεδο SKU και την αντιστοίχιση κωδικών GL. Αυτή η διαδικασία διασφαλίζει ότι οι πληροφορίες του προμηθευτή είναι κεντρικές, ακριβείς και επικυρωμένες και ότι οι συναλλαγές επισημαίνονται σωστά και παρακολουθούνται για μελλοντική αναφορά.

Διαχείριση αποθεμάτων

Η διαχείριση αποθεμάτων περιλαμβάνει την παρακολούθηση και τη διαχείριση των επιπέδων αποθεμάτων, τη δημιουργία εντολών πωλήσεων και την έναρξη εντολών αγοράς. Η αυτοματοποίησή του μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο, να αυξήσει την ακρίβεια, να κάνει ακριβείς προβλέψεις και να βοηθήσει στη διατήρηση των σωστών επιπέδων αποθεμάτων.

Όταν τοποθετείται μια νέα παραγγελία πωλήσεων στη φόρμα του ιστότοπού σας στο WebFlow, το Zapier μπορεί να ρυθμιστεί για να το εντοπίσει και να ενεργοποιήσει μια αυτόματη διαδικασία. Τα στοιχεία της παραγγελίας αποστέλλονται στη Nanonets, η οποία εξάγει με ακρίβεια τα σχετικά δεδομένα, όπως λεπτομέρειες προϊόντος, ποσότητα και πληροφορίες πελατών. Αυτά τα δεδομένα μπορούν στη συνέχεια να συγκριθούν με τις υπάρχουσες λεπτομέρειες αποθέματος στο QuickBooks Online. Ρυθμίστε το Zaps για να δημιουργήσετε μια νέα παραγγελία πωλήσεων στο QuickBooks Online με τα εξαγόμενα δεδομένα. Εάν η ποσότητα παραγγελίας υπερβαίνει το τρέχον επίπεδο αποθέματος, μπορεί επίσης να δημιουργηθεί αυτόματα μια εντολή αγοράς για ανεφοδιασμό. 

Η παρακολούθηση του αποθέματος σε πραγματικό χρόνο μέσω αυτού του αυτοματισμού συμβάλλει στην ελαχιστοποίηση της πιθανότητας υπερφόρτωσης ή υποαποθέματος. Αυτό, με τη σειρά του, οδηγεί σε ταχύτερη διεκπεραίωση παραγγελιών και βελτιωμένη ικανοποίηση των πελατών.

Τελικές σκέψεις

Η ενσωμάτωση των Zapier και QuickBooks απλοποιεί τις λογιστικές ροές εργασίας παρέχοντας μια απρόσκοπτη και αποτελεσματική λύση αυτοματισμού. Οι επιχειρήσεις μπορούν να εκτελούν αποτελεσματικά την επεξεργασία τιμολογίων, την αναφορά εξόδων, την τριπλή αντιστοίχιση, την ενσωμάτωση προμηθευτή και τη διαχείριση αποθέματος. Αυτό εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο, μειώνει τα λάθη και ενισχύει τη συνολική αποτελεσματικότητα και ακρίβεια στη χρηματοοικονομική διαχείριση. 

Με την προσθήκη του OCR με τεχνητή νοημοσύνη των Nanonets, η εξαγωγή δεδομένων και η επικύρωση μπορούν να γίνουν ακόμα πιο ισχυρές, διασφαλίζοντας απρόσκοπτο συγχρονισμό με τα QuickBooks. Αυτός ο ισχυρός συνδυασμός δίνει τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να αναλάβουν τον έλεγχο των λογιστικών διαδικασιών τους, να βελτιώσουν το ηθικό των εργαζομένων, να μειώσουν τους κινδύνους συμμόρφωσης και να επιτύχουν ετοιμότητα ελέγχου. Θα επιτρέψει στις επιχειρήσεις να ξεκλειδώσουν νέα επίπεδα παραγωγικότητας και να οδηγήσουν στην επιτυχία στο σημερινό γρήγορο και ανταγωνιστικό τοπίο. Ξεκινήστε να αυτοματοποιείτε τις λογιστικές σας διαδικασίες σήμερα και ζήστε τη μεταμορφωτική επίδραση της αυτοματοποίησης ροής εργασιών.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://nanonets.com/blog/zapier-quickbooks/