Ο αυτοματισμός εισαγωγής παραγγελιών μπορεί να είναι σωτήριος για τις επιχειρήσεις.
Φανταστείτε αυτό: Είναι η έκπτωση στο τέλος της σεζόν και ο ιστότοπός σας έχει πλημμυρίσει από παραγγελίες. Αλλά αντί για χάος, επικρατεί ηρεμία καθώς οι παραγγελίες καταγράφονται αυτόματα, οι λεπτομέρειες επικυρώνονται και το απόθεμα ελέγχεται με ελάχιστη χειροκίνητη παρέμβαση.
Αυτό το είδος απρόσκοπτης επεξεργασία παραγγελιών πώλησης η ροή εργασίας δεν είναι φαντασία. Μπορεί να επιτευχθεί μέσω της αυτοματοποιημένης επεξεργασίας παραγγελιών. Σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσουμε τι είναι η αυτοματοποίηση εισαγωγής παραγγελιών, πώς λειτουργεί και πώς να την εφαρμόσουμε. Θα διερευνήσουμε επίσης παραδείγματα αυτοματισμού παραγγελιών που μπορούν να επιταχύνουν τη διαδικασία διαχείρισης της παραγγελίας σας.
Τι είναι ο αυτοματισμός εισαγωγής παραγγελιών;
Ο αυτοματισμός εισαγωγής παραγγελιών είναι μια τεχνολογία που αυτοματοποιεί τη λήψη, την εισαγωγή και την επεξεργασία των παραγγελιών πελατών. Βελτιστοποιεί το κύκλος παραγγελίας σε μετρητά, Ξεκινώντας με σύλληψη παραγγελίας από διάφορα κανάλια πωλήσεων όπως email, κοινωνικές πλατφόρμες, ηλεκτρονικά καταστήματα, εφαρμογές για κινητά, EDI, αθροιστές και ιστότοποι.
Μόλις επικυρωθεί μια παραγγελία πελάτη, τα σφάλματα εντοπίζονται και διορθώνονται και οι λεπτομέρειες της παραγγελίας εξάγονται στο σύστημα CRM (Customer Relationship Management) ή ERP (Enterprise Resource Planning). ο σύστημα επεξεργασίας παραγγελιών ενημερώνει αυτόματα το απόθεμα, δημιουργεί εντολές και τιμολόγια πωλήσεων, και προετοιμάζει και παρακολουθεί τις αποστολές.
Μια 2020 Έρευνα McKinsey διαπίστωσε ότι η αυτοματοποίηση μείωσε το κόστος κατά 10-15% και μείωσε τον χρόνο διεκπεραίωσης της παραγγελίας από 2-3 ημέρες σε 1-2 ώρες. Τα αυτοματοποιημένα συστήματα επεξεργασίας παραγγελιών βελτιστοποιούν τώρα τη διαδικασία παραγγελιών, ελαχιστοποιώντας τις μη αυτόματες εργασίες και βελτιστοποιώντας την αποτελεσματικότητα.
Πώς λειτουργεί ο αυτοματισμός εισαγωγής παραγγελιών;
Τα αυτοματοποιημένα συστήματα επεξεργασίας παραγγελιών συνδυάζουν την οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR), την τεχνητή νοημοσύνη (AI) και την ενσωματωμένη αυτοματοποίηση ροής εργασιών για την πλήρη αυτοματοποίηση της εισαγωγής και επεξεργασίας παραγγελιών, διευκολύνοντας σημαντικά και εξορθολογίζοντας τον φόρτο εργασίας σας.
Δεν χρειάζεται να είστε τεχνικός για να κατανοήσετε ή να εφαρμόσετε αυτόν τον αυτοματισμό ροής εργασίας. Ας αναλύσουμε την επεξεργασία παραγγελιών πώλησης και ας αναλύσουμε τον πιθανό αντίκτυπο της εφαρμογής ενός συστήματος επεξεργασίας:
1. Καταγραφή παραγγελίας
Κάθε φορά που λαμβάνετε μια παραγγελία πελάτη, αυτή καταγράφεται από το αυτοματοποιημένο σύστημα επεξεργασίας παραγγελιών. Αυτό μπορεί να προέρχεται από διάφορα κανάλια όπως email, EDI, ηλεκτρονικό κατάστημα, Instagram ή μια καταχώρηση Typeform. Το μόνο που πρέπει να διασφαλίσετε είναι ότι το σύστημα είναι κατάλληλα ενσωματωμένο με τα κανάλια εισροής των παραγγελιών σας.
2. Επικύρωση παραγγελίας
Χρησιμοποιήστε προκαθορισμένες συνθήκες για την επικύρωση παραγγελιών πελατών. Για παράδειγμα, όλες οι παραγγελίες που υπερβαίνουν ένα συγκεκριμένο όριο ή με πληρωμές πίστωσης θα δρομολογούνται για μη αυτόματο έλεγχο. Αυτό βοηθά στην αποφυγή καθυστερήσεων στην επεξεργασία της παραγγελίας. Το σύστημα αυτοματισμού παραγγελιών μπορεί επίσης να επισημάνει σφάλματα — από αταίριαστα SKU και λανθασμένες ποσότητες έως λανθασμένα στοιχεία πελατών.
3. Επεξεργασία παραγγελιών
Μετά την επικύρωση και τη διόρθωση σφαλμάτων, το σύστημα επεξεργάζεται την παραγγελία, δημιουργεί μια παραγγελία πώλησης, ενημερώνει το απόθεμα, δημιουργεί τιμολόγια, και ξεκινά την αποστολή εάν απαιτείται. Η όλη διαδικασία είναι αυτοματοποιημένη, εξασφαλίζοντας αποτελεσματικότητα και ακρίβεια.
4. Παραλαβή παραγγελιών
Η αυτοματοποιημένη επιλογή παραγγελιών, που υποστηρίζεται από τη ρομποτική και την τεχνητή νοημοσύνη, επιταχύνει και βελτιώνει την επιλογή και την αποστολή προϊόντων, ενισχύοντας την αποτελεσματικότητα, επιταχύνοντας τις παραδόσεις και μειώνοντας τα σφάλματα για να παρέχει καλύτερες εμπειρίες στους πελάτες.
5. Παρακολούθηση αποστολής
Ορισμένα συστήματα επεξεργασίας παραγγελιών μπορεί επίσης να χειρίζονται την παρακολούθηση της αποστολής, ενημερώνοντας την κατάσταση της παραγγελίας σε πραγματικό χρόνο. Μπορείτε να ενημερώνετε τους πελάτες σας για την κατάσταση της παραγγελίας τους χωρίς να παρακολουθείτε χειροκίνητα κάθε αποστολή.
6. Εξαγωγή δεδομένων
Όλα τα δεδομένα παραγγελίας, όπως η ζητούμενη ποσότητα, τα ονόματα προϊόντων, τα στοιχεία τιμολογίου και Αριθμοί ITN, μπορεί να αποσταλεί και να συγχρονιστεί αυτόματα με τη διαχείριση της παραγγελίας σας ή τα συστήματα ERP για να διασφαλιστούν ακριβή και ενημερωμένα αρχεία.
Ο αυτοματισμός παραγγελιών μπορεί να περιλαμβάνει πολλαπλές πλατφόρμες —λογισμικό αυτοματισμού ροής εργασιών, συστήματα ERP, CRM και συστήματα αποθέματος— για ολοκληρωμένη διαχείριση διαδικασιών ή μπορεί να είναι ένα εξειδικευμένο αυτόνομο εργαλείο προσαρμοσμένο για συγκεκριμένους κλάδους ή επιχειρηματικά μεγέθη. Η ακριβής ρύθμιση θα διαφέρει ανάλογα με το λογισμικό που έχετε επιλέξει και τις επιχειρηματικές απαιτήσεις.
Τα προβλήματα με τη μη αυτόματη εισαγωγή παραγγελιών
Η ακρίβεια της αλυσίδας εφοδιασμού των λιανικών δραστηριοτήτων στις ΗΠΑ είναι μόνο 63% κατά μέσο όρο. Τα χαμηλά ποσοστά ακρίβειας όπως αυτό οφείλονται συχνά στη μη αυτόματη εισαγωγή παραγγελίας. Μπορεί να λειτουργεί για νεοφυείς επιχειρήσεις με λίγες παραγγελίες, αλλά καθώς η επιχείρησή σας επεκτείνεται, η μη αυτόματη καταχώριση μπορεί να προκαλέσει σημαντικά προβλήματα όπως σφάλματα δεδομένων και επικοινωνίας, βλάπτοντας την εμπειρία των πελατών και την επιτυχία σας.
Ας εξετάσουμε τις κύριες προκλήσεις που έρχονται με τη μη αυτόματη καταχώριση παραγγελιών:
| Η πρόκληση | Ο αντίκτυπος | Αρνητικές συνέπειες |
|---|---|---|
| Διακοπές ροής εργασιών | Η μη αυτόματη καταχώριση απαιτεί συνεχή παύση για εγκρίσεις και επαλήθευση παραγγελιών. | Οδηγεί σε καθυστερήσεις και χαμένες προθεσμίες, παρεμποδίζοντας τη συνολική απόδοση και απόδοση. |
| Εξουθένωση προσωπικού | Οι ομάδες κατακλύζονται από μεγάλους όγκους παραγγελιών, οδηγώντας σε εξάντληση. | Κακή ευημερία του προσωπικού, αυξημένα ποσοστά σφαλμάτων και μείωση της ποιότητας εξυπηρέτησης πελατών και των εσόδων. |
| Εκτεταμένοι χρόνοι επεξεργασίας | Κάθε χειροκίνητο βήμα, από την παραλαβή έως την αποστολή, είναι αργό και απαιτεί εργασία. | Συμφόρηση κατά τις περιόδους αιχμής, καθυστερημένη εκπλήρωση και πιθανή απώλεια επιχειρηματικής δραστηριότητας. |
| Καθυστερήσεις έγκρισης και δρομολόγησης | Οι μη αυτόματες επιγραφές και η έλλειψη σαφούς δρομολόγησης δημιουργούν επιβράδυνση. | Αναποτελεσματικότητα στον κύκλο ζωής της παραγγελίας, εκτεταμένοι κύκλοι πληρωμών και τεταμένες λειτουργίες της εφοδιαστικής αλυσίδας. |
| Σφάλματα δεδομένων | Η ανθρώπινη είσοδος είναι επιρρεπής σε λάθη από απλά τυπογραφικά λάθη έως σοβαρές αναντιστοιχίες δεδομένων. | Οδηγεί σε ζητήματα τιμολόγησης, σφάλματα αποστολής και δυσαρεστημένους πελάτες λόγω λανθασμένου χειρισμού παραγγελιών. |
| Προκλήσεις στην παρακολούθηση παραγγελιών | Η μη αυτόματη παρακολούθηση παραγγελιών μπορεί να είναι χαοτική, απαιτώντας πλοήγηση μέσω εγγράφων ή συστημάτων. | Αποτέλεσμα σε αδιαφανείς καταστάσεις παραγγελιών, αυξημένες ερωτήσεις πελατών και δυσαρέσκεια λόγω καθυστερήσεων. |
Η επιχειρηματική ανάπτυξη απαιτεί αποτελεσματικές διαδικασίες — η μη αυτόματη καταχώρηση παραγγελιών δεν είναι αυτό. Είναι χρονοβόρο, επιρρεπές σε σφάλματα και δεν προσφέρει το επίπεδο ορατότητας και ελέγχου που απαιτούν οι σύγχρονες επιχειρήσεις για την επιτυχή εκπλήρωση των παραγγελιών.
Εξαγωγή→Επικύρωση→Επεξεργασία παραγγελιών σε δευτερόλεπτα
Πείτε αντίο στη μη αυτόματη εισαγωγή παραγγελίας
Τα οφέλη του αυτοματισμού παραγγελιών
Η ομάδα διαχείρισης παραγγελιών σας θα σας ευχαριστήσει για τη μετάβαση στην αυτοματοποιημένη επεξεργασία παραγγελιών. Καθώς το 67.4% των διαχειριστών της εφοδιαστικής αλυσίδας εξακολουθεί να χρησιμοποιεί υπολογιστικά φύλλα Excel ως εργαλείο διαχείρισης, είναι εύκολο να πιστέψει κανείς ότι είναι αρκετό.
Αλλά θα μπορούσε να είναι καλύτερο. Ο αυτοματισμός παραγγελιών προσφέρει πολυάριθμα πλεονεκτήματα που ξεπερνούν κατά πολύ την άνεση και την εξοικείωση των χειροκίνητων συστημάτων.
1. Βελτιώνει την ικανοποίηση των πελατών: Οι χρήστες που υιοθέτησαν πρώιμα συστήματα αυτοματισμού παρουσίασαν αύξηση της αποτελεσματικότητας κατά 10-15% και αύξηση πωλήσεων έως και 10%, παράλληλα με βελτιωμένες αλληλεπιδράσεις και ικανοποίηση με τους πελάτες. Ο αυτοματισμός επιτρέπει στις επιχειρήσεις να χειρίζονται τις παραγγελίες πιο γρήγορα και με ακρίβεια, οδηγώντας σε καλύτερες επιδόσεις πωλήσεων και επιτυχίας πελατών.
2. Μειώνει τα ποσοστά σφαλμάτων: Το 50% των εργασιών διαχείρισης παραγγελιών είναι εξαιρετικά αυτοματοποιήσιμες, μειώνοντας τον κίνδυνο ανθρώπινου λάθους. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε σωστές και έγκαιρες παραγγελίες, οδηγώντας σε καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών και λιγότερες επιστροφές.
3. Βελτιώνει την επεκτασιμότητα της επιχείρησης: Η αυτοματοποιημένη καταχώρηση παραγγελιών επιτρέπει στις επιχειρήσεις να χειρίζονται περισσότερες παραγγελίες με το υπάρχον προσωπικό, διευκολύνοντας την ανάπτυξη χωρίς αύξηση του κόστους. Επιπλέον, η αυτοματοποίηση εκπλήρωσης παραγγελιών διασφαλίζει την έγκαιρη και ακριβή παράδοση, ενισχύοντας την ικανοποίηση των πελατών και την εμπιστοσύνη στην επωνυμία σας.
4. Βοηθά στη διαχείριση αποθεμάτων: Το 43% των μικρών επιχειρήσεων δεν παρακολουθεί το απόθεμα. Με την αυτοματοποιημένη καταχώρηση παραγγελιών, μπορούν να γίνουν ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο στο απόθεμα, μειώνοντας τις πιθανότητες υπερπώλησης ή χαμηλότερης πώλησης των αντικειμένων και βελτιώνοντας τη συνολική διαχείριση του αποθέματος.
5. Εξοικονομεί χρόνο και βελτιώνει την ταχύτητα παραγγελίας: Η αυτοματοποίηση είχε ως αποτέλεσμα μείωση του κόστους κατά 10 έως 15 τοις εκατό και μείωση των χρόνων επεξεργασίας—από δύο ή τρεις ημέρες σε μία ή δύο ώρες. Αυτό σημαίνει ότι οι επιχειρήσεις μπορούν να βελτιστοποιήσουν τον κύκλο παραγγελιών σε μετρητά και να εξασφαλίσουν ταχύτερους χρόνους παράδοσης και πιο ευτυχισμένους πελάτες.
Πηγές δεδομένων: McKinsey και Ζίπια.
Ποιος μπορεί να επωφεληθεί από την αυτοματοποίηση της εισαγωγής παραγγελιών;
Η αυτοματοποίηση εισαγωγής παραγγελιών μπορεί να ωφελήσει διάφορους ρόλους σε μια επιχείρηση, ανεξάρτητα από τον κλάδο. Εάν η εργασία σας περιλαμβάνει τη διαχείριση παραγγελιών με οποιαδήποτε ιδιότητα, η αυτοματοποίηση εισαγωγής παραγγελιών μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την αποτελεσματικότητα και την ακρίβειά σας.
Ακολουθούν μερικά παραδείγματα για το πώς μπορούν να ωφεληθούν διαφορετικοί ρόλοι εργασίας από την αυτοματοποίηση εισαγωγής παραγγελιών:
| Ρόλος | Πώς ωφελούνται από αυτό; |
|---|---|
| Ομάδα Πωλήσεων | – Αυτοματοποίηση εισαγωγής παραγγελιών – Κατάσταση παραγγελίας παρακολούθησης – Ενημέρωση στοιχείων πελατών – Παρακολούθηση ανεκπλήρωτων παραγγελιών |
| Λογιστήριο | – Αυτοματοποίηση τιμολόγησης που σχετίζεται με παραγγελίες – Ενημέρωση CRM με καταστάσεις πληρωμής – Παρακολούθηση και συμφωνία εσόδων από πωλήσεις |
| Διαχειριστής αποθέματος | – Αυτοματοποίηση ενημερώσεων αποθέματος βάσει παραγγελιών – Παρακολούθηση επιπέδων αποθέματος και ειδοποιήσεις ανανέωσης αποθεμάτων – Διαχείριση επιστροφών παραγγελιών και επιστροφών χρημάτων |
| Εξυπηρέτηση πελατών | – Παρακολούθηση της κατάστασης παραγγελίας για ερωτήματα πελατών – Αυτοματοποίηση επικοινωνίας για ενημερώσεις παραγγελιών – Διαχείριση σχολίων πελατών σχετικά με παραγγελίες |
| Διαχειριστής ηλεκτρονικού εμπορίου | – Αυτοματοποίηση επεξεργασίας παραγγελιών – Παρακολούθηση πωλήσεων – Διαχείριση κριτικών πελατών – Αντιμετώπιση αποτυχημένων χρεώσεων και επιστροφών |
| Supply Chain Manager | – Αυτοματοποίηση παρακολούθησης παραγγελιών από προμηθευτή σε πελάτη – Διαχείριση σχέσεων και παραγγελιών προμηθευτών – Παρακολούθηση χρόνων παράδοσης |
| Διευθυντής Προμηθειών | – Αυτοματοποίηση εντολών αγοράς με βάση τις ανάγκες αποθέματος – Παρακολούθηση απόδοσης προμηθευτή – Διαχείριση σχέσεων προμηθευτών και διασφάλιση έγκαιρης παράδοσης των αγαθών |
💡
Ο αυτοματισμός διαχείρισης παραγγελιών διασφαλίζει μια απρόσκοπτη μετάβαση μεταξύ πωλήσεων, εκπλήρωσης και εξυπηρέτησης πελατών, δημιουργώντας μια ενοποιημένη λειτουργική ροή εργασίας.
Παραγγείλετε παραδείγματα και ιδέες αυτοματισμού εισόδου
Το να ξεκινήσετε με την αυτοματοποίηση παραγγελιών μπορεί να είναι τρομακτικό. Μπορεί να σας απασχολούν πολλές ερωτήσεις, όπως εάν η εμπειρία κωδικοποίησης είναι απαραίτητη, εάν θα μπορούσε να διαταράξει τις υπάρχουσες ροές εργασίας και εάν μπορεί να ενσωματωθεί με άλλα συστήματα που ήδη υπάρχουν.
Ας διαλύσουμε αυτές τις ανησυχίες και ας δούμε μερικά πρακτικά παραδείγματα για το πώς μπορείτε να εφαρμόσετε την αυτοματοποίηση εισαγωγής παραγγελιών:
| Συγκεκριμένο σημείο πόνου | Εργαλείο(α) προς χρήση | Πώς λύνει το θέμα | Τελικό αποτέλεσμα |
|---|---|---|---|
| Χαμένος χρόνος για την εισαγωγή παραγγελιών στο σύστημα | Εξαγωγή δεδομένων OCR και AI | Εξάγει και εισάγει δεδομένα αυτόματα | Γρήγορη, ακριβής εισαγωγή παραγγελιών και ελεύθερος χρόνος προσωπικού |
| Εσφαλμένες μετρήσεις αποθέματος από μη αυτόματες ενημερώσεις | Σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων με αυτοματισμό | Συγχρονίζει τα δεδομένα παραγγελιών για την προσαρμογή του αποθέματος σε πραγματικό χρόνο | Ακριβή επίπεδα αποθέματος, λιγότερες αποκλίσεις αποθεμάτων |
| Καθυστερημένη επικύρωση παραγγελιών που οδηγεί σε συμφόρηση | Αυτοματοποιημένα πρωτόκολλα επικύρωσης στο ERP | Ελέγχει και επαληθεύει άμεσα τις παραγγελίες σε σχέση με το απόθεμα | Βελτιωμένη επικύρωση παραγγελιών, μειωμένα σημεία συμφόρησης |
| Αργή χειροκίνητη δρομολόγηση παραγγελιών για εκπλήρωση | Αυτοματοποίηση ροής εργασίας βάσει κανόνων | Δρομολογεί αυτόματα τις παραγγελίες στα κατάλληλα κανάλια | Αποτελεσματική διαδικασία εκπλήρωσης |
| Οι πελάτες δεν είναι ενημερωμένοι για την κατάσταση της παραγγελίας | Αυτοματοποιημένα συστήματα ειδοποίησης SMS/email | Ενημερώνει προληπτικά τους πελάτες για την πρόοδο της παραγγελίας | Υψηλότερη ικανοποίηση πελατών, λιγότερες κλήσεις εξυπηρέτησης |
| Κουραστική χειροκίνητη επεξεργασία των επιστροφών | Λογισμικό αυτοματοποιημένης επεξεργασίας επιστροφών | Τυποποιεί και επιταχύνει τον χειρισμό των επιστροφών | Ταχύτερη επίλυση των επιστροφών, βελτιωμένη εμπιστοσύνη των πελατών |
| Ασυνεπή δεδομένα μεταξύ πωλήσεων και λογιστικών | Ενσωματωμένο CRM/ERP με συγχρονισμό δεδομένων σε πραγματικό χρόνο | Εξασφαλίζει ομοιόμορφα δεδομένα σε όλους τους επιχειρηματικούς τομείς | Συνεπείς, αξιόπιστες πληροφορίες για τη λήψη αποφάσεων |
| Ανακριβής μη αυτόματη δημιουργία ετικετών αποστολής | Λογισμικό αποστολής με αυτοματισμό ετικετών | Δημιουργεί ετικέτες αποστολής με βάση επαληθευμένα δεδομένα παραγγελιών | Αποστολές χωρίς σφάλματα, χαμηλότερες τιμές επιστροφής |
| Χειροκίνητη τιμολόγηση επιρρεπής σε λάθη και παραλείψεις | Αυτοματοποιημένο σύστημα τιμολόγησης και χρηματοοικονομικού συστήματος | Εξάγει αυτόματα πληροφορίες από παραγγελίες και δημιουργεί ακριβή τιμολόγια | Έγκαιρη και ακριβής τιμολόγηση, καλύτερη διαχείριση ταμειακών ροών |
| Παραβλέφθηκαν ζητήματα παραγγελίας λόγω αποτυχιών παρακολούθησης | Ενσωματωμένη παρακολούθηση παραγγελιών και έκδοση εισιτηρίων | Εντοπίζει προβλήματα και δημιουργεί αυτόματα δελτία υποστήριξης | Άμεση απόκριση υποστήριξης, βελτιωμένη εμπειρία πελάτη |
Email, Google Drive, Dropbox, Sharepoint — όλες αυτές οι πλατφόρμες μπορούν να αποτελέσουν πηγή εισερχόμενων παραγγελιών σε αρχεία PDF, εικόνες ή σαρωμένες παραγγελίες. Με τα Nanonets, μπορείτε αυτόματη εξαγωγή κρίσιμες λεπτομέρειες όπως αριθμός παραγγελίας, όνομα πελάτη, λεπτομέρειες προϊόντος και ποσότητες απευθείας από αυτά τα έγγραφα.
Δεν χρειάζεστε καμία εμπειρία κωδικοποίησης ή πτυχίο στην επιστήμη των υπολογιστών για να το ρυθμίσετε. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να επιλέξετε την πηγή, να εκπαιδεύσετε το μοντέλο AI με μερικές παραγγελίες δειγμάτων και να το αφήσετε να κάνει τα υπόλοιπα. Στη συνέχεια, μπορείτε να εξαγάγετε αυτά τα δεδομένα στο CRM ή στο σύστημα διαχείρισης παραγγελιών, διευκολύνοντας την παρακολούθηση και τη διαχείριση παραγγελιών.
2. Αυτοματοποιήστε τη δρομολόγηση επικύρωσης και έγκρισης δεδομένων
Η διασφάλιση της ακρίβειας της παραγγελίας είναι κρίσιμης σημασίας, αλλά η μη αυτόματη επαλήθευση δεδομένων μπορεί να είναι αργή και επιρρεπής σε σφάλματα. Η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων Nanonets μπορεί να επικυρώσει αυτόματα τις λεπτομέρειες της παραγγελίας σε σχέση με το απόθεμά σας και τις πληροφορίες πελατών, επισημαίνοντας ανωμαλίες για περαιτέρω διερεύνηση.
Μπορείτε επίσης να ορίσετε προκαθορισμένους κανόνες για την αντιμετώπιση παραγγελιών που περιέχουν μη έγκυρες ή ελλιπείς πληροφορίες και να τις κατευθύνετε αυτόματα στην κατάλληλη ομάδα ή άτομο για έλεγχο και έγκριση.
Μόλις επικυρωθούν, οι παραγγελίες μπορούν να δρομολογηθούν αυτόματα σε κατάλληλα τμήματα ή προσωπικό για έγκριση. Σε περίπτωση που υπάρχουν περισσότεροι από ένας εγκρίοντες, το σύστημα μπορεί να διαχειριστεί πολλαπλά επίπεδα εγκρίσεων με βάση προκαθορισμένους κανόνες και να κλιμακωθεί όταν είναι απαραίτητο. Αυτό εξαλείφει τη μη αυτόματη παρακολούθηση, μειώνει τις καθυστερήσεις και διασφαλίζει μια ομαλή και αποτελεσματική διαδικασία εκπλήρωσης παραγγελιών.
3. Διευκολύνετε την απρόσκοπτη ροή δεδομένων μεταξύ των επιχειρηματικών συστημάτων
Τα δεδομένα στα σιλό επιβραδύνουν τις διαδικασίες και καθιστούν πιο δύσκολη την απόκτηση μιας ολιστικής άποψης των λειτουργιών. Με τα Nanonets, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη ροή δεδομένων μεταξύ διαφόρων επιχειρηματικών συστημάτων όπως τα συστήματα CRM, ERP και διαχείρισης παραγγελιών. Αυτό εξασφαλίζει ορατότητα σε πραγματικό χρόνο και έλεγχο των λεπτομερειών παραγγελιών, των επιπέδων αποθέματος και των πληροφοριών πελατών, βελτιώνοντας τη λήψη αποφάσεων και τη λειτουργική αποτελεσματικότητα.
Για παράδειγμα, όταν φθάνει μια νέα παραγγελία, τα Nanonets μπορούν να εξαγάγουν αυτόματα όλες τις σχετικές λεπτομέρειες, να επικυρώσουν τις πληροφορίες και στη συνέχεια να προωθήσουν την παραγγελία στο ERP, το CRM και το σύστημα διαχείρισης παραγγελιών μέσω API. Μπορεί επίσης να επισυνάψει δικαιολογητικά στο αρχείο παραγγελίας στο σύστημα, δίνοντας σε όλα τα εμπλεκόμενα μέρη πλήρη ορατότητα της κατάστασης και των λεπτομερειών της παραγγελίας.
4. Μετατρέψτε τις υποβολές φορμών σε αυτοματοποιημένες καταχωρίσεις παραγγελιών
Είτε χρησιμοποιείτε Webflow, WordPress, Shopify ή οποιαδήποτε άλλη πλατφόρμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Nanonets για να μετατρέψετε οποιαδήποτε υποβολή φόρμας σε αυτοματοποιημένη καταχώρηση παραγγελίας. Το Nanonets ενσωματώνεται με το Zapier, ένα ισχυρό εργαλείο για την αυτοματοποίηση εργασιών μεταξύ διαφορετικών εφαρμογών ιστού, που σας επιτρέπει να δημιουργείτε ροές εργασίας που εξάγουν και επεξεργάζονται αυτόματα δεδομένα από υποβολές φορμών.
Το Zapier προσφέρει περισσότερες από 6,000 ενσωματώσεις, επιτρέποντάς σας να αυτοματοποιείτε τις ροές εργασίας μεταξύ των Nanonets και σχεδόν οποιασδήποτε άλλης πλατφόρμας χρησιμοποιείτε. Για παράδειγμα, όταν ένας πελάτης υποβάλλει μια φόρμα παραγγελίας στον ιστότοπό σας στο Webflow, η Nanonets μπορεί να εξάγει αυτόματα τις λεπτομέρειες της παραγγελίας και να τις προωθήσει στο CRM ή στο σύστημα διαχείρισης παραγγελιών. Αυτό απλοποιεί τη διαδικασία εισαγωγής παραγγελιών, διασφαλίζει την ακρίβεια των δεδομένων και μειώνει τη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων.
Οι αποδείξεις πωλήσεων, είτε φυσικές είτε ψηφιακές, είναι μια άλλη πηγή δεδομένων που η Nanonets μπορεί να βοηθήσει στην αυτοματοποίηση. Αυτό θα μπορούσε να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για επιχειρήσεις με κανάλια πωλήσεων στο διαδίκτυο και εκτός σύνδεσης.
Χρησιμοποιώντας το Nanonets OCR, μπορείτε να εξαγάγετε αυτόματα δεδομένα όπως κωδικούς προϊόντων, ποσότητες, ημερομηνίες και συνολικά ποσά από τις αποδείξεις πωλήσεων. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν στη συνέχεια να εισαχθούν αυτόματα στο σύστημα διαχείρισης της παραγγελίας ή στο λογιστικό σύστημα, εξαλείφοντας την ανάγκη για μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων και μειώνοντας τον κίνδυνο σφαλμάτων.
Επιπλέον, μπορείτε να ρυθμίσετε ροές εργασιών που ταιριάζουν με αυτές τις αποδείξεις πωλήσεων με τις αντίστοιχες παραγγελίες στα συστήματά σας, διασφαλίζοντας ότι όλες οι πωλήσεις υπολογίζονται σωστά.
6. Αυτοματοποιήστε την παρακολούθηση παραγγελιών και ενημερώσεις
Η ενημέρωση των πελατών σχετικά με την κατάσταση της παραγγελίας τους βελτιώνει την εμπειρία του πελάτη και μειώνει τα ερωτήματα εξυπηρέτησης πελατών. Με το Nanonets και το Zapier, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε την παρακολούθηση παραγγελιών και να ενημερώσετε τις ειδοποιήσεις.
Για παράδειγμα, όταν υποβάλλεται μια παραγγελία, η Nanonets μπορεί να εξαγάγει τις απαραίτητες λεπτομέρειες και να δημιουργήσει μια παραγγελία στο σύστημα διαχείρισης παραγγελιών σας. Μόλις η παραγγελία επισημανθεί ως αποστολή ή παράδοση στο σύστημά σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Zapier για να ενεργοποιήσετε μια ειδοποίηση μέσω email ή SMS στον πελάτη με την ενημερωμένη κατάσταση. Αυτό διασφαλίζει ότι οι πελάτες σας είναι πάντα ενήμεροι για την κατάσταση της παραγγελίας τους.
7. Βελτιώστε τον προγραμματισμό παράδοσης και τη δημιουργία εργασιών
Εάν η παράδοση αποτελεί μέρος της διαδικασίας εκπλήρωσης της παραγγελίας σας, μπορείτε να επωφεληθείτε από την ενσωμάτωση της πλατφόρμας ηλεκτρονικού εμπορίου σας με ένα εργαλείο διαχείρισης παράδοσης. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη δημιουργία εργασιών παράδοσης με βάση νέες παραγγελίες και να τις προγραμματίσετε βέλτιστα με βάση την τοποθεσία, το φορτίο παράδοσης και το διαθέσιμο προσωπικό παράδοσης.
Ας πάρουμε ένα παράδειγμα εισαγωγής παραγγελίας σε μια ρύθμιση λιανικής. Κάθε φορά που έρχεται μια νέα παραγγελία, χρησιμοποιώντας το Zapier, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας που ενεργοποιεί τα Nanonets να εξαγάγουν όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες παράδοσης. Αυτές οι λεπτομέρειες μπορούν στη συνέχεια να προωθηθούν αυτόματα στο εργαλείο διαχείρισης παράδοσης, δημιουργώντας μια νέα εργασία. Στη συνέχεια, το εργαλείο μπορεί να βελτιστοποιήσει τις διαδρομές παράδοσης με βάση το τρέχον φορτίο παραγγελιών και τις τοποθεσίες άλλων παραδόσεων σε εκκρεμότητα, βελτιώνοντας σημαντικά την αποτελεσματικότητα παράδοσης.
8. Απλοποιήστε τη δημιουργία τιμολογίων και τη διαχείριση των απαιτήσεων
Η διαχείριση τιμολογίων και εισπρακτέων λογαριασμών αποτελεί ουσιαστικό μέρος της διαδικασίας παραγγελίας, ειδικά εάν προσφέρετε πίστωση στους πελάτες σας. Με την αυτοματοποίηση ροής εργασιών, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη δημιουργία τιμολογίων με βάση τις λεπτομέρειες της παραγγελίας και επίσης να παρακολουθείτε την κατάσταση των πληρωμών.
Για παράδειγμα, όταν λαμβάνεται πληρωμή για μια παραγγελία, τα Nanonets μπορούν να εξαγάγουν βασικές λεπτομέρειες όπως λίστα προϊόντων, τιμή και πληροφορίες πελατών. Στη συνέχεια, μπορείτε να ρυθμίσετε μια ροή εργασίας Zapier για να δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο στο QuickBooks. Αυτό όχι μόνο εξοικονομεί χρόνο αλλά εξασφαλίζει και ακρίβεια στα οικονομικά σας αρχεία. Επιπλέον, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τις υπενθυμίσεις πληρωμών στους πελάτες, βοηθώντας σας να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τις ταμειακές ροές σας.
9. Αυξήστε την ακρίβεια της παραγγελίας και μειώστε τις επιστροφές
Λάθη στην επεξεργασία των παραγγελιών μπορεί να οδηγήσουν σε λανθασμένες αποστολές και, κατά συνέπεια, σε επιστροφές πελατών. Μπορείτε να μειώσετε σημαντικά τα σφάλματα αξιοποιώντας την αυτοματοποίηση ροής εργασιών και ενσωματώνοντας τα Nanonets στο σύστημα διαχείρισης παραγγελιών σας.
Για παράδειγμα, τα Nanonets μπορούν να εξαγάγουν λεπτομέρειες παραγγελίας από μια φόρμα παραγγελίας και να επικυρώσουν αυτές τις πληροφορίες πριν δημιουργήσουν μια παραγγελία πώλησης ή εισαγάγουν τις πληροφορίες στο σύστημά σας. Με αυτό, τυχόν αποκλίσεις ή σφάλματα μπορούν να εντοπιστούν και να διορθωθούν έγκαιρα, αποτρέποντας την επεξεργασία εσφαλμένων παραγγελιών. Αυτό μειώνει την πιθανότητα επιστροφών λόγω σφαλμάτων, εξοικονομώντας χρόνο και πόρους.
10. Δημιουργήστε νέα δελτία υποστήριξης για αποτυχημένες διαδικασίες παραγγελιών
Σε περίπτωση αποτυχίας διαδικασίας παραγγελίας, η ταχεία επίλυση είναι κρίσιμη για τη διασφάλιση της ικανοποίησης των πελατών. Αυτό θα απαιτούσε άμεση ειδοποίηση της ομάδας υποστήριξης. Με το Zapier, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε αυτή τη διαδικασία.
Για παράδειγμα, όταν μια παραγγελία αποτυγχάνει να επεξεργαστεί σωστά, το Shopify ή το Webflow μπορούν να ρυθμιστούν για να ενεργοποιήσουν έναν κανόνα. Αυτό μπορεί να ενεργοποιήσει μια ροή εργασίας Zapier, δίνοντας εντολή στα Nanonets να εξαγάγουν τις λεπτομέρειες από την αποτυχημένη παραγγελία. Αυτά τα στοιχεία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αυτόματη δημιουργία ενός νέου εισιτηρίου στην πλατφόρμα εξυπηρέτησης πελατών σας, όπως Zendesk ή Intercom. Το εισιτήριο μπορεί να περιλαμβάνει πληροφορίες του πελάτη, λεπτομέρειες παραγγελίας και περιγραφή του προβλήματος, επιτρέποντας στην ομάδα υποστήριξης να εντοπίσει και να επιλύσει γρήγορα το πρόβλημα.
Υπάρχουν πολλοί περισσότεροι τρόποι με τους οποίους οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν την αυτοματοποίηση εισαγωγής παραγγελιών για να βελτιώσουν την αποτελεσματικότητα, την ακρίβεια και την ικανοποίηση των πελατών. Το κλειδί εδώ είναι να συνδέσετε τις σωστές πλατφόρμες και να ρυθμίσετε τις κατάλληλες ροές εργασίας. Με τον σωστό συνδυασμό, σχεδόν οποιοδήποτε μέρος της διαδικασίας παραγγελίας μπορεί να αυτοματοποιηθεί, επιτρέποντας στην ομάδα σας να επικεντρωθεί σε πιο στρατηγικές εργασίες που οδηγούν στην ανάπτυξη της επιχείρησης.
Τελικές σκέψεις
Ο αυτοματισμός εισαγωγής παραγγελιών είναι μεταμορφωτικός. Μπορεί να μην φαίνεται πρωτοποριακό, αλλά ο αντίκτυπός του στην επεξεργασία των παραγγελιών πωλήσεων και στον κύκλο από παραγγελία σε μετρητά είναι αρκετά μεγάλος. Ας ελπίσουμε ότι αυτός ο οδηγός έχει ρίξει φως στις δυνατότητές του.
Ξεκινήστε από μικρό και, στη συνέχεια, αυξήστε την κλίμακα. Οι δυνατότητες είναι πραγματικά ατελείωτες, ειδικά με τα επιχειρηματικά συστήματα να μπορούν να ενσωματωθούν απρόσκοπτα μέσω εργαλείων όπως το Nanonets και το Zapier.
Αξίζει να σημειωθεί ότι η προσαρμογή είναι ζωτικής σημασίας — η καλύτερη λύση για την επιχείρησή σας θα εξαρτηθεί από τις συγκεκριμένες ανάγκες και λειτουργίες σας. Μην διστάζετε να πειραματιστείτε με διαφορετικές ροές εργασίας και εργαλεία. βάζετε πάντα προτεραιότητα εκείνα που ωφελούν περισσότερο την επιχείρησή σας.
Ανακαλύψτε έναν ευκολότερο τρόπο χειρισμού των παραγγελιών της επιχείρησής σας με ακρίβεια και ταχύτητα.
- SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
- PlatoESG. Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
- PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
- πηγή: https://nanonets.com/blog/order-entry-automation/
