المُقدّمة

مع استمرارنا في الانتقال إلى مجتمع بلا أوراق ، فإن محاسبة الأعمال في رحلة تحويلية. بدأت الشركات في الاستثمار بنشاط في الحلول البرمجية التي تعمل على رقمنة تدفقات سير عمل حسابات الدفع الخاصة بهم.

المصدر: esker

إن إدخال الأتمتة في عملية الحسابات الدائنة يقلل من مخاطر التدخل اليدوي ، ويسرع العمليات ، ويساعد في الحفاظ على الامتثال. إنها تلعب دورًا مهمًا في تحسين الأنظمة المالية والتعاون المتبادل بين الفرق.

إنها تقنية تدمج وظائف المحاسبة المعقدة ويمكن أن تشكل جزءًا لا يتجزأ من عملياتك الأساسية. له تأثير متعدد الجوانب على جميع وحدات الأعمال ويساهم بشكل كبير في ربحية الشركة.

إذن ، ما هو بالضبط أتمتة AP؟

هل تبحث عن حل AP Automation قائم على الذكاء الاصطناعي؟ أعطِ Nanonets™ تدور للحصول على دقة أعلى ومرونة أكبر ومعالجة لاحقة ومجموعة واسعة من عمليات الدمج مع أنظمة المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات الأخرى والمزيد!

تعريف AP Automation

أتمتة الحسابات الدائنة هي مجموعة من الأدوات التي تُستخدم لتبسيط عملية AP وإزالة الإدخال اليدوي وتوفير رؤية أفضل للبيانات المالية.

التكنولوجيا عبارة عن SaaS محددة تساعد في إدارة كميات كبيرة من الفواتير والمعاملات بين الشركة ومورديها.

يعمل برنامج أتمتة AP على تحسين دقة وكفاءة قسم AP الخاص بك ويساعد في مجموعة متنوعة من الأنشطة التجارية الأخرى - العديد منها خارج المحاسبة والمالية.

كيف تعمل AP Automation؟

على الرغم من أنك قد تعتقد أن عملية أتمتة AP تبدأ بالتقاط الفاتورة ، إلا أن الرقمنة تبدأ فعليًا بعلاقة المورد. بدون إنشاء الأساس للموردين الجدد ، لن يكون لديك أي فواتير لمعالجتها.

بوابة المورد

يأتي أفضل برنامج أتمتة AP مزودًا ببوابة مورد الخدمة الذاتية. يؤدي هذا إلى التخلص من معظم عبء العمل على متن الطائرة لفريق AP ويضع المسؤولية في أيدي البائع.

هذا يعني أنه في حالة فقدان الأوراق ، لن يتم الدفع للموردين. ليس من المستغرب أن يحافظ هذا على سجلات العمل أكثر دقة وتحديثًا.  

بمجرد إدخال الموردين لمعلوماتهم ، يمكنهم أيضًا إرسال الفواتير من خلال البوابة. عند حدوث ذلك ، سيقوم النظام بتتبع وإخطار المورد بأي مطبات في الطريق أو غيرها من المستندات المطلوبة للمعالجة.

يحافظ عرض الحالة في الوقت الفعلي هذا على عدم مقاطعة فريق AP الخاص بك بمكالمات دفع الفواتير. كما أنه يساعد على تعزيز ثقة البائعين حيث أن عملية الدفع شفافة للجميع.

تتمتع بوابة الموردين بالعديد من الفوائد للأعمال ، بما في ذلك:

• البيانات الضريبية (بما في ذلك نماذج W-9 للولايات المتحدة)
• التحقق من الحسابات المصرفية
• أتمتة الموافقات
• إشعارات البائع الفورية
• تحقق ضد القوائم السوداء

التعرف الضوئي على الحروف والتعلم الآلي

في بداية دورة إدارة الفواتير ، يجب مسح المستندات ضوئيًا حتى يمكن التقاط البيانات وإدخالها في النظام. تسمى عملية استخراج المعلومات رقميًا من الفواتير (أو غيرها من الأعمال الورقية مثل إيصالات الشحن وأوامر الشراء) بالتعرف الضوئي على الأحرف - باختصار ، التعرف الضوئي على الحروف.

المصطلح الشامل لكل هذا هو أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) ويتضمن جوانب التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي. يساعد هذا في تحسين الدقة والتعرف على الأنماط بمرور الوقت. كما يسمح لك بفحص وأتمتة معالجة سير العمل الروتينية وقواعد التحقق من الصحة بسهولة.

يستخدم الذكاء الاصطناعي للتعلم من التجارب السابقة واقتراح رموز محددة لدفتر الأستاذ العام (GL) أو مسارات توجيه الموافقة. تستخدم حلول مثل الشبكات النانوية التعلم العميق المدعوم بخوارزمية تعتبر معيارًا لها التعرف الضوئي على الحروف على الفاتورة.

تعالج العلامة التجارية أكثر من 2 مليون صورة كل شهر مع الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات والاستضافة داخل الشركة. إذا كان عملك يتطلب ذلك ، يمكنك حتى مسح الإيصالات والمعرفات وجوازات السفر.

أذكى شيء في منصة مثل Nanonets هو القدرة على اختبار الأداة. تحميل فاتورة واستخراج البيانات مباشرة ، في ثوان معدودة.

المصدر: helpystems

مطابقة الفاتورة

تتمثل الخطوة التالية في قيام نظام أتمتة AP بمقارنة فواتير الموردين إلكترونيًا بالمستندات المناسبة. هناك طريقتان رئيسيتان للقيام بذلك:

• مطابقة ثنائية الاتجاه - أوامر الشراء والفواتير
• ثلاثة اتجاهات مطابقة - شحن واستلام التقارير

سيقوم النظام تلقائيًا بمقارنة البيانات مثل البنود والكمية والسعر والبحث عن أي تباينات. عندما يكون هناك اختلاف ملحوظ ، يتم تعليق الفاتورة ، وتأخير الدفع حتى يمكن حلها. سيتم أيضًا إرسال إخطارات تلقائية إلى الأطراف المناسبة ، لطلب البيانات المحددة المطلوبة.

هل تبحث عن حل AP Automation قائم على الذكاء الاصطناعي؟ أعطِ Nanonets™ تدور للحصول على دقة أعلى ومرونة أكبر ومعالجة لاحقة ومجموعة واسعة من عمليات الدمج مع أنظمة المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات الأخرى والمزيد!

عملية الموافقة

يدير أفضل برنامج أتمتة AP عملية موافقة فعالة من توقع الموافقة إلى إدارة الموافقة متعددة المستويات. يساعد ذلك الشركة على الاستفادة من دورة الدفع المبكرة وخفض تكاليف المعالجة.

يمكن للتعلم الآلي والمنطق الذكي تعيين قواعد العمل للترميز على مستوى الفاتورة (مثل الحسابات والأقسام) ، وكيان الدافع ، والموافقون على الفواتير. هذا يقلل من التأخير في الحصول على الموافقات ويحسن الكفاءة.

يجب أن يسمح نظام AP أيضًا بسير عمل قابل للتكوين واعتماد عدد غير محدود من الفواتير. هذا يعزز الضوابط الداخلية للمؤسسة ويلغي عملية مطاردة المعتمدين. لديهم حق الوصول إلى مراجعة الفاتورة المعلقة ، في انتظار الإجراء ، وأي شيء معلق.

تصالح

في نهاية عملية دفع الفاتورة ، يحتاج النشاط التجاري إلى تسجيل ما حدث. يوفر برنامج أتمتة AP تسوية فورية للدفع تعمل على تسريع الإغلاق المالي.

لا مزيد من تجميع جداول البيانات أو التقارير معًا. يتم تجميع جميع نصائح تحويل المدفوعات في تقرير واحد واضح.

تقارير متعمقة

يجب أن ينهي برنامج أتمتة AP العملية بأكملها بتقارير متعمقة. يجب أن تساعد الشركة في إنشاء مسار تدقيق مستمر يمكن إدارته والوصول إليه في أي وقت.

يجب أن تحتوي التقارير على تفاصيل على مستوى المعاملة بما في ذلك جميع المدفوعات المرفوضة. للإغلاق السريع ، يمكن للشركة تصدير جميع التقارير إلى Excel أو ملف .CSV أو نظام أساسي تابع لجهة خارجية.

تكامل تخطيط موارد المؤسسات

مهما كان الحل الذي تختاره ، يجب أن يمنحك أيضًا خيار دمج جميع الأنظمة القديمة الموجودة بالفعل. يتضمن ذلك عمليات مثل:

• ادارة المخزون
• التحليلات والتقارير
• ادارة مشروع
• أداء الموظفين
• CRM - إدارة علاقات العملاء

المصدر: Compact.nl

أهم المهام لأتمتة

على الرغم من أن أتمتة AP مسؤولة عن التعامل مع مجموعة متنوعة من مهام العمل ، إلا أن بعضها يكون فعالاً بشكل خاص. بعض هؤلاء هم:

إدخال البيانات

من المهام الضخمة التي تستغرق وقتًا طويلاً لقسم الحسابات الدائنة إدخال جميع بيانات الفاتورة ومعلومات الإيصالات وأوامر الشراء وأي مستند ورقي آخر يجب معالجته لإجراء الدفعات يدويًا.

لا توفر أتمتة عملية التقاط البيانات الوقت فحسب ، بل إنها نظام غير ورقي أكثر دقة وأقل عرضة للخطأ البشري. لا توجد أخطاء مطبعية مع OCR!

مطابقة الفاتورة

بدلاً من إقران الفواتير الورقية بالمستندات الداعمة ، تتم مطابقتها تلقائيًا ؛ بما في ذلك أوامر الشراء وإيصالات الشحن. هذا مفيد بشكل خاص لقسم AP الذي يحتاج إلى مطابقة المستندات عبر مواقع متعددة.

ترميز الفواتير

تساعد أتمتة AP الشركة على وضع القواعد التي ستختار رمز دفتر الأستاذ العام الصحيح (GL) لكل فاتورة. هذا يلغي الوقت المستغرق للقيام بذلك يدويًا ، فضلاً عن الأخطاء التي يمكن ارتكابها في الترميز اليدوي.

توجيه الموافقة

تسهل تقنية أتمتة الحسابات الدائنة عملية الموافقة من البداية إلى النهاية. لا داعي لانتظار الفاتورة أثناء جلوسها على مكتب شخص ما. أو ما هو أسوأ ، فاتورة ضائعة في كومة من الأوراق.

تعني أتمتة الموافقات التوجيه الإلكتروني لجميع الأطراف الضرورية في سلسلة الاعتماد. وهذا يؤدي إلى معالجة أسرع للفواتير وموردين أكثر سعادة يقدمون خصومات على السداد المبكر.

المدفوعات المجمعة

تعمل أتمتة المدفوعات المتعددة في نفس الوقت على التخلص من عبء العمل الضخم لفريق AP. خاصة إذا كانت هذه مدفوعات متكررة ، مثل كشوف المرتبات أو الفواتير. يتيح لك أفضل برنامج AP القيام بذلك على أساس عالمي.

هل تبحث عن حل AP Automation قائم على الذكاء الاصطناعي؟ أعطِ Nanonets™ تدور للحصول على دقة أعلى ومرونة أكبر ومعالجة لاحقة ومجموعة واسعة من عمليات الدمج مع أنظمة المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات الأخرى والمزيد!

الفوائد الرئيسية لأتمتة AP

عندما يتعلق الأمر بأتمتة عملية الحسابات الدائنة ، فهناك العديد من الفوائد للأعمال التجارية من أي حجم. ضع في اعتبارك بعضًا مما يلي:

تبسيط العمليات

تساعد الأتمتة على تبسيط عملية AP الشاملة وتبسيط الأنظمة المعقدة مع تدخل بشري ضئيل. كما أنه يعمل على تقليل النفايات الورقية ويتطلب عمالة يدوية أقل.

زيادة الرؤية

تساعد المراقبة في الوقت الفعلي على إنشاء قنوات اتصال واضحة وتمنح الشركة وصولاً مباشرًا إلى بيانات الفاتورة. يمكن للشركة اتخاذ قرارات أكثر استنارة وقائمة على البيانات لإنشاء ذكاء أعمال محدد.

دقة وكفاءة محسنة

تساعد أتمتة AP على التخلص من الاختناقات وتحديد التناقضات في البيانات. إذا كانت هناك مشكلة ، فإن النظام مصمم لإخطار الأطراف المعنية على الفور. هذا يجعل العملية برمتها أكثر دقة وكفاءة.

تقليل التكاليف

برنامج AP له نفقات عامة أقل من تكاليف العمالة. يمكن للشركة تقليل التوظيف وتقليل الوقت الذي تستغرقه معالجة الفواتير ، مع عدد أقل من الأخطاء.

بالإضافة إلى ذلك ، بدون الحاجة إلى الورق ، لا توجد تكاليف مرتبطة بطباعة الشيكات ، وشراء رسوم البريد ، وإدخال البيانات ، وغيرها من النفقات المكتبية التقليدية المتعلقة بالورق.

تحسين أداء الموظفين

تمنح أدوات AP المناسبة موظفيك مزيدًا من الوقت للتركيز على نمو الأعمال والعمل الذي يدفع القيمة. يمكنك استخدام البيانات من نظام AP لتعيين مقاييس الإنتاجية وإعادة النظر فيها (مثل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI)).

تطوير العلاقات التجارية

عندما يتم تبسيط عمليات المحاسبة الخاصة بك ، يتم دفع الفواتير بشكل أسرع. هذا يساعد على زيادة ثقة العلامة التجارية وتقوية علاقات الموردين. في المقابل ، سيقدم البائعون عادةً نوعًا من خصم الدفع لمكافأة دافعي الدفعات في وقت مبكر. كما أنه يضمن التدفق الإيجابي للمخزون.

توفر أدوات أتمتة AP أيضًا مستوى من الاستقلالية للبائعين. تأخذ بوابات موردي الخدمة الذاتية العمل بعيدًا عن فريق AP الخاص بك وتعطي مسؤولية إعادة التأهيل إلى البائع. يجب عليهم إدخال المستندات الخاصة بهم وإدارة أي تحديثات.

تفتح البوابة أيضًا خط اتصال أوضح مع تحديثات حالة الفاتورة والإشعارات الفورية.

الامتثال والتدقيق

إذا كانت شركتك تقوم بالكثير من الأعمال التجارية العالمية ، فإن امتلاك الأدوات التي تساعدك على البقاء في حالة امتثال أمر بالغ الأهمية. ينشئ برنامج أتمتة AP مسار تدقيق غير قابل للتدمير لعملية المحاسبة بأكملها.

منذ البداية ، يتحقق النظام من صحة البائع ويطلب المستندات الضريبية المناسبة. لا يقلل هذا من مخاطر الاحتيال فحسب ، بل يحافظ على شركتك في مأمن من أي عمليات تدقيق في اللحظة الأخيرة.

هل تبحث عن حل AP Automation قائم على الذكاء الاصطناعي؟ أعطِ Nanonets™ تدور للحصول على دقة أعلى ومرونة أكبر ومعالجة لاحقة ومجموعة واسعة من عمليات الدمج مع أنظمة المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات الأخرى والمزيد!

كيف تختار أفضل برامج أتمتة الحسابات الدائنة؟

بمجرد أن تفهم كيف تغير الأتمتة عملية الحسابات الدائنة ، فقد حان الوقت لتسليح نفسك بالأدوات المناسبة.

إذن، أين تبدأ؟

ضع في اعتبارك بعض هذه العوامل عند اختيار أفضل برامج أتمتة AP:

حماية البيانات

يحافظ برنامج AP على أمان جميع بياناتك المالية وأمانها. توفر أفضل الأنظمة التشفير والمصادقة الثنائية والاتصال الآمن. قبل أن تشتري أي شيء ، من المهم معرفة آليات الأمان الموجودة في الأداة لضمان توافقها مع البيانات التي تحتاجها للحماية.

الصديقة للمستخدم واجهة

تعد قدرة الموظفين على التنقل بسهولة في لوحة المعلومات أمرًا ضروريًا. يقلل منحنى التعلم الصغير من الحاجة إلى التدريب ويسهل العملية برمتها. يجب أن يكون مرتبًا وأنيقًا وأن يشير إلى أي مشكلات في ثوانٍ.

التكاملات الديناميكية

يجب أن يكون حل AP الذي تختاره قادرًا على الاندماج بسهولة مع مكدس التكنولوجيا بأكمله. لا ينبغي أن تضطر الشركة إلى تحديث تخطيط موارد المؤسسات بالكامل لاستيعاب تطبيق جديد. تساعد عمليات التكامل في الحفاظ على سير العمل دون انقطاع وتمكين الشركات من اتخاذ قرارات أفضل تعتمد على البيانات.

طرق الدفع

يجب أن تحتوي أي تقنية AP تشتريها على طرق دفع متعددة. كلما زادت الطرق التي يمكن للشركة من خلالها قبول المدفوعات وإرسالها ، زاد حجم الأعمال التي يمكنها إنجازها.

هناك الكثير من بوابات الدفع للاختيار من بينها وكل منها يفرض رسوم معاملات مختلفة ، لذا تأكد من إجراء البحث في هذا المجال ، قبل الشروع في الانغماس.

التقارير والتحليلات

يعد تتبع أداء الأعمال أمرًا حيويًا لتحقيق النجاح. يجب أن يُنشئ برنامج أتمتة AP الذي تختاره تلقائيًا مجموعة متنوعة من التقارير المالية. يتضمن هذا بيانات مثل:

• بيانات الدخل
• تقارير التدفق النقدي
• الميزانيات العمومية

يجب أيضًا إنشاء تقارير بناءً على القسم أو الفئة ، مثل:

• الضرائب
• المعرض
• المشاريع
• الذمم الدائنة والمدينة

تشمل الاعتبارات الإضافية ما يلي:

• الفواتير على أساس المشروع
• المحاسبة على أساس النقد وعلى أساس الاستحقاق
• التسويات المصرفية
• أذونات تستند إلى الدور
• الضرائب
• التحرك
• دعم العملاء
• التكلفة

هل تبحث عن حل AP Automation قائم على الذكاء الاصطناعي؟ أعطِ Nanonets™ تدور للحصول على دقة أعلى ومرونة أكبر ومعالجة لاحقة ومجموعة واسعة من عمليات الدمج مع أنظمة المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات الأخرى والمزيد!

مقارنة بين أفضل برامج أتمتة AP

بمجرد أن تقرر شراء برنامج أتمتة AP ، قد تجد عملية الاختيار شاقة. هناك الكثير من الحلول ، من الصعب الاختيار. فيما يلي عدد قليل من أفضل حلول أتمتة AP وأنواع الأعمال التي تناسب كل منها:

ستامبلي

يعد Stampli أحد حلول AP الأعلى تصنيفًا لمعالجة الفواتير ، حيث تتم الموافقات بشكل أسرع بخمس مرات. يتكامل بسهولة مع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو نظام المحاسبة الخاص بك ويتعلم العمليات الخاصة بأتمتة تشفير GL ، وتحديد التكرارات ، وتجنب الاحتيال.

أفضل ل

الشركات الصغيرة التي تحتاج إلى نهج مباشر ، مع القليل من التخصيص.

حكيم Intacct

Sage هو نظام محاسبة قائم على السحابة يوفر تتبعًا في الوقت الفعلي وطرق عرض للدفع. وهو يشتمل على برنامج أتمتة AP مع تدفقات عمل آلية للدائنين وتقارير متعمقة. تتمتع العلامة التجارية أيضًا بتكاملات قوية مع جهات خارجية تزيد من الكفاءة.

أفضل ل

الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم التي تحتاج إلى عمليات تكامل ضخمة.

SAP

SAP عبارة عن منصة أتمتة AP متطورة قائمة على السحابة. يتضاعف كنظام تخطيط موارد المؤسسات الشامل مع مجموعة واسعة من العمليات التجارية التي تشمل إدارة الفواتير ، وتوجيه الموافقات ، وإعداد البائعين.

أفضل ل

الشركات والمؤسسات الكبيرة ذات الميزانية الكبيرة لعمليات الحسابات الدائنة.

كوفاكس

Kofax هو حل AP يقوم بأتمتة كيفية التقاط بيانات الفاتورة ورمزها والتحقق منها والتصريح بالدفع. فهي تساعد على تبسيط عملية المعاملات عالية اللمسة مع إمكانات التقاط المحتوى الرائدة في السوق.

أفضل ل

الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم التي لديها مجموعة كبيرة من المستندات المحاسبية لتنظيمها.

Xero

Xero هو نظام محاسبة قائم على السحابة متخصص في أتمتة الحسابات الدائنة وإدارة البائعين. يتكامل Xero بسهولة مع الأنظمة الأساسية الأخرى ويمكن استخدامه لتبسيط مهام سير عمل AP وتنظيم الفواتير ورقمنة عملية التقاط البيانات.

أفضل ل

الشركات الناشئة والشركات بميزانية صغيرة.

أوراكل ERP

يعد Oracle AP Automation حلاً متطورًا للحسابات الدائنة يغطي مجموعة شاملة من الميزات. مثل SAP إلى حد كبير ، فإنه يوفر دعمًا إضافيًا للمحاسبة ، بما في ذلك إدارة علاقات العملاء والموردين وإعداد التقارير المتعمقة.

أفضل ل

شركات المؤسسات بميزانية كبيرة لعمليات الحسابات الدائنة.

النانو

Nanonets هو أحدث برامج أتمتة AP التي تستخرج البيانات من فواتيرك بذكاء. تتميز ميزة المعالجة الآلية للفواتير بأنها دقيقة وقابلة للتطوير ، مما يوفر الوقت والمال لقسم المحاسبة الخاص بك. إنها تساعد على زيادة سرعة عملية الشراء وتقوية علاقات البائعين.

أفضل ل

شركة من أي حجم تحتاج إلى التقاط بيانات دقيقة من عدد كبير من المستندات.

أوراكل نتسويت

أتمتة Netsuite AP ، المملوكة لشركة Oracle ، هي نظام تخطيط موارد المؤسسات السحابي مع مجموعة واسعة من الأجنحة (الوحدات) لأنواع مختلفة من وظائف الأعمال. يتضمن ذلك إدارة الفواتير وتوجيه الموافقة والدفع والتسوية.

أفضل ل

مؤسسة مع مجموعة كبيرة ومتنوعة من مهام المحاسبة والعمليات التجارية.

تيبالتي

تعد Tipalti AP automation عبارة عن منصة SaaS قائمة على السحابة تعد واحدة من الأفضل في السوق للأتمتة. يتضمن ذلك بوابة موردي الخدمة الذاتية مع طرق دفع متعددة. تساعد Tipalti في إجراء مدفوعات جماعية عالمية بمئات العملات ، بما في ذلك الامتثال الضريبي.

أفضل ل

أي شركة ترغب في القيام بأعمال تجارية على المستوى الدولي وبكميات كبيرة.

يوز

توفر أتمتة Yooz AP نظام إدارة فواتير ذكي وقوي قائم على السحابة. يتكامل بسلاسة مع أكثر من 200 منصة مالية ويوفر السرعة والأمان ، مع اشتراكات خالية من المخاطر. يقال إنها تقلل تكلفة الفاتورة بنسبة 84٪.

أفضل ل

أي شركة تبحث عن مجموعة واسعة من إمكانات التكامل.

تشمل الحلول الإضافية ما يلي:

• bill.com
• أتمتة Esker AP
• أتمتة Inspyrus AP
• قراء

هل تبحث عن حل AP Automation قائم على الذكاء الاصطناعي؟ أعطِ Nanonets™ تدور للحصول على دقة أعلى ومرونة أكبر ومعالجة لاحقة ومجموعة واسعة من عمليات الدمج مع أنظمة المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات الأخرى والمزيد!

كيف يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة احتضان أتمتة AP؟

إلى جانب ما هو واضح ، هناك بعض الطرق الجديدة التي تتبنى بها الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم أتمتة AP. يمكن أن يتكامل في نقاط العمليات التجارية بالطريقة الأكثر ابتكارًا وتعطيل العمليات التقليدية.

فيما يلي بعض الطرق "غير التقليدية" لاستخدام هذه التقنية:

بناء القائمة الرئيسية الخاصة بك

تعد بوابة الموردين طريقة رائعة لإنشاء قائمة البائعين بسرعة دون الحاجة إلى تحريك إصبعك. يقوم النظام بجدولة البيانات نيابة عنك. بعد ذلك ، يمكنك إنشاء ملف رئيسي للبائع مع البيانات المقدمة مباشرة من الموردين أنفسهم.

تقارير الضرائب

يمكن استخدام نموذج W-9 والمعلومات الضريبية الأخرى التي تم جمعها لإنشاء تقارير امتثال ضريبي دورية. إذا كان عملك معرضًا لخطر كبير لعمليات التدقيق ، فهذه طريقة مبتكرة لاستخدام برنامج AP للتأكد من أنك لن تفاجأ أبدًا أو في حالة عدم امتثال.

فرز الباعة

تعني أتمتة AP أنك لم تعد مضطرًا إلى الاعتماد على عيون البشر للقبض على الاحتيال. سيستخدم النظام الآلاف من قواعد وقواعد البيانات للتحقق من الصحة عبر الإنترنت لفحص البائعين الخارجيين مقابل أشياء مثل:

• القوانين
• القوائم السوداء
• قواعد البيانات الضريبية

مهام روتينية

على الرغم من أن هذا بالتأكيد ليس جديدًا ، إلا أن استخدام أتمتة العمليات الروبوتية للتخلص من مهام المحاسبة الروتينية يصبح أسهل بمرور الوقت.

هذا لأنه ، أثناء استخدامك لنظامك ، يبدأ التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي في فهم الأنماط الأكثر تعقيدًا. في النهاية ، ستؤدي المنصة مهام دائنة روتينية حسب رغبتك تمامًا.

العولمة

واحدة من أكثر الطرق ابتكارًا التي تستخدم بها الشركات أتمتة AP هي التوسع في الأراضي العالمية. قبل 15 عامًا فقط ، كان القيام بأعمال تجارية دولية لشركة صغيرة يبدو وكأنه حلم مكلف للغاية.

ومع ذلك ، فإن أدوات AP الجديدة تجعل هذا الأمر ممكنًا لشركة من أي حجم. يمكنك إضافة وظائف وخيارات دفع بمئات العملات المحلية.

تشمل الاستخدامات الإضافية:

• تسوية الدفع التلقائي
• فحص المدفوعات والفواتير المكررة
• تحسين الوصول في الوقت الحقيقي إلى المعلومات لجميع الأطراف
• المدفوعات الجماعية لتوفير تكاليف المعالجة
• إنشاء أوامر الشراء الإلكترونية

وفي الختام

يبدأ بدء رحلة أتمتة AP الخاصة بك بفهم كيفية عمل عمليات الحسابات الدائنة الحديثة بالضبط وكيف يمكن أتمتة هذه المهام.

كيف تبدو رقمنة سير عملك اليوم؟ هل هناك أنظمة تحتاج إلى تحديث أو مواكبة للتكنولوجيا الجديدة؟

كم هي ميزانيتك؟ هذا سوف يلعب دائما عند شراء معدات جديدة. تفرض بعض منصات التشغيل الآلي لـ AP تكاليف مقدمة عالية للترخيص بأكمله. سوف يتقاضى الآخرون رسوم اشتراك شهرية. يتعلق الكثير من ذلك بالمكان الذي يتم فيه تخزين معلوماتك. يعد صومعه في الموقع أكثر تكلفة من وضعه في السحابة.

هل عملك المحمول؟ في هذا العصر الجديد ، يعد شراء البرامج بوظائف الأجهزة المحمولة أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على تقدم الأعمال. نظرًا لأن المجتمع يتطور إلى بيئة عمل تعمل عن بُعد ، يجب أن تحذو الحلول التقنية التي تشتريها حذوها. لذلك ، فإن النظر إلى شيء قائم على السحابة ويسمح لعدة مستخدمين يعد تطابقًا جيدًا للاقتصاد الحالي.

في النهاية ، سيكون حل AP الذي تختاره أفضل ما يتوافق مع الاحتياجات إذا أجريت بحثك. يعد هذا الدليل بداية جيدة لفهم ما يمكن أن يفعله هذا النوع من البرامج بالضبط وكيف يمكن أن يناسب عملك بشكل أفضل. اطرح الأسئلة الصحيحة الآن ، وستجد النظام الأساسي المثالي الذي سيعزز عمليات AP وتنمو مع عملك.

ابدأ في استخدام Nanonets للأتمتة

جرب النموذج أو اطلب عرضًا تجريبيًا اليوم!

جرب الآن

كوينسمارت. Beste Bitcoin-Börse في أوروبا
المصدر: https://nanonets.com/blog/ap-automation-accounts-payable-automation/