QuickBooks عبارة عن مجموعة برامج محاسبة كاملة يستخدمها عدد لا يحصى من أصحاب الأعمال على أساس يومي. يحتوي على واجهة مستخدم بسيطة وأمان ممتاز وأكثر من ميزات محاسبية كافية لأنواع مختلفة من الشركات الصغيرة. سعر رائع فقط يحل الصفقة ، مما يجعلها خيارًا شائعًا جدًا في جميع أنحاء العالم.
أفضل نصائح QuickBooks لتبسيط حياتك
يمكن أن يكون بدء استخدام QuickBooks وتنظيم أموالك تحديًا. حتى لو كنت تستخدمه لفترة من الوقت ، فلا تزال هناك فرصة جيدة لأنك لست على دراية ببعض النصائح والحيل التي يمكن أن توفر لك الكثير من الوقت كل شهر. دعنا ننتقل إلى نصائح المبتدئين الأساسية لـ QuickBooks والتي ستحول الاهتمام بأموالك إلى نسيم.
قم بتغطية الأساسيات
مثل معظم برامج المحاسبة ، يأتي QuickBooks مع منحنى تعليمي. لحسن الحظ ، يمكنك الاستفادة من البرامج التعليمية الخاصة بهم للبدء. هذه البرامج التعليمية عملية ، لذا من المفيد قضاء بضع ساعات لتتعرف على بعض الميزات الأساسية. يمكنهم مساعدتك في إدارة الفواتير وتكاليف الإدخال وغير ذلك الكثير.
إذا لم يكن ذلك كافيًا ، فيمكنك دائمًا العثور على المساعدة عبر الإنترنت أو اختيار دورة تدريبية على مواقع الويب مثل Udemy و Khan Academy المصممة خصيصًا للمبتدئين. حتى إذا وجدت دورة تدريبية رائعة على منصة لا يمكنك استخدامها - لا تيأس. استخدام معلومات هذا الموقع لمعرفة كيف يمكن للخوادم الوكيلة مساعدتك في تجنب القيود المستندة إلى IP والحصول على المحتوى الذي تحتاجه.
استفد من ProAdvisor
إذا كنت بدأت للتو مع QuickBooks ، فلا تنس استخدام ProAdvisor. هذه الميزة جزء من حزمة QuickBooks Intuit ويمكنها فعل المعجزات للمبتدئين. يمكنك استخدامه للاتصال بمحاسب محلي ، وسيساعدك في الحصول على المعلومات التي تحتاجها لبدء استخدام البرنامج.
يمكنك أيضًا الحصول على جميع أنواع النصائح حول المتطلبات الضريبية وهيكل الأعمال والنصائح الأخرى لتسهيل حياتك. إنه بالتأكيد يتفوق على قضاء ساعات لا تحصى في البحث في المواقع الحكومية للعثور على قطعة صغيرة من المعلومات التي تحتاجها. إذا كان موقعك غير مدعوم ، وكلاء QuickBooks تقدم حلًا ميسور التكلفة وفعالًا.
استخدم المعلومات الصحيحة
أفضل طريقة لتجنب المشكلات المستقبلية هي التأكد من جميع بيانات عملك (من هيكل الشركة و رقم المعرف الضريبي إلى نماذج التقارير والتقويمات لإعداد التقارير) أمر بالغ الأهمية. تأكد من إدخال كل هذه البيانات بشكل صحيح في علامة التبويب الشركة. طالما أنك تستخدم معلومات دقيقة ، ستمنحك QuickBooks أفضل النتائج والتوصيات.
تفاصيل العميل لا تقل أهمية. يمكنك إدخال التفاصيل الخاصة بكل عميل في علامة التبويب "العملاء" أعلى منتصف الشاشة. يجب أن تفصل بين عملائك ، كل منهم بطرق الدفع الخاصة به. من الأفضل إعداد جميع عملائك مرة واحدة ثم إضافة عملاء جدد حسب الضرورة. هذا سيجعل الفواتير والتسوية أسهل كثيرًا.
ينطبق الأمر نفسه على تفاصيل الموظف إذا كنت تخطط لاستخدام QuickBooks لمدفوعات الموظفين وإدارة استقطاعات الرواتب. للاستفادة من هذه الميزة ، انتقل إلى علامة التبويب "الموظفون" ثم إلى "مركز الموظفين". بمجرد وصولك إلى هناك ، يمكنك إدخال المعلومات ذات الصلة لجميع موظفيك ، وإنشاء التقارير ، وما إلى ذلك.
احتفظ دائمًا بنسخة احتياطية
يعد الاحتفاظ بنسخ احتياطية بشكل منتظم أمرًا بالغ الأهمية لجميع الشركات الموجودة هناك. يعد استمرار تشغيل البرنامج على نظام واحد بدون نسخة احتياطية مأساة تنتظر حدوثها. تقدم QuickBooks ميزة النسخ الاحتياطي سهلة الاستخدام التي يمكن أن توفر ساعات أو حتى أيام العمل في حالة حدوث عطل أو فشل في الأجهزة. استفد من QuickBooks Online لإجراء نسخ احتياطي لبياناتك تلقائيًا في السحابة. يمكنك أيضًا عمل نسخ احتياطية مجدولة أو يدوية في وضع عدم الاتصال لمزيد من الأمان.
إنشاء حسابات المستخدمين
إذا كان هناك أكثر من شخص في شركتك يستخدم QuickBooks (مثل المديرين والمسؤولين وغيرهم) ، فتأكد من إنشاء حساب منفصل للجميع. هذه طريقة رائعة للتأكد من أن كل شخص يمكنه الوصول فقط إلى الميزات والمعلومات التي يحتاجها بناءً على مهامه. إذا لم يكن المستخدم بحاجة إلى استخدام المدفوعات أو الخدمات المصرفية عبر الإنترنت ، فلا داعي للوصول إلى هذه الميزات.
قم بتوصيل بريدك الإلكتروني
إذا كانت شركتك تبيع خدمات عبر الإنترنت أو تتعامل مع معاملات لا تحتاج إلى فواتير فعلية ، ففكر في ربط حساب بريدك الإلكتروني بـ QuickBooks. من خلال القيام بذلك ، ستتمكن من تتبع معاملاتك بشكل أفضل وإرسال الفواتير مباشرة إلى عملائك. يمكنك ربط Outlook و Yahoo و Gmail وأنظمة البريد الإلكتروني الشائعة الأخرى.
افكار اخيرة
يمكن لـ QuickBooks بالتأكيد أن تجعل الإدارة المالية لشركتك أسهل كثيرًا. ومع ذلك ، فإن تعلم الاستفادة الكاملة منه يستغرق وقتًا. نأمل أن تساعدك هذه النصائح البسيطة في الوصول إلى طريقك لتصبح خبيرًا حقيقيًا في QuickBooks.
