في بيئة الأعمال التنافسية اليوم ، تواجه الشركات التحدي المتمثل في تحقيق المزيد بموارد أقل. إذا كانوا يريدون الازدهار والبقاء في السوق ، فعليهم أن يكتسبوا الكفاءة ويحققوا المدخرات ويقدموا قيمة أكبر من منافسيهم.
لذلك يتطلع عدد متزايد من الشركات إلى توفير التكاليف على المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً والتي لا تتسم بالكفاءة من حيث التكلفة. تتوافق مهام المكتب الخلفي تمامًا مع هذا الوصف وغالبًا ما تضع عبئًا ثقيلًا على الموظفين.
لحسن الحظ ، يمكن لأتمتة المكاتب الخلفية أن تجعل حياتهم أسهل! مع أحدث التطورات التكنولوجية في التعرف الضوئي على الحروف والتعلم الآلي، يمكن للشركات تقليل الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا بشكل كبير ، مما يسمح للموظفين بالتركيز على المهام الأكثر قيمة.
ستساعدك هذه المدونة على فهم مفهوم أتمتة المكاتب الخلفية ، وشرح مزاياها ووصف كيف يمكنها تحويل عملك!
ما هي أتمتة المكتب الخلفي؟
لمنحك فهمًا أفضل لماهية أتمتة المكتب الخلفي ، دعنا نشير أولاً إلى مهام المكتب الخلفي. بعض الأمثلة الأكثر شيوعًا لمهام المكتب الخلفي هي في المقام الأول تلك التي تقدم وظائف إدارية مثل إدخال البيانات وفرز المستندات والمحاسبة والموارد البشرية ودعم تكنولوجيا المعلومات.
بشكل عام ، يمكن أتمتة المهام التي تحدث بشكل متكرر أو متكررة أو تتطلب عمالة كثيفة. تهدف أتمتة المكاتب الخلفية إلى تقليل هذه العمليات اليدوية وإنجاز العمل بشكل أكثر دقة.
ما هي مزايا أتمتة المكاتب الخلفية؟
هناك العديد من المزايا لتطبيق أتمتة المكاتب الخلفية في شركتك ، لذلك سنقدم لك الآن أفضل 4 مزايا ونوضح كيف يمكن لأتمتة العمليات أن تفيد شركتك.
- وفورات في التكاليف
- تحسين السرعة والدقة
- زيادة الإنتاجية
- قابلة لل
وفورات في التكاليف
أكبر ميزة لأتمتة المكاتب الخلفية هي تقليل ساعات عمل الموظف. يمكنك الحصول على مزيد من الكفاءة مقابل تكاليف أقل ، على سبيل المثال من حيث الراتب ، ولكن أيضًا من حيث إيجار المكتب والتكاليف الأخرى التي ينطوي عليها الأمر.
تحسين السرعة والدقة
دائمًا ما تكون المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً عرضة للأخطاء. عند استخدام البرامج المؤتمتة ، بنقرة زر بسيطة ، سيتمكن الموظفون من العمل بشكل أسرع ، وتمكين بيانات أفضل وأكثر دقة.
زيادة الإنتاجية
أجهزة الكمبيوتر لا تمرض أبدًا ، ولا تتأخر أبدًا ولا تتعب من العمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنهم أداء مهام متعددة في وقت واحد. يسمح هذا بسير عمل أسرع حيث يمكن للموظفين التركيز على المهام الأكثر أهمية للشركة.
قابلة لل
باستخدام البرامج المؤتمتة ، يمكنك توسيع نطاق الخوادم تلقائيًا عند الطلب دون أي توظيف أو عقود أو مساحة مكتبية إضافية وما إلى ذلك.
كيف يمكن لأتمتة المكاتب الخلفية أن تحول عملك
يمكن لأتمتة المكاتب الخلفية أن تحول شركتك بطرق لا تصدق. تعتبر المهام التي تتضمن إدخال البيانات أو فرز المستندات أو التحقق من البيانات أو الموافقة أمثلة جيدة للمهام التي يمكن أتمتتها.
دعنا الآن نلقي نظرة فاحصة على بعض الأمثلة العملية لاستخدام أتمتة المكاتب الخلفية.
أدناه ، يمكنك العثور على 3 من حالات الاستخدام الأكثر شيوعًا:
- برامج الولاء
- حلول الحسابات الدائنة
- عمليات KYC
برامج الولاء
تقدم حملات الولاء للعملاء مزايا أو عروض ترويجية إضافية ، مثل منتج مجاني أو خصم. إليك كيفية عملها بشكل طبيعي: يشتري العميل منتجًا ترويجيًا ويرسله في إيصاله. يجب فحص الإيصال والتحقق من صحته من قبل البائع ، وإدخاله في النظام. بعد الموافقة النهائية ، يتم تحرير المكافأة للعميل.
تتضمن هذه الحملات دائمًا الكثير من العمل اليدوي وفي بعض الأحيان قد تستغرق هذه العمليات أيامًا أو حتى أسابيع حتى تكتمل.
مع الحل الآلي ، يمكن للعملاء ببساطة استخدام هواتفهم لالتقاط صورة للإيصال ويقوم البرنامج ببقية العمل نيابة عنك! يتم تحليل بيانات الاستلام وتفسيرها ومعالجتها تلقائيًا في بضع ثوانٍ فقط.
ما هي النتيجة؟ العمليات الأسرع والعملاء الأكثر سعادة هي المزايا الرئيسية لاستخدام حل الولاء الآلي. سيؤدي أيضًا إلى عدد أقل من حوادث الاحتيال ، مثل قبول الإيصالات المكررة.
حلول الحسابات الدائنة
تقوم بعض الشركات بمعالجة مئات أو حتى آلاف الفواتير شهريًا. عادةً ما يتم فحص الفواتير من قبل الموظفين ثم إرسالها إلى الجهات المسؤولة التي تسمح بدفع المبلغ المطلوب. يجب تصنيف كل فاتورة بحيث يتم إرسالها إلى الشخص المناسب لمزيد من التفويض.
في الوقت نفسه ، يتم فحص كل هذه الفواتير بشكل فردي بحثًا عن الأخطاء والتضارب. ثم يحتاج شخص ما إلى التأكد من أنه مخول بالفعل خلال تاريخ استحقاق الفاتورة. بمجرد اكتمال ذلك ، يمكن معالجة الدفعة وإضافتها إلى النظرة العامة المالية وأرشفتها.
مع تنفيذ حل آلي ، يمكن تبسيط هذه العملية. بمجرد استلام الفواتير ، يتم تصنيفها تلقائيًا وإرسالها إلى الشخص المسؤول الذي يصرح بالفواتير بشكل عام. ثم يتم إضافة الفاتورة تلقائيًا إلى قاعدة البيانات عبر الإنترنت ويتم إرسال طلب الدفع تلقائيًا إلى قسم الشؤون المالية. علاوة على ذلك ، يمكن معالجة فواتير متعددة في نفس الوقت وبدون أي مشاكل!
عمليات KYC
يتعين على العديد من الشركات العاملة في مجال الخدمات المالية الامتثال للوائح اعرف عميلك (KYC). قد تختلف المتطلبات من بلد إلى آخر ، ولكن يتعين على العملاء عمومًا تقديم بطاقة هوية صادرة عن جهة حكومية كدليل على الهوية.
منذ بعض الوقت ، كان العملاء يذهبون إلى أحد البنوك ويقدمون هويتهم ويوقعون على بعض النماذج. يقوم موظف البنك بعد ذلك بالتحقق من البيانات يدويًا وإدخالها في نظام البنك وسيتم تأكيد العميل باعتباره الشخص الذي يفتح الحساب.
يمكن أن توفر أتمتة العملية الموضحة أعلاه على الشركة الكثير من الوقت والأصول أيضًا. يمكن استخراج أي بيانات من بطاقة الهوية أو جواز السفر. عادةً ما يتم وضع البيانات في موضع مماثل على البطاقة ويتم استكمالها بوصف بعدة لغات. هذا يعني أنه يمكن استخراج جميع البيانات بسهولة ودقة.
يمكن أيضًا استخراج البيانات غير النصية: معرف الصورة والتوقيع والمنطقة التي يمكن قراءتها آليًا (MRZ). هذا يجعل الأمر أسهل بكثير لتأكيد هوية العميل.
قوة أتمتة المكاتب الخلفية
هل تريد أن تأخذ عملك إلى المستوى التالي؟ الآن بعد أن عرفت المزيد عن أتمتة المكاتب الخلفية ، فإن الخطوة التالية هي العثور على برنامج ذكي يناسب احتياجات عملك.
كليبا هو أحد المزودين الرائدين في السوق ويمكنه مساعدتك في جميع الحالات المذكورة في هذه المدونة وأكثر من ذلك بكثير.
كاتب: يلين كنيجترنج
كاتب السيرة الذاتية: Yeelen Knegtering ، الرئيس التنفيذي والمؤسس المشارك لشركة Klippa ، متحمسة لتطوير المنتجات الرقمية التي تساعد الأشخاص على توفير الوقت في المتاعب الإدارية وقضاء الوقت في الأشياء التي يحبونها. مع شهادة في تكنولوجيا المعلومات من جامعة جرونينجن ، بدأ كليبا بفكرة أنه يجب أن تكون هناك طريقة أفضل لتنظيم وإدارة الإيصالات. الآن ، Klippa هي شركة لرقمنة المستندات مع التركيز على رقمنة وأتمتة تدفقات المستندات للشركات.
