شعار زيفيرنت

لماذا قد يتسبب نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك في خرق بياناتك التالية - تنوع البيانات

التاريخ

في عالم المبيعات سريع الخطى اليوم، يحمل كل تفاعل مع العملاء قيمة كبيرة. يحصل المندوبون على أرقام هواتف للمكالمات والرسائل النصية، ويحصلون على عناوين المنازل لإرسال الهدايا، وحتى ملاحظة التحديثات الصحية (مثل ضرورة إعادة جدولة اجتماع بسبب إصابة العميل بفيروس كوفيد). في حين أن هذه الإجراءات تأتي في كثير من الأحيان من النوايا الحسنة، والتي تهدف إلى البناء على العلاقات وتتبع رحلة العميل، فإنها تطرح سؤالا حاسما:

كيف يمكنك حماية البيانات الهامة الموجودة داخل نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك؟ 

الحقيقة هي أن إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاصة بك هي جوهر عملية المبيعات الخاصة بك، ولكن غالبًا ما يتم التعامل معها بشكل مختلف عن بيئات تخزين البيانات الأخرى التي تحتوي على معلومات حساسة مثل معلومات تحديد الهوية الشخصية (PII) وPCI (PCI) ومعلومات صحية شخصية (PHI) وما إلى ذلك. وبدون الضوابط والإشراف المناسبين، قد يتم كشف بيانات إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاصة بك داخليًا، أو يمكن الوصول إليه بواسطة تطبيقات الطرف الثالث، أو عرضة للتكوينات الخاطئة. (انظر الى هذا الوحي المثير للقلق بشأن تسرب البيانات في SFDC.)

إدارة علاقات العملاء، مثل أي دولة أخرى تخزين البيانات التكنولوجيا، تحتوي على كميات هائلة من المعلومات الحساسة المحتملة. علاوة على ذلك، فهي معقدة في إدارتها، مما يخلق مجموعة محفوفة بالمخاطر. 

دعونا نستكشف نهجًا من أربع نقاط لتقليل هذه المخاطر:

  1. الاكتشاف والتصنيف
  2. تحليل الاستخدام والوصول
  3. الضوابط والتكوين
  4. تحليل الفجوات

وفيما يلي، سوف نقوم بتحليل كل منها:

الاكتشاف والتصنيف

  • حدد جميع أصول البيانات في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك. ولا يشمل ذلك فقط البيانات الموجودة ضمن الوظائف الأساسية، مثل الصفقات والفرص والعملاء المتوقعين وجهات الاتصال والتفاعلات، ولكن أيضًا أي مرفقات أو مستندات. غالبًا ما يستغرق هذا وقتًا طويلاً، ولكنه ضروري ليكون شاملاً.
  • تصنيف البيانات على أساس مستويات الحساسية. على سبيل المثال، قم بتجميع البيانات في فئات مثل "حساسة للغاية" (أي السجلات الصحية)، و"حساسة إلى حد ما" (أي معلومات الاتصال)، و"غير حساسة" (أي رسائل البريد الإلكتروني العامة). 
  • قم بتطوير سياسات لإدارة مدة الاحتفاظ بالبيانات ومتى يجب حذفها.
  • تقييم ما إذا كانت البيانات ضرورية للغرض المقصود منها. حذف البيانات غير الضرورية.

تحليل الاستخدام والوصول

  • تحديد من لديه حق الوصول إلى البيانات الحساسة. تحليل الأدوار والأذونات وعناصر التحكم في الوصول. قد يكون هذا أمرًا صعبًا في بعض بيئات إدارة علاقات العملاء (CRM) ولكنه أمر بالغ الأهمية.
  • قم بإجراء عمليات تدقيق شاملة لتطبيقات الطرف الثالث للحصول على الأذونات والأذونات أمن البيانات ممارسات تتجاوز امتيازات المستخدم.
  • تثقيف المستخدمين بانتظام حول التعامل الآمن مع البيانات.

الضوابط والتكوين

  • قم بمراجعة عناصر التحكم في نظام CRM، بما في ذلك التشفير والمصادقة وسياسات كلمة المرور والنسخ الاحتياطي للبيانات، مما يضمن التكوين المناسب لمنع الوصول غير المصرح به والتسرب.
  • افهم المخاطر المرتبطة بكل إعداد، حيث قد تؤدي التكوينات الخاطئة إلى الكشف عن البيانات.
  • قم بإزالة أي مستخدمين أو تطبيقات غير نشطة - المستخدمون الذين لم يعودوا ضمن جزء المؤسسة الذي يتطلب الوصول إلى البيانات أو تركوها، والتطبيقات التي لم تعد قيد الاستخدام، ولكن الأذونات ظلت قائمة.

تحليل الفجوات

  • بمجرد قيامك بجمع هذه البيانات، انتقل من الرؤية إلى تقييم المخاطر. وهذا ينطوي على تقييم شامل للمخاطر.
  • البدء في جهود تنظيف البيانات، والتخلص من البيانات القديمة أو غير ذات الصلة. تقييد الوصول إلى البيانات الحساسة لمسؤولين محددين (أي المشرفين المتميزين).
  • إنشاء إجراءات المراقبة المستمرة والاستجابة للحوادث. المراجعة والتحديث بانتظام.

لا يعد تأمين نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك مهمة سهلة، خاصة أنه لا يوجد دائمًا فريق DevOps مخصص على دراية بالتفاصيل. قد لا يكون مسؤولو الأعمال دائمًا على دراية كاملة بالمخاطر المرتبطة أيضًا. ومع ذلك، فهذه مهمة حرجة. هذا ليس جهد "اضبطه ونساه". انها مستمرة. لن تذهب مؤسسة المبيعات إلى أي مكان، ولا حاجة إلى حماية البيانات الحساسة للعملاء. 

في الوقت الذي تتصدر فيه الأخبار باستمرار حالات خروقات البيانات وتصبح اللوائح أكثر صرامة، فإن حماية نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك ليس مجرد ممارسة أفضل - بل إنه أمر لا بد منه. للبدء، تأكد من وضع استراتيجية شاملة تغطي النقاط الأربع المذكورة أعلاه. بهذه الطريقة، يمكنك تعزيز أمان نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بك والتأكد من أن علاقات العملاء الخاصة بك تظل مبنية على الثقة والأمان.

بقعة_صورة

أحدث المعلومات الاستخباراتية

بقعة_صورة